Technologische Fortschritte im Bereich der physischen Sicherheit und Vorteile der Umsetzung

Es ist keine Überraschung, dass die Technologie einen enormen Einfluss auf die physische Sicherheitsbranche hat. Die Zeiten der Berichterstattung auf Papier und des Unter-die-Tür-Schiebens von Vorfallberichten an die Türen Ihrer Kunden sind längst vorbei. Die Sicherheitsunternehmen, die anhaltenden Erfolg verzeichnen, sind diejenigen, die sich anpassen und mit den neuesten Technologien Schritt halten.

Aber einfach nur zu sagen: „Sie brauchen Sicherheitstechnik in Ihrem Unternehmen“, ist zu einfach. Es kommen ständig neue Technologien für die physische Sicherheit auf den Markt, die eine Vielzahl unterschiedlicher Probleme lösen. Es kann schwierig sein, herauszufinden, welche Technologien für Ihr Sicherheitsunternehmen notwendig sind.

In diesem Artikel erfahren Sie, was Sie vor der Einführung einer Software für das physische Sicherheitsmanagement beachten sollten und welche Vorteile diese Ihrem Unternehmen bieten kann:

• Was ist eine Software für das physische Sicherheitsmanagement?
• Die drei wichtigsten Arten von physischer Sicherheitstechnik
• So entscheiden Sie, welche Technologie Sie benötigen
• Die Vorteile der physischen Sicherheitstechnik
• So setzen Sie es erfolgreich um
• So berechnen Sie den ROI

Was ist eine Software für das physische Sicherheitsmanagement?

Software für das physische Sicherheitsmanagement ist eine Plattform, die Sicherheitsunternehmen und interne Sicherheitsteams dabei unterstützt, ihre Sicherheitsmaßnahmen zu planen, durchzuführen und nachzuweisen. Anstelle von Papierprotokollen, Tabellenkalkulationen und separaten Apps vereint sie die Einsatzplanung, Wachrundgänge, die Meldung von Vorfällen, die Einsatzdisposition und die Kundenberichterstattung in einem System und bietet Echtzeit-Transparenz über alle Standorte hinweg.

Die meisten Plattformen basieren auf einigen wenigen Kernmodulen:

• Wachrundgänge und Patrouillen: Kontrollpunkte, die per NFC, Barcode, QR-Code oder GPS überprüft werden.
• Berichterstattung über Vorfälle und tägliche Aktivitäten: konfigurierbare Vorlagen mit Foto-, Video- und GPS-Nachweisen.
• Einsatz- und Leitstelle: Alarme, Warnmeldungen und Einsätze der Beamten werden über einen einzigen Bildschirm verwaltet.
• Dienstplanerstellung und Zeiterfassung: Schichten, Anwesenheit und Arbeitsstunden, die direkt in die Lohnabrechnung einfließen.
• Abrechnung und Verträge: Rechnungen, die auf der Grundlage der tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden und Leistungen erstellt werden.
• Kundenberichte und Analysen: Dashboards und geplante Berichte, die die geleistete Arbeit belegen.

Arten von physischer Sicherheitstechnik

Es scheint, als gäbe es jedes Jahr mehr und mehr Technologielösungen für den Bereich der physischen Sicherheit. Einige unterscheiden sich stark von allem, was bisher angeboten wurde, doch viele lassen sich in dieselben allgemeinen Kategorien einordnen. Es gibt drei Haupttypen von Sicherheitstechnologien, die für eine Vielzahl von Sicherheitsunternehmen von Bedeutung sind.

Software zur Verwaltung von Wachpersonal

Software zur Verwaltung von Sicherheitspersonal ist zwar keine neue Technologie, aber das bedeutet nicht, dass sie nicht äußerst wichtig ist. Tatsächlich kann jedes Sicherheitsunternehmen von ihrer Einführung profitieren.

