¿Hay que reembolsar a los agentes el uso de sus teléfonos personales para fines laborales?

En California, el caso Cochran contra Schwan’s Home Service (2014) y el artículo 2802 del Código Laboral establecieron que los empresarios deben reembolsar un porcentaje razonable de la factura correspondiente al uso relacionado con el trabajo, independientemente de que el empleado disponga de un plan ilimitado. Otras jurisdicciones cuentan con sus propias disposiciones en materia de reembolso de gastos, y la situación ha seguido evolucionando desde 2014, por lo que conviene confirmar sus obligaciones específicas con su propio asesor jurídico en lugar de basarse en una norma general.

Lo que debes saber sobre el uso de los teléfonos personales por parte de los guardias

Trackforce

5 de abril de 2016 · 11 minutos de lectura

Guardia de seguridad que utiliza su teléfono personal en el marco de una política de «trae tu propio dispositivo» (BYOD)

En agosto de 2014, el Tribunal de Apelación del Segundo Distrito de California dictaminó, en el caso Cochran contra Schwan’s Home Service, que las empresas con empleados en California deben reembolsar a sus empleados las llamadas de voz relacionadas con el trabajo realizadas desde sus teléfonos móviles personales.

El artículo 2802 del Código Laboral de California exige que el empresario reembolse a los empleados los gastos profesionales necesarios. Independientemente de que el empleado disponga de minutos ilimitados o limitados, se le debe abonar un porcentaje razonable de su factura de teléfono móvil.

El caso de California fue el que puso este tema en el punto de mira de todo el mundo, pero ya no es la única jurisdicción con obligaciones en materia de reembolso de gastos, y la situación ha seguido evolucionando desde 2014. Si tu empresa opera en varios estados, confirma tus obligaciones estado por estado con tu propio asesor laboral, en lugar de dar por sentado que una misma norma se aplica en todas partes. Nada de lo aquí expuesto constituye asesoramiento jurídico.

Puntos clave

El modelo BYOD no es la opción gratuita.
Traslada el coste del hardware al reembolso, la gestión administrativa y el riesgo legal. Aunque resulte más barato inicialmente, rara vez sale más barato si no se gestiona adecuadamente.
Las obligaciones de reembolso varían según el estado y están en constante cambio.
El caso de California es el más conocido, pero no representa el panorama completo. Consulta con tu propio asesor jurídico la normativa de cada estado en el que operes.
Redacta la política antes de que el primer oficial utilice un teléfono personal.
Debe formar parte de la documentación de incorporación, no ser objeto de una conversación cuando ya haya surgido algún problema.
La salida de un empleado es algo que nadie tiene previsto.
Cuando un directivo abandona la empresa, los datos de tus clientes se encuentran en un dispositivo que no te pertenece y del que no puedes borrar el contenido.
El uso predecible de datos de la aplicación permite calcular el reembolso.
Saber aproximadamente cuánto consume la aplicación de vigilancia por turno convierte una asignación imprecisa en una cifra justificada.

Las encuestas del sector realizadas a mediados de la década de 2010 revelaron que la mayoría de los trabajadores del sector de la información en EE. UU. pagaban la totalidad de su factura de teléfono móvil, incluidos los datos, por los teléfonos que también utilizaban para el trabajo. Aunque hay que considerar esto como un contexto histórico y no como una cifra actual, la dinámica subyacente no ha cambiado: los dispositivos personales subvencionan de forma silenciosa gran parte de la actividad empresarial.

Dado que muchas empresas de seguridad exigen a sus agentes que utilicen sus propios dispositivos, es una buena idea formalizar tu política de «trae tu propio dispositivo» (BYOD) y, probablemente, establecer un plan de reembolso razonable que la acompañe.

Si vas a exigir a los empleados que utilicen sus propios dispositivos para trabajar, esto debería formar parte oficialmente de tu proceso de contratación, incluyendo la documentación y el programa de incorporación. Mantener esa documentación adjunta al expediente del empleado en el sistema de gestión de personal te permitirá demostrar qué ha firmado cada persona y cuándo. También te conviene consultar con el abogado de la empresa para asegurarte de que tienes todo bien cubierto.

