Cómo utilizar el software para guardias de seguridad sin conexión a Internet

Trackforce

14 de noviembre de 2019 · 11 minutos de lectura

Problemas de conexión del software para guardias de seguridad sin conexión

Cómo utilizar el software para guardias de seguridad sin conexión a Internet

Puntos clave

Que no haya señal no tiene por qué significar que no haya registro.
El software de vigilancia con capacidad para funcionar sin conexión almacena las rondas, los escaneos de los puntos de control y los informes de incidentes en el dispositivo y los sincroniza cuando se restablece la conexión.
La baja conectividad es algo habitual, no excepcional.
Los aparcamientos, los sótanos, los centros comerciales, las minas, las instalaciones energéticas remotas y las propiedades rurales crean zonas sin cobertura que las aplicaciones en papel y las que solo funcionan en línea no pueden gestionar.
Los retrasos en la sincronización pueden parecer un problema de rendimiento.
Si no sabes qué lugares tienen señal débil, los informes que llegan con retraso pueden hacer que un agente diligente parezca descuidado.
Planifica la conectividad en el poste, no alrededor de él.
Identifica las zonas sin cobertura durante el estudio del emplazamiento, incluye un punto de sincronización en las órdenes de instalación de los postes y revisa periódicamente los retrasos en la sincronización.
TrackTik mantiene un registro completo en cada ubicación.
La aplicación móvil TrackTik funciona sin conexión, por lo que las rondas, los informes y las fotos tomadas en una zona sin cobertura llegan a los supervisores y a los clientes en cuanto el dispositivo vuelve a conectarse.

En una empresa de seguridad moderna, la elaboración de informes rápidos y precisos es fundamental para el éxito. Los propietarios, supervisores y directores necesitan consultar los informes de actividad diarios para mejorar la eficiencia de sus operaciones. Los clientes necesitan pruebas de que los contratos de seguridad merecen la inversión realizada.

Averiguar cómo elaborar informes eficaces y precisos puede resultar realmente complicado. Hay muchísimas soluciones de gestión de personal de seguridad que afirman ser las mejores del sector.

Hay al menos una cosa de la que puedes estar seguro: los informes en papel ya no sirven. Son anticuados, poco fiables y demasiado lentos.

Si aún no utilizas un sistema de rondas de vigilancia (y no, no nos referimos a las varitas Deggy), probablemente sea el momento de planteártelo. Pero, al mismo tiempo, quizá te preguntes: «¿Qué ocurre en las instalaciones con conexión a Internet deficiente o sin conexión?».

Si gestionas instalaciones de seguridad, como minas o centros comerciales, o si trabajas en una zona más rural del país, probablemente te hayas encontrado con este problema más veces de las que puedes contar. Hay miles de lugares por todo el país donde una mala conexión a Internet es la norma.

Sin conexión a Internet, una solución digital puede parecer inútil. Por suerte, las plataformas de Trackforce, entre las que se incluyen TrackTik y Silvertrac, están diseñadas para seguir generando informes cuando se pierde la señal, lo que puede ayudar a tu empresa de seguridad a ahorrar tiempo, energía y dinero.

Por qué es importante la función sin conexión en el software para guardias de seguridad

El trabajo de seguridad se lleva a cabo allí donde la conectividad es más débil. Los agentes patrullan aparcamientos subterráneos, huecos de escaleras, muelles de carga, salas de máquinas y vallas perimetrales, a menudo lejos de un punto de acceso Wi-Fi o de una torre de telefonía móvil con buena cobertura. Si una aplicación de informes necesita una conexión en tiempo real para guardar un registro, cada zona sin cobertura se convierte en una laguna en el registro, y esas lagunas son precisamente lo que los clientes cuestionan a la hora de renovar el contrato.

