Die besten Sicherheitsaufträge in einer wachsenden Branche gewinnen

Die Branche für physische Sicherheit wächst stetig, ebenso wie der Wettbewerb und die Zahl potenzieller Kunden. Mit zunehmendem Wettbewerb können Sicherheitsauftraggeber bei der Auswahl der Sicherheitsdienste, die sie auf ihren Grundstücken einsetzen möchten, immer wählerischer werden. Daher kann eine sorgfältigere Bewertung des Markenimages, der Standards und des wahrgenommenen Werts Ihrer Dienstleistungen zu einem größeren Marktanteil führen.

Ein gut umgesetzter Vertriebs- und Marketingplan für den Sicherheitsbereich war schon immer wichtig, um neue Sicherheitsaufträge zu gewinnen, doch das reicht heute nicht mehr aus. Kunden entscheiden sich mittlerweile für ein Sicherheitsunternehmen, indem sie dessen allgemeine Branchenkenntnisse und -erfahrung, Kundenempfehlungen, Zulassungen, Preise und Technologieangebot bewerten. Aus diesem Grund ist es für Sicherheitsunternehmen unerlässlich, jede dieser Komponenten ihres eigenen Unternehmens zu überprüfen, um ein überzeugendes Image zu schaffen, das Qualität vermittelt.

Was Sicherheitskäufer tatsächlich bewerten

Die meisten verlorenen Ausschreibungen scheitern nicht am Preis. Sie scheitern daran, dass der Käufer eine Frage gestellt hat und die Antwort ein Versprechen statt eines Dokuments war. Es ist hilfreich, zu unterscheiden, was ein Käufer angeblich bewertet und was er tatsächlich herausfinden möchte, und im Voraus zu entscheiden, was Sie ihm vorlegen werden.

Das Muster in der letzten Spalte ist bemerkenswert. Fast alles, was ein Käufer will, ist ein Nachweis über bereits geleistete Arbeit – das heißt, ob man den Zuschlag erhält oder nicht, hängt davon ab, wie gut man die bereits bestehenden Standorte geführt hat.

Branchenerfahrung und Empfehlungen

Eines der ersten Dinge, die Ihre potenziellen Geschäftskunden prüfen werden, sind Ihre Glaubwürdigkeit und Ihre Erfolgsbilanz in der Sicherheitsbranche. Bewertungen und Rückmeldungen früherer Kunden sind entscheidende Faktoren, anhand derer Sie bei Ausschreibungen für Sicherheitsaufträge beurteilt werden. Eine bewährte Methode, um zu beweisen, dass Sie das bieten, was sie benötigen, sind Empfehlungen früherer Kunden. Wenn Sie diese Empfehlungen griffbereit haben, beispielsweise auf Ihrer Website, stärkt dies das Image Ihres Unternehmens. Es ist eine Sache, einem potenziellen Kunden von der Qualität Ihrer Dienstleistungen zu erzählen. Aber wenn Sie einen glaubwürdigen Kunden vorweisen können, den Sie überzeugt haben, sorgt dies dafür, dass der potenzielle Kunde bei der Inanspruchnahme Ihrer Dienstleistungen eine positive Erfahrung machen wird, und hinterlässt einen viel stärkeren Eindruck beim Interessenten.

Eine weitere einfache Möglichkeit, sich einen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz zu verschaffen und potenziellen Kunden zu zeigen, dass Sie eine treibende Kraft auf dem Sicherheitsmarkt sind, sind Kundenbewertungen. Es gibt Dutzende von Online-Plattformen, auf denen Nutzer Bewertungen zu ihren Erfahrungen mit Unternehmen abgeben können, darunter Yelp, Google und sogar Facebook. Bitten Sie doch einfach einige Ihrer ehemaligen, zufriedenen Kunden, eine Bewertung für Sie zu verfassen, und veröffentlichen Sie diese Bewertungen auf Ihrer Website, in den sozialen Medien und zeigen Sie sie potenziellen Kunden im Rahmen des Verkaufsprozesses.

Machen Sie die Referenz konkret. Eine Branchenangabe ist besser als ein Logo, und eine Zahl ist besser als ein Adjektiv. Anstatt zu sagen, dass sich die Mitarbeiterbindung verbessert hat, geben Sie an, bei welchem Standort, über welchen Zeitraum und um wie viel. Armour Security wuchs von drei Mitarbeitern auf über 1.250 – und das auf der Grundlage einer Leistungsbilanz, die sie ihren Kunden vorweisen konnten. Das ist die Art von Referenz, die auch vor einem Beschaffungsausschuss Bestand hat.

