Avis à tous les employeurs : interdisez les téléphones cellulaires personnels ou préparez-vous à payer pour leur utilisation professionnelle.

La croissance du marché des téléphones intelligents a été à la fois une bénédiction et une malédiction pour l'industrie de la sécurité.

D'une part, le fait que chaque agent dispose d'un téléphone intelligent équipé d'une application de sécurité mobile offre la possibilité d'une meilleure communication, d'une transparence accrue et de coûts réduits.

Mais obliger un agent à apporter son propre appareil au travail pose également plusieurs problèmes, tant sur le plan logistique que juridique.

La Californie donne le ton

L'État de Californie a ouvert la voie en définissant les obligations des employeurs lorsqu'ils demandent à leurs agents d'apporter leur téléphone personnel au travail.

Bien que ces normes ne s'appliquent pas dans tous les États ou pays, les employeurs devraient connaître celles en vigueur en Californie, car l'expérience montre que la plupart des États américains favorables aux employés suivront cet exemple. Comme l'indique la mise à jour ci-dessous, c'est précisément ce qui s'est produit.

Cochran contre les services d'accueil de Schwan

L'utilisation d'un téléphone cellulaire personnel pour des appels professionnels est assimilable à des heures supplémentaires non autorisées. Pire encore, elle s'applique à tous les employés californiens, qu'ils soient cadres ou non.

Qu'est-ce que ça veut dire pour les entreprises ?

Si un employé en Californie utilise son téléphone cellulaire personnel à des fins professionnelles (c’est-à-dire « en conséquence directe de l’exercice de ses fonctions ou de son obéissance aux directives de l’employeur »), l’employeur californien doit rembourser l’employé, même si l’employeur interdit à l’employé d’utiliser son téléphone cellulaire personnel à des fins professionnelles.

La Cour d'appel de Californie, dans l'affaire Cochran c. Schwan's Home Services, Inc., 228 Cal.App.4th 1137 (2014), a relancé un recours collectif potentiel intenté au nom de 1 500 gestionnaires de service à la clientèle qui n'avaient pas été remboursés des dépenses engagées à la suite de l'utilisation professionnelle de leurs téléphones portables personnels.

La Cour a statué que « lorsque les employés utilisent leur téléphone cellulaire personnel pour des appels liés au travail », la loi californienne (c'est-à-dire l'article 2802 du Code du travail) « oblige l'employeur à les rembourser ».

Cela reste vrai même si l'employé n'engage aucune dépense supplémentaire en raison des appels liés au travail, par exemple si les appels sont inclus dans son forfait illimité ou si la facture de téléphone cellulaire est payée par une autre personne que l'employé.

Autrement, a estimé la Cour, « l'employeur réaliserait un profit indu en répercutant ses frais de fonctionnement sur l'employé ». Dans ce type de cas, l'employeur doit prendre en charge « un pourcentage raisonnable de la facture de téléphone cellulaire de l'employé ».

Mais comment calculer un « pourcentage raisonnable indéfini » ? Malheureusement, la Cour n'a pas répondu à la question, mais a déclaré : « En raison des différences entre les forfaits de téléphonie mobile et les situations professionnelles, le calcul du remboursement doit être laissé à la discrétion du tribunal de première instance et des parties dans chaque cas particulier. »

L'obligation découle des actes réels des agents, et non des dispositions du règlement intérieur. Une politique interdisant l'utilisation du téléphone personnel est peu efficace si les gestionnaires de première ligne envoient des textos aux agents sur leurs numéros personnels à chaque prise de service.

Quelles sont les solutions à la disposition des employeurs ?

Comment un employeur peut-il réduire ou éliminer le risque d'enfreindre la loi sans le savoir ? Examinons les avantages et les inconvénients des options disponibles.

Option 1 : Fournir des téléphones cellulaires appartenant à l'entreprise

Les avantages

• Garantie de conformité à la loi et meilleure protection de la propriété intellectuelle de l'entreprise, mise en péril par les polices d'assurance relatives aux téléphones personnels.
• Si l'employeur est propriétaire du téléphone et applique des politiques appropriées, cela contribuera grandement à faire respecter et à contrôler l'utilisation du téléphone portable.
• Vous saurez ainsi que vos employés disposent des outils nécessaires pour communiquer et faire des rapports lorsqu'ils sont au travail.

Les inconvénients

• Le coût. Bien que les forfaits de données et les prix des téléphones cellulaires aient considérablement baissé au cours de la dernière décennie, l'achat de téléphones professionnels demeure onéreux.
• Il faut aussi tenir compte des dommages que les employés négligents peuvent causer aux appareils eux-mêmes. Il n'est pas rare de constater que les téléphones de l'entreprise sont endommagés, mal utilisés ou volés.
• Trouver un endroit pour ranger l'appareil sur le poste peut aussi être difficile.

Option 2 : Prendre en charge l’intégralité de la facture de téléphone cellulaire personnel de l’employé

Avantages

• La conformité à la loi est garantie et le coût est relativement facile à calculer.