Aunque la sentencia de California se centró exclusivamente en el reembolso de los minutos de teléfono móvil, los litigios posteriores en este ámbito se han ampliado a otros gastos tecnológicos, como los planes de datos, la conexión a Internet en el hogar, el software y los servicios para compartir archivos.

Aspectos que hay que tener en cuenta a la hora de formalizar un plan BYOD

¿Qué dispositivos cubrirá la póliza (teléfono móvil, ordenador portátil, tableta, etc.)?
¿Qué tipo de planes de cobertura tienen actualmente sus empleados?
¿Qué riesgos supondría para tu empresa un plan BYOD?
¿Cómo se garantizará la seguridad de los dispositivos personales?
¿Cómo se calculará el reembolso razonable?

Lawrence Borgens, de Delta Protective Services —cliente de Silvertrac en aquel momento—, cumplió con los requisitos normativos de California al incluir los pagos de reembolso de los teléfonos móviles en la «asignación uniforme de manutención», lo que hizo que no estuvieran sujetos a impuestos. Conviene confirmar este tratamiento con tu propio contable, ya que el tratamiento fiscal depende de cómo esté estructurada la asignación.

Lo que lo hizo viable fue la previsibilidad. Dado que el software de gestión de guardias utiliza una cantidad conocida y moderada de datos por turno, pudo prever el consumo que requeriría la aplicación y, por lo tanto, planificar el reembolso mensual. Silvertrac forma ahora parte de Trackforce, y esa funcionalidad se encuentra actualmente en TrackTik.

Dispositivos propios (BYOD) frente a dispositivos proporcionados por la empresa

La decisión suele tomarse basándose únicamente en el coste inicial, que es la única columna en la que el modelo BYOD siempre sale ganando. A continuación se ofrece una comparación más completa, ya que varias de las demás filas suponen un gasto real más adelante:

Consideración	Los agentes utilizan sus propios teléfonos (BYOD)	Tú proporcionas los dispositivos de la empresa
Coste inicial	Casi cero, por eso la mayoría de las empresas empiezan por aquí	Equipo y un plan por agente, que se abona antes de que el contrato genere ingresos.
Coste recurrente	Un reembolso que debes calcular, justificar y mantener al día	Facturación predecible por línea, y la amortización corre a tu cargo
Adopción	Rápido. Los agentes ya conocen el dispositivo y lo mantienen cargado.	Más lento. Se olvida un segundo dispositivo, se deja en el coche o no se carga.
Control	Limitado. No puedes borrar, bloquear ni estandarizar un dispositivo que no sea de tu propiedad.	Completo. Tú configuras la versión del sistema operativo, las aplicaciones y la política de bloqueo.
Datos y privacidad	Es complicado. Los datos de la empresa se almacenan en un dispositivo personal junto con los datos personales.	Una separación clara, que es lo más importante en caso de que un incidente llegue a los tribunales.
Salida de la empresa	La situación incómoda. Un agente se marcha con tus datos en su móvil	El dispositivo se devuelve y el acceso finaliza ese mismo día
Riesgo legal	Las obligaciones de reembolso varían según el estado y cambian con el tiempo	Se evita en gran medida, ya que el agente no tiene que asumir ningún gasto personal

No hay una respuesta única que sea válida para todos los casos. Las empresas más pequeñas y aquellas en rápido crecimiento suelen empezar con el modelo «trae tu propio dispositivo» (BYOD), ya que la alternativa resulta inasequible. Las empresas expuestas a litigios, con una alta rotación de personal o cuyos clientes se interesan por el tratamiento de los datos suelen pasar a utilizar dispositivos de la empresa en algún momento. Muchas acaban adoptando un modelo híbrido: teléfonos personales para las publicaciones rutinarias y dispositivos proporcionados por la empresa para lugares sensibles y vehículos de patrulla móviles.

