Avances en la tecnología de seguridad física y ventajas de su implantación
Trackforce
6 de noviembre de 2020 · 14 minutos de lectura
No es de extrañar que la tecnología esté teniendo un enorme impacto en el sector de la seguridad física. Ya han quedado muy atrás los días de los informes en papel y de deslizar los informes de incidentes bajo las puertas de los clientes. Las empresas de seguridad que gozan de un éxito continuado son aquellas que se adaptan y se mantienen al día con las últimas tecnologías.
Pero limitarse a decir «necesitas tecnología de seguridad en tu empresa» es demasiado simplista. Constantemente surgen nuevas tecnologías de seguridad física que resuelven una gran variedad de problemas. Puede resultar complicado determinar qué tecnologías son necesarias para tu empresa de seguridad.
En este artículo se explica qué aspectos hay que tener en cuenta antes de implantar un software de gestión de la seguridad física y cómo puede beneficiar a tu empresa:
- ¿Qué es el software de gestión de la seguridad física?
- Los tres tipos principales de tecnología de seguridad física
- Cómo decidir qué tecnología necesitas
- Las ventajas de la tecnología de seguridad física
- Cómo ponerlo en práctica con éxito
- Cómo calcular el ROI
Puntos clave
- Todas las empresas de seguridad se benefician del software de gestión de guardias.
Los clientes ya lo dan por sentado, y es la base para la rendición de cuentas, la elaboración de informes y la acreditación del servicio. - Adapta la tecnología a los servicios que vendes.
Las herramientas de vigilancia remota son adecuadas para los proveedores de videovigilancia, mientras que el PSIM resulta ideal para operaciones que gestionan múltiples sistemas de seguridad. - La tecnología debería aumentar tus beneficios.
La automatización, la mejora de los datos y una facturación precisa deberían suponer un ahorro superior al coste del software. - La implementación es lo que determina el resultado.
Un sitio piloto, una configuración específica para cada contrato y la presentación temprana de informes al cliente marcan la diferencia entre que el producto se adopte o acabe en el cajón. - TrackTik lo integra todo.
Las rondas de vigilancia, la notificación de incidentes, la gestión de operaciones, el centro de mando, la facturación y los análisis se gestionan en una única plataforma, en lugar de mediante herramientas independientes.
¿Qué es un software de gestión de la seguridad física?
El software de gestión de la seguridad física es una plataforma que ayuda a las empresas de seguridad y a los equipos de seguridad internos a planificar, gestionar y justificar sus operaciones de seguridad. En lugar de registros en papel, hojas de cálculo y aplicaciones independientes, reúne en un único sistema la programación de los agentes, las rondas de vigilancia, la notificación de incidentes, la gestión de intervenciones y la elaboración de informes para los clientes, con visibilidad en tiempo real de todas las instalaciones.
La mayoría de las plataformas se basan en unos pocos módulos fundamentales:
- Rondas y patrullas de seguridad: puntos de control verificados mediante NFC, código de barras, código QR o GPS.
- Informes de incidentes y de actividad diaria: plantillas configurables con pruebas fotográficas, de vídeo y de GPS.
- Centro de despacho y mando: gestión de alarmas, alertas y respuesta de los agentes desde una sola pantalla.
- Planificación y registro de horas: turnos, asistencia y horas que se transfieren directamente a la nómina.
- Facturación y contratos: facturas generadas a partir de las horas y los servicios prestados realmente.
- Informes y análisis para clientes: paneles de control e informes programados que avalan el trabajo realizado.
Tipos de tecnología de seguridad física
Cada año parece que hay cada vez más soluciones tecnológicas destinadas a la seguridad física. Algunas son muy diferentes de todo lo que se ha ofrecido hasta ahora, pero muchas de ellas se enmarcan en las mismas categorías generales. Existen tres tipos principales de tecnología de seguridad que resultan importantes para una amplia variedad de empresas de seguridad.
Software de gestión de guardias
El software de gestión de guardias de seguridad no es una tecnología nueva, pero eso no significa que no sea sumamente importante. De hecho, todas las empresas de seguridad pueden beneficiarse de su implantación.
