Aviso a todos los empresarios: o bien prohíban el uso de teléfonos móviles personales o prepárense a pagar por su uso laboral

Aviso a todos los empresarios: o bien prohíban el uso de teléfonos móviles personales o prepárense a pagar por su uso laboral

El auge del mercado de los teléfonos inteligentes en los últimos tres a cinco años ha supuesto tanto una bendición como una maldición para el sector de la seguridad.

Por un lado, el hecho de que cada agente lleve en el bolsillo un smartphone con una aplicación de seguridad móvil ofrece la oportunidad de mejorar la comunicación, aumentar la transparencia y reducir los costes.

Sin embargo, exigir a un agente que traiga su propio dispositivo al trabajo también plantea varios problemas, tanto logísticos como jurídicos.

California: marcando la pauta

El Estado de California ha sido pionero a la hora de definir qué obligaciones tienen los empresarios cuando piden a los empleados que traigan sus teléfonos personales al trabajo.

Aunque estas normas no se aplican en todos los estados ni en todos los países, los empresarios deben conocer las normas que se aplican actualmente en California, ya que la historia nos enseña que la mayoría de los estados de EE. UU. que favorecen a los trabajadores seguirán su ejemplo.

Cochran contra Schwan’s Home Services

El uso del móvil personal para cualquier llamada relacionada con el trabajo no difiere en nada de las horas extras no autorizadas. De hecho, puede ser incluso peor, ya que se aplica a todos los empleados de California, tanto a los exentos como a los no exentos.

¿Qué significa esto para las empresas?

Si un empleado de California utiliza un teléfono móvil personal para fines laborales (es decir, «como consecuencia directa del desempeño de sus funciones o del cumplimiento de las instrucciones del empresario»), el empresario de California debe reembolsar al empleado, incluso si el empresario le prohíbe utilizar su teléfono móvil personal para fines laborales.

El Tribunal de Apelación de California, en el caso Cochran contra Schwan’s Home Services, Inc., 228 Cal.App.4th 1137 (2014), reactivó una demanda colectiva en potencia presentada en nombre de 1.500 responsables de atención al cliente a los que no se les había reembolsado los gastos incurridos por el uso de sus teléfonos móviles personales con fines laborales.

El Tribunal dictaminó que «cuando los empleados utilizan sus teléfonos móviles personales para realizar llamadas relacionadas con el trabajo», la legislación de California (es decir, el artículo 2802 del Código Laboral) «obliga al empresario a reembolsarles los gastos».

Esto es así incluso si el empleado no incurre en ningún gasto adicional debido a las llamadas relacionadas con el trabajo, por ejemplo, si las llamadas están incluidas en su plan de minutos ilimitados o si la factura del móvil la paga otra persona que no sea el propio empleado.

De lo contrario, según el razonamiento del Tribunal, «el empresario obtendría un beneficio inesperado, ya que estaría repercutiendo sus gastos de funcionamiento al empleado». En este tipo de casos, el empresario debe pagar «un porcentaje razonable de la factura del teléfono móvil del empleado».

Pero, ¿cómo se calcula «un porcentaje razonable no definido»? Lamentablemente, el Tribunal no respondió a esta pregunta, sino que afirmó: «debido a las diferencias entre los planes de telefonía móvil y las circunstancias laborales, el cálculo del reembolso debe dejarse en manos del tribunal de primera instancia y de las partes en cada caso concreto».

¿Qué soluciones tienen a su disposición los empresarios?

Entonces, ¿cómo puede un empresario reducir o eliminar el riesgo de infringir la ley sin darse cuenta? Analicemos las ventajas y los inconvenientes de las opciones disponibles:

Opción 1: Entregar teléfonos móviles propiedad de la empresa

Las ventajas

• Garantía del cumplimiento de la legislación y una mayor protección de la propiedad intelectual de la empresa, que se ve amenazada por las políticas relativas a los «teléfonos personales».
• Si la empresa es la propietaria del teléfono y cuenta con las políticas adecuadas, esto contribuirá en gran medida a garantizar el cumplimiento y la supervisión del uso de los teléfonos móviles.
• Sabrás que tus empleados disponen de las herramientas adecuadas para comunicarse y informar mientras están trabajando.