Tipo de emplazamiento	Por qué se interrumpe la conexión	Qué protege la captura sin conexión
Aparcamientos y sótanos	El hormigón y los bloques de acero bloquean la señal del móvil	Escaneos en los puntos de control de cada nivel del recorrido
Centros comerciales y grandes centros de venta al por menor	Construcción densa y redes saturadas	Informes de incidentes y fotos de los pasillos traseros y los muelles de carga
Minas, yacimientos de petróleo y gas e instalaciones energéticas en zonas remotas	Hay pocas o ninguna antena de telefonía móvil en las inmediaciones	Registros de patrullas en fincas extensas y apartadas
Zonas rurales y obras de construcción	Cobertura limitada e infraestructuras provisionales	Informes de actividad por turno e informes de actividad diarios

En el caso de las operaciones petroleras y gasísticas y otras instalaciones industriales remotas, la señal débil es una realidad cotidiana más que una molestia ocasional. Incluso las carteras de gestión inmobiliaria de las grandes ciudades cuentan con aparcamientos subterráneos y zonas de servicio en las que los teléfonos pierden cobertura.

Cómo sigue funcionando TrackTik cuando se pierde la señal

La aplicación TrackTik para rondas de vigilancia funciona sin conexión. Los agentes siguen trabajando en zonas sin cobertura igual que lo harían con señal completa, y la aplicación gestiona la conexión en segundo plano.

Registro en el dispositivo. Los agentes escanean puntos de control GPS, NFC o QR, completan rondas y elaboran informes de incidentes con fotos y notas, independientemente de si el teléfono tiene cobertura o no.
Poner en cola localmente. Cada entrada se almacena en el dispositivo, en lugar de perderse o quedar bloqueada por un error en la subida.
Sincronización automática. Cuando el dispositivo vuelve a conectarse, las actividades en cola se suben sin que el agente tenga que volver a enviarlas.
Revisión centralizada. Los supervisores pueden ver las rondas e incidentes sincronizados junto con la actividad en tiempo real en el Centro de Mando de TrackTik, y los responsables pueden comparar las instalaciones mediante paneles de control de inteligencia empresarial.

La capacidad de funcionar sin conexión es fundamental para los equipos de patrulla móviles, cuyas rutas suelen atravesar tramos rurales entre las instalaciones de los clientes. Además, alivia la presión a la hora de elegir el hardware, ya que los agentes no necesitan dispositivos de gama alta para mantener su productividad. Consulta nuestra guía sobre los mejores teléfonos móviles para empresas de seguridad, donde encontrarás dispositivos aptos para turnos largos.

Informes sin conexión en Silvertrac

Si tu equipo utiliza Silvertrac, que ahora forma parte de la familia Trackforce junto con TrackTik, dos herramientas integradas garantizan la fiabilidad de los informes digitales cuando tus agentes no pueden contar con la conexión a Internet de una propiedad.

Monitor de asuntos pendientes: informes que esperan una señal

Silvertrac garantiza que, cada vez que uno de tus agentes de seguridad notifique un incidente sobre el terreno, este se registre en el sistema central de gestión de incidencias «Issue Monitor». Sin embargo, cuando la conexión de datos es deficiente o no hay wifi ni conexión a Internet en un inmueble, el «Issue Monitor» no puede actualizarse en tiempo real.

Con Silvertrac, incluso cuando un agente no pueda conectarse a Internet, todos los incidentes relacionados con la seguridad, el mantenimiento y el aparcamiento que se notifiquen se almacenarán localmente en el dispositivo (teléfono o tableta) que esté utilizando. Esto incluye toda la información obligatoria y adicional añadida al informe, como grabaciones de voz, fotos o vídeos.

En la parte inferior de la aplicación Silvertrac, verás la palabra «Uploads:» seguida de «Mensajes», «Fotos» y «Audio», y cada una tiene un «0» al lado. Si un agente está intentando notificar incidencias pero no dispone de conexión a Internet, estos «0» irán aumentando a medida que se introduzca información en la aplicación. Esto indica cuántas incidencias se han notificado pero aún no se han actualizado en el Issue Monitor.

Si te ocupas de inmuebles en los que la conexión a Internet es deficiente en todo el edificio, asegúrate de que los agentes se desplacen a un lugar con buena conexión antes de que termine su turno. La aplicación Silvertrac comenzará automáticamente a enviar todos los incidencias al «Issue Monitor» en cuanto disponga de una conexión a Internet estable.

