Avis à tous les employeurs : interdisez les téléphones cellulaires personnels ou préparez-vous à payer pour leur utilisation professionnelle.

Avis à tous les employeurs : interdisez les téléphones cellulaires personnels ou préparez-vous à payer pour leur utilisation professionnelle.

L'explosion du marché des téléphones intelligents au cours des 3 à 5 dernières années a été à la fois une bénédiction et une malédiction pour l'industrie de la sécurité.

D'une part, le fait que chaque agent dispose d'un téléphone intelligent équipé d'une application de sécurité mobile offre la possibilité d'une meilleure communication, d'une transparence accrue et de coûts réduits.

Mais obliger un agent à apporter son propre appareil au travail pose également plusieurs problèmes, tant sur le plan logistique que juridique.

La Californie donne le ton

L'État de Californie a ouvert la voie en définissant les obligations des employeurs lorsqu'ils demandent à leurs agents d'apporter leur téléphone personnel au travail.

Bien que ces normes ne s'appliquent pas dans tous les États ou pays, les employeurs devraient être conscients des normes actuellement en vigueur en Californie, car l'histoire nous montre que la plupart des États américains qui privilégient les employés suivront cet exemple.

Cochran contre les services d'accueil de Schwan

L'utilisation d'un téléphone cellulaire personnel pour des appels professionnels est assimilable à des heures supplémentaires non autorisées. Pire encore, elle s'applique à tous les employés californiens, qu'ils soient cadres ou non.

Qu'est-ce que ça veut dire pour les entreprises ?

Si un employé en Californie utilise son téléphone cellulaire personnel à des fins professionnelles (c’est-à-dire « en conséquence directe de l’exercice de ses fonctions ou de son obéissance aux directives de l’employeur »), l’employeur californien doit rembourser l’employé, même si l’employeur interdit à l’employé d’utiliser son téléphone cellulaire personnel à des fins professionnelles.

La Cour d'appel de Californie, dans l'affaire Cochran c. Schwan's Home Services, Inc., 228 Cal.App.4th 1137 (2014), a relancé un recours collectif potentiel intenté au nom de 1 500 gestionnaires de service à la clientèle qui n'avaient pas été remboursés des dépenses engagées à la suite de l'utilisation professionnelle de leurs téléphones portables personnels.

La Cour a statué que « lorsque les employés utilisent leur téléphone cellulaire personnel pour des appels liés au travail », la loi californienne (c'est-à-dire l'article 2802 du Code du travail) « oblige l'employeur à les rembourser ».

Cela reste vrai même si l'employé n'encourt aucune dépense supplémentaire en raison des appels liés au travail, par exemple si les appels sont inclus dans le forfait illimité de l'employé ou si la facture de téléphone cellulaire est payée par quelqu'un d'autre que l'employé !

Autrement, la Cour a jugé que « l'employeur bénéficierait d'un avantage indu puisqu'il répercuterait ses frais de fonctionnement sur l'employé ». Dans ce type de cas, l'employeur doit prendre en charge « un pourcentage raisonnable de la facture de téléphone cellulaire de l'employé ».

Mais comment calculer un « pourcentage raisonnable indéfini » ? Malheureusement, la Cour n'a pas répondu à la question, mais a déclaré : « En raison des différences entre les forfaits de téléphonie mobile et les situations professionnelles, le calcul du remboursement doit être laissé à la discrétion du tribunal de première instance et des parties dans chaque cas particulier. »

Quelles sont les solutions à la disposition des employeurs ?

Comment un employeur peut-il réduire ou éliminer le risque d'enfreindre involontairement la loi ? Examinons les avantages et les inconvénients des options disponibles :

Option 1 : Fournir des téléphones cellulaires appartenant à l'entreprise

Les avantages

• Garantie de conformité à la loi et meilleure protection de la propriété intellectuelle de l'entreprise, mise en péril par les politiques relatives aux « téléphones personnels ».
• Si l'employeur est propriétaire du téléphone et applique des politiques appropriées, cela contribuera grandement à faire respecter et à contrôler l'utilisation du téléphone portable.
• Vous saurez ainsi que vos employés disposent des outils nécessaires pour communiquer et faire des rapports lorsqu'ils sont au travail.

