Appel à tous les employeurs : soit vous interdisez l'utilisation des téléphones portables personnels, soit vous vous préparez à prendre en charge leur utilisation à des fins professionnelles

La croissance du marché des smartphones a été à la fois une aubaine et un fléau pour le secteur de la sécurité.

D'une part, le fait que chaque agent dispose d'un smartphone équipé d'une application de sécurité mobile offre la possibilité d'améliorer la communication, de renforcer la transparence et de réduire les coûts.

Mais le fait d'exiger d'un agent qu'il apporte son propre appareil au travail soulève également plusieurs problèmes, tant sur le plan logistique que juridique.

La Californie : une référence en la matière

L'État de Californie a ouvert la voie en précisant les obligations des employeurs lorsqu'ils demandent à leurs employés d'apporter leur téléphone personnel au travail.

Même si ces normes ne s'appliquent pas dans tous les États ni dans tous les pays, les employeurs doivent connaître les normes en vigueur en Californie, car l'histoire nous montre que la plupart des États américains qui favorisent les salariés suivront cet exemple. Comme l'indique la mise à jour plus bas sur cette page, c'est exactement ce qui s'est produit.

Cochran c. Schwan’s Home Services

L'utilisation d'un téléphone portable à titre personnel pour passer des appels liés au travail revient à effectuer des heures supplémentaires non autorisées. En réalité, cela peut même être pire, car cette règle s'applique à tous les salariés californiens, qu'ils soient exemptés ou non.

Quelles en sont les conséquences pour les entreprises ?

Si un salarié en Californie utilise son téléphone portable personnel à des fins professionnelles (c'est-à-dire « en conséquence directe de l'exercice de ses fonctions ou du respect des instructions de l'employeur »), un employeur californien doit rembourser l'employé, même s'il lui interdit d'utiliser son téléphone portable personnel à des fins professionnelles.

Dans l’affaire Cochran c. Schwan’s Home Services, Inc., 228 Cal.App.4th 1137 (2014), la Cour d’appel de Californie a relancé une action collective présumée intentée au nom de 1 500 responsables du service client qui n’avaient pas été remboursés des frais engagés à la suite de l’utilisation de leurs téléphones portables personnels à des fins professionnelles.

La Cour a estimé que « lorsque des salariés utilisent leur téléphone portable personnel pour passer des appels professionnels », la législation californienne (à savoir l'article 2802 du Code du travail) « oblige l'employeur à leur rembourser ces frais ».

Cela vaut même si le salarié n'engage aucune dépense supplémentaire liée à ces appels professionnels, par exemple lorsque ces appels sont couverts par son forfait illimité ou lorsque la facture de téléphonie mobile est prise en charge par une autre personne que le salarié.

Sinon, a estimé la Cour, « l’employeur bénéficierait d’un avantage inattendu, car il répercuterait ses frais d’exploitation sur le salarié ». Dans ce type d’affaires, l’employeur doit prendre en charge « un pourcentage raisonnable de la facture de téléphonie mobile du salarié ».

Mais comment calculer « un pourcentage raisonnable non défini » ? Malheureusement, la Cour n’a pas répondu à cette question, mais a déclaré : « en raison des différences entre les forfaits de téléphonie mobile et les situations professionnelles, le calcul du remboursement doit être laissé à l’appréciation du tribunal de première instance et des parties dans chaque affaire particulière ».

Cette obligation découle de ce que font réellement les agents, et non de ce que le manuel leur autorise à faire. Une règle interdisant l'utilisation du téléphone personnel ne sert pas à grand-chose si les supérieurs hiérarchiques envoient des SMS aux agents sur leurs numéros personnels à chaque service.

Quelles sont les solutions proposées aux employeurs ?

Alors, comment un employeur peut-il réduire, voire éliminer, le risque d'enfreindre la loi sans s'en rendre compte ? Examinons les avantages et les inconvénients des options qui s'offrent à lui.

