Réduisez les coûts des heures supplémentaires non facturables grâce à une gestion plus intelligente des effectifs de sécurité 

Réduisez les coûts des heures supplémentaires non facturables grâce à une gestion plus intelligente des effectifs de sécurité 

Plus de 85 % des contrats clients n'autorisent pas le paiement des heures supplémentaires, et celles effectuées par les agents de sécurité ne sont pas facturables. Cela représente un défi pour les entreprises de sécurité qui doivent compenser ce manque à gagner, mais aussi une excellente occasion de réaliser des économies.

TrackTik, la plateforme de gestion des effectifs de sécurité leader de l'industrie, permet de réduire les heures supplémentaires non facturables sans compromettre la qualité du service. Découvrons ensemble ce qu'est le temps supplémentaire non facturable, comment une plateforme comme TrackTik peut vous aider et quelles mesures vous pouvez prendre pour réduire les coûts associés.

Quelles sont les heures supplémentaires non facturables ?

Dans le secteur de la sécurité, les heures non facturables comprennent le temps consacré aux tâches administratives, à la formation et les heures supplémentaires non remboursées par les clients.

• Tâches administratives – Cela comprend diverses activités telles que la création manuelle d'horaires, le traitement de la paie, les réunions internes et les tâches administratives courantes.

• Formation – Le temps consacré aux séances de formation qui ne sont ni exigées par le client ni remboursées n’est pas facturable, même lorsque la formation est nécessaire.

• Heures supplémentaires excessives – Elles sont considérées comme excessives lorsqu'un agent de sécurité travaille plus que ses heures normales et que la rémunération des heures supplémentaires ne peut être versée au client.

Malheureusement, ces heures non facturables grignotent discrètement la rentabilité d'une entreprise. Des horaires non structurés, des absences imprévues et des tâches manuelles peuvent aggraver le problème.

Pourquoi les heures non facturables sont-elles préoccupantes pour les entreprises de sécurité ?

Les heures supplémentaires non contrôlées nuisent au moral et à la productivité des agents de sécurité et entraînent un taux de roulement plus élevé. Les agents doivent être vigilants et performants, et ce niveau de vigilance est impossible à maintenir en cas de surcharge de travail. Outre l'aspect humain, il y a aussi les pertes financières. Le magazine Security estime qu'un simple manque de visibilité sur les horaires, à l'origine des heures supplémentaires, peut réduire les profits de 12 %.

Que faire ? Les entreprises peuvent identifier les causes de ces coûts liés aux heures supplémentaires et trouver des moyens de les prévenir.

Comment les plateformes de gestion des effectifs de sécurité peuvent réduire les heures non facturables

Les plateformes de gestion des effectifs de sécurité peuvent aider les entreprises à maîtriser leurs coûts liés aux heures supplémentaires, car elles fournissent une gamme d'outils qui fonctionnent ensemble pour améliorer leurs méthodes de travail.

Réfléchissez à la façon dont ces fonctionnalités pourraient vous aider :

Planification automatisée : en automatisant l’attribution des quarts de travail, ces plateformes créent des horaires permettant de réduire le besoin d’heures supplémentaires, en tenant compte de la disponibilité des agents, de leurs qualifications et des exigences du site.

Suivi en temps réel : La possibilité de surveiller les agents de sécurité en temps réel fournit des données précises pour la paie et vous aide à respecter la réglementation du travail.

Analyse et rapports : En identifiant les tendances en matière d’heures supplémentaires, vous pouvez prendre des décisions étayées par des données qui améliorent votre planification et l’allocation de vos ressources.

Grâce à une planification et un suivi plus efficaces, vous réduisez les heures non facturables et, par conséquent, vos coûts. De plus, vous pouvez ainsi répondre aux besoins de vos clients sans surcharger votre équipe de sécurité actuelle. Résultat : des coûts réduits et une meilleure utilisation des ressources de votre entreprise.

Voyons ensemble les étapes à suivre pour commencer.

Mesures pratiques pour réduire les heures supplémentaires non facturables

1. Laissez la technologie travailler pour vous

Pensez au temps que votre équipe consacre à la création des horaires et à la correction des erreurs de paie. Les plateformes avec Trackforce sont conçues pour automatiser ces tâches. Grâce à l'automatisation, vous pouvez vous débarrasser des tâches répétitives et manuelles. Votre équipe administrative gagnera en rapidité et vous réduirez les erreurs humaines qui entraînent des heures non facturées.

2. Élaborer de meilleurs horaires

Laissez les données guider vos décisions pour éviter les heures supplémentaires de dernière minute. De nombreuses plateformes offrent des outils de planification prédictive capables d'anticiper les absences et les demandes de dernière minute. Vous pouvez ainsi mieux planifier, sans avoir à vous presser ni à payer pour des remplacements non facturables.

3. Formez votre équipe à la gestion du temps

Offrir aux gestionnaires et aux superviseurs la formation adéquate leur permettra de prendre des décisions plus judicieuses et d'éviter les heures supplémentaires inutiles. Il est également judicieux d’offrir une formation continue sur l’utilisation optimale du logiciel de gestion des effectifs de sécurité. Plus votre équipe sera à l'aise avec la technologie, plus elle exploitera efficacement ses fonctionnalités.

4. Surveiller et analyser les chiffres

Commencez par établir des objectifs clairs pour vos heures facturables et vos coûts de main-d'œuvre. Ensuite, utilisez les outils analytiques pour suivre vos performances. Un examen régulier de ces données vous permettra d'identifier précisément vos sources de pertes et les points à améliorer pour obtenir de meilleurs résultats.

5. Parlez ouvertement avec vos clients

Une communication claire évite les problèmes. Assurez-vous que vos contrats clients précisent exactement ce qui est facturable, afin de réduire les risques de désaccords. Vous pouvez aussi donner accès à vos clients à un portail leur permettant de voir les mises à jour en temps réel. Ce niveau de transparence témoigne non seulement de votre fiabilité, mais aussi de la valeur ajoutée de vos services.

De 5 % à 1 % : Comment SFM Security a réduit considérablement ses coûts liés aux heures supplémentaires

SFM Security dessert 60 sites clients dans le sud de la Floride et est en activité depuis 1992. Auparavant, SFM Security utilisait un logiciel qui dissociait les heures travaillées de la paie, ce qui entraînait des problèmes d'heures supplémentaires non facturables. L'entreprise s'est donc tournée vers TrackTik.

Les fonctionnalités de planification de TrackTik ont ​​permis à SFM de réduire ses coûts grâce à l'automatisation du suivi du temps de travail et à l'amélioration des pratiques de planification. En fait, SFM a maintenu les heures supplémentaires non facturables à 1 % , un taux bien inférieur à la norme de l'industrie (5 %).

Lire l'étude de cas >

Prochaines étapes

Comprendre et gérer les heures non facturables est essentiel pour toute entreprise de sécurité. Les plateformes de gestion des effectifs de sécurité offrent les outils nécessaires pour optimiser la planification, réduire les erreurs administratives et réduire les coûts liés aux heures supplémentaires. Investir dans la technologie permet d'améliorer l'environnement de travail de votre équipe de sécurité tout en augmentant vos marges bénéficiaires.

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