Existen dos tipos diferentes de software de gestión de seguridad: el básico y el avanzado. La solución básica permite mejorar la notificación de incidentes, generar informes diarios automatizados de actividades y realizar un seguimiento por GPS. Las soluciones avanzadas ofrecen muchas más opciones de personalización y pueden incluir funciones como un centro global de operaciones de seguridad (GSOC) y la protección de trabajadores aislados.
Tecnología de vigilancia remota
La vigilancia remota ha crecido rápidamente y, en la actualidad, existen numerosas tecnologías que aumentan la eficacia de los servicios de vigilancia remota. Las cámaras son el primer paso obvio para una vigilancia remota eficaz. Sin embargo, las nuevas tecnologías que se utilizan junto con las cámaras están ganando cada vez más popularidad.
Las herramientas de análisis de vídeo y detección de amenazas basadas en la inteligencia artificial (IA) están mejorando la eficacia de las cámaras de seguridad convencionales. Son capaces de analizar una cantidad de material de vídeo mucho mayor que la que puede revisar un agente que supervisa las imágenes en directo y de señalar amenazas en tiempo real, lo que mejora considerablemente la respuesta ante incidentes. TrackTik se conecta con socios especializados en vigilancia remota y detección mediante IA, como Immix y Scylla, de modo que las alertas se envían directamente a los centros de control y a los flujos de trabajo de gestión de incidentes.
Sistemas de gestión de la información sobre seguridad física (PSIM)
Los sistemas de gestión de información de seguridad física (PSIM) recopilan y gestionan, desde una única ubicación central, la información procedente de los distintos sistemas de seguridad que se utilizan en una empresa. Los sistemas PSIM suelen ser la mejor opción para las empresas de seguridad que utilizan muchos tipos diferentes de tecnología y recopilan una gran cantidad de datos.
Si prestas una amplia gama de servicios de seguridad, como servicios de vigilancia remota, control de accesos, patrullas móviles y guardias fijos, un sistema PSIM es fundamental para garantizar un funcionamiento eficiente. Puedes obtener más información sobre los sistemas de gestión de la información de seguridad física en nuestra descripción general del PSIM.
Comparación entre los tres tipos
| Tecnología | Ideal para | Para qué sirve | Estad atentos a |
|---|---|---|---|
| Software de gestión de guardias | Todas las empresas de seguridad que cuentan con agentes sobre el terreno | Realiza un seguimiento de las visitas, los informes, los envíos y las horas trabajadas para que los responsables y los clientes puedan ver el trabajo comprobado | Elige una plataforma que se adapte tanto a la generación de informes básicos como a operaciones avanzadas |
| Tecnología de vigilancia remota | Empresas que ofrecen servicios de videovigilancia o patrullas virtuales | Utiliza cámaras y análisis basados en inteligencia artificial para detectar amenazas y activar una respuesta | Las alertas deben seguir un proceso claro de envío y documentación |
| Sistemas PSIM | Grandes empresas que gestionan numerosos sistemas de seguridad | Reúne en una única vista los datos procedentes de cámaras, sistemas de control de acceso, alarmas y mucho más | Puede resultar complejo y costoso para los equipos más pequeños |
¿Qué tecnología de seguridad física necesitas?
Ahora que ya sabes qué tipo de tecnologías de seguridad hay disponibles, es el momento de determinar cuáles son las que tu empresa necesita concretamente. Hay muchos factores que debes tener en cuenta, así que empieza por estas preguntas sencillas:
- ¿Qué problemas estás intentando resolver y, en el mejor de los casos, cómo sería la solución a ese problema?
- ¿Qué procesos te parecen demasiado largos? (especialmente para los propietarios o supervisores)
- De los servicios de seguridad que ofrecéis, ¿cuáles creéis que podrían gestionarse de forma más eficiente?
Una vez que empieces a responder a estas preguntas, deberías tener una idea más clara de qué tecnologías te resultarán más útiles en tu empresa de seguridad. Los servicios que ofrezcas deberían, en gran medida, determinar tus necesidades en materia de tecnología de seguridad.
Por ejemplo, si diriges una pequeña empresa y actualmente solo utilizas una o dos tecnologías, probablemente no necesites un sistema PSIM. Sin embargo, las empresas de seguridad que ofrecen un amplio servicio de videovigilancia probablemente deberían plantearse cómo pueden integrar la inteligencia artificial en sus cámaras.
