Aufruf an alle Arbeitgeber – Entweder private Handys verbieten oder sich darauf einstellen, die Kosten für die geschäftliche Nutzung zu übernehmen

Aufruf an alle Arbeitgeber – Entweder private Handys verbieten oder sich darauf einstellen, die Kosten für die geschäftliche Nutzung zu übernehmen

Der Boom auf dem Smartphone-Markt in den letzten drei bis fünf Jahren war für die Sicherheitsbranche sowohl ein Segen als auch ein Fluch.

Einerseits bietet ein Smartphone mit einer App für mobile Sicherheitsdienste in der Tasche jedes Beamten die Möglichkeit für eine bessere Kommunikation, mehr Transparenz und geringere Kosten.

Die Auflage, dass ein Mitarbeiter sein eigenes Gerät zur Arbeit mitbringen muss, wirft jedoch sowohl in logistischer als auch in rechtlicher Hinsicht mehrere Probleme auf.

Kalifornien setzt Maßstäbe

Der Bundesstaat Kalifornien hat eine Vorreiterrolle dabei übernommen, festzulegen, welche Pflichten Arbeitgeber haben, wenn sie ihre Mitarbeiter dazu auffordern, ihre privaten Mobiltelefone mit zur Arbeit zu bringen.

Auch wenn diese Standards nicht in jedem Bundesstaat oder Land gelten, sollten Arbeitgeber die derzeit in Kalifornien geltenden Vorschriften kennen, denn die Vergangenheit hat gezeigt, dass die meisten US-Bundesstaaten, die sich für die Arbeitnehmer einsetzen, diesem Beispiel folgen werden.

Cochran gegen Schwan’s Home Services

Die Nutzung des privaten Mobiltelefons für geschäftliche Anrufe unterscheidet sich nicht von nicht genehmigten Überstunden. Tatsächlich könnte es sogar noch schlimmer sein, da dies für alle Arbeitnehmer in Kalifornien gilt – sowohl für diejenigen, die von der Überstundenregelung ausgenommen sind, als auch für diejenigen, die nicht davon ausgenommen sind.

Was bedeutet das für Unternehmen?

Wenn ein Arbeitnehmer in Kalifornien sein privates Mobiltelefon für geschäftliche Zwecke nutzt (d. h. „als direkte Folge der Erfüllung seiner Pflichten oder der Befolgung der Anweisungen des Arbeitgebers“), muss ein kalifornischer Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Kosten erstatten dem Arbeitnehmer die Kosten erstatten, selbst wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Nutzung seines privaten Mobiltelefons für geschäftliche Zwecke untersagt hat.

Das kalifornische Berufungsgericht hat in der Rechtssache Cochran gegen Schwan’s Home Services, Inc., 228 Cal.App.4th 1137 (2014), eine mutmaßliche Sammelklage wieder aufgenommen, die im Namen von 1.500 Kundendienstleitern eingereicht worden war, denen die Kosten nicht erstattet worden waren, die ihnen durch die dienstliche Nutzung ihrer privaten Mobiltelefone entstanden waren.

Das Gericht stellte fest, dass „wenn Arbeitnehmer ihre privaten Mobiltelefone für dienstliche Anrufe nutzen“, das kalifornische Recht (d. h. § 2802 des Arbeitsgesetzbuchs) „den Arbeitgeber verpflichtet, ihnen die Kosten zu erstatten“.

Dies gilt auch dann, wenn dem Mitarbeiter durch die dienstlichen Anrufe keine zusätzlichen Kosten entstehen, beispielsweise wenn die Anrufe im Rahmen seines Tarifs mit unbegrenzten Minuten enthalten sind oder die Mobilfunkrechnung von einer anderen Person als dem Mitarbeiter bezahlt wird!

Andernfalls, so das Gericht, „würde der Arbeitgeber einen unerwarteten Gewinn erzielen, da er seine Betriebskosten auf den Arbeitnehmer abwälzen würde“. In solchen Fällen muss der Arbeitgeber „einen angemessenen Prozentsatz der Mobilfunkrechnung des Arbeitnehmers“ übernehmen.

Aber wie berechnet man „einen nicht näher definierten angemessenen Prozentsatz“? Leider hat das Gericht diese Frage nicht beantwortet, sondern erklärt: „Aufgrund der Unterschiede bei Mobilfunktarifen und berufsbezogenen Sachverhalten muss die Berechnung der Erstattung im Einzelfall dem erstinstanzlichen Gericht und den Parteien überlassen bleiben.“

Welche Lösungen stehen Arbeitgebern zur Verfügung?

Wie kann ein Arbeitgeber also das Risiko verringern oder ganz ausschließen, unwissentlich gegen das Gesetz zu verstoßen? Betrachten wir die Vor- und Nachteile der verfügbaren Optionen:

Option 1: Ausgabe von firmeneigenen Mobiltelefonen

Die Vorteile

• Gewährleistung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und besserer Schutz des geistigen Eigentums des Unternehmens, das durch Richtlinien zu „privaten Mobiltelefonen“ gefährdet ist.
• Wenn das Mobiltelefon Eigentum des Arbeitgebers ist und dieser entsprechende Richtlinien festgelegt hat, trägt dies wesentlich zur Durchsetzung und Überwachung der Handynutzung bei.
• So können Sie sicher sein, dass Ihre Mitarbeiter über die richtigen Mittel verfügen, um während der Arbeit zu kommunizieren und Bericht zu erstatten.