Lo que realmente debe incluir una política de BYOD

Una cláusula de una sola línea en el manual no constituye una política. Estas son las cláusulas que importan cuando surge algún problema:

¿Qué dispositivos y qué aplicaciones? Nómbralos. El concepto de «uso relacionado con el trabajo» es demasiado vago como para poder aplicarlo o para justificar un reembolso.
El método y el importe del reembolso. Una asignación mensual fija es más fácil de gestionar que un porcentaje de la factura, y más fácil de justificar, ya que es igual para todos los agentes.
Requisitos mínimos del dispositivo. Una versión compatible del sistema operativo y una cámara que funcione, ya que un agente cuyo teléfono no pueda ejecutar la aplicación ni tomar una foto útil no puede desempeñar su trabajo.
Requisitos relativos al bloqueo de pantalla y al código de acceso. Los datos de los clientes almacenados en un teléfono desbloqueado constituyen el mayor riesgo práctico en un entorno BYOD.
¿Qué ocurre con los datos cuando se eliminan? Decide ahora si puedes revocar el acceso a la aplicación de forma remota y confirma que, al retirar el acceso, también se eliminan los datos del cliente almacenados en la caché.
Lo que se puede y lo que no se puede ver. Hay que dejar claro que el seguimiento de la ubicación se aplica únicamente a las horas de turno y a la aplicación. De lo contrario, los agentes dan por hecho lo peor, y esa suposición es lo que frena la aceptación de la aplicación.
¿Quién paga los daños? El tema de un móvil que se rompe durante el turno es algo que conviene dejar claro por escrito de antemano, en lugar de discutirlo en el momento.

Implementar el modelo BYOD sin problemas

Haz que revisen la política antes de ponerla en marcha. Rec urre a asesores laborales en todos los estados en los que operas, no solo en tu estado de origen. Este es el paso que las empresas suelen omitir y el que más cuesta no haber dado.
Mide primero el consumo real de datos en unos cuantos teléfonos. Prueba la aplicación en los dispositivos de tres o cuatro agentes durante un mes. Ahora dispones de una cifra real en la que basar la asignación, en lugar de una estimación.
Prioriza lo que reciben los agentes, no lo que tú necesitas. Un dispositivo menos que llevar y cargar, y un teléfono que ya saben utilizar. Las funciones de seguridad de la aplicación son un argumento más sólido que las relacionadas con el cumplimiento normativo.
Inclúyelo en el proceso de incorporación y renueva los contratos del personal actual. Los nuevos contratados son fáciles. El riesgo recae en los agentes que llevan años utilizando sus teléfonos personales de manera informal sin que conste nada al respecto en sus expedientes.
Revisa la asignación anualmente. Una asignación que se fija una vez y nunca se revisa es la forma en que un reembolso razonable se convierte, sin que nos demos cuenta, en uno irrazonable.

Las ventajas y los inconvenientes

Por supuesto, hay muchos aspectos positivos y negativos que hay que tener en cuenta para elaborar un plan de BYOD formalizado que se adapte a tu empresa. Lo primero que hay que plantearse es si un plan de BYOD es realmente adecuado para tu empresa y sus empleados.

Por el lado positivo, los empleados pueden utilizar sus propios dispositivos, lo que significa que saben cómo manejarlos y probablemente los cuidarán mejor. Además, es un dispositivo menos que tienen que cargar y de llevar al trabajo.

Incluso con un plan de reembolso, el modelo BYOD sigue ofreciendo ventajas económicas reales para las empresas, aunque los riesgos relacionados con la seguridad y los datos deben gestionarse, en lugar de ignorarse. Para tener una visión más amplia, existen buenas prácticas de BYOD en materia de seguridad física y, si decides proporcionar el hardware, merece la pena considerar los smartphones resistentes diseñados para su uso sobre el terreno.

Sea cual sea la opción que elijas, el dispositivo solo es importante por lo que se ejecuta en él. Que los agentes puedan redactar informes de incidentes durante su turno, escanear los puntos de control y contar con protección para trabajadores aislados es, en definitiva, la razón principal por la que se les proporciona una aplicación.