Der richtige Preis

Die Intuition würde vermuten lassen, dass der niedrigste Preis die meisten Kunden anzieht, doch das trifft nicht immer zu. Wenn Sie die Preise eines anderen Sicherheitsunternehmens unterbieten, könnte dies den wahrgenommenen Wert Ihrer eigenen Dienstleistungen schmälern. Machen Sie sich keine Gedanken darüber, billiger als Ihre Konkurrenz zu sein, da dies Ihren Wert in Frage stellen könnte. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, Ihre Preise auf einem ähnlichen Niveau festzulegen und sich als Premium-Option zu vermarkten. Solange Sie Ihren Wert unter Beweis stellen können, sind die Kunden gerne bereit, mehr zu bezahlen.

Seien Sie außerdem bereit, flexible Preisoptionen für Ihre Interessenten zu entwickeln. Indem Sie Ihre Dienstleistungen auf das Budget Ihrer potenziellen Kunden zuschneiden, zeigen Sie, dass Sie die Bedürfnisse ihres Unternehmens verstehen, und erhöhen damit Ihre Chancen, den Auftrag zu erhalten.

Flexibilität funktioniert nur, wenn Sie Ihre eigene Preisbasis kennen. Ermitteln Sie den Stundensatz von Grund auf, anstatt ihn anhand der Zahlen eines Mitbewerbers rückzurechnen, und behalten Sie die einzelnen Komponenten im Blick, damit Sie eine davon anpassen können, ohne die anderen zu beeinträchtigen:

• Grundgehalt für die Stelle in einer Höhe, die tatsächlich dazu ausreicht, einen Beamten in diesem Markt zu halten.
• Kosten, darunter Lohnsteuern, Versicherungen, bezahlter Urlaub, Uniformen und Ausrüstung.
• Aufsicht und Gemeinkosten, einschließlich der Baustellenaufsicht, die für den Auftrag tatsächlich erforderlich ist, und nicht nur das Minimum, das Sie rechtfertigen können.
• Standortspezifische Schulungen und Compliance-Maßnahmen – oft ist es genau das, was zwei ansonsten identische Angebote voneinander unterscheidet.
• Margin, ausgedrückt als ein Betrag, den Sie verteidigen werden, und nicht als der Betrag, der übrig bleibt.

Gewinnverluste entstehen erst nach Vertragsunterzeichnung, nicht während der Angebotsphase. Nicht in Rechnung gestellte Überstunden, versäumte Schichten und Arbeitsstunden, die nie auf einer Rechnung erscheinen – genau dort geht der Gewinn verloren. Durch die Verknüpfung von Dienstplan und Rechnungsstellung über Verträge und ein integriertes Backoffice stimmen die geleisteten und die in Rechnung gestellten Arbeitsstunden überein, sodass der vereinbarte Stundensatz auch der tatsächlich erzielte Stundensatz bleibt.

Ausbildung und Zulassung

Die Lizenzvergabe erfolgt auf Bundesstaatsebene, daher hängt die zuständige Behörde davon ab, wo Sie tätig sind. In Kalifornien beispielsweise ist das „Bureau of Security and Investigative Services“ zuständig, und für eine Lizenz als privater Sicherheitsdienstleister gelten eigene Anforderungen. Die meisten anderen Bundesstaaten verfügen über eine entsprechende Behörde mit eigenen Vorschriften. Erkundigen Sie sich daher vor der Angebotsabgabe bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Ihres Bundesstaates nach den Anforderungen, anstatt davon auszugehen, dass das Verfahren eines Bundesstaates überall gilt.

Eine Anforderung gilt nahezu ausnahmslos: eine Haftpflichtversicherung, die bei einer Reihe verschiedener Anbieter abgeschlossen werden kann. Informieren Sie sich über Ihre Optionen und wählen Sie die für Ihr Unternehmen beste Lösung aus. Mit den entsprechenden Lizenzen und Versicherungen können Sie potenziellen Kunden Sicherheit geben, indem Sie die Rechtmäßigkeit Ihrer Geschäftstätigkeit nachweisen.

