Comment gérer efficacement les utilisateurs dans le domaine des technologies de sécurité

Comment gérer efficacement les utilisateurs dans le domaine des technologies de sécurité

Les entreprises de sécurité privée qui réussissent savent à quel point il est important d'investir dans la technologie. Une utilisation efficace de celle-ci simplifie les opérations quotidiennes, minimise les erreurs humaines et libère du temps et des ressources pour remporter davantage de contrats de sécurité.

Mais pour profiter pleinement de cette technologie, une gestion efficace est indispensable. C'est particulièrement vrai pour la gestion des utilisateurs de votre système de sécurité. Des paramètres adaptés aux utilisateurs, en particulier pour les logiciels de gestion de la sécurité, peuvent faire toute la différence dans vos opérations.

La gestion efficace des utilisateurs dans un logiciel de rapport de sécurité comporte 3 étapes :

1. Création de nouveaux utilisateurs/noms d'utilisateur
2. Attribution des rôles des utilisateurs
3. Désactivation des utilisateurs

1. Création de nouveaux utilisateurs/noms d'utilisateur

Créer un nouvel utilisateur dans Silvertrac est très simple. Vous aurez besoin des informations indiquées dans l'image ci-dessous (l'adresse courriel est facultative).

La dernière case – « Rôle de l’utilisateur » – sera abordée dans la section suivante.

L'utilisation d'un système de noms d'utilisateur est essentielle pour une bonne organisation. En cas de modification des autorisations, de désactivation d'un compte ou de consultation de son historique, un système de nommage cohérent facilitera et accélérera vos recherches.

Conseil : De nombreuses entreprises utilisent une combinaison des initiales du prénom et du nom de famille avec les quatre derniers chiffres d'un numéro d'assurance sociale, d'une date de naissance ou d'un numéro d'identification de paie.

Voici quelques conseils supplémentaires pour la création de votre nom d'utilisateur :

• Utilisez seulement des lettres minuscules
• N'utilisez pas de symboles
• N'utilisez pas de renseignements personnels
• Assurez-vous de savoir comment modifier les noms d'utilisateur après leur création ; certains systèmes ne permettent pas cette modification.

REMARQUE : Silvertrac exige que les noms d'utilisateur soient uniques dans l'ensemble de la base de données Silvertrac, et pas seulement au sein de votre propre portail Silvertrac.

2. Attribution des rôles utilisateurs

Attribuer des autorisations et des accès inappropriés aux utilisateurs encombre votre infrastructure informatique et peut vous exposer à des situations délicates. Il est essentiel que chaque personne avec qui votre entreprise interagit, des agents de sécurité débutants aux clients, ne puisse modifier et/ou accéder qu'aux zones qui la concernent.

C'est beaucoup plus difficile avec des rapports écrits au stylo. Un agent malhonnête n'aurait qu'à découvrir où sont conservés les rapports pour modifier ou dissimuler toute information susceptible de le discréditer.

Avec Silvertrac, vous pouvez assigner un rôle à chaque utilisateur. Lors de la définition des rôles et des permissions, il est essentiel de déterminer précisément les besoins de chaque utilisateur. Certains auront besoin d'un accès complet en modification à toutes les parties du logiciel, tandis que d'autres devront seulement pointer à l'arrivée et au départ, et signaler les problèmes.

Différents rôles impliquent des niveaux d'accès différents pour chaque utilisateur ayant un compte sur le portail. Cela permet de clarifier les responsabilités et de faciliter l'accès rapide à l'information pour chaque utilisateur. Silvertrac offre des rôles adaptés à chaque type d'employé et de client, notamment :

• Agent
• Répartiteur
• Superviseur
• Administrateur
• Société de gestion de la clientèle
• Client – ​​Gestionnaire immobilier unique

3. Désactivation des utilisateurs

Lorsqu'un employé quitte votre entreprise de sécurité, votre premier réflexe est sans doute de vérifier qu'il n'a plus accès à aucune information confidentielle. Bien souvent, on souhaite pouvoir supprimer définitivement l'utilisateur du système.

Il s'avère toutefois que la désactivation des comptes utilisateurs est préférable, et plus légale, que leur suppression définitive. En raison des délais de prescription imposés par la loi, les données recueillies par un utilisateur via un logiciel de rapport doivent demeurer associées à cet utilisateur et faire partie intégrante des archives permanentes de l'entreprise.

Heureusement, désactiver un utilisateur dans Silvertrac est simple et tout aussi efficace que de le supprimer définitivement.

Il suffit de sélectionner « Modifier l'utilisateur », de rechercher l'utilisateur à désactiver, de le sélectionner et de décocher la case « Utilisateur actif ». Si vous devez réactiver un utilisateur plus tard, vous le trouverez dans l'onglet « Utilisateur » et pourrez le réactiver en quelques clics.