Inconvénients

• Le coût de cette option pourrait s'avérer extrêmement élevé.
• Aucune protection de la propriété intellectuelle de l'entreprise.

Option 3 : Verser un montant fixe aux employés

Cela obligerait les employés à fournir une preuve si la proportion d'appels professionnels par rapport aux appels non professionnels dépasse le seuil fixé.

Avantages

• Moins de soutien administratif et une réponse plus simple à fournir à un employé en cas de dépassement du montant fixé.
• Facilite la planification et l'estimation des coûts.

Inconvénients

• L'employé est encouragé à utiliser son cellulaire personnel à des fins professionnelles.
• Cela ouvre la porte à une divergence entre la définition de l'employeur et celle de l'employé concernant ce qu'est un « pourcentage raisonnable ».

Option 4 : Établir une politique obligeant les employés à justifier leur utilisation professionnelle de leur téléphone cellulaire

Avec cette méthode, il faudrait calculer la proportion moyenne du temps passé en appels professionnels et payer ce pourcentage de la facture totale pour cette période.

Avantages

• La méthode de la moyenne est probablement la plus précise pour calculer le « pourcentage raisonnable » qu'un employeur est censé verser.
• L'employeur ne paie que ce que son employé utilise, donc ce dernier ne fait pas d'argent en utilisant son téléphone.

Inconvénients

• Le temps nécessaire pour calculer le remboursement pour chaque employé.

Option 5 : Exiger que les employés soumettent des notes de frais

Cela transfère la responsabilité de fournir une preuve de l'utilisation du téléphone à des fins professionnelles à l'employé, afin qu'il puisse être indemnisé pour le coût de cette utilisation dans la mesure où le coût réel peut être déterminé.

Avantages

• La méthode la plus précise pour suivre et payer les frais d'utilisation du téléphone cellulaire liés au travail.

Inconvénients

• Les coûts administratifs augmentent, ce qui n'est pas pratique lorsque les employés ont des forfaits illimités.

Qu'est-ce qui a changé depuis la publication de cet article ?

Cet article, rédigé en 2019, prévoyait que d'autres États favorables aux employés suivraient l'exemple de la Californie. C'était le cas, et la position californienne s'est depuis élargie plutôt que restreinte. Le tableau ci-dessous résume les principaux développements, et la remarque finale concernant la nécessité de consulter un avocat s'applique à l'ensemble du texte.

Développement	Ce que cela signifie pour un employeur du secteur de la sécurité
Cochran est toujours debout	L'utilisation professionnelle d'un téléphone personnel demeure remboursable en Californie, forfait illimité ou non.
Thaïlande contre IBM, Cour d'appel, juillet 2023	Les dépenses sont remboursables parce qu'elles sont imputables au travail, même si l'organisation du travail a été imposée par une décision gouvernementale.
D'autres États ont adopté des droits de remboursement	Outre la Californie, on trouve également dans ces États l'Illinois, l'Iowa, le Massachusetts, le Minnesota, le Montana, le New Hampshire, l'État de New York, la Pennsylvanie et le district de Columbia.
Séparation du secteur public	L'arrêt Krug c. CSU (2025) stipule que les employeurs du secteur public californien ne sont pas touchés par l'article 2802.
Référence pratique	Les indemnités téléphoniques versées par les employeurs se situent généralement entre 30 et 50 dollars par mois.
L'application de la loi a des dents	Les réclamations peuvent remonter jusqu'à trois ans, plus les intérêts et les frais d'avocat, et des règlements importants ont suivi.

Deux conséquences pratiques pour une entreprise de sécurité sous contrat . Premièrement, si vous opérez dans plusieurs États, une politique nationale unique en matière de dispositifs est désormais plus facile à défendre qu'un ensemble disparate de politiques. Deuxièmement, une allocation fixée il y a des années et jamais réexaminée constitue le point faible le plus courant, car les critères de référence ont évolué tandis que les documents justificatifs de son adéquation sont généralement restés inchangés.

Que signifie cette application si vos agents utilisent une application de sécurité ?

C'est là que la question de la conformité devient concrète pour une entreprise de sécurité. Si les agents scannent des points de contrôle, rédigent des rapports et reçoivent des missions sur leur téléphone, il s’agit bel et bien d’une utilisation professionnelle de l’appareil. Ce n’est ni occasionnel, ni fortuit, et cela se produit à chaque prise de service.

Ça marche dans les deux sens, et c'est important d'être clair sur les deux points.