Les inconvénients

• Le coût. Bien que les forfaits de données et les prix des téléphones cellulaires aient considérablement baissé au cours de la dernière décennie, l'achat de téléphones professionnels demeure onéreux.
• Il faut aussi tenir compte des dommages que les employés négligents causent aux appareils eux-mêmes. Il n'est pas rare de constater que les téléphones de l'entreprise sont endommagés, mal utilisés ou volés.
• Trouver un endroit pour ranger l'appareil sur le poste peut aussi être difficile.

Option 2 : Prendre en charge la facture complète de téléphone cellulaire personnelle des employés.

Avantages

• La conformité à la loi est garantie et le coût est relativement facile à calculer.

Inconvénients

• Le coût de cette option pourrait s'avérer extrêmement élevé.
• Absence de protection de la propriété intellectuelle de l'entreprise.

Option 3 : Verser un montant fixe aux employés

Cela obligerait les employés à fournir toute preuve démontrant que la proportion d'appels professionnels par rapport aux appels non professionnels dépasse ce seuil fixe.

Avantages

• Moins de soutien administratif et de réactivité envers l'employé si le montant fixe est dépassé.
• Facilite la planification et l'estimation des coûts.

Inconvénients

• Les employés sont encouragés à utiliser leur cellulaire personnel à des fins professionnelles.
• Cela ouvre la porte à une divergence entre la définition de l’employeur et celle des employés concernant ce qu’est un « pourcentage raisonnable ».

Option 4 : Établir une politique obligeant les employés à justifier leur utilisation professionnelle de leur téléphone portable.

Avec cette méthode, il faudrait calculer la proportion moyenne du temps passé en appels professionnels et payer ce pourcentage de la facture totale pour cette période.

Avantages

• La méthode de la moyenne est probablement la plus précise pour calculer le « pourcentage raisonnable » qu'un employeur est censé verser.
• L'employeur ne paie que ce que l'employé utilise réellement. Autrement dit, l'employé ne fait pas d'argent en utilisant son téléphone.

Inconvénients

• Le temps nécessaire pour calculer le remboursement à chaque employé.

Option 5 : Exiger que les employés soumettent des notes de frais pour justifier leur utilisation du téléphone.

Transfère la responsabilité de fournir une preuve de l'utilisation du téléphone à des fins professionnelles afin que les employés puissent être indemnisés pour le coût de cette utilisation, dans la mesure où le coût réel peut être déterminé.

Avantages

• Il s'agit évidemment du moyen le plus précis de suivre et de payer les frais d'utilisation du téléphone cellulaire liés au travail.

Inconvénients

• Les coûts administratifs augmentent et ne sont pas pratiques lorsque les employés utilisent des forfaits illimités.

Réflexions finales

Comme vous pouvez l'imaginer, l'utilisation du téléphone cellulaire n'est que la pointe de l'iceberg, car cela peut facilement s'étendre aux ordinateurs portables, aux tablettes, aux frais d'Internet, etc., autant d'éléments qui peuvent également donner lieu à une indemnisation. Théoriquement, tout cela pourrait être indemnisé dans le cadre de l'arrêt Cochran.

Nous vous recommandons fortement de consulter votre avocat spécialisé en droit du travail et des relations avec les employés, car d'autres aspects de l'affaire pourraient être à prendre en compte.

Cela dit, en Californie, nous devons faire face à de nombreux autres problèmes, comme la sensibilisation aux maladies liées à la chaleur, les pauses repas et repos, les heures supplémentaires, et d'autres encore qui viendront pimenter un peu plus notre quotidien professionnel ! Quoi qu'il en soit, les employeurs doivent se préparer au pire. Ces questions peuvent être traitées au cas par cas, mais cela pourrait constituer un nouvel argument dans le cadre d'un recours collectif.

Vous voulez en savoir plus sur Steve et son travail chez Arthur McBeth & Associates ? Visitez ArthurMcBeth.com ou appelez le (805) 823-535.