¿Todavía estás valorando el modelo BYOD? Reserva una demostración de TrackTik y te explicaremos qué requisitos debe cumplir un dispositivo para que la aplicación funcione, además de ayudarte a calcular una cifra justificada para el reembolso en tu propia empresa.

Preguntas frecuentes

En muchos sitios sí, pero el hecho de exigirlo es lo que plantea la cuestión del reembolso, y las normas varían según la jurisdicción y cambian con el tiempo. Si vas a exigirlo, déjalo por escrito como parte del proceso de incorporación, en lugar de tratarlo como una expectativa informal, y haz que un abogado especializado en derecho laboral revise la política para cada estado en el que operes. Este artículo es una guía general, no un asesoramiento jurídico.

En California, el caso Cochran contra Schwan’s Home Service (2014) y el artículo 2802 del Código Laboral establecieron que los empresarios deben reembolsar un porcentaje razonable de la factura correspondiente al uso relacionado con el trabajo, independientemente de que el empleado tenga un plan ilimitado. Otras jurisdicciones cuentan con sus propias disposiciones en materia de reembolso de gastos, y el panorama ha seguido evolucionando desde 2014, por lo que conviene confirmar sus obligaciones específicas con su propio asesor jurídico en lugar de basarse en una norma general.

Una asignación mensual fija suele ser más fácil de gestionar y de justificar que calcular un porcentaje de la factura de cada agente, ya que es uniforme para toda la plantilla. Basadla en datos reales: probad la aplicación en los teléfonos de algunos agentes durante un mes, medid el consumo real de datos y partid de ahí. A continuación, revisadla anualmente, ya que una asignación que se establece una vez y se olvida es la forma en que una cifra razonable se convierte en irrazonable.

Cuatro, por orden aproximado de probabilidad. Los datos de los clientes almacenados en un teléfono personal sin bloqueo. Incompatibilidad entre dispositivos, es decir, que el teléfono de un agente no pueda ejecutar la aplicación o tomar una foto útil. La imposibilidad de revocar el acceso o borrar los datos cuando alguien deja la empresa. Y que los agentes den por sentado que puedes ver más de lo que realmente puedes, lo que frena silenciosamente la adopción de la aplicación. El primero y el tercero son los que importan si un incidente llega a acabar en los tribunales.

Esta es la pregunta que la mayoría de las políticas de BYOD no logran responder. Aclara de antemano si puedes revocar el acceso a las aplicaciones de forma remota y si, al retirar dicho acceso, también se borran los datos almacenados en la caché del dispositivo. Haz que sea un paso explícito del proceso de baja, con un responsable designado, junto con la recogida de llaves y uniformes. En un dispositivo proporcionado por la empresa, el problema desaparece en gran medida, lo cual es uno de los argumentos más sólidos a favor de proporcionar hardware en instalaciones sensibles.

Es más barato empezar, pero no siempre es más barato mantenerlo. El modelo BYOD elimina los costes de hardware y de planes de datos, pero añade el reembolso de los gastos, la gestión que supone calcularlo y justificarlo, y el riesgo legal, que varía según el estado. Los dispositivos de la empresa suponen un mayor coste inicial, pero te permiten controlar el sistema operativo, la política de bloqueo y la baja de los empleados. Muchas empresas acaban optando por un modelo híbrido: teléfonos personales para las publicaciones rutinarias y dispositivos de la empresa para lugares de alta sensibilidad y vehículos de patrulla.

Menos de lo que la mayoría de la gente espera, porque lo que ocupa más espacio son las fotos y los vídeos, y no la propia aplicación. Esa previsibilidad es lo que permite calcular la asignación, y es así como las empresas han cumplido históricamente con los requisitos de reembolso sin tener que hacer conjeturas. La forma más honesta de averiguar tu propia cifra es medirla: ejecuta la aplicación Guard en varios dispositivos a lo largo de un mes normal, incluyendo un centro con un elevado número de notificaciones de incidentes. Puedes reservar una demostración de TrackTik y te explicaremos qué puedes esperar según la combinación de tus centros.