Es gibt zwei verschiedene Arten von Software für das Sicherheitspersonalmanagement: einfache und erweiterte Lösungen. Die einfache Lösung ermöglicht eine verbesserte Meldung von Vorfällen, automatisierte tägliche Aktivitätsberichte und GPS-Ortung. Erweiterte Lösungen bieten weitaus mehr Anpassungsmöglichkeiten und können Funktionen wie ein globales Sicherheitsoperationszentrum (GSOC) und den Schutz von Alleinarbeitern umfassen.

Fernüberwachungstechnologie

Der Bereich der Fernüberwachung hat sich rasch weiterentwickelt, und zahlreiche Technologien tragen mittlerweile dazu bei, dass Fernüberwachungsdienste effektiver werden. Kameras sind der naheliegende erste Schritt zu einer effektiven Fernüberwachung. Doch auch neue Technologien, die in Verbindung mit Kameras zum Einsatz kommen, gewinnen zunehmend an Beliebtheit.

Videoanalysen und Tools zur Bedrohungserkennung auf Basis künstlicher Intelligenz (KI) steigern die Effizienz herkömmlicher Sicherheitskameras. Sie können weitaus mehr Bildmaterial auswerten als ein Mitarbeiter, der die Live-Bilder beobachtet, und Bedrohungen in Echtzeit melden, was die Reaktion auf Vorfälle erheblich verbessert. TrackTik ist mit Partnern aus den Bereichen Fernüberwachung und KI-Erkennung wie Immix und Scylla vernetzt, sodass Warnmeldungen direkt in die Einsatz- und Vorfallabläufe einfließen.

Systeme zum Management von Informationen zur physischen Sicherheit (PSIM)

PSIM-Systeme (Physical Security Information Management) erfassen und verwalten Informationen aus verschiedenen Sicherheitssystemen eines Unternehmens an einem zentralen Ort. PSIM-Systeme eignen sich in der Regel am besten für Sicherheitsunternehmen, die viele verschiedene Technologien einsetzen und große Datenmengen erfassen.

Wenn Sie ein breites Spektrum an Sicherheitsdienstleistungen anbieten, wie beispielsweise Fernüberwachung, Zugangskontrolle, mobile Patrouillen und stationäre Wachdienste, ist ein PSIM-System für einen effizienten Betriebsablauf unverzichtbar. Weitere Informationen zu PSIM-Systemen (Physical Security Information Management) finden Sie in unserer PSIM-Übersicht.

Ein Vergleich der drei Typen

Technologie	Am besten geeignet für	Was es bewirkt	Achten Sie auf
Software zur Verwaltung von Wachpersonal	Jedes Sicherheitsunternehmen mit Mitarbeitern im Außendienst	Erfasst Touren, Berichte, Einsätze und Arbeitszeiten, damit Manager und Kunden die nachgewiesenen Arbeitsleistungen einsehen können	Wählen Sie eine Plattform, die sich von der einfachen Berichterstellung bis hin zu komplexen Abläufen skalieren lässt.
Fernüberwachungstechnologie	Unternehmen, die Videoüberwachung oder virtuelle Patrouillen anbieten	Nutzt Kameras und KI-Analysen, um Bedrohungen zu erkennen und eine Reaktion auszulösen	Für Warnmeldungen muss ein klarer Weg zur Weiterleitung und Dokumentation gegeben sein
PSIM-Systeme	Große Betriebe, in denen zahlreiche Sicherheitssysteme im Einsatz sind	Führt Daten von Kameras, Zugangskontrollsystemen, Alarmanlagen und weiteren Quellen in einer Übersicht zusammen	Kann für kleinere Teams komplex und kostspielig sein

Welche physische Sicherheitstechnik benötigen Sie?