Die Schulung Ihrer Sicherheitskräfte, damit diese gut vorbereitet sind, sowie deren strenge Prüfung sind weitere hervorragende Möglichkeiten, die Kundenzufriedenheit zu steigern. Sowohl Schulungen am Arbeitsplatz als auch Programme von Drittanbietern sind gute Wege, um sicherzustellen, dass Ihre Sicherheitskräfte qualifiziert sind. Aktuelle Zertifizierungen und Schulungen im gesamten Unternehmen sind ein Muss für jedes wachsende Unternehmen und der erste Schritt, um zukünftigen Kunden Qualität zu garantieren.

Das eigentliche Risiko liegt nicht in der Schulung selbst, sondern darin, nachzuweisen, dass sie stattgefunden hat. Zertifizierungen verfallen, Mitarbeiter wechseln ihre Posten, und ein Auftraggeber wird fragen, ob die Person, die heute Abend bei ihm vor Ort ist, derzeit dafür qualifiziert ist. Wenn Sie die Zertifizierungen, Ablaufdaten und Postenzuweisungen jedes einzelnen Mitarbeiters im Personalmanagement erfassen, wird daraus nicht mehr nur eine reine Ablageaufgabe, sondern eine Frage, die Sie im Meeting beantworten können.

Technologie

Die Aufrechterhaltung eines kontinuierlichen Kommunikationsflusses zwischen dem Kunden und Ihrem Unternehmen ist ebenso wichtig wie die Schulung Ihrer Mitarbeiter. Im Idealfall würden alle Mitarbeiter jederzeit ein hohes Maß an Professionalität an den Tag legen. Das ist jedoch nicht immer der Fall. Durch die Integration einer Sicherheitspersonal-Management-Software können Sie dem Kunden auf einfache Weise vermitteln, was Ihre Mitarbeiter vor Ort leisten, und so den Feedback-Kreislauf schließen. Wenn Sie diese Art von Technologie bereits während des Verkaufsprozesses präsentieren, erhöhen Sie damit Ihre Chancen, den Auftrag zu gewinnen.

Die Einführung solcher Technologien ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihren potenziellen Kunden zu zeigen, dass Ihre Dienstleistungen topaktuell und modern sind – und das in einer Branche, die gemeinhin als rückständig gilt. Es gibt kaum einen besseren Weg, ein hochwertiges Markenimage zu vermitteln, als mit Technologien, die Ihre Betriebsabläufe optimieren.

Bei einer Angebotsverhandlung muss die Technologie eine ganz bestimmte Aufgabe erfüllen: Sie muss die Frage beantworten, wie sich der Kunde das Projekt vorstellen kann, ohne sich allein auf Ihr Wort verlassen zu müssen. Drei Komponenten der Plattform tragen dabei die Hauptlast. Ein Rundgangsystem für Sicherheitspersonal liefert zeit- und ortsgestempelte Nachweise dafür, dass die Kontrollpunkte in der richtigen Reihenfolge abgehakt wurden. Die Meldung von Sicherheitsvorfällen sorgt für eine einheitliche Struktur bei jedem Vorfall, sodass ein Bericht immer gleich aussieht, egal ob er von einem erfahrenen Vorgesetzten oder einem neuen Mitarbeiter im Nachtdienst stammt. Und über ein kundenorientiertes Portal kann der Auftraggeber seinen eigenen Standort selbst einsehen, anstatt auf Ihre Zusammenfassung warten zu müssen.

Das „Proof Pack“: Was Sie zu einem Angebotsgespräch mitbringen sollten

Erstellen Sie diese Vorlage einmal und verwenden Sie sie für jedes Angebot wieder, wobei Sie die branchenrelevanten Beispiele einfügen. So wird ein Verkaufsgespräch zu einer Bestandsaufnahme der Fakten:

