Nutzung von Sicherheitsdienst-Software ohne Internetverbindung

Nutzung von Sicherheitsdienst-Software ohne Internetverbindung

In einem modernen Sicherheitsunternehmen ist eine schnelle und präzise Berichterstattung entscheidend für den Erfolg. Inhaber, Vorgesetzte und Führungskräfte benötigen tägliche Aktivitätsberichte, um die Effizienz ihres Betriebs zu verbessern. Kunden benötigen den Nachweis, dass sich Sicherheitsverträge für sie lohnen.

Herauszufinden, wie man eine effektive und präzise Berichterstattung gewährleistet, kann wirklich verwirrend sein. Es gibt unzählige Lösungen für das Wachpersonalmanagement, die behaupten, die besten der Branche zu sein.

Eines ist zumindest sicher: Die Berichterstattung in Papierform reicht nicht mehr aus. Sie ist veraltet, unzuverlässig und viel zu langsam.

Falls Sie noch kein Wachrundgangssystem nutzen (und nein, wir meinen damit nicht die „Deggy“-Stäbe), ist es wahrscheinlich an der Zeit, darüber nachzudenken. Gleichzeitig fragen Sie sich vielleicht: „Was passiert auf Grundstücken mit schlechter oder gar keiner Internetverbindung?“

Wenn Sie Sicherheitsobjekte wie Bergwerke oder Einkaufszentren verwalten oder in einer eher ländlichen Gegend des Landes tätig sind, sind Sie wahrscheinlich schon unzählige Male auf dieses Problem gestoßen. Es gibt landesweit Tausende von Orten, an denen eine schlechte Internetverbindung die Regel ist.

Ohne Internetverbindung kann eine digitale Lösung nutzlos erscheinen. Glücklicherweise sind die Plattformen von Trackforce, darunter TrackTik und Silvertrac, so konzipiert, dass sie auch bei Signalausfall weiterhin Daten übermitteln – und das kann Ihrem Sicherheitsunternehmen helfen, Zeit, Energie und Geld zu sparen.

Warum die Offline-Fähigkeit bei Sicherheitsdienst-Software wichtig ist

Sicherheitsarbeit findet dort statt, wo die Netzabdeckung am schlechtesten ist. Sicherheitskräfte patrouillieren in Tiefgaragen, Treppenhäusern, Laderampen, Technikräumen und entlang der Umzäunung – oft weit entfernt von WLAN-Zugangspunkten oder Mobilfunkmasten mit starkem Empfang. Wenn eine Melde-App eine aktive Verbindung benötigt, um einen Eintrag zu speichern, wird jede Funklücke zu einer Lücke in der Aufzeichnung – und genau diese Lücken werden von den Kunden bei der Vertragsverlängerung hinterfragt.

Standorttyp	Warum die Verbindung unterbrochen wird	Was die Offline-Erfassung schützt
Parkhäuser und Tiefgaragen	Mobilfunkempfang in Gebäuden aus Beton und Stahl	Checkpoint-Scans auf jeder Etappe der Tour
Einkaufszentren und große Einzelhandelszentren	Dichte Bebauung und überlastete Verkehrsnetze	Ereignismeldungen und Fotos aus hinteren Fluren und von Laderampen
Bergwerke, Öl- und Gasfelder sowie abgelegene Energieanlagen	Nur wenige oder gar keine Mobilfunkmasten in der Nähe	Kontrollprotokolle auf großen, abgelegenen Grundstücken
Ländliche Gebiete und Baustellen	Begrenzte Netzabdeckung und provisorische Infrastruktur	Schichtberichte und Tagesberichte

Bei Öl- und Gasförderanlagen sowie anderen abgelegenen Industrieanlagen ist ein schwaches Signal eher die Regel als eine gelegentliche Unannehmlichkeit. Selbst in Immobilienportfolios in Großstädten gibt es Tiefgaragen und Servicebereiche, in denen Mobiltelefone keinen Empfang haben.

Wie TrackTik auch bei Signalausfall weiterhin Daten übermittelt

Die TrackTik-App für Sicherheitspersonal ist offline-fähig. Die Mitarbeiter können ihre Rundgänge auch in Funklöchern genauso fortsetzen wie bei vollem Empfang, und die App wickelt die Verbindung im Hintergrund ab.

1. Erfassung direkt auf dem Gerät. Die Beamten scannen GPS-, NFC- oder QR-Kontrollpunkte, schließen Rundgänge ab und erstellen Vorfallberichte mit Fotos und Notizen – unabhängig davon, ob das Smartphone Empfang hat oder nicht.
2. Lokal in die Warteschlange stellen. Jeder Eintrag wird auf dem Gerät gespeichert, anstatt durch einen fehlgeschlagenen Upload verloren zu gehen oder blockiert zu werden.
3. Automatische Synchronisierung. Sobald das Gerät wieder verbunden ist, werden die in der Warteschlange befindlichen Aktivitäten hochgeladen, ohne dass der Beamte etwas erneut übermitteln muss.
4. Alles auf einen Blick. Vorgesetzte sehen im TrackTik Command Center synchronisierte Rundgänge und Vorfälle neben den aktuellen Aktivitäten, und Manager können Standorte mithilfe von Business-Intelligence-Dashboards vergleichen.