Nachdem Sie nun wissen, welche Sicherheitstechnologien es gibt, ist es an der Zeit, herauszufinden, welche konkreten Technologien Sie in Ihrem Unternehmen benötigen. Da es dabei viele Faktoren zu berücksichtigen gibt, beginnen Sie am besten ganz einfach mit diesen Fragen:

• Welche Probleme möchten Sie lösen, und wie sieht im Idealfall eine Lösung für dieses Problem aus?
• Welche Abläufe nehmen Ihrer Meinung nach zu viel Zeit in Anspruch? (insbesondere für Inhaber oder Vorgesetzte)
• Welche der von Ihnen angebotenen Sicherheitsdienste könnten Ihrer Meinung nach effizienter betrieben werden?

Sobald Sie beginnen, diese Fragen zu beantworten, sollten Sie eine bessere Vorstellung davon haben, welche Technologien Sie in Ihrem Sicherheitsunternehmen am besten nutzen können. Ihre Sicherheitstechnologie-Anforderungen sollten sich größtenteils nach den von Ihnen angebotenen Dienstleistungen richten.

Wenn Sie beispielsweise einen kleinen Betrieb führen und derzeit nur eine oder zwei Technologien einsetzen, benötigen Sie wahrscheinlich kein PSIM-System. Sicherheitsunternehmen, die umfangreiche Videoüberwachung anbieten, sollten jedoch darüber nachdenken, wie sie KI in ihre Kameras integrieren können.

Eines ist sicher: Jedes Sicherheitsunternehmen kann von einer Software für das Wachpersonalmanagement profitieren. Mittlerweile ist diese in der Branche so gut wie Standard, und die meisten Kunden erwarten mittlerweile, dass ihr Sicherheitsdienstleister darüber verfügt.

Ganz gleich, für welche Technologie Sie sich entscheiden – es sollte immer ein einheitliches Ziel im Vordergrund stehen: Ihre Sicherheitstechnologie sollte Ihren Gewinn steigern. Natürlich ist der Einsatz der meisten Technologielösungen mit Kosten verbunden, doch letztendlich sollten sie Ihnen dabei helfen, Ihr Unternehmen effizienter zu führen und Ihre Gewinnmargen zu steigern.

Vorteile der physischen Sicherheitstechnik

Moderne Sicherheitstechnik bietet noch eine Reihe weiterer Vorteile. Im Folgenden finden Sie nur einige Beispiele dafür, wie physische Sicherheitstechnik Ihren Betrieb auf die nächste Stufe heben kann.

Verstärkte Rechenschaftspflicht

Kein Unternehmen möchte glauben, dass seine Mitarbeiter bei der Arbeit Abstriche machen. Die gute Nachricht ist: Eine Verwaltungssoftware für Wachpersonal ist eine hervorragende Möglichkeit, dies zu verhindern. Funktionen wie Live-GPS-Kartierung, Breadcrumb-Tracking und Geofencing ermöglichen es Vorgesetzten, ihre Mitarbeiter in Echtzeit im Blick zu behalten und sicherzustellen, dass diese ihre Aufgaben und Pflichten erfüllen.

Mithilfe der Wachrundgang-Funktion können Vorgesetzte zudem die Stärken und Schwächen ihrer Mitarbeiter ermitteln. Leistungsstarke Mitarbeiter können angemessen gewürdigt und befördert werden, während Mitarbeiter mit unzureichender Leistung die notwendigen Zusatzschulungen erhalten, um ihre Fähigkeiten zu verbessern. Neben zufriedenen Kunden mit gut gesicherten Objekten steigt dadurch auch die Mitarbeiterzufriedenheit.

Verstärkte Automatisierung

Mit allen drei oben aufgeführten Technologietypen können Sie Abläufe in Ihrem Sicherheitsunternehmen automatisieren. Bei richtiger Umsetzung kann Ihnen die Automatisierung viel Zeit sparen.

Systeme zum Management physischer Sicherheitsinformationen bündeln auf praktische Weise alle wichtigen Informationen. Software mit künstlicher Intelligenz kann Ihnen viele Stunden Arbeit im Lohnbuchhaltungsbereich ersparen, die Sie normalerweise für die Überwachung der Kamerabilder aufwenden müssten. Und Software zur Verwaltung des Wachpersonals kann Ihnen Zeit sparen, indem sie automatisch tägliche Aktivitätsberichte erstellt, die direkt an die Kunden gesendet werden.