• Eine Aufstellung der abgeschlossenen Touren von einem vergleichbaren Standort über einen Zeitraum von 90 Tagen, einschließlich der Ausnahmen und der Maßnahmen, die Sie daraufhin ergriffen haben. Die Darstellung der Ausfälle ist überzeugender als eine makellose Aufstellung, die niemand glaubt.
• Ein tatsächlicher Vorfall, von Anfang bis Ende. Der Bericht, die Zeitstempel, die Eskalation, die Lösung und die Nachverfolgung.
• Eine Live-Ansicht auf dem Smartphone. Öffnen Sie die App für den Wachrundgang in dem Raum und gehen Sie einen Kontrollpunkt ab. Vorführungen sind besser als Screenshots.
• Eine Angabe zur Abdeckungs- und Auslieferungsquote für Ihr bestehendes Auftragsbuch sowie Informationen dazu, wie Sie mit einer Nachbestellung um 3 Uhr morgens umgehen.
• Ein schriftlich festgelegter Eskalationspfad mit Namen, Kanälen und angestrebten Reaktionszeiten.
• Ein 30-, 60- und 90-Tage-Übergangsplan für den Fall, dass die Mitarbeiter von einem etablierten Anbieter wechseln, der die Personalbeschaffung, die Dienstanweisungen, die Einarbeitung am neuen Standort und den Termin für die erste Beurteilung umfasst.

Den Auftrag behalten, nachdem man ihn gewonnen hat

Gewinnen ist die einfachere Hälfte. Aufträge gehen meist still und leise verloren – durch ein Jahr voller kleiner, nicht dokumentierter Lücken, die bei der Vertragsverlängerung auf einmal zutage treten, wenn der Kunde keine Aufzeichnungen über den von Ihnen erbrachten Mehrwert hat und Sie ihm keine entsprechenden Nachweise vorlegen können.

Legen Sie den Berichtsrhythmus gleich zu Beginn fest, anstatt ihn später auszuhandeln. Einigen Sie sich darauf, worüber berichtet werden soll, wie oft und welche Kennzahlen den Erfolg definieren – und berichten Sie dann darüber, unabhängig davon, ob jemand danach fragt oder nicht. Business Intelligence verwandelt ein Jahr voller Einsätze, Vorfälle und Arbeitsstunden in Trendlinien, auf die ein Kunde tatsächlich reagiert, und da ReportPro AI den Bericht anhand der von den Mitarbeitern protokollierten Daten erstellt, läuft die Berichterstattung auch in den Monaten weiter, in denen das Team viel zu tun hat. Für einen internen Einkäufer sind genau diese Aufzeichnungen das, was ein Sicherheitsteam des Unternehmens seinem eigenen Vorstand vorlegt.

Ein 30-Tage-Plan zur Vorbereitung auf Ausschreibungen

1. Tag 1 bis 7: Wählen Sie Ihre beiden besten Standorte aus und rufen Sie die Daten der letzten 90 Tage zu Touren, Vorfällen und Versicherungsschutz ab. Dies bildet Ihre Faktengrundlage, wählen Sie daher Standorte aus, auf die Sie wirklich stolz sind.
2. Tag 1 bis 7: Besorgen Sie sich zwei Referenzen aus der Branche, auf die Sie abzielen, und bitten Sie jede davon um eine konkrete Zahl, die Sie angeben dürfen.
3. Tag 8 bis 14: Erstellen Sie Ihre Preisliste neu auf der Grundlage von Lohn, Gemeinkosten, Aufsicht, Schulung und Gewinnspanne und legen Sie die Gewinnspanne fest, unter die Sie nicht gehen werden.
4. Tag 8 bis 14: Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften. Legen Sie alle Lizenzen, Versicherungsnachweise und Zertifikate von Führungskräften an einem Ort zusammen, sodass deren Ablaufdatum gut sichtbar ist.
5. Tag 15 bis 21: Erstellen Sie das wiederverwendbare Proof-Paket aus dem obigen Abschnitt – als Dokument, das Sie in einer Stunde anpassen können, anstatt es jedes Mal neu zu erstellen.
6. Tag 22 bis 30: Führen Sie einen Probelauf durch. Präsentieren Sie vor Ihrem eigenen Team und lassen Sie die Teammitglieder die Rolle einer kritischen Beschaffungskommission übernehmen. Die Fragen, die Sie nicht beantworten können, sind Ihre tatsächlichen Wissenslücken, und es ist besser, diese intern aufzudecken.

Jede dieser Komponenten trägt zur Schaffung eines überzeugenden Unternehmensimages bei und sollte separat bewertet werden. In Kombination haben sie jedoch das Potenzial, Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben. Wenn Sie sehen möchten, wie die „Evidence“-Seite eines Gebots in der Praxis aussieht, können Sie eine TrackTik-Demo buchen und diese anhand Ihrer eigenen Websites durchgehen.