Option 1 : Fournir des téléphones portables appartenant à l'entreprise

Les avantages

• Une conformité garantie avec la législation et une meilleure protection de la propriété intellectuelle de l'entreprise, qui est mise en danger par les politiques relatives aux téléphones personnels.
• Si l'employeur est propriétaire du téléphone et met en place des règles appropriées, cela contribuera grandement à faire respecter et à contrôler l'utilisation des téléphones portables.
• Vous saurez ainsi que vos collaborateurs disposent des outils nécessaires pour communiquer et rendre compte de leurs activités lorsqu'ils sont au travail.

Les inconvénients

• Le coût. Même si les forfaits de données et les prix des téléphones portables ont considérablement baissé au cours de la dernière décennie, l'achat de téléphones d'entreprise reste coûteux.
• Il faut également se préoccuper des dégâts causés aux appareils eux-mêmes par des employés négligents. Il n’est pas rare de voir des téléphones professionnels endommagés, maltraités ou volés.
• Trouver un endroit où ranger l'appareil sur le poste peut également s'avérer difficile.

Option 2 : Prendre en charge l'intégralité de la facture de téléphonie mobile personnelle de l'employé

Avantages

• La conformité à la loi est garantie et le coût est relativement facile à calculer.

Inconvénients

• Le coût d'une telle solution pourrait s'avérer extrêmement élevé.
• Absence de protection de la propriété intellectuelle de l'entreprise.

Option 3 : Verser un montant fixe aux salariés

Cela impliquerait que les salariés fournissent une justificatif si la proportion d'appels professionnels par rapport aux appels privés dépasse le seuil fixé.

Avantages

• Moins de formalités administratives et une réponse plus simple à donner à un salarié en cas de dépassement du montant forfaitaire.
• Cela facilite la planification et l'estimation des coûts.

Inconvénients

• L'employé est incité à utiliser son téléphone portable personnel à des fins professionnelles.
• Cela ouvre la voie à une divergence entre la définition donnée par l'employeur et celle donnée par le salarié de l'expression « un pourcentage raisonnable ».

Option 4 : Mettre en place une politique obligeant les salariés à justifier l'utilisation de leur téléphone portable professionnel

Avec cette méthode, vous devriez calculer la part moyenne du temps consacré aux appels professionnels et payer ce pourcentage du montant total de la facture pour cette période.

Avantages

• Le calcul de la moyenne est sans doute la méthode la plus précise pour déterminer le « pourcentage raisonnable » qu'un employeur est censé verser.
• L'employeur ne paie que ce qu'il utilise ; l'employé ne tire donc aucun profit de l'utilisation de son téléphone.

Inconvénients

• Le temps nécessaire au calcul du remboursement pour chaque salarié.

Option n° 5 : Exiger des employés qu'ils soumettent des notes de frais

Cela fait porter à l'employé la responsabilité de fournir la preuve de l'utilisation professionnelle du téléphone, afin qu'il puisse être indemnisé pour le coût de cette utilisation dans la mesure où ce coût réel peut être déterminé.

Avantages

• La méthode la plus précise pour suivre et prendre en charge les frais liés à l'utilisation du téléphone portable à des fins professionnelles.

Inconvénients

• Les frais administratifs augmentent, ce qui n'est pas pratique lorsque les salariés bénéficient de forfaits illimités.

Qu'est-ce qui a changé depuis la publication de cet article ?

Cet article a été rédigé en 2019 et prévoyait que d’autres États favorables aux salariés emboîteraient le pas à la Californie. Ce fut le cas, et la position de la Californie s’est depuis élargie plutôt que restreinte. Le tableau ci-dessous résume les principales évolutions, et la remarque finale concernant la consultation d’un avocat s’applique à chacune de ses lignes.