All dies ermöglicht es Ihnen, sich stärker auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt: die Führung Ihres Sicherheitsunternehmens. Wann immer Sie in physische Sicherheitstechnik investieren möchten, sollten Sie stets darüber nachdenken, inwieweit diese Ihrem Unternehmen mehr Automatisierung bringt.

Bessere Daten

Kunden von Sicherheitsunternehmen möchten mehr denn je wissen, was auf ihren Grundstücken gerade vor sich geht. Zudem sind Unternehmer auf Informationen angewiesen, um bessere geschäftliche Entscheidungen treffen zu können.

Es gibt keinen besseren Weg, die Informationen zu erhalten, die Sie für sich und Ihre Kunden benötigen, als durch die Erfassung besserer Daten mithilfe Ihrer physischen Sicherheitstechnik.

Eine Sicherheitsmanagement-Software kann dies mithilfe von Tools wie Problemüberwachungen und Kundenportalen leisten. Führungskräfte und Systemadministratoren können sich einloggen, um auf Echtzeitdaten und automatisierte Berichte zuzugreifen. Diese Art von Echtzeitdaten belegt den Wert eines Sicherheitsunternehmens – und das alles auf einen Blick. Sie zeigt die Maßnahmen zur Eindämmung eines Vorfalls sowie die dafür benötigte Zeit.

Schnellere Reaktion auf Vorfälle

Wenn ein Alarm ausgelöst wird oder ein Kunde anruft, kommt es auf jede Minute an. Die Einsatzleitsoftware weist den nächstgelegenen verfügbaren Beamten zu und vergleicht die Reaktionszeiten mit den Service-Level-Vereinbarungen, während eine Leitstelle Alarme, Videoaufnahmen und den Status der Streifen in einer Arbeitsumgebung zusammenführt, sodass die Mitarbeiter handeln können, ohne zwischen verschiedenen Systemen wechseln zu müssen.

Geschützte Ränder

Die Technologie gleicht zudem die Diskrepanz zwischen der geleisteten und der in Rechnung gestellten Arbeit aus. Da Terminplanung, Zeiterfassung und Abrechnung auf denselben Daten basieren, stimmen die Rechnungen mit den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeiter überein, Streitfälle nehmen ab und nicht in Rechnung gestellte Überstunden lassen sich leichter aufdecken.

So implementieren Sie eine Software für das physische Sicherheitsmanagement

Die richtige Software zahlt sich nur dann aus, wenn Ihr Team sie auch nutzt. Befolgen Sie diese Schritte, um die Einführung mit möglichst geringen Beeinträchtigungen durchzuführen:

1. Überprüfen Sie Ihre derzeitigen Tools und Prozesse. Erstellen Sie eine Liste aller Apps, Tabellenkalkulationen und Papierformulare, die Ihr Team nutzt, und notieren Sie, wo Zeit verloren geht oder Daten doppelt eingegeben werden.
2. Definieren Sie, wie Erfolg aussieht. Legen Sie einige messbare Ziele fest, beispielsweise eine schnellere Reaktion auf Vorfälle, weniger versäumte Kontrollpunkte oder kürzere Abrechnungszyklen.
3. Beginnen Sie mit einem Pilotstandort. Führen Sie das Konzept zunächst an einem oder zwei Standorten ein, damit Sie Vorlagen, Buchungsaufträge und Rundgänge optimieren können, bevor Sie das Konzept auf weitere Standorte ausweiten.
4. Passen Sie die Konfiguration an Ihre Verträge an. Erstellen Sie Berichtsvorlagen, Kontrollpunkte und Buchungsaufträge, die den Anforderungen jedes einzelnen Kunden entsprechen.
5. Schulen Sie Mitarbeiter und Vorgesetzte. Halten Sie die Schulungen kurz und praxisorientiert und machen Sie die Vorgesetzten zu den ersten Fürsprechern des neuen Systems.
6. Binden Sie die Kundenberichterstattung frühzeitig ein. Gewähren Sie den Kunden vom ersten Tag an Zugriff auf Berichte und Dashboards, damit sie den Nutzen sofort erkennen können.
7. Überprüfen Sie die Ergebnisse und skalieren Sie anschließend. Vergleichen Sie die Ergebnisse mit Ihren Zielen, beheben Sie eventuelle Lücken und übertragen Sie die Maßnahmen auf Ihre übrigen Websites.

