Appel à tous les employeurs : soit vous interdisez l'utilisation des téléphones portables personnels, soit vous vous préparez à prendre en charge leur utilisation à des fins professionnelles

Appel à tous les employeurs : soit vous interdisez l'utilisation des téléphones portables personnels, soit vous vous préparez à prendre en charge leur utilisation à des fins professionnelles

L'essor fulgurant du marché des smartphones au cours des trois à cinq dernières années a été à la fois une aubaine et un casse-tête pour le secteur de la sécurité.

D'une part, le fait que chaque agent dispose d'un smartphone équipé d'une application de sécurité mobile offre la possibilité d'améliorer la communication, de renforcer la transparence et de réduire les coûts.

Mais le fait d'exiger d'un agent qu'il apporte son propre appareil au travail soulève également plusieurs problèmes, tant sur le plan logistique que juridique.

La Californie : une référence en la matière

L'État de Californie a ouvert la voie en précisant les obligations des employeurs lorsqu'ils demandent à leurs employés d'apporter leur téléphone personnel au travail.

Même si ces normes ne s'appliquent pas dans tous les États ni dans tous les pays, les employeurs doivent connaître les normes actuellement en vigueur en Californie, car l'histoire nous montre que la plupart des États américains qui favorisent les salariés suivront cette voie.

Cochran c. Schwan’s Home Services

L'utilisation d'un téléphone portable à titre personnel pour passer des appels liés au travail revient à effectuer des heures supplémentaires non autorisées. En réalité, cela peut même être pire, car cette règle s'applique à tous les salariés californiens, qu'ils soient exemptés ou non.

Quelles en sont les conséquences pour les entreprises ?

Si un salarié en Californie utilise son téléphone portable personnel à des fins professionnelles (c'est-à-dire « en conséquence directe de l'exercice de ses fonctions ou du respect des instructions de l'employeur »), un employeur californien doit rembourser l'employé, même s'il lui interdit d'utiliser son téléphone portable personnel à des fins professionnelles.

Dans l’affaire Cochran c. Schwan’s Home Services, Inc., 228 Cal.App.4th 1137 (2014), la Cour d’appel de Californie a relancé une action collective présumée intentée au nom de 1 500 responsables du service client qui n’avaient pas été remboursés des frais engagés à la suite de l’utilisation de leurs téléphones portables personnels à des fins professionnelles.

La Cour a estimé que « lorsque des salariés utilisent leur téléphone portable personnel pour passer des appels professionnels », la législation californienne (à savoir l'article 2802 du Code du travail) « oblige l'employeur à leur rembourser ces frais ».

Cela vaut même si le salarié n'engage aucune dépense supplémentaire liée à ces appels professionnels, par exemple si ceux-ci sont couverts par son forfait illimité ou si la facture de téléphonie mobile est prise en charge par une autre personne que le salarié !

Sinon, la Cour a estimé que « l’employeur bénéficierait d’un avantage inattendu, car il répercuterait ses frais d’exploitation sur le salarié ». Dans ce type de cas, l’employeur doit prendre en charge « un pourcentage raisonnable de la facture de téléphone portable du salarié ».

Mais comment calculer « un pourcentage raisonnable non défini » ? Malheureusement, la Cour n’a pas répondu à cette question, mais a déclaré : « en raison des différences entre les forfaits de téléphonie mobile et les situations professionnelles, le calcul du remboursement doit être laissé à l’appréciation du tribunal de première instance et des parties dans chaque affaire particulière ».

Quelles sont les solutions proposées aux employeurs ?

Alors, comment un employeur peut-il réduire, voire éliminer, le risque d'enfreindre la loi sans le savoir ? Examinons les avantages et les inconvénients des options qui s'offrent à lui :

Option 1 : Fournir des téléphones portables appartenant à l'entreprise

Les avantages

• Le respect garanti de la législation et une meilleure protection de la propriété intellectuelle de l'entreprise, qui sont menacés par les politiques relatives aux « téléphones personnels ».
• Si l'employeur est propriétaire du téléphone et met en place des règles appropriées, cela contribuera grandement à faire respecter et à contrôler l'utilisation des téléphones portables.
• Vous saurez ainsi que vos collaborateurs disposent des outils nécessaires pour communiquer et rendre compte de leurs activités lorsqu'ils sont au travail.