Las buenas noticias no terminan ahí. Cuando las incidencias se cargan en el Monitor de incidencias, siempre se les asigna una marca de tiempo correspondiente al momento en que se notificó la incidencia, no al momento en que se introdujo en el Monitor de incidencias.

Esto permitirá a la dirección seguir exigiendo a los responsables que cumplan las normas de la empresa en lo que respecta a los controles de presencia y la presentación de informes. Si alguna vez has recibido un mensaje de texto mientras estabas en un avión, sabrás que, en muchas ocasiones, el mensaje llega cuando aterrizas, pero con la fecha y la hora de envío. Silvertrac funciona exactamente de la misma manera.

Informe sobre el historial de incidencias: identificación de emplazamientos con conectividad deficiente

Aunque Silvertrac cuenta con un sistema para hacer frente a los problemas de conexión a Internet durante una ronda de vigilancia, no puede identificar qué inmuebles tienen estos problemas de conexión.

Si no se indica a los agentes que presten atención a la conexión a Internet de una vivienda, es posible que nunca saquen el tema a colación y que tú nunca te enteres de que es un problema. La pregunta ahora es: «¿Por qué es importante esto?».

A veces, un inmueble cuenta con una conexión a Internet lo suficientemente buena como para actualizar el «Issue Monitor», pero no necesariamente en tiempo real. Si no estás al tanto de los problemas de conexión a Internet que hay en el inmueble, podría parecer que un agente no está realizando su trabajo de forma eficaz.

Para identificar cuál es el verdadero problema en esta situación, puedes utilizar la función «Informe del historial de incidencias» de Silvertrac.

Exporta el informe del historial de incidencias de Silvertrac a Excel y busca la columna «Retraso del servidor en minutos». En ella se indica el tiempo que tardaron las distintas incidencias en aparecer en el Monitor de incidencias tras su notificación.

Si las cifras de la columna «Retraso del servidor» son elevadas, lo más probable es que haya un problema de conexión en el establecimiento. Esto te ayudará a decidir cómo podrías tener que ajustar el protocolo en el establecimiento de cara al futuro.

Saber que una propiedad tiene una conexión a Internet deficiente puede ser determinante para la eficacia a la hora de notificar incidencias. El uso de herramientas como el «Monitor de incidencias pendientes» y el «Informe de historial de incidencias» te proporciona información sobre la gestión de tu personal de seguridad que resulta fundamental tanto para ti como para tus clientes.

Guía práctica para emplazamientos con baja conectividad

El software protege los datos. Unos procedimientos claros garantizan que las interrupciones en la conectividad nunca te pillen por sorpresa a ti ni a tu cliente.

Identifica las zonas sin cobertura durante el reconocimiento del lugar. Recorre todo el itinerario con un dispositivo y toma nota de los puntos en los que se pierde la señal, incluyendo huecos de escalera, sótanos y zonas perimetrales.
Indica la conectividad en las órdenes de servicio. Informa a los agentes de qué zonas no tienen conexión y dónde se encuentra la señal más potente más cercana.
Establece un punto de sincronización antes de que termine el turno. Pide a los agentes que se detengan en un lugar donde se sepa que hay buena cobertura para que los informes en cola se carguen antes de que fichen la salida.
Ten los dispositivos preparados para trabajar sin conexión. Instala las actualizaciones de las aplicaciones, comprueba que hay espacio de almacenamiento suficiente y mantén las baterías cargadas, ya que las fotos y los vídeos en cola permanecen en el dispositivo hasta que se suben.
Revisa periódicamente los retrasos en la sincronización. Identifica los sitios en los que las entradas llegan sistemáticamente con retraso y, a continuación, ajusta los procedimientos antes de que el cliente se dé cuenta.
Informa a los clientes desde el principio. Explicar cómo funciona la captura fuera de línea genera confianza y evita que surjan dudas cuando se publiquen los informes a posteriori.