Die Nachteile

• Die Kosten. Obwohl die Preise für Datentarife und Mobiltelefone in den letzten zehn Jahren erheblich gesunken sind, ist die Anschaffung von Diensthandys immer noch nicht billig.
• Außerdem muss man sich Gedanken darüber machen, welche Schäden unachtsame Mitarbeiter an den Geräten selbst verursachen. Es kommt nicht selten vor, dass Firmenhandys beschädigt, unsachgemäß behandelt oder gestohlen werden.
• Es kann auch eine Herausforderung sein, einen Platz zu finden, an dem man das Gerät auf dem Ständer verstauen kann.

Option 2: Die gesamte private Mobilfunkrechnung der Mitarbeiter übernehmen.

Vorteile

• Die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften ist gewährleistet, und die Kosten lassen sich relativ einfach berechnen.

Nachteile

• Die Kosten für diesen Weg könnten extrem hoch ausfallen.
• Fehlender Schutz des geistigen Eigentums des Unternehmens.

Option 3: Zahlung eines festen Betrags an die Mitarbeiter

Dies würde bedeuten, dass die Mitarbeiter Nachweise vorlegen müssten, aus denen hervorgeht, dass der Anteil der dienstlichen gegenüber den privaten Anrufen diesen festgelegten Betrag übersteigt.

Vorteile

• Weniger administrative Unterstützung und Reaktion auf Mitarbeiteranfragen, wenn der festgelegte Betrag überschritten wird.
• Erleichtert die Planung und die Kostenschätzung.

Nachteile

• Die Mitarbeiter haben einen Anreiz, ihre privaten Mobiltelefone für berufliche Zwecke zu nutzen.
• Dies lässt Raum für Abweichungen zwischen der Definition des Arbeitgebers und der der Arbeitnehmer hinsichtlich des Begriffs „ein angemessener Prozentsatz“

Option 4: Eine Richtlinie einführen, nach der Mitarbeiter die Nutzung ihres Diensthandys nachweisen müssen.

Bei dieser Methode müssten Sie den durchschnittlichen Anteil der Zeit berechnen, der für geschäftliche Telefonate aufgewendet wurde, und diesen Prozentsatz der Gesamtrechnung für diesen Zeitraum bezahlen.

Vorteile

• Die Mittelwertbildung ist wahrscheinlich die genaueste Methode zur Berechnung des „angemessenen Prozentsatzes“, den ein Arbeitgeber voraussichtlich zahlen muss.
• Der Arbeitgeber bezahlt nur für das, was er „nutzt“. Mit anderen Worten: Der Arbeitnehmer verdient kein Geld damit, sein Handy zu nutzen.

Nachteile

• Die Zeit, die benötigt wird, um die Erstattung für jeden Mitarbeiter zu berechnen.

Option 5: Von den Mitarbeitern verlangen, dass sie Spesenabrechnungen einreichen, um die Nutzung des Telefons zu belegen.

Überträgt die Verantwortung für den Nachweis der berufsbedingten Handynutzung, damit den Mitarbeitern die Kosten hierfür erstattet werden können, soweit die tatsächlichen Kosten ermittelt werden können.

Vorteile

• Offensichtlich die genaueste Methode, um die Kosten für die geschäftliche Nutzung von Mobiltelefonen zu erfassen und zu begleichen.

Nachteile

• Die Verwaltungskosten steigen, und es ist nicht praktikabel, wenn Mitarbeiter Flatrate-Tarife nutzen.

Abschließende Gedanken

Wie Sie sich vorstellen können, ist die Nutzung von Mobiltelefonen nur die Spitze des Eisbergs, denn dies lässt sich problemlos auf Laptops, Tablets, Internetgebühren usw. ausweiten, die ebenfalls Gegenstand einer Entschädigung für Mitarbeiter sein können. All dies könnte theoretisch gemäß dem Cochran-Urteil Gegenstand einer Entschädigung sein.

Wir empfehlen Ihnen dringend, sich mit Ihrem Anwalt für Arbeits- und Arbeitsbeziehungsrecht in Verbindung zu setzen, da möglicherweise noch weitere Aspekte des Falles zu berücksichtigen sind.

Abgesehen davon gibt es in Kalifornien noch viele weitere Themen, die wir im Auge behalten müssen, z. B. das Bewusstsein für Hitzekrankheiten, Essens- und Ruhepausen, Überstunden und andere Aspekte, die unser Geschäftsleben offenbar noch ein wenig spannender machen werden! Unabhängig davon müssen sich Arbeitgeber auf das Schlimmste vorbereiten. Diese Dinge lassen sich zwar von Fall zu Fall regeln, könnten aber der nächste Pfeil im Köcher der Sammelklagen sein.

Möchten Sie mehr über Steve und seine Arbeit bei Arthur McBeth & Associates erfahren? Besuchen Sie ArthurMcBeth.com oder rufen Sie unter (805) 823-535 an.