Digitales Aufgabenmanagement und Ihre Sicherheitskräfte

Digitales Aufgabenmanagement und Ihre Sicherheitskräfte

Ein reibungsloser Einsatzablauf für Sicherheitskräfte ist gar nicht so schwer zu erreichen, wie es zunächst scheinen mag. Auf den ersten Blick können langwierige Aufgabenzuweisungen abschreckend wirken. Und wie viele Sicherheitsexperten wissen (von denen einige in früheren Berufen selbst als Sicherheitskräfte tätig waren), hat sich die Art und Weise, wie Sicherheitskräfte ihre Dienstanweisungen ausführen, im Vergleich zu früher drastisch verändert. Schluss mit Papier und Bleistift.

Wie sieht also ein effektives Aufgabenmanagement aus? Damit das Aufgabenmanagement effektiv ist, benötigen Sicherheitsmanager Einblick in drei Bereiche:

• Einsatzpläne für das Wachpersonal
• Bestellstatus anzeigen
• Berichte anpassen

Die Nachverfolgung und Überwachung eines Sicherheitsteams bedeutet, einen lückenlosen Überblick über alle erstellten Berichte sowie über ausstehende oder unvollständige Kontrollpunkte zu haben. Wir werden untersuchen, was es bedeutet, wirklich ein nahtloses Erlebnis bei der Wachrundgang-Durchführung ohne unnötige technische Schwierigkeiten zu haben.

Erfassung der Schichtdaten der Wachleute

Ihre Sicherheitskräfte sind aktiv im Einsatz – sei es bei der nächtlichen Bewachung einer Anlage oder an der Rezeption eines Gebäudekomplexes. In jedem Fall ist es viel einfacher, ein Protokoll über die im Einsatz befindlichen Sicherheitskräfte und etwaige Schichtwechsel zu führen, wenn es keine Kommunikationsbarrieren gibt.

Dazu gehören auch digitale Scans an Kontrollpunkten.

Vorbei sind die Zeiten, in denen für das Scannen an Kontrollpunkten ein spezielles Lesegerät erforderlich war. Heute kann ein Kontrollpunkt mit einem Smartphone „markiert“ werden. Die Geräte haben eine technologische Entwicklung durchlaufen – und zwar in einem solchen Ausmaß, dass Sicherheitsteams erhebliche Einsparungen erzielen, indem sie eine Reihe kostengünstiger Android-Geräte anschaffen oder den Wachleuten sogar erlauben, ihre eigenen Geräte (BYOD) für die Durchführung ihrer Rundgänge zu nutzen.

Durch die digitale Erfassung von Kontrollpunkten haben Vorgesetzte nun die Möglichkeit, den Verlauf der Wachrunden von einem zentralen Standort aus über eine Browserkarte zu überprüfen. Wenn ein Wachmann einen Kontrollpunkt auslässt, werden die Vorgesetzten durch diesen digitalen Eintrag sofort darüber informiert, um welchen Wachmann es sich handelt und welchen Kontrollpunkt er ausgelassen hat, sodass sie die Ursache ermitteln können, bevor der Kunde davon erfährt.

So organisieren Sie die Dienstanweisungen für Ihr Sicherheitspersonal

Die täglichen Aufgaben eines Sicherheitsmitarbeiters können so einfach sein wie der Rundgang durch ein Gebäude oder so komplex wie die Koordination mehrerer Rundgänge an verschiedenen Standorten. Insgesamt variieren die Aufgaben, die ein Sicherheitsmitarbeiter zu erledigen hat, und hängen stark von den vertraglichen Anforderungen und den Erwartungen Ihres Kunden ab. Um diese Erwartungen zu erfüllen, müssen Sicherheitsmitarbeiter ihre Aufgaben während ihrer Schicht jedoch problemlos – und effizient – ausführen.

Die Digitalisierung der Dienstanweisungen für Wachpersonal zur Gewährleistung von Ordnung ist keine neue Idee. Das Festhalten an älteren Methoden zur Weitergabe von Anweisungen kann kostspielig sein und erhöht das Risiko von Missverständnissen. Wenn die Dienstanweisungen für das Wachpersonal auf deren Mobilgeräten verfügbar sind, ermöglicht dies einen reibungslosen Wachrundgang, bei dem die Wachleute durch ihre täglichen Aufgaben geführt werden.

Das gilt auch für das altbewährte Logbuch.

