Comment gérer efficacement les utilisateurs dans le domaine des technologies de sécurité

Comment gérer efficacement les utilisateurs dans le domaine des technologies de sécurité

Les entreprises de sécurité sous contrat qui réussissent savent à quel point il est important d'investir dans la technologie. Une utilisation efficace de la technologie permet de rationaliser les opérations quotidiennes, de réduire au minimum les erreurs humaines et de libérer du temps et des ressources afin de remporter davantage de contrats de sécurité.

Mais pour tirer pleinement parti de cette technologie, il faut savoir bien la gérer. Cela vaut tout particulièrement pour la gestion des utilisateurs au sein de votre système de sécurité. Disposer des bons paramètres utilisateur dans n'importe quel logiciel, en particulier dans un logiciel de gestion des agents de sécurité, peut faire toute la différence dans le bon fonctionnement de votre activité.

La gestion efficace des utilisateurs dans un logiciel de rapports de sécurité se déroule en trois étapes :

1. Création de nouveaux utilisateurs/noms d'utilisateur
2. Attribution des rôles aux utilisateurs
3. Désactivation des utilisateurs

1. Création de nouveaux utilisateurs/noms d'utilisateur

La création d'un nouvel utilisateur dans Silvertrac est une procédure assez simple. Pour chaque nouvel utilisateur, vous aurez besoin des informations indiquées dans l'image ci-dessous (l'adresse e-mail est facultative).

La dernière case – « Rôle de l'utilisateur » – sera abordée dans la section suivante.

Il est essentiel de disposer d’un système de noms d’utilisateur pour garantir une bonne organisation de l’ensemble des utilisateurs du système. Si vous devez modifier les droits d’un utilisateur, désactiver un compte ou consulter l’historique d’un utilisateur, un système de nommage cohérent vous permettra de retrouver ces informations rapidement et facilement.

Astuce : de nombreuses entreprises utilisent une combinaison des initiales du prénom et du nom, associées aux quatre derniers chiffres du numéro de sécurité sociale, à la date de naissance ou au numéro d'identification de paie.

Voici quelques conseils supplémentaires pour choisir votre nom d'utilisateur :

• Utilisez uniquement des lettres minuscules
• N'utilisez pas de symboles
• N'utilisez pas d'informations sensibles
• Assurez-vous de savoir comment modifier un nom d'utilisateur une fois qu'il a été créé : certains systèmes ne permettent pas de le modifier.

REMARQUE : Silvertrac exige que les noms d'utilisateur soient uniques dans l'ensemble de la base de données Silvertrac, et pas seulement au sein de votre propre portail Silvertrac.

2. Attribution des rôles aux utilisateurs

Accorder aux utilisateurs des autorisations et des droits d'accès inappropriés entraîne une certaine confusion au sein de votre infrastructure technologique et peut vous exposer à des situations délicates. Il est essentiel que chaque personne avec laquelle votre entreprise interagit – des agents de sécurité débutants aux clients – ne puisse modifier et/ou accéder qu'aux zones qui la concernent.

C'est beaucoup plus difficile à faire avec les rapports rédigés à la main. Il suffirait à un agent malhonnête de découvrir où sont conservés les rapports pour modifier ou dissimuler toute information susceptible de le discréditer.

Avec Silvertrac, vous avez la possibilité d'attribuer un rôle à chaque utilisateur. Lorsque vous définissez les rôles et les autorisations des utilisateurs, il est important de déterminer précisément les besoins de chacun. Certains utilisateurs auront besoin d'un accès complet en modification à toutes les fonctionnalités du logiciel, tandis que d'autres n'auront qu'à pointer à l'arrivée et au départ, et à signaler des problèmes.

Les différents rôles correspondent à des niveaux d'accès distincts pour chaque personne disposant d'un identifiant sur le portail. Cela permet de clarifier les responsabilités et facilite l'accès rapide de chaque utilisateur aux informations dont il a besoin. Silvertrac a défini des rôles adaptés à chaque type d'employé et de client, notamment :

• Agent
• Répartiteur
• Responsable
• Admin
• Client – Société de gestion
• Client – Gestionnaire d'un seul bien immobilier

3. Désactivation des utilisateurs

Lorsqu'un employé quitte votre entreprise de sécurité, votre première préoccupation est sans doute de vous assurer qu'il n'ait plus accès aux informations sensibles de l'entreprise. Dans de nombreux cas, on souhaite pouvoir supprimer définitivement le compte de cet utilisateur du système.

Mais il s'avère que la désactivation des utilisateurs est préférable, et plus conforme à la loi, que leur suppression définitive. En raison des délais de prescription imposés par l'État, les données collectées par un utilisateur via un logiciel de signalement doivent rester associées à cet utilisateur dans le cadre des archives permanentes de l'entreprise.

Heureusement, la désactivation d'un utilisateur dans Silvertrac est simple et équivaut à sa suppression définitive.

Il vous suffit de sélectionner « Modifier un utilisateur », de rechercher l'utilisateur que vous souhaitez désactiver, de le sélectionner, puis de décocher la case « Utilisateur actif ». Si, pour une raison quelconque, vous deviez un jour réactiver un utilisateur, vous pourrez toujours le retrouver dans l'onglet « Utilisateurs » et le réactiver en quelques clics seulement.