Les inconvénients

• Le coût. Même si les forfaits de données et les prix des téléphones portables ont considérablement baissé au cours de la dernière décennie, l'achat de téléphones d'entreprise reste coûteux.
• Il faut également tenir compte des dégâts causés aux appareils eux-mêmes par des employés négligents. Il n'est pas rare de voir des téléphones professionnels endommagés, malmenés ou volés.
• Trouver un endroit où ranger l'appareil sur le poste peut également s'avérer difficile.

Option 2 : Prendre en charge l'intégralité de la facture de téléphonie mobile personnelle des salariés.

Avantages

• La conformité à la loi est garantie et le coût est relativement facile à calculer.

Inconvénients

• Le coût d'une telle solution pourrait s'avérer extrêmement élevé.
• L'absence de protection de la propriété intellectuelle de l'entreprise.

Option 3 : Verser un montant fixe aux salariés

Cela impliquerait que les salariés fournissent toute preuve attestant que la proportion d'appels professionnels par rapport aux appels non professionnels dépasse ce seuil fixé.

Avantages

• Une aide administrative et une prise en charge des employés moindres en cas de dépassement du montant fixe.
• Cela facilite la planification et l'estimation des coûts.

Inconvénients

• Les salariés sont incités à utiliser leur téléphone portable personnel à des fins professionnelles.
• Cela ouvre la voie à des divergences entre la définition donnée par l'employeur et celle donnée par les salariés de l'expression « un pourcentage raisonnable ».

Option 4 : Mettre en place une politique obligeant les employés à justifier l'utilisation de leur téléphone portable professionnel.

Avec cette méthode, vous devriez calculer la part moyenne du temps consacré aux appels professionnels et payer ce pourcentage du montant total de la facture pour cette période.

Avantages

• Le calcul de la moyenne est sans doute la méthode la plus précise pour déterminer le « pourcentage raisonnable » qu'un employeur est censé verser.
• L'employeur ne paie que ce qu'il « utilise ». En d'autres termes, le salarié ne gagne pas d'argent en utilisant son téléphone.

Inconvénients

• Le temps nécessaire au calcul du remboursement de chaque salarié.

Option n° 5 : Exiger des employés qu'ils soumettent des notes de frais pour justifier leur utilisation du téléphone.

Transfère la responsabilité de fournir la preuve de l'utilisation du téléphone à des fins professionnelles, afin que les salariés puissent être indemnisés pour le coût de cette utilisation, dans la mesure où ce coût peut être déterminé.

Avantages

• C'est manifestement le moyen le plus précis de suivre et de prendre en charge les frais liés à l'utilisation du téléphone portable à des fins professionnelles.

Inconvénients

• Les frais administratifs augmentent et cela n'est pas pratique lorsque les employés bénéficient de forfaits illimités.

Conclusion

Comme vous pouvez le deviner, l'utilisation du téléphone portable n'est que la partie émergée de l'iceberg, car cela peut facilement s'étendre aux ordinateurs portables, aux tablettes, aux frais d'Internet, etc., qui peuvent également faire l'objet d'une indemnisation des salariés. Tous ces éléments pourraient théoriquement faire l'objet d'une indemnisation en vertu de l'arrêt Cochran.

Nous vous recommandons vivement de consulter votre avocat spécialisé en droit du travail et en relations sociales, car d'autres aspects de cette affaire pourraient devoir être pris en compte.

Cela dit, en Californie, nous devons tenir compte de nombreux autres enjeux, notamment la sensibilisation aux coups de chaleur, les pauses repas et de repos, les heures supplémentaires, et bien d’autres encore qui ne manqueront pas de pimenter un peu plus notre quotidien professionnel ! Quoi qu’il en soit, les employeurs doivent se préparer au pire. Ces questions peuvent être traitées au cas par cas, mais elles pourraient bien constituer la prochaine flèche dans le carquois des recours collectifs.

Vous souhaitez en savoir plus sur Steve et son travail au sein du cabinet Arthur McBeth & Associates ? Rendez-vous sur ArthurMcBeth.com ou appelez le (805) 823-535.