Las desventajas

• El coste. Aunque las tarifas de datos y los precios de los teléfonos móviles han bajado considerablemente durante la última década, sigue sin ser barato adquirir teléfonos de empresa.
• También hay que tener en cuenta los daños que los empleados descuidados pueden causar a los propios dispositivos. No es raro ver teléfonos de la empresa estropeados, maltratados o robados.
• Encontrar un lugar donde guardar el dispositivo en la base también puede suponer un reto.

Opción 2: Pagar la totalidad de la factura del móvil personal de los empleados.

Ventajas

• Se garantiza el cumplimiento de la ley y el coste es relativamente fácil de calcular.

Desventajas

• El coste de optar por esta vía podría resultar extremadamente elevado.
• No contar con protección de la propiedad intelectual de la empresa.

Opción 3: Pagar una cantidad fija a los empleados

Esto obligaría a los empleados a presentar cualquier prueba de que la proporción entre las llamadas de trabajo y las que no lo son supera esta cantidad fija.

Ventajas

• Menor apoyo administrativo y menor atención al empleado si se supera el importe fijado.
• Facilita la planificación y la estimación de los costes.

Desventajas

• Los empleados tienen un incentivo para utilizar sus teléfonos móviles personales con fines laborales.
• Da pie a discrepancias entre la definición de «un porcentaje razonable» que tienen el empresario y la de los trabajadores.

Opción 4: Establecer una política para que los empleados demuestren el uso que hacen de su móvil de trabajo.

Con este método, tendrías que calcular la proporción media de tiempo dedicado a llamadas de trabajo y pagar ese porcentaje del importe total de la factura correspondiente a ese periodo.

Ventajas

• El cálculo de la media es probablemente el método más preciso para determinar el «porcentaje razonable» que se espera que pague un empresario.
• La empresa solo paga por lo que «utiliza». En otras palabras, el empleado no gana dinero por usar su teléfono.

Desventajas

• El tiempo que se tarda en calcular el reembolso de cada empleado.

Opción 5: Exigir a los empleados que presenten informes de gastos para justificar el uso del teléfono.

Traslada la responsabilidad de aportar pruebas del uso del teléfono con fines laborales, de modo que se pueda reembolsar a los empleados el coste de dicho uso, en la medida en que se pueda determinar el coste real.

Ventajas

• Sin duda, la forma más precisa de controlar y abonar los gastos derivados del uso del móvil por motivos de trabajo.

Desventajas

• Los costes administrativos aumentan y resultan poco prácticos cuando los empleados utilizan planes ilimitados.

Reflexiones finales

Como puedes imaginar, el uso del móvil es solo la punta del iceberg, ya que se puede ampliar fácilmente a ordenadores portátiles, tabletas, gastos de Internet, etc., que también pueden ser objeto de indemnización para los empleados. Todo ello podría, en teoría, ser objeto de indemnización en virtud del caso Cochran.

Te recomendamos encarecidamente que consultes con tu abogado especializado en derecho laboral y relaciones laborales, ya que puede haber otros aspectos del caso que deban tenerse en cuenta.

Dicho esto, en California hay muchas otras cuestiones que debemos tener en cuenta, como la prevención de enfermedades relacionadas con el calor, las pausas para comer y descansar, las horas extras y otras que parecen hacer que nuestra vida empresarial sea un poco más emocionante. En cualquier caso, los empresarios deben prepararse para lo peor. Estas cuestiones pueden abordarse caso por caso, pero podrían convertirse en la próxima flecha en la aljaba de las demandas colectivas.

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