La gestion numérique des tâches et vos agents de sécurité

La gestion numérique des tâches et vos agents de sécurité

Mettre en place une gestion fluide des agents de sécurité n’est pas aussi difficile qu’il n’y paraît. Au premier abord, l’attribution de tâches fastidieuses peut sembler décourageante. Et, comme le savent de nombreux professionnels de la sécurité (dont certains ont eux-mêmes été agents de sécurité par le passé), la manière dont les agents exécutent leurs missions a radicalement changé par rapport à ce qui se faisait autrefois. Adieu le papier et le crayon !

À quoi ressemble donc une gestion efficace des tâches ? Pour que la gestion des tâches soit efficace, les responsables de la sécurité doivent avoir une bonne visibilité sur trois éléments :

• Les affectations des gardes par équipe
• Suivi de commande
• Personnalisation des rapports

Assurer le suivi et la supervision d'une équipe de sécurité implique de disposer d'une vue d'ensemble homogène de tous les rapports établis, ainsi que des points de contrôle en attente ou incomplets. Nous allons examiner ce que signifie réellement bénéficier d'une expérience de ronde de sécurité véritablement homogène, sans difficultés techniques superflues.

Suivi des informations relatives aux quarts de travail des gardes

Vos agents de sécurité sont en service sur le terrain, qu'il s'agisse de patrouiller dans un établissement la nuit ou d'assurer la sécurité à l'accueil d'un complexe. Quoi qu'il en soit, il est beaucoup plus facile de tenir un registre des agents en patrouille et des changements d'équipe lorsqu'il n'y a pas d'obstacles à la communication.

Cela inclut les scans effectués aux points de contrôle numériques.

L'époque où la lecture des codes-barres aux points de contrôle nécessitait un lecteur spécialisé est révolue. Désormais, un point de contrôle peut être « scanné » à l'aide d'un smartphone. Les appareils ont connu une véritable évolution technologique, à tel point que les équipes de sécurité réalisent d'importantes économies en achetant un lot d'appareils Android bon marché, voire en autorisant les agents de sécurité à utiliser leurs propres appareils (