Qué preguntar a cualquier proveedor sobre el modo sin conexión

No todas las plataformas gestionan la conectividad de la misma manera. Plantea estas preguntas en cualquier demostración y, a continuación, comprueba las respuestas en tu sede con peor conexión durante el periodo de prueba. Para obtener una visión más amplia de esta categoría, lee qué es un sistema de seguimiento de guardias de seguridad y cómo evaluarlo.

¿Pueden los agentes realizar rondas y escaneos en los controles de seguridad sin tener señal alguna?
¿Se guardan en el dispositivo los informes de incidentes, las fotos, los archivos de audio y los vídeos cuando no hay conexión a Internet?
¿Cada entrada conserva la hora en la que se capturó, y no la hora en la que se subió?
¿Se sincronizan automáticamente las actividades en cola, sin que los responsables tengan que volver a enviarlas?
¿Pueden los agentes ver lo que aún está pendiente de subir?
¿Pueden los responsables ver qué sitios presentan retrasos recurrentes en la sincronización?

Comprueba el funcionamiento en cada sitio, esté conectado o no.

Los clientes pagan por una cobertura que rara vez ven. La funcionalidad sin conexión permite que esa cobertura siga siendo visible en aquellos lugares donde resulta más difícil documentarla. Con TrackTik, cada ronda, cada escaneo y cada informe registrado en una zona sin cobertura se incorpora al mismo registro operativo que el resto de tu cartera; por eso las empresas de seguridad lo utilizan para mostrar a los clientes exactamente qué se ha hecho y cuándo.

Reserva una demostración de TrackTik para ver cómo funcionan los informes sin conexión en tus instalaciones más difíciles de supervisar.

Preguntas frecuentes

Sí, siempre que la aplicación móvil esté diseñada para su uso sin conexión. La aplicación TrackTik para rondas de seguridad permite a los agentes realizar rondas, escanear puntos de control y elaborar informes sin necesidad de señal. La actividad se almacena en el dispositivo y se sincroniza automáticamente en cuanto se restablece la conexión, por lo que una zona sin cobertura nunca supone una laguna en el registro.

En Silvertrac, las incidencias siempre llevan una marca de tiempo que indica cuándo se notificaron, no cuándo llegaron al Monitor de incidencias. Ese es el comportamiento que cabe esperar de cualquier plataforma de vigilancia, ya que permite a los responsables exigir a los agentes que rindan cuentas de sus registros y notificaciones, incluso cuando los datos se carguen a posteriori.

Los aparcamientos, los sótanos, las escaleras, los grandes centros comerciales, las minas, las instalaciones petroleras y de gas, las obras de construcción y las propiedades rurales son los lugares más habituales. El hormigón, el acero y la distancia a las torres de telefonía móvil debilitan la señal, por lo que estos lugares necesitan una aplicación que funcione sin conexión y unos procedimientos de sincronización claros.

Fíjate en cuánto tardan en llegar los registros una vez capturados. En Silvertrac, el informe de historial de incidencias incluye una columna titulada «Retraso del servidor en minutos», y si los valores son constantemente elevados, esto indica un problema de conexión en el inmueble. Recorrer la ruta de la visita con un dispositivo durante el estudio del emplazamiento también permite detectar a tiempo las zonas sin cobertura.

No es necesario volver a enviar los datos, ya que las actividades en cola se cargan automáticamente en cuanto el dispositivo vuelve a conectarse. Lo más recomendable es que los agentes se detengan en un lugar donde se sepa que hay buena cobertura antes de que termine su turno, para que todo se cargue antes de que fichen la salida.

Comprueba que las rondas, los escaneos en los puntos de control y los informes de incidentes con fotos funcionen sin necesidad de señal, que las entradas conserven la hora de captura original y que los datos se sincronicen automáticamente. A continuación, comprueba cómo llega la actividad sincronizada a los supervisores, por ejemplo, a través del TrackTik Command Center y de las herramientas de notificación de incidentes de seguridad. Pruébalo en tu centro con menos conexión antes de dar el paso.