Développement	Ce que cela implique pour un employeur du secteur de la sécurité
Cochran est toujours là	En Californie, l'utilisation d'un téléphone personnel à des fins professionnelles reste remboursable, que l'on dispose ou non d'un forfait illimité.
Affaire Thai c. IBM, Cour d'appel, juillet 2023	Les frais sont remboursables car ils ont été engagés dans le cadre du travail, même si c'est une décision administrative qui a donné lieu à ces modalités de travail.
D'autres États ont adopté des obligations de remboursement	Outre la Californie, les États suivants sont également cités : l'Illinois, l'Iowa, le Massachusetts, le Minnesota, le Montana, le New Hampshire, New York, la Pennsylvanie et le District de Columbia.
Délimitation du secteur public	L'affaire Krug c. CSU (2025) aurait établi que les employeurs du secteur public californien ne relèvent pas du champ d'application de l'article 2802
Test de performance pratique	Les indemnités de téléphone versées par les employeurs se situent généralement entre 30 et 50 dollars par mois.
Les mesures coercitives ont du mordant	Les demandes d'indemnisation peuvent porter sur une période allant jusqu'à trois ans, majorées des intérêts et des honoraires d'avocat, et ont donné lieu à d'importants accords à l'amiable.

Cela a deux conséquences concrètes pour une entreprise de sécurité sous contrat. Premièrement, si vous exercez vos activités dans plusieurs États, il est désormais plus facile de justifier une politique nationale unique en matière d'équipements qu'un ensemble disparate de règles. Deuxièmement, une indemnité fixée il y a des années et jamais réexaminée constitue le point faible le plus courant, car les références ont évolué, contrairement aux documents administratifs prouvant le caractère adéquat de cette indemnité.

Ce que cela implique si vos agents utilisent une application de surveillance

C'est là que la question de la conformité cesse d'être abstraite pour une entreprise de sécurité. Si les agents effectuent des contrôles aux points de passage, rédigent des rapports et reçoivent leurs missions sur un téléphone, il s'agit bel et bien d'une utilisation professionnelle de l'appareil, quelle que soit la manière dont on l'envisage. Ce n'est ni occasionnel, ni accessoire, et cela se produit à chaque service.

Cela vaut dans les deux sens, et il convient d'être clair sur ces deux points.

• Sur les appareils personnels, l'application rend l'utilisation à des fins professionnelles indéniable. On ne peut pas prétendre que cette utilisation était accessoire lorsqu'il existe un enregistrement de connexion pour chaque service. Si vous adoptez un modèle BYOD (Bring Your Own Device) dans lequel les agents de sécurité utilisent leurs propres téléphones, prévoyez un budget pour leur remboursement plutôt que d'espérer que la question ne se pose jamais.
• Sur les appareils d'entreprise, la question ne se pose pas. L'option 1 ci-dessus est la seule solution qui permet de supprimer complètement ce calcul, et c'est justement l'application de sécurité qui justifie le plus souvent le coût de l'appareil au départ. Les bonnes pratiques en matière de sécurité physique dans le cadre du BYOD expliquent comment s'organiser dans les deux cas.
• TrackTik fonctionne sur les deux types d'appareils. L'application de gestion des déplacements fonctionne de la même manière sur un téléphone fourni par l'entreprise que sur un téléphone personnel ; le choix de l'appareil peut donc être motivé par des considérations de conformité et de propriété intellectuelle, plutôt que d'être dicté par le logiciel.
• Les registres de service reflètent l'étendue réelle de l'utilisation. Le service de gestion du personnel conserve les données relatives aux pointages et aux services, qui constituent la base factuelle de tout calcul de pourcentage raisonnable que vous pourriez être amené à justifier.
• Les indemnités doivent être versées de manière régulière lors du traitement des salaires. Quelle que soit l'option choisie, elles deviennent un élément de rémunération récurrent, et c'est grâce à la suite logicielle de gestion administrative que ce type d'élément ne nécessite plus d'ajustement manuel chaque mois.
• L'inventaire des appareils constitue en soi un moyen de contrôle. Si vous optez pour des téléphones d'entreprise, il est important de savoir quel appareil est attribué à quel agent, et le suivi des actifs permet de gérer cela, tout comme pour les clés et le matériel.

