Cómo gestionar eficazmente a los usuarios en el ámbito de la tecnología de seguridad

Cómo gestionar eficazmente a los usuarios en el ámbito de la tecnología de seguridad

Las empresas de seguridad por contrato que tienen éxito son conscientes de la importancia de invertir en tecnología. El uso eficaz de la tecnología agiliza las operaciones diarias, minimiza los errores humanos y libera tiempo y recursos para conseguir más contratos de seguridad.

Sin embargo, es necesario gestionar bien la tecnología para poder aprovechar todas sus ventajas. Esto es especialmente cierto en lo que respecta a la gestión de usuarios en tu tecnología de seguridad. Contar con la configuración adecuada de los usuarios en cualquier software, especialmente en el software de gestión de vigilantes, puede marcar la diferencia en tu funcionamiento.

Hay tres pasos para gestionar eficazmente a los usuarios en un programa de generación de informes de seguridad:

1. Creación de nuevos usuarios/nombres de usuario
2. Asignación de roles de usuario
3. Desactivación de usuarios

1. Creación de nuevos usuarios/nombres de usuario

Crear un nuevo usuario en Silvertrac es un proceso bastante sencillo. Necesitarás la información que aparece en la imagen siguiente para cualquier nuevo usuario (el correo electrónico es opcional).

El último campo —«Rol de usuario»— se tratará en la siguiente sección.

Contar con un sistema de nombres de usuario es fundamental para mantener el orden en el sistema. Si alguna vez necesitas modificar los permisos de un usuario, desactivarlo o consultar su historial, disponer de un sistema de nomenclatura coherente te permitirá encontrar la información de forma rápida y sencilla.

Consejo: Muchas empresas utilizan una combinación de las iniciales del nombre y los apellidos junto con los cuatro últimos dígitos del número de la Seguridad Social, la fecha de nacimiento o el número de identificación de nómina.

A continuación te ofrecemos algunos consejos adicionales a la hora de crear tu nombre de usuario:

• Escribe todo en minúsculas
• No utilices símbolos
• No utilices información confidencial
• Asegúrate de saber cómo cambiar los nombres de usuario una vez creados; algunos sistemas no te permiten cambiarlos.

NOTA: Silvertrac exige que los nombres de usuario sean únicos en toda la base de datos de Silvertrac, no solo dentro de tu propio portal de Silvertrac.

2. Asignación de roles de usuario

Conceder a los usuarios permisos y accesos inadecuados genera desorden en tus sistemas tecnológicos y podría ponerte en situaciones complicadas. Es importante que todas las personas con las que interactúa tu empresa —desde el personal de seguridad de base hasta los clientes— solo puedan editar y/o acceder a las áreas que les sean pertinentes.

Esto resulta mucho más difícil de llevar a cabo con los informes en papel. Lo único que tendría que hacer un agente poco honesto sería averiguar dónde se guardan los informes y así podría modificar u ocultar cualquier información que pudiera hacerle quedar mal.

Con Silvertrac, puedes asignar un rol a cada usuario. A la hora de definir los roles y permisos de los usuarios, es importante determinar exactamente qué necesitará cada uno. Algunos usuarios necesitarán acceso completo de edición a todas las secciones del software, mientras que otros solo necesitarán fichar la entrada y la salida, y notificar incidencias.

Los distintos roles implican diferentes niveles de acceso para cada persona que disponga de un nombre de usuario en el portal. Esto permite definir claramente las responsabilidades y facilita que cada usuario obtenga rápidamente la información que necesita. Silvertrac cuenta con roles configurados para cada tipo de empleado y cliente, entre los que se incluyen:

• Agente
• Operador
• Supervisor
• Admin
• Cliente – Sociedad gestora
• Cliente: gestor de una sola propiedad

3. Desactivación de usuarios

Cuando un empleado abandona tu empresa de seguridad, lo primero que se te puede ocurrir es asegurarte de que no tenga acceso a ninguna información confidencial de la empresa. En muchos casos, se quiere poder eliminar al usuario de forma definitiva del sistema.

Pero resulta que desactivar a los usuarios es mejor, y más legal, que eliminarlos por completo. Debido a los plazos de prescripción establecidos por la legislación estatal, los datos recopilados por un usuario a través del software de generación de informes deben permanecer asociados a dicho usuario como parte del registro permanente de una empresa.

Por suerte, desactivar a un usuario en Silvertrac es muy sencillo y equivale a eliminarlo definitivamente.

Solo tienes que seleccionar «editar usuario», buscar al usuario que quieras desactivar, seleccionarlo y desmarcar la casilla «Usuario activo». Si por cualquier motivo necesitas reactivar a un usuario, podrás encontrarlo en la «pestaña Usuarios» y reactivarlo con solo unos clics.