• Sur les appareils personnels, l'application rend l'utilisation professionnelle incontestable. Impossible de prétendre que l'utilisation était fortuite lorsqu'un enregistrement de connexion est conservé pour chaque prise de service. Si vous appliquez le modèle BYOD (Apportez votre propre appareil) et que les agents de sécurité utilisent leurs téléphones personnels , prévoyez un budget pour le remboursement plutôt que de supposer que la question ne se pose jamais.
• Sur les appareils professionnels, la question ne se pose plus. L'option 1 ci-dessus est la seule qui élimine complètement ce calcul, et une application de sécurité est souvent ce qui justifie l'achat du téléphone. Les meilleures pratiques BYOD en matière de sécurité physique expliquent comment structurer le système dans les deux cas.
• TrackTik fonctionne sur les deux types d'appareils. L' application de gestion des tournées fonctionne de la même manière sur un téléphone professionnel que sur un téléphone personnel ; le choix de l'appareil peut donc reposer sur des critères de conformité et de propriété intellectuelle, sans être imposé par le logiciel.
• Les registres de service indiquent la portée réelle de l'utilisation. La direction des agents de sécurité détient les données de pointage et de service, qui constituent la base factuelle de tout calcul de pourcentage raisonnable que vous devrez justifier.
• Les indemnités doivent être versées à la paie sur une base régulière. Quelle que soit l'option choisie, elles deviennent un élément de rémunération récurrent, et c'est dans le système de gestion interne que ce type d'élément cesse d'être un ajustement manuel mensuel.
• L'inventaire des appareils fait l'objet d'un contrôle spécifique. Si vous optez pour des téléphones d'entreprise, il est essentiel de savoir quel combiné est utilisé par quel employé, et le suivi des actifs permet de gérer cela, ainsi que les clés et le matériel.

Il est à noter que la même logique en matière de salaires et d'heures de travail engendre plusieurs autres problèmes dans ce secteur. Les pauses-repas et les temps de repos en sont des exemples évidents, et la législation relative aux pauses des agents de sécurité illustre les situations où les entreprises rencontrent le plus souvent des difficultés.

Liste de vérification pratique de conformité

Rien de tout cela ne nécessite un service juridique, mais il faut absolument que quelqu'un en soit responsable. Suivez ces étapes dans l'ordre et effectuez un réexamen annuel.

1. Notez les actions que les agents effectuent réellement sur leur téléphone : application de surveillance, appels au centre de répartition, textos des superviseurs, vérification des horaires, codes d’authentification à plusieurs facteurs. Cette liste révèle vos risques et est généralement plus longue que ce que la direction imagine.
2. Définissez une stratégie d'équipement pour chaque état, puis simplifiez-la. Identifiez les États où vous opérez et qui imposent une obligation de remboursement, puis évaluez s'il est plus économique d'appliquer une seule police d'assurance à tous ces États plutôt que plusieurs.
3. Choisissez l'une des cinq options et justifiez votre choix. La justification est aussi importante que le montant. Un employeur capable de démontrer le calcul d'un chiffre se trouve dans une situation bien différente de celui qui ne le peut pas.
4. Rendez le paiement visible et clairement identifié. Un remboursement dissimulé dans un taux de salaire est difficile à justifier ultérieurement. Présentez-le sur une ligne distincte et clairement étiquetée.
5. Comblez l'écart entre la politique et la pratique. Si le règlement intérieur interdit l'utilisation du téléphone personnel, vérifiez que les superviseurs n'envoient pas régulièrement de textos aux agents sur leurs numéros personnels. C'est la pratique qui compte, et conserver les accusés de réception signés du règlement intérieur avec le registre du personnel facilite grandement la vérification.
6. Planifiez un bilan annuel avec votre avocat. Les normes changent, les réglementations provinciales changent, et une allocation fixée une fois pour toutes est l'erreur la plus fréquente.

Réflexions finales

Comme vous pouvez l'imaginer, l'utilisation du téléphone cellulaire ne représente que la pointe de l'iceberg, car elle peut facilement s'étendre aux ordinateurs portables, aux tablettes, aux frais d'Internet et bien plus encore, autant d'éléments qui pourraient théoriquement faire l'objet d'une compensation salariale selon le raisonnement de Cochran. Les affaires liées au télétravail depuis 2019 l'ont confirmé.

Nous vous recommandons fortement de consulter votre avocat spécialisé en droit du travail et des relations avec les employés, car d'autres aspects de l'affaire pourraient être pris en compte et la situation continue d'évoluer.

Cela dit, en Californie, de nombreux autres points sont à prendre en compte, notamment la prévention des maladies liées à la chaleur, les pauses repas et repos, et les heures supplémentaires, autant d'éléments qui pimentent un peu plus notre quotidien professionnel. Quoi qu'il en soit, les employeurs doivent se préparer au pire. Chaque situation peut être gérée individuellement, mais chacune d'elles pourrait constituer un argument de plus dans le cadre d'un recours collectif.

Cet article fournit des renseignements généraux aux employeurs du secteur de la sécurité et ne constitue pas un conseil juridique. La jurisprudence et les exigences provinciales étant susceptibles d'évoluer, il est conseillé de consulter un avocat spécialisé en droit du travail avant d'établir ou de modifier une politique. Pour découvrir comment la stratégie relative aux appareils, les relevés de personnel et les éléments de paie s'articulent sur le plan opérationnel, vous pouvez explorer la plateforme TrackTik ou demander une démonstration .