Il convient de noter que cette même logique en matière de salaire et d'horaires de travail est à l'origine de plusieurs autres risques dans ce secteur. Les pauses repas et de repos en sont un exemple évident, et la législation relative aux pauses des agents de sécurité couvre les cas où les entreprises se font le plus souvent prendre en défaut.

Une liste de contrôle pratique en matière de conformité

Tout cela ne nécessite pas de service juridique, mais il faut bien qu'une personne en assume la responsabilité. Traitez ces points dans l'ordre et revoyez-les chaque année.

1. Notez tout ce que les agents font réellement sur leur téléphone : l'application de surveillance, les appels de la centrale, les SMS des supérieurs, la vérification des plannings, les codes d'authentification multifactorielle. Cette liste représente votre exposition aux risques, et elle est généralement plus longue que ne le suppose la direction.
2. Définissez une stratégie par État, puis simplifiez-la. Identifiez les États dans lesquels vous exercez vos activités qui imposent une obligation de remboursement, puis déterminez s'il est plus économique de mettre en place une seule et même politique pour tous ces États plutôt que plusieurs.
3. Choisissez l'une des cinq options et expliquez pourquoi. Le raisonnement compte autant que le montant. Un employeur capable d'expliquer comment il est parvenu à ce chiffre se trouve dans une situation très différente de celle d'un employeur qui n'en est pas capable.
4. Veillez à ce que le paiement soit visible et clairement identifié. Un remboursement dissimulé dans le montant du salaire est difficile à justifier par la suite. Présentez-le sur une ligne distincte et clairement libellée.
5. Réduire l'écart entre la politique et la pratique. Si le manuel interdit l'utilisation des téléphones personnels, vérifiez que les responsables n'envoient pas systématiquement des SMS aux agents sur leurs numéros personnels. C'est la pratique qui compte, et le fait de conserver les attestations de prise de connaissance signées à côté de la liste de service dans le dossier de gestion du personnel facilite grandement la vérification de ce point.
6. Prévoyez un bilan annuel avec votre conseiller juridique. Les références évoluent, les États modifient leurs règles, et une rémunération fixée une fois pour toutes puis oubliée constitue la source d'échec la plus courante.

Conclusion

Comme vous pouvez vous en douter, l’utilisation du téléphone portable n’est que la partie émergée de l’iceberg, car elle peut facilement s’étendre aux ordinateurs portables, aux tablettes, aux frais d’Internet et bien d’autres choses encore, qui pourraient tous, en théorie, faire l’objet d’une indemnisation des salariés selon le raisonnement de l’arrêt Cochran. Les affaires relatives au télétravail depuis 2019 l’ont confirmé.

Nous vous recommandons vivement de consulter votre avocat spécialisé dans le droit du travail et les relations sociales, car d'autres aspects de cette affaire pourraient devoir être pris en compte et la situation continue d'évoluer.

Cela dit, en Californie, il existe de nombreux autres enjeux à prendre en compte, notamment la sensibilisation aux risques liés à la chaleur, les pauses repas et de repos, ainsi que les heures supplémentaires, autant d’éléments qui rendent notre vie professionnelle un peu plus mouvementée. Quoi qu’il en soit, les employeurs doivent se préparer au pire. Ces questions peuvent être traitées au cas par cas, mais chacune d’entre elles pourrait constituer une nouvelle flèche dans le carquois des recours collectifs.

Cet article fournit des informations générales destinées aux employeurs du secteur de la sécurité et ne constitue en aucun cas un avis juridique. La jurisprudence et les exigences régionales étant susceptibles d’évoluer, nous vous recommandons de vérifier votre situation auprès d’un avocat spécialisé en droit du travail avant d’établir ou de modifier une politique. Si vous souhaitez comprendre comment la stratégie relative aux appareils, les registres de service et les éléments de paie s’articulent sur le plan opérationnel, vous pouvez découvrir la plateforme TrackTik ou demander une démonstration.