Die meisten fehlgeschlagenen Einführungen sind auf einige wenige vermeidbare Fehler zurückzuführen. In unserem Artikel darüber, warum die Einführung von Sicherheitssoftware scheitert, werden die fünf häufigsten Fehler aufgezeigt und erklärt, wie man sie vermeiden kann.

So messen Sie den ROI von Sicherheitstechnologie

Sicherheitstechnologie sollte sich amortisieren. Erfassen Sie diese Kennzahlen vor und nach der Einführung, um dies nachzuweisen:

• Eingesparte Arbeitszeit für Vorgesetzte: Zeit, die nicht mehr für die Erstellung von Berichten, die Überprüfung von Rundgängen oder das Einholen von Arbeitszeitnachweisen aufgewendet werden muss.
• Checkpoint-Erfüllungsquote: Der Anteil der geplanten Checkpoints, die tatsächlich fristgerecht überprüft wurden.
• Reaktionszeit bei Vorfällen: Wie lange es dauert, bis nach einer Alarmierung ein Beamter vor Ort eintrifft.
• Rechnungsgenauigkeit: Rechnungen, die ohne Beanstandungen oder Korrekturen ausgestellt wurden.
• Nicht in Rechnung gestellte Überstunden: geleistete Arbeitsstunden, die nie auf einer Rechnung aufgeführt wurden.
• Kundenbindung: verlängerte Verträge und die Gründe, die die Kunden bei der Vertragsverlängerung angeben.

Wie TrackTik alles miteinander verbindet

TrackTik, die Plattform für das Sicherheitspersonalmanagement von Trackforce, vereint Außendienst, Leitstelle und Unternehmensverwaltung in einem System:

• Einsatz vor Ort: Die TrackTik-App für Wachrundgänge bietet Sicherheitsmitarbeitern auf ihrem Mobilgerät Funktionen für Wachrundgänge, Berichte zu Vorfällen und täglichen Aktivitäten sowie Schutz für allein arbeitende Mitarbeiter.
• Leitung und Einsatzleitung: Das TrackTik Command Center vereint die Alarmüberwachung, den Zugriff auf die Videoüberwachung und die Einsatzleitung in einer Arbeitsumgebung, wobei die Einsatzleitung den nächstgelegenen verfügbaren Mitarbeiter einsetzt.
• Betriebswirtschaft: Terminplanung, Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Lohnabrechnung basieren auf denselben Betriebsdaten und sind mit Lohn- und Buchhaltungsplattformen wie ADP, QuickBooks und Sage Intacct integriert.
• Integrationen: Partner für Fernüberwachung und KI-basierte Erkennung, darunter Immix und Scylla, leiten Warnmeldungen direkt in Ihre Arbeitsabläufe weiter.
• Berichterstellung und Analytik: Konfigurierbare Berichte, die KI-Schreibhilfe „ReportPro“ und Business-Intelligence-Dashboards wandeln Felddaten in kundenfertige Leistungsnachweise um.

Abschließende Gedanken

Es besteht kein Zweifel daran, dass Technologie ein treibender Faktor für die moderne Geschäftsentwicklung ist. Das gilt auch für die Branche der physischen Sicherheit. Um den heutigen Sicherheitsanforderungen gerecht zu werden, ist der Einsatz von Technologien für die physische Sicherheit der Weg in die Zukunft dieser Branche.

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