Warum eine Berichtssoftware für Sicherheitsdienste Ihren Gewinn steigert

Trackforce

26. Juni 2019 · 10 Minuten Lesezeit

Software zur Berichterstellung für Sicherheitspersonal, die zur Steigerung des Unternehmensgewinns beiträgt

Sicherheitsunternehmen wissen, dass ein effizientes Management der Sicherheitsabläufe und des Sicherheitspersonals entscheidend ist, um immer einen Schritt voraus zu sein. Hier sind einige Gründe, warum eine umfassende Software für die Berichterstellung im Sicherheitsbereich Ihre Gewinne steigern und dazu beitragen kann, Ihr Unternehmen zum Erfolg zu führen.

Die wichtigsten Erkenntnisse

Die Berichterstellung ist eine Funktion der Rechnungsstellung und nicht nur eine Maßnahme zur Einhaltung von Vorschriften.
Stunden, die nicht ordnungsgemäß erfasst werden, sind Stunden, die stillschweigend nie auf einer Rechnung erscheinen – und genau dort liegt der größte Teil der entgangenen Marge.
Vorlagen eliminieren die Variable, nämlich den Menschen.
Menschliches Versagen ist in großem Maßstab unvermeidbar. Eine strukturierte Vorlage sorgt dafür, dass ein neuer Beamter im Nachtschichtdienst denselben Bericht erstellt wie ein Beamter mit zehnjähriger Berufserfahrung.
Ein Streitfall, den Sie mit Belegen begründen können, kostet nichts.
Ohne zeitgestempelte Aufzeichnungen endet ein Streitfall bezüglich der Rechnungsstellung in der Regel mit einer Gutschrift, denn Goodwill ist die einzige Währung, die Ihnen noch bleibt.
Berichtsdaten sind die kostengünstigste Quelle für neue Einnahmen, über die Sie verfügen.
Die standortübergreifenden Vorfallmuster sprechen eher für eine Erweiterung des Umfangs der kundeneigenen Zahlen als für Ihre eigene Einschätzung.
Die Einsparungen summieren sich in Form von Zeitersparnis für die Vorgesetzten.
Das Sammeln, Auswerten und Abtippen von Berichten ist ein Aufwand, der in jeder Schicht an jedem Standort anfällt – und genau das ist es, was durch Standardisierung als Erstes wegfällt.

Vereinheitlichen Sie Ihre Berichterstattung und Ihre Prozesse

Von der Erfassung täglicher Berichte bis hin zu Berichten, die zur Verbesserung und Weiterentwicklung des Betriebs dienen – eine ordnungsgemäße Berichterstattung ist das Fundament jedes Sicherheitsunternehmens. Auf diese Weise begründen Unternehmen ihre Wachaktivitäten und Ausgaben und halten Vorschriften ein, um die Einhaltung staatlicher und vertraglicher Auflagen zu gewährleisten.

Sich darauf zu verlassen, dass Sicherheitskräfte und Vorgesetzte ein genaues Berichtssystem manuell führen, ist ein unnötiges Risiko. Menschliche Fehler sind unvermeidbar, ganz gleich, wie sorgfältig eine Sicherheitskraft oder ein Vorgesetzter auch sein mag. Die Festlegung der erforderlichen Berichtsinhalte ist ganz einfach: Man muss lediglich eine wiederverwendbare Vorlage erstellen, die Zeit, Geld und Papierkram spart.

Die Verwendung digitaler Vorlagen beugt Fehlern vor und sorgt für eine standardisierte Berichterstellung. Da die Sicherheitskräfte bei jedem Schritt durch klare Anweisungen dazu, was in den einzelnen Berichten enthalten sein muss, angeleitet werden, ermöglichen digitale Vorlagen jedem Sicherheitsmitarbeiter, einen Bericht problemlos auszufüllen. In TrackTik erfolgt diese Anleitung über die mobile App für Sicherheitskräfte direkt während des Einsatzes, sodass der Mitarbeiter seinen Posten nie verlassen muss, um einen Bericht zu erstellen, und ReportPro AI wandelt grobe Notizen aus dem Einsatz in ein für den Kunden lesbares Dokument um, ohne dass das Original verloren geht.

Was gehört in eine standardisierte Berichtsvorlage?

Standardisierung bedeutet nicht, das Formular zu verlängern. Es bedeutet vielmehr, dass die Pflichtfelder diejenigen sind, die später noch relevant sind:

Die Zeit wird in dem Moment erfasst und nicht nachträglich eingegeben. Eine vom Beamten eingegebene Zeitangabe ist eine Einschätzung. Ein Zeitstempel ist eine Aufzeichnung.
Standortangabe in der Aufzeichnung. GPS-Daten oder ein gescannter Kontrollpunkt verknüpfen die Beobachtung mit einem Ort, wodurch die Erfassung nachweisbar wird.
Eine Pflichtkategorie. Freitext allein kann nicht gezählt werden. Anhand einer Kategorie können Sie später Auswertungen zur Häufigkeit erstellen.
Gegebenenfalls Medien anhängen. Das Foto oder Video sollte im Bericht selbst enthalten sein und nicht in der Galerie eines Handys.
Eine ergriffene Maßnahme und ein Ergebnis. Ein Vorfall ohne Lösung ist eher ein Negativvermerk als ein positiver Vermerk.
Ein Eskalationshinweis. So werden die Berichte, die eine menschliche Entscheidung erfordern, sofort angezeigt und nicht erst am Monatsende.

Bieten Sie Ihren Kunden hochwertige Sicherheitsdienstleistungen an

Dank der digitalen Berichterstellung können Sie außerdem Daten und Statistiken nutzen, die auf den Angaben der Sicherheitskräfte in den einzelnen Berichten basieren, und diese in einem Dashboard einsehen. Sie können:

Erhalten Sie Einblicke in die Effektivität von Wachrundgängen
Tägliche Aktivitäten des Wachpersonals überprüfen
Behalten Sie häufig gemeldete Vorfälle im Blick und überprüfen Sie die Maßnahmen zur Risikoprävention
Risiken für neue oder ähnliche Standorte anhand bereits gemeldeter Informationen abschätzen
Verstehen Sie die Bedürfnisse Ihrer Kunden besser und schlagen Sie Sicherheitsverbesserungen vor, um die Vertragsbedingungen zu stärken

An diesem letzten Punkt hört das Berichtswesen auf, ein Betriebskostenfaktor zu sein, und wird zu einem geschäftlichen Vorteil. Business Intelligence fasst dieselben Berichte zu Trends zusammen, auf deren Grundlage ein Kunde Maßnahmen ergreift, und ein Kunde, der sich selbst einen Überblick verschaffen kann, verlangt nicht mehr den Nachweis, dass die Dienstleistung erbracht wurde. Auf diese Weise werden auch Entscheidungen im Sicherheitsmanagement auf der Grundlage von Fakten getroffen und nicht danach, wer sich zuletzt beschwert hat.

Wo Berichtsqualität zu Gewinnspanne wird

„Bessere Berichterstattung steigert den Gewinn“ – dieser Aussage kann man leicht zustimmen und sie lässt sich ebenso leicht ignorieren, da der Zusammenhang selten konkret dargelegt wird. Es lohnt sich, genau zu beschreiben, wohin das Geld tatsächlich fließt, denn der größte Teil davon landet nicht dort, wo die Unternehmen es erwarten:

Wo das Geld tatsächlich fließt	Zur manuellen oder papierbasierten Berichterstattung	Mit standardisierter digitaler Berichterstattung
Abrechnungsstunden	Die Arbeitszeiten wurden aus dem Gedächtnis oder anhand eines Arbeitszeitnachweises rekonstruiert, sodass ein Teil der geleisteten Arbeitszeit nie auf einer Rechnung erscheint	Die erfasste Zeit wird direkt in die Rechnung übernommen, sodass die geleisteten Arbeitsstunden und die in Rechnung gestellten Stunden übereinstimmen
Umstrittene Rechnungen	Bei einem Streit steht Ihr Wort gegen das des Kunden, und in der Regel wird die Angelegenheit mit einer Gutschrift geregelt.	Touren und Berichte mit Zeitstempel lösen das Problem innerhalb weniger Minuten – und zwar anhand von Belegen statt nur auf der Grundlage von gutem Willen.
Sprechzeiten der Vorgesetzten	In jeder Schicht und an jedem Standort Berichte sammeln, auswerten und neu abtippen	Die Berichte gehen vollständig und strukturiert ein, sodass die Zeit für die Überwachung eher den Standorten als der Verwaltungsarbeit gewidmet werden kann.
Überstunden	Wird erst am Monatsende festgestellt, wenn die Arbeit bereits erledigt ist und oft nicht mehr in Rechnung gestellt werden kann	Ist bereits während der Woche erkennbar, sodass man es verhindern kann, anstatt es hinzunehmen
Kundenbindung	Der Kunde überprüft Sie, weil er keine Möglichkeit hat, dies selbst zu überprüfen.	Der Kunde überprüft seine eigene Website, stellt die Prüfung Ihrer Website ein, und die Vertragsverlängerung ist kein Verhandlungspunkt mehr.
Neue Einnahmen	Man schlägt Verbesserungen aus dem Bauch heraus vor und wird dann gebeten, diese zu begründen	Die Muster der Vorfälle an den verschiedenen Standorten sprechen dafür, den Umfang der kundeneigenen Daten zu erweitern

Nur zwei dieser Zeilen betreffen Kosteneinsparungen. Bei den anderen vier handelt es sich entweder um Einnahmen, die Sie bereits erzielt, aber nicht eingezogen haben, oder um Einnahmen, deren Einforderung Sie nicht rechtfertigen konnten. Aus diesem Grund macht sich die Berichterstattung in der Regel schneller bezahlt als die meisten Effizienzprojekte, und deshalb sind die versteckten Kosten für nicht abrechenbare Überstunden meist die erste Kennzahl, deren Erfassung sich lohnt.

Verwalten Sie Ihr Betriebsbudget

Die Optimierung Ihrer Dienstleistungen ist entscheidend. Mit der TrackTik- Meldung von Sicherheitsvorfällen steigern Sie die Genauigkeit und Effizienz Ihrer Berichterstattung, indem Sie manuelle Meldeprozesse vermeiden und so Personalkosten sowie mögliche Überstunden einsparen.

Der Schutz des Budgets geht jedoch über den Personalbereich hinaus. Wenn die geprüften Arbeitsstunden ohne erneute Eingabe in Verträge und Rechnungen übernommen werden, stimmen die tatsächlich geleisteten und die in Rechnung gestellten Stunden überein. Durch die Verknüpfung desselben Datensatzes mit dem Backoffice greifen die Lohnabrechnung und die Rechnungsstellung auf eine einzige Quelle zurück, anstatt auf zwei, die miteinander abgeglichen werden müssen. Wenn Sie sich eingehender mit diesem Thema befassen möchten, lohnt es sich, nachzulesen, wie sich die Margen bei der Vertragssicherheit maximieren lassen.

So standardisieren Sie die Berichterstattung in 30 Tagen

Tag 1 bis 7: Erfassen Sie, was Sie tatsächlich nutzen. Sammeln Sie alle Berichtsformate, die an Ihren Standorten im Umlauf sind. Die meisten Unternehmen stellen fest, dass es mehr Varianten gibt, als sie erwartet hatten, von denen einige nicht dokumentiert sind.
Tag 1 bis 7: Wählen Sie die erforderlichen Felder aus. Zeit, Ort, Kategorie, ergriffene Maßnahme, Ergebnis. Vermeiden Sie es, Felder hinzuzufügen, die ein Vorgesetzter oder Kunde nicht tatsächlich nutzen wird, da jedes optionale Feld das Formular verlängert und die Ausfüllrate senkt.
Tag 8 bis 14: Erstellen Sie eine Vorlage und testen Sie diese an einem einzelnen Standort. Lassen Sie einen Mitarbeiter das Formular während der Schicht ausfüllen, anstatt dass ein Vorgesetzter es am Schreibtisch ausfüllt. Der erste Versuch zeigt Ihnen, was unklar ist.
Tag 15 bis 21: Zeigen Sie dem Kunden das Ergebnis. Seine Reaktion ist der eigentliche Test dafür, ob die Vorlage etwas erfasst, das ihm wichtig ist. Fragen Sie gezielt, was er jetzt erhält, was er zuvor nicht hatte.
Tag 22 bis 30: Führen Sie die Einführung nach Standortgruppen durch und legen Sie den Rhythmus der Überprüfungen fest. Beauftragen Sie die Verantwortlichen des Pilotstandorts damit, die nächste Gruppe zu informieren, und legen Sie bereits jetzt fest, was monatlich berichtet werden soll, damit dies im ersten arbeitsreichen Monat nicht außer Acht gelassen wird.

Vereinbaren Sie noch heute einen Termin für eine Demo, um mit einem unserer Mitarbeiter zu sprechen, der Ihre Fragen beantwortet und Ihnen anhand Ihrer eigenen Websites eine Führung durch die Lösung gibt.

Häufig gestellte Fragen

Vor allem durch die Einziehung bereits erzielter Einnahmen. Wenn die verifizierten Arbeitsstunden in die Rechnung einfließen, werden geleistete Arbeitszeiten nicht mehr aus der Abrechnung ausgelassen, und dank der mit Zeitstempeln versehenen Aufzeichnungen wird eine strittige Rechnung anhand von Belegen statt durch eine Gutschrift geklärt. Die Kosteneinsparungen bei der Arbeitszeit der Vorgesetzten sind real, aber zweitrangig. Der größte Teil des messbaren Nutzens liegt in der Verknüpfung der Berichterstattung mit Verträgen und der Rechnungsstellung.

Ein täglicher Aktivitätsbericht (DAR) umfasst die gesamte Schicht: absolvierte Rundgänge, gescannte Kontrollpunkte, erfasste Personen und Fahrzeuge sowie alle routinemäßigen Vorgänge. Ein Vorfallsbericht behandelt ein einzelnes Ereignis ausführlich, einschließlich Belegen, ergriffener Maßnahmen und des Ergebnisses. Kunden lesen den DAR, um zu verstehen, wofür sie bezahlt haben, und den Vorfallsbericht, wenn etwas schiefgelaufen ist. Beide sind Teil der Berichterstattung über Sicherheitsvorfälle und werden nicht in separaten Systemen geführt.

Erstellen Sie den korrekten Bericht schneller als einen unvollständigen. Vorgegebene Felder mit Pflichtkategorien und Fotoaufnahme sind in der Regel schneller als das Verfassen eines Berichts von Grund auf, und die Beamten merken das bereits innerhalb einer Schicht. Reichen Sie den Bericht während der Dienstschicht über die Wach-App ein, damit niemand seinen Posten verlassen muss, und halten Sie das Formular so kurz, dass es auch wirklich ausgefüllt wird. Widerstände sind fast immer ein Zeichen dafür, dass das digitale Formular als längere Version des Papierformulars erstellt wurde.

Ja, und das zahlt sich in der Regel am schnellsten aus. Bei den meisten Streitfällen geht es nicht um Unehrlichkeit, sondern darum, dass zwei Parteien unterschiedliche Aufzeichnungen haben. Wenn abgeschlossene Einsätze und protokollierte Vorfälle mit einem Zeit- und Positionsstempel versehen sind, lässt sich die Frage innerhalb von Minuten klären, anstatt dass es zu Verhandlungen kommt. Unternehmen, die sowohl Ausnahmen als auch abgeschlossene Einsätze weitergeben, haben in der Regel insgesamt weniger Streitfälle, da der Kunde dem Rest der Aufzeichnungen vertraut.

Nur wenn das Original verloren gegangen ist. Das Risiko bei jeder KI-Unterstützung besteht darin, dass der Bericht des Beamten durch eine aufgeräumtere Version ersetzt wird, die niemand mehr zurückverfolgen kann. ReportPro AI speichert den ursprünglichen und den optimierten Inhalt nebeneinander zusammen mit einem Audit-Protokoll auf Feldebene, sodass vor allem die Lesbarkeit und die Übersetzung verbessert werden und nicht die Fakten. Sollte ein Bericht jemals im Rahmen eines Rechtsstreits vorgelegt werden, sind die eigenen Worte des Beamten weiterhin vorhanden.

Wählen Sie zu Beginn drei Kennzahlen aus und messen Sie diese nach 90 Tagen erneut: geleistete Arbeitsstunden im Vergleich zu in Rechnung gestellten Stunden, der Wert der Gutschriften für strittige Rechnungen sowie die von Vorgesetzten für das Sammeln und erneute Erfassen von Berichten aufgewendeten Stunden. Nicht abrechenbare Überstunden sind in der Regel der größte und überraschendste Posten unter diesen dreien. Vermeiden Sie es, das Berichtsvolumen zu messen, da dieses mit zunehmender Akzeptanz steigt und Ihnen keine Aussage über die Marge liefert.

Weniger als das, was die meisten Unternehmen versenden, dafür aber gezielter ausgewählt. Ein Kunde möchte wissen, ob sein Standort abgedeckt war, was passiert ist, wenn dies nicht der Fall war, und ob sich der Trend verbessert. Abgeschlossene Rundgänge, Vorfälle mit ihren jeweiligen Ergebnissen und eine kurze monatliche Zusammenfassung geben Antwort auf alle drei Fragen. Dank konfigurierbarer Business-Intelligence-Funktionen können Sie individuell anpassen, was jeder Kunde sieht, anstatt allen das gleiche Paket zu senden. Sie können eine TrackTik-Demo buchen, um zu sehen, wie eine kundenorientierte Ansicht aussieht.