Una cosa es segura: todas las empresas de seguridad física pueden beneficiarse del software de gestión de vigilantes. A día de hoy, se ha convertido prácticamente en un estándar del sector y la mayoría de los clientes dan por hecho que su proveedor de seguridad lo tiene.
Independientemente de la tecnología que decidas implementar, debe haber un objetivo claro: tu tecnología de seguridad debe contribuir a aumentar tus beneficios. Es evidente que el uso de la mayoría de las soluciones tecnológicas conlleva un coste, pero, en última instancia, deben ayudarte a gestionar tu negocio de forma más eficiente y a aumentar los márgenes de beneficio.
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Ventajas de la tecnología de seguridad física
La tecnología de seguridad moderna ofrece otras muchas ventajas. A continuación te presentamos algunas de las formas en que la tecnología de seguridad física puede llevar tu negocio al siguiente nivel.
Mayor rendición de cuentas
A ninguna organización le gusta pensar que los miembros de su equipo se saltan pasos en su trabajo. La buena noticia es que el software de gestión de guardias es una forma estupenda de evitar que eso ocurra. Funciones como la localización GPS en directo, el seguimiento de la ruta recorrida y las zonas de geolocalización permiten a los supervisores realizar un seguimiento de su personal en tiempo real para asegurarse de que están cumpliendo con sus tareas y responsabilidades.
La funcionalidad de las rondas de vigilancia también permite a los supervisores identificar los puntos fuertes y débiles de sus agentes. Se puede reconocer debidamente el trabajo de los agentes con mejor rendimiento y ascenderlos, mientras que a los que no rinden lo suficiente se les puede proporcionar la formación adicional necesaria para reforzar sus habilidades. Además de contar con clientes satisfechos gracias a la seguridad de sus propiedades, aumentará la satisfacción de los empleados.
Mayor automatización
Los tres tipos de tecnología mencionados anteriormente te permiten automatizar las operaciones de tu empresa de seguridad. Si se hace correctamente, la automatización puede ahorrarte mucho tiempo.
Los sistemas de gestión de la información sobre seguridad física recopilan de forma práctica toda la información más importante. El software de inteligencia artificial puede ahorrarte horas de trabajo que, de otro modo, tendrías que dedicar a supervisar las imágenes de las cámaras. Además, el software de gestión de guardias te permite ahorrar tiempo al generar automáticamente informes diarios de actividad que se envían directamente a los clientes.
Todo esto te permite centrarte más en lo que realmente importa: dirigir tu empresa de seguridad. Siempre que te plantees invertir en tecnología de seguridad física, piensa en el nivel de automatización que aportará a tu empresa.
Mejores datos
Los clientes de las empresas de seguridad quieren saber qué está ocurriendo en sus instalaciones ahora más que nunca. Además, los empresarios se basan en la información para tomar mejores decisiones empresariales.
No hay mejor forma de obtener la información que necesitas, tanto para ti como para tus clientes, que recopilar datos de mayor calidad a través de tu tecnología de seguridad física.
El software de gestión de seguridad puede hacerlo mediante herramientas como los monitores de incidencias y los portales de clientes. Los responsables de gestión y los administradores de sistemas pueden iniciar sesión para acceder a datos en tiempo real e informes automatizados. Este tipo de datos en tiempo real demuestra el valor de una empresa de seguridad, todo al alcance de la mano. Muestra las medidas adoptadas para mitigar un incidente y el tiempo que se tardó en hacerlo.
Respuesta más rápida ante incidentes
Cuando se activa una alarma o llama un cliente, cada minuto cuenta. El software de gestión de intervenciones asigna al agente disponible más cercano y realiza un seguimiento de los tiempos de respuesta según los acuerdos de nivel de servicio, mientras que el centro de mando reúne las alarmas, las imágenes de vídeo y el estado de las patrullas en un único espacio de trabajo, de modo que los operadores puedan actuar sin tener que cambiar de sistema.
Márgenes protegidos
La tecnología también reduce la diferencia entre el trabajo realizado y el facturado. Cuando la planificación, el registro de horas y la facturación se basan en los mismos datos, las facturas se ajustan a las horas que los agentes han trabajado realmente, se reducen las disputas y resulta más fácil detectar las horas extras no facturadas.