Die Offline-Fähigkeit ist besonders wichtig für mobile Patrouillenteams, deren Routen häufig über ländliche Abschnitte zwischen den Standorten der Kunden führen. Außerdem erleichtert dies die Auswahl der Hardware, da die Mitarbeiter keine High-End-Geräte benötigen, um produktiv zu bleiben. In unserem Leitfaden zu den besten Mobiltelefonen für Sicherheitsdienste finden Sie Geräte, die auch lange Schichten problemlos bewältigen.

Offline-Berichterstellung in Silvertrac

Wenn Ihr Team Silvertrac einsetzt – das nun neben TrackTik zur Trackforce-Familie gehört –, sorgen zwei integrierte Tools für eine zuverlässige digitale Berichterstattung, selbst wenn Ihre Mitarbeiter nicht auf die Internetverbindung vor Ort zurückgreifen können.

Monitor für ausstehende Vorgänge: Berichte, die auf ein Signal warten

Silvertrac stellt sicher, dass jedes Mal, wenn einer Ihrer Sicherheitsmitarbeiter vor Ort ein Problem meldet, dieses in den zentralen Vorfall-Monitor „Issue Monitor“ hochgeladen wird. Wenn jedoch die Datenverbindung schlecht ist oder an einem Standort kein WLAN oder Internet verfügbar ist, kann der „Issue Monitor“ nicht in Echtzeit aktualisiert werden.

Mit Silvertrac werden alle gemeldeten Sicherheits-, Wartungs- und Parkvorfälle lokal auf dem verwendeten Gerät (Smartphone oder Tablet) gespeichert, selbst wenn der Mitarbeiter keine Internetverbindung herstellen kann. Dies umfasst alle erforderlichen und zusätzlichen Informationen, die dem Bericht hinzugefügt werden, wie beispielsweise Sprachaufzeichnungen, Fotos oder Videos.

Am unteren Rand der Silvertrac-App sehen Sie den Begriff „Uploads:“, gefolgt von „Nachrichten“, „Fotos“ und „Audio“ – und neben jedem Eintrag steht eine „0“. Wenn ein Beamter versucht, Vorfälle zu melden, aber keine Internetverbindung hat, steigen diese „0“ im Laufe der Zeit an, sobald Informationen in die App eingegeben werden. Dies zeigt an, wie viele Vorfälle gemeldet wurden, die noch nicht im Vorfall-Monitor aktualisiert wurden.

Wenn Sie mit Objekten zu tun haben, in denen die Internetverbindung nicht überall gut ist, stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter vor Schichtende an einen Ort mit guter Verbindung gehen. Die Silvertrac-App beginnt automatisch damit, alle Probleme in den Problem-Monitor hochzuladen, sobald eine stabile Internetverbindung besteht.

Das ist aber noch nicht alles. Wenn Probleme in den Issue Monitor geladen werden, werden sie immer mit dem Zeitpunkt versehen, zu dem das Problem gemeldet wurde – nicht mit dem Zeitpunkt, zu dem es in den Issue Monitor aufgenommen wurde.

Auf diese Weise kann Ihre Geschäftsleitung die Mitarbeiter weiterhin daran messen, ob sie die Standards Ihres Betriebs in Bezug auf Anwesenheitsmeldungen und Berichterstattung einhalten. Wenn Sie schon einmal eine SMS erhalten haben, während Sie im Flugzeug saßen, wissen Sie, dass die Nachricht oft erst nach der Landung eintrifft, aber mit dem Zeitstempel des Absendungszeitpunkts versehen ist. Silvertrac funktioniert genau auf dieselbe Weise.

Bericht zur Problemhistorie: Ermittlung von Standorten mit schwacher Netzanbindung

Auch wenn Silvertrac über ein System verfügt, um mit einer schlechten Internetverbindung während einer Wachrunde umzugehen, kann es nicht feststellen, bei welchen Objekten diese Verbindungsprobleme auftreten.

Wenn die Beamten nicht darauf hingewiesen werden, auf die Internetverbindung in einem Gebäude zu achten, werden sie das Thema möglicherweise gar nicht erst ansprechen, und Sie werden vielleicht nie erfahren, dass es sich dabei um ein Problem handelt. Die Frage lautet nun: „Warum ist das von Bedeutung?“

Manchmal verfügt eine Immobilie zwar über eine ausreichend gute Internetverbindung, um den Issue Monitor zu aktualisieren, jedoch nicht unbedingt in Echtzeit. Wenn Sie sich der Internetprobleme an der Immobilie nicht bewusst sind, könnte es den Anschein erwecken, als würde ein Mitarbeiter seine Arbeit nicht ordnungsgemäß erledigen.

Um das eigentliche Problem in dieser Situation zu ermitteln, können Sie die Funktion „Problemverlaufsbericht“ in Silvertrac nutzen.

Exportieren Sie den Silvertrac-Bericht zur Problemhistorie nach Excel und suchen Sie die Spalte „Server-Zeitverzögerung in Minuten“. Dort wird angezeigt, wie lange es gedauert hat, bis einzelne Probleme nach ihrer Meldung im Problem-Monitor angezeigt wurden.

Wenn die Zahlen in der Spalte „Server-Zeitverzögerung“ hoch sind, deutet dies höchstwahrscheinlich auf ein Verbindungsproblem vor Ort hin. Dies hilft Ihnen bei der Entscheidung, wie Sie das Protokoll vor Ort in Zukunft gegebenenfalls anpassen müssen.

Zu wissen, dass eine Immobilie über eine schlechte Internetverbindung verfügt, kann über den Erfolg oder Misserfolg der Problem melden entscheiden. Der Einsatz von Tools wie dem „Issues Pending Monitor“ und dem „Issue History Report“ verschafft Ihnen Einblicke in Ihr Sicherheitspersonalmanagement, die für Sie und Ihre Kunden von entscheidender Bedeutung sind.

Ein Leitfaden für den Einsatz vor Ort an Standorten mit schlechter Netzabdeckung

Die Software schützt die Daten. Klare Abläufe sorgen dafür, dass Sie oder Ihr Kunde niemals von Verbindungsunterbrechungen überrascht werden.

1. Erfassen Sie bei der Standortbegehung Funklöcher. Gehen Sie die gesamte Besichtigungsroute mit einem Gerät ab und notieren Sie, wo der Empfang ausfällt, einschließlich Treppenhäusern, Kellern und Randbereichen.
2. Tragen Sie die Netzabdeckung in die Dienstanweisungen ein. Teilen Sie den Beamten mit, welche Bereiche nicht abgedeckt sind und wo das nächstgelegene Gebiet mit starkem Empfang liegt.
3. Legen Sie vor Schichtende einen Synchronisationspunkt fest. Bitten Sie die Beamten, an einem Ort mit bekanntermaßen gutem Empfang anzuhalten, damit die in der Warteschlange befindlichen Berichte hochgeladen werden, bevor sie ausstempeln.
4. Halten Sie Ihre Geräte für die Offline-Arbeit bereit. Installieren Sie App-Updates, überprüfen Sie den Speicherplatz und sorgen Sie dafür, dass die Akkus aufgeladen sind, da Fotos und Videos in der Warteschlange so lange auf dem Gerät verbleiben, bis sie hochgeladen sind.
5. Überprüfen Sie regelmäßig die Synchronisierungsverzögerungen. Suchen Sie nach Websites, bei denen Einträge regelmäßig verspätet eintreffen, und passen Sie die Abläufe an, bevor ein Kunde dies bemerkt.
6. Informieren Sie Ihre Kunden im Voraus. Wenn Sie erklären, wie die Offline-Erfassung funktioniert, schaffen Sie Vertrauen und vermeiden Fragen, wenn die Berichte erst nachträglich erscheinen.

Was Sie jeden Anbieter zum Offline-Modus fragen sollten

Nicht jede Plattform geht mit der Konnektivität auf dieselbe Weise um. Stellen Sie diese Fragen bei jeder Vorführung und testen Sie die Antworten anschließend während einer Testphase an Ihrem Standort mit der schlechtesten Netzabdeckung. Um sich einen umfassenderen Überblick über diese Kategorie zu verschaffen, lesen Sie, was ein Ortungssystem für Sicherheitspersonal ist und wie man ein solches System bewertet.

• Können Polizeibeamte ihre Rundgänge und Kontrollen an Kontrollpunkten auch ohne jeglichen Empfang durchführen?
• Werden Vorfallberichte, Fotos, Audio- und Videoaufnahmen auf dem Gerät gespeichert, wenn es offline ist?
• Wird bei jedem Eintrag der Zeitpunkt der Erfassung gespeichert und nicht der Zeitpunkt des Hochladens?
• Werden die in der Warteschlange befindlichen Aktivitäten automatisch synchronisiert, ohne dass die Sachbearbeiter sie erneut einreichen müssen?
• Können die Beamten sehen, was noch zum Hochladen ansteht?
• Können Manager erkennen, bei welchen Standorten es immer wieder zu Synchronisierungsverzögerungen kommt?

Überprüfen Sie die Arbeit an jedem Standort, unabhängig davon, ob eine Verbindung besteht oder nicht

Kunden zahlen für einen Schutz, den sie selten sehen. Dank der Offline-Fähigkeit bleibt dieser Schutz auch an den Standorten sichtbar, an denen er am schwersten zu dokumentieren ist. Mit TrackTik werden alle in einer Funklücke erfassten Rundgänge, Scans und Berichte in dieselbe Betriebsakte aufgenommen wie der Rest Ihres Portfolios. Deshalb nutzen Sicherheitsunternehmen die App, um ihren Kunden genau zu zeigen, was wann getan wurde.

Vereinbaren Sie eine TrackTik-Vorführung, um zu erfahren, wie die Offline-Berichterstellung an Ihren am schwersten zu erfassenden Standorten funktioniert.