Cómo utilizar el software para guardias de seguridad sin conexión a Internet

Cómo utilizar el software para guardias de seguridad sin conexión a Internet

En una empresa de seguridad moderna, la elaboración de informes rápidos y precisos es fundamental para el éxito. Los propietarios, supervisores y directores necesitan consultar los informes de actividad diarios para mejorar la eficiencia de sus operaciones. Los clientes necesitan pruebas de que los contratos de seguridad merecen la inversión realizada.

Averiguar cómo elaborar informes eficaces y precisos puede resultar realmente complicado. Hay muchísimas soluciones de gestión de personal de seguridad que afirman ser las mejores del sector.

Hay al menos una cosa de la que puedes estar seguro: los informes en papel ya no sirven. Son anticuados, poco fiables y demasiado lentos.

Si aún no utilizas un sistema de rondas de vigilancia (y no, no nos referimos a las varitas Deggy), probablemente sea el momento de planteártelo. Pero, al mismo tiempo, quizá te preguntes: «¿Qué ocurre en las instalaciones con conexión a Internet deficiente o sin conexión?».

Si gestionas instalaciones de seguridad, como minas o centros comerciales, o si trabajas en una zona más rural del país, probablemente te hayas encontrado con este problema más veces de las que puedes contar. Hay miles de lugares por todo el país donde una mala conexión a Internet es la norma.

Sin conexión a Internet, una solución digital puede parecer inútil. Por suerte, Silvertrac tiene la solución a este problema y puede ayudar a tu empresa de seguridad a ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero.

Veamos las dos formas en las que puedes seguir confiando en la presentación de informes digitales con Silvertrac cuando tus agentes no puedan contar con la conexión a Internet de una propiedad.

«Monitor de asuntos pendientes»

Silvertrac garantiza que, cada vez que uno de tus agentes de seguridad notifique un incidente sobre el terreno, este se registre en el sistema central de gestión de incidencias «Issue Monitor». Sin embargo, cuando la conexión de datos es deficiente o no hay wifi ni conexión a Internet en un inmueble, el «Issue Monitor» no puede actualizarse en tiempo real.

Con Silvertrac, incluso cuando un agente no pueda conectarse a Internet, todos los incidentes relacionados con la seguridad, el mantenimiento y el aparcamiento que se notifiquen se almacenarán localmente en el dispositivo (teléfono o tableta) que esté utilizando. Esto incluye toda la información obligatoria y adicional añadida al informe, como grabaciones de voz, fotos o vídeos.

En la parte inferior de la aplicación Silvertrac, verás la palabra «Uploads:» seguida de «Mensajes», «Fotos» y «Audio», y cada una tiene un «0» al lado. Si un agente está intentando notificar incidencias pero no dispone de conexión a Internet, estos «0» irán aumentando a medida que se introduzca información en la aplicación. Esto indica cuántas incidencias se han notificado pero aún no se han actualizado en el Issue Monitor.

Si te ocupas de inmuebles en los que la conexión a Internet es deficiente en todo el edificio, asegúrate de que los agentes se desplacen a un lugar con buena conexión antes de que termine su turno. La aplicación Silvertrac comenzará automáticamente a enviar todos los incidencias al «Issue Monitor» en cuanto disponga de una conexión a Internet estable.

Las buenas noticias no terminan ahí. Cuando las incidencias se cargan en el Monitor de incidencias, siempre se les asigna una marca de tiempo correspondiente al momento en que se notificó la incidencia, no al momento en que se introdujo en el Monitor de incidencias.

Esto permitirá a la dirección seguir exigiendo a los responsables que cumplan las normas de la empresa en lo que respecta a los controles de presencia y la presentación de informes. Si alguna vez has recibido un mensaje de texto mientras estabas en un avión, sabrás que, en muchas ocasiones, el mensaje llega cuando aterrizas, pero con la fecha y la hora de envío. Silvertrac funciona exactamente de la misma manera.

«Informe del historial de incidencias»

Aunque Silvertrac cuenta con un sistema para hacer frente a los problemas de conexión a Internet durante una ronda de vigilancia, no puede identificar qué inmuebles tienen estos problemas de conexión.

Si no se indica a los agentes que presten atención a la conexión a Internet de una vivienda, es posible que nunca saquen el tema a colación y que tú nunca te enteres de que es un problema. La pregunta ahora es: «¿Por qué es importante esto?».

A veces, un inmueble cuenta con una conexión a Internet lo suficientemente buena como para actualizar el «Issue Monitor», pero no necesariamente en tiempo real. Si no estás al tanto de los problemas de conexión a Internet que hay en el inmueble, podría parecer que un agente no está realizando su trabajo de forma eficaz.

Para identificar cuál es el verdadero problema en esta situación, puedes utilizar la función «Informe del historial de incidencias» de Silvertrac.

Este es el informe del historial de incidencias de Silvertrac abierto en Excel. Lo que aparece resaltado en rojo es el «Retraso del servidor en minutos». Esto muestra cuánto tiempo tardaron las incidencias individuales en aparecer en el monitor de incidencias tras haber sido notificadas.

Si las cifras de la columna «Retraso del servidor» son elevadas, lo más probable es que haya un problema de conexión en el establecimiento. Esto te ayudará a decidir cómo podrías tener que ajustar el protocolo en el establecimiento de cara al futuro.

Saber que una propiedad tiene una conexión a Internet deficiente puede ser determinante para la eficacia a la hora de notificar incidencias. El uso de herramientas como el «Monitor de incidencias pendientes» y el «Informe de historial de incidencias» te proporciona información sobre la gestión de tu personal de seguridad que resulta fundamental tanto para ti como para tus clientes.