Cómo implementar un software de gestión de la seguridad física
El software adecuado solo resulta rentable si tu equipo lo adopta. Sigue estos pasos para implantarlo con las menores molestias posibles:
- Analiza tus herramientas y procesos actuales. Haz una lista de todas las aplicaciones, hojas de cálculo y formularios en papel que utiliza tu equipo, y toma nota de dónde se pierde tiempo o se introducen datos por duplicado.
- Define en qué consiste el éxito. Elige unos cuantos objetivos cuantificables, como una respuesta más rápida ante incidentes, menos puntos de control no superados o ciclos de facturación más cortos.
- Empieza con una sede piloto. Implanta el proyecto primero en una o dos sedes para poder perfeccionar las plantillas, las órdenes de publicación y los recorridos antes de ampliarlo.
- Adapta la configuración a tus contratos. Crea plantillas de informes, puntos de control y órdenes de publicación que se ajusten a los requisitos de cada cliente.
- Forma a los responsables y supervisores. La formación debe ser breve y práctica, y los supervisores deben ser los primeros impulsores del nuevo sistema.
- Incorpora los informes para los clientes desde el principio. Ofrece a los clientes acceso a los informes y paneles de control desde el primer día para que puedan apreciar su valor de inmediato.
- Analiza y, a continuación, amplía la escala. Compara los resultados con tus objetivos, corrige las deficiencias y amplía la iniciativa al resto de tus sitios web.
La mayoría de los fallos en la implantación se deben a unos pocos errores que se pueden evitar. En nuestro artículo sobre las causas del fracaso en la implantación de software de seguridad se analizan los cinco principales y se explica cómo evitarlos.
Cómo calcular el retorno de la inversión (ROI) de la tecnología de seguridad
La tecnología de seguridad debería amortizarse por sí misma. Realiza un seguimiento de estos indicadores antes y después de la implantación para demostrarlo:
- Tiempo ahorrado por los supervisores: tiempo que ya no se dedica a elaborar informes, comprobar las rondas o hacer un seguimiento de las hojas de asistencia.
- Índice de finalización de puntos de control: la proporción de puntos de control programados que se han analizado efectivamente a tiempo.
- Tiempo de respuesta ante un incidente: el tiempo que transcurre desde que se activa la alerta hasta que un agente llega al lugar de los hechos.
- Exactitud en la facturación: facturas emitidas sin reclamaciones ni correcciones.
- Horas extras no facturadas: horas trabajadas que nunca se han incluido en una factura.
- Retención de clientes: contratos renovados y los clientes que los mencionan al renovar.
Cómo TrackTik lo integra todo
TrackTik, la plataforma de gestión del personal de seguridad de Trackforce, combina las operaciones sobre el terreno, el centro de mando y la administración empresarial en un único sistema:
- Operaciones sobre el terreno: la aplicación TrackTik para rondas de vigilancia ofrece a los agentes rondas de vigilancia, informes de incidentes y de actividad diaria, así como protección para trabajadores aislados, todo ello desde su dispositivo móvil.
- Mando y despacho: TrackTik Command Center integra la monitorización de alarmas, el acceso a la videovigilancia y el despacho de guardias en un único espacio de trabajo, y el servicio de despacho asigna al agente disponible más cercano.
- Gestión empresarial: la planificación, el registro de horas, la facturación y la gestión de nóminas se basan en los mismos datos operativos, con integraciones con plataformas de nóminas y contabilidad como ADP, QuickBooks y Sage Intacct.
- Integraciones: los socios de vigilancia remota y detección mediante IA, entre los que se incluyen Immix y Scylla, envían alertas directamente a tus flujos de trabajo.
- Informes y análisis: los informes personalizables, la asistencia en la redacción con IA de ReportPro y los paneles de inteligencia empresarial convierten los datos de campo en pruebas de servicio listas para presentar al cliente.
Reflexiones finales
No hay duda de que la tecnología es un factor determinante en el desarrollo empresarial actual. Lo mismo ocurre en el sector de la seguridad física. Para dar respuesta a las necesidades de seguridad actuales, la implantación de tecnología de seguridad física es el futuro del sector.
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