SFM Security utilise la plateforme de gestion de la main-d’œuvre de TrackTik pour stimuler la croissance et écraser les références de l’industrie

SFM Security utilise la plateforme de gestion de la main-d’œuvre de TrackTik pour stimuler la croissance et écraser les références de l’industrie

SFM Security offre des services de sécurité non armés depuis 1992, desservant 60 sites clients dans divers secteurs du sud de la Floride. Grâce aux solutions automatisées de TrackTik, SFM Security a amélioré les opérations et la satisfaction des clients, permettant des économies et préparant l’entreprise à croître.

SFM Security fournit des services de garde de sécurité non armés depuis 1992. Forte d’une longue tradition de services lors d’événements de haut niveau au stade Orange Bowl de la ville de Miami, l’entreprise a grandi pour offrir des services de sécurité à 60 sites clients à travers le sud de la Floride. Leur clientèle couvre divers secteurs, notamment l’immobilier commercial, les agences gouvernementales, les établissements médicaux, les communautés résidentielles, les marinas et les établissements d’enseignement.

After implementing TrackTik, SFM Security saw marked changes and improvements in operations. The adoption of the all-in-one security workforce management platform tied together on-site guard activity and backend operations, driving major improvements in operational efficiency, client satisfaction, and service delivery.

5 façons dont SFM a amélioré ses opérations de sécurité grâce à TrackTik

1) Immédiateté et exactitude dans la livraison des rapports d’incident

TrackTik a considérablement amélioré le processus de signalement des incidents de SFM. Les agents de sécurité ont maintenant la capacité d’envoyer instantanément des rapports aux clients quelques minutes après leur création. Cette livraison rapide garantit que les clients sont informés en temps réel, offrant une valeur ajoutée substantielle compte tenu de la nature sensible du travail en sécurité.

John Frensdorf, vice-président des opérations de sécurité chez SFM Security, a commenté : « Nous avons pu raccourcir le délai entre la création du rapport et celui où le client le reçoit. Partager rapidement des informations sensibles au facteur temps est essentiel dans ce métier, offrant à nos clients une grande tranquillité d’esprit. »

De plus, les données recueillies dans le rapport d’incidents de TrackTik contribuent également à créer des gains d’efficacité et à offrir aux clients une transparence sur les activités sur place. Les agents de sécurité peuvent maintenant fournir une preuve tangible de leurs patrouilles, puisque des preuves photographiques accompagnent un rapport montrant que les vérifications ont été effectuées.
SFM a noté que des processus manuels comme l’enregistrement des permis et immatriculations des véhicules à un point d’entrée dans une communauté à accès fermé, par exemple, pourraient maintenant être remplacés par les capacités de capture de photos dans le rapport d’incidents de TrackTik.

« Maintenant, le client a accès à des informations instantanées sur tous les véhicules présents lors d’un incident pour effectuer une vérification rapide et localiser si un véhicule était sur place », a déclaré Frensdorf.

2) Planification optimisée pour limiter les heures supplémentaires non facturables

Early on, SFM was utilizing separate software for timekeeping that was disconnected from payroll, which resulted in operational inefficiencies. The manual scheduling and timekeeping system led to a lack of flexibility, poor oversight of overtime accumulation, and inefficiency in payroll management. SFM sought a solution to streamline guard scheduling and reduce non-billable overtime.
TrackTik’s comprehensive scheduling features, including the Shift App that notifies employees about open shifts for special events, proved very cost-effective for SFM. The software’s ability to automate timekeeping and optimize schedule planning helped SFM maintain precise control over guards’ working hours.

This strategy effectively prevented guards from nearing overtime thresholds. Impressively, SFM managed to keep non-billable overtime at just 1%, significantly lower than the industry standard of 5%.

L’association des registres de planification et de gestion du temps a également permis des processus de paie plus précis qui minimisent les erreurs humaines et garantissent que les agents sont payés équitablement et à l’heure.

3) Rationalisation des processus administratifs de la SFM

By implementing TrackTik, SFM has successfully transitioned to managing a paperless operation. The shift to an all-digital platform has streamlined processes and significantly reduced the administrative overhead traditionally associated with manual paperwork.
TrackTik covers more than just daily tasks; it includes features for handling payroll and sending invoices, which is incredibly time-consuming for accounting teams that are used to manually reconcile timesheets and check-ins for billing clients. Frensdorf praised TrackTik’s all-in-one approach: “By bringing these different tasks together in one place, —everything is organized and easy to find. TrackTik makes the whole business run smoother and work better together, like a well-oiled machine.”

Les opérations administratives ont été rationalisées, ce qui a permis d’économiser environ 80 000 $ par an tout en libérant des ressources de la saisie manuelle des données.

4) Prouver le retour sur investissement des services offerts aux clients SFM

L’introduction d’un portail client en libre-service a transformé la manière dont SFM Security interagissait avec ses clients. Les clients pouvaient désormais accéder sans effort aux rapports, aux informations de planification et à la documentation, favorisant la transparence et permettant des fonctionnalités libre-service très appréciées.
Frensdorf a commenté : « Le portail de la plateforme a changé la donne, offrant aux clients une vue complète de leur planification de sécurité et servant de dépôt central pour tous leurs besoins en rapports. Cet accès libre-service aux rapports a simplifié le processus et s’est avéré précieux dans les dossiers juridiques en fournissant des preuves à l’appui. »

TrackTik’s comprehensive reporting was showcased in a particular case involving an entertainment facility plagued by security lapses, notably with tenants frequently leaving a particular bar door open. During patrols, the security guards meticulously documented each instance within the TrackTik app over a few months. The client could easily pull these archived reports through their custom portal. This documentation allowed SFM’s client to prove negligence after an incident occurred at the bar door, with evidence to support that security teams had done their due diligence.

5) Transformer les données en action avec le Data Lab de TrackTik

L’équipe de direction de SFM devait comprendre comment elle gérait les visites de site dans tous les sites clients, en s’assurant que chaque site et chaque poste étaient visités de façon systématique, au moins un jour sur deux. Cependant, recueillir ces données à partir de l’application TrackTik et trouver un moyen de visualiser et exporter ces données pour une analyse facile et une confirmation de l’accomplissement des points de contrôle a été un défi.

The transition from manually generating reports with logs in Excel to utilizing TrackTik’s Data Lab marked a significant shift in operational efficiency. Data Lab can translate large data sets and critical metrics into visually appealing charts, tables, and graphs. It now helps SFM monitor incidents and activities, spot trends, and share real-time insights across the organization. SFM could now receive comprehensive reports automatically using chart and graph widgets to quickly pull and share relevant data, confirming that all necessary checkpoints were covered during patrols.

Frensdorf a partagé ses réflexions sur la façon dont Data Lab modifie ses processus internes de production de rapports : « Maintenant, nous avons cette excellente configuration pour les contrôles et contrepoids de productivité. Nous renforçons la responsabilité entre les dirigeants et pouvons facilement extraire et partager ces données avec la direction en examinant les KPI à travers l’organisation. Le tableau de bord est une excellente façon de voir nos opérations plus clairement immédiatement. »

Data Lab has significantly simplified the process for compliance checks, particularly regarding employee record keeping for things like certifications and licensing for security personnel. All this data is stored in TrackTik’s Back Office suite of administrative tools but now can be easily accessed and shared using dynamic dashboards in Data Lab. Staff can verify if a security guard has a specific certification and or if their licenses are up to date, even advising officers 30 days in advance about the status of their credentials. This level of efficiency and foresight in compliance management highlights another benefit of integrating TrackTik’s end-to-end solution and visualizing all that data and information in a simplified dashboard.

Recognizing the importance of accessible and understandable data for strategic decision-making, SFM and TrackTik have partnered to develop custom widgets. These tailored tools are designed to streamline data analytics, offering SFM’s leadership team insights into operational metrics and trends. This cooperative effort highlights the adaptable nature of TrackTik’s platform and its potential to transform security management practices by offering tailored, actionable data for improved decision-making and operational oversight.

Faire passer les principaux résultats d’affaires au niveau supérieur et se projeter sur les opportunités de croissance

TrackTik a transformé la SFM en intégrant des solutions automatisées à ses opérations de sécurité. Grâce à une efficacité opérationnelle accrue, une satisfaction client accrue et des économies significatives, SFM Security est prête à poursuivre sa croissance, avec TrackTik qui joue un rôle clé dans son parcours.

“We are extremely satisfied with our partnership with TrackTik, upheld by a true open-door policy with their team. The system is superior in reporting and scheduling, and its HR and billing capabilities are top-notch. It helps us manage the entire security operation from end to end. We can see our company growing because TrackTik is our partner of choice. Close communication with training and customer service allows us to ask questions to fuel innovation and creativity in approaching our business. The backbone of our future growth will be built on a strong technology foundation using TrackTik.” – John Frensdorf, VP of Security Operations at SFM Security.