Hindernisse wie mangelnde Zugänglichkeit, verspätete Einträge, fehlende Informationen oder eine unleserliche Handschrift können dazu führen, dass Logbucheinträge eine ungenaue und unzuverlässige Informationsquelle darstellen. Indem Sie alle Informationen Ihren Wachkräften zur Verfügung stellen, beseitigen Sie das Problem der mangelnden Zugänglichkeit und stellen fast immer sicher, dass Ihr Team auf dem gleichen Stand ist.

Anpassung der Berichterstellung zu Vorfällen und Aktivitäten des Wachpersonals

Ein guter Sicherheitsexperte weiß, dass es für den Geschäftsbetrieb entscheidend ist, die Erwartungen der Kunden zu steuern und einen guten Ruf zu wahren. Beziehungen sind dabei von entscheidender Bedeutung. Um künftige Pannen zu vermeiden, gibt es einige Bereiche, in denen ein Wachmann herausragende Leistungen erbringen muss – und in denen Sicherheitsexperten sich der Herausforderung stellen müssen, um zu helfen.

Einer davon ist eine gute Berichterstattung durch das Sicherheitspersonal.

Das Sammeln von Beweismaterial und die Erstellung eines fundierten Berichts, der den Behörden als Beweismittel vorgelegt werden kann, liegt in der Verantwortung Ihres Wachmanns. Wird dieser Verantwortung nicht nachgekommen, nur weil das nötige Wissen dafür fehlte, so trägt das gesamte Team – einschließlich Ihnen – die Schuld dafür.

Wenn ein Wachmann während eines Vorfalls aus Versehen Ihre Standardarbeitsanweisungen zur korrekten Meldepraxis vergisst, wer ist dann für dieses Missgeschick verantwortlich?

Etwas so Einfaches wie ein dreiminütiges Schulungsvideo, das Ihre Sicherheitskräfte an die Standardverfahren für die Berichterstattung erinnert, ist nur mit digitalen Berichten möglich. Wenn Sie ein dreiminütiges Schulungsvideo den Ressourcen der Sicherheitskräfte oder einem Dienstplan beifügen, stellen Sie sicher, dass diese jederzeit darauf zugreifen können – zusammen mit allen anderen Informationen zur Schicht.

Dank des direkten Zugriffs über eine App für Wachrundgänge erhält Ihr Wachmann sofort eine Anleitung, wie er einen Vorfallbericht in nur 3 Minuten ordnungsgemäß erstellt. Keine Pannen mehr.

Das Gleiche gilt für Fachberichte.

Wenn in Ihrem Vertrag festgelegt ist, dass Sie einen speziellen Bericht erstellen müssen, dann bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als dies ordnungsgemäß zu tun.

Dank der individuell anpassbaren Berichterstellung sind die Zeiten längst vorbei, in denen man die Daumen drücken musste, in der Hoffnung, dass das Sicherheitspersonal die Anweisungen befolgt. Jetzt können Sie sicherstellen, dass nur die erforderlichen Fragen und Antworten wie erwartet verfügbar sind, sodass die Antworten nicht vom Gutdünken Ihres Sicherheitsteams abhängen.

Das Beste an den anpassbaren Berichten sind zudem die speicherbaren Vorlagen und der Berichtsgenerator per Drag-and-Drop. Mit jedem Feld können Ihre Vorgesetzten so gut wie jede Art von Bericht für jede Branche erstellen – und das im Handumdrehen.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Ihre Sicherheitskräfte war noch nie so einfach

Die Verwaltung der Aufgaben Ihrer Sicherheitskräfte ist weit mehr als nur das Abhaken einer To-do-Liste. Sicherheitsteams nutzen Technologien, um ihre Mitarbeiter bei jedem Rundgang, an jedem Kontrollpunkt, bei jedem Bericht, jedem Schulungsvideo – was auch immer – anzuleiten.

Die Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Rundgänge ist nur der Anfang dessen, was eine umfassende App für Sicherheitsrundgänge zu bieten hat. Die Verwaltung von Schichtdaten der Sicherheitskräfte, die Überprüfung von Postenanweisungen sowie die Erstellung maßgeschneiderter Berichte zu Vorfällen und Aktivitäten sind nur mit einer umfassenden App für Sicherheitsrundgänge möglich. Um mehr über die App zu erfahren, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Oder fordern Sie eine Demo an, um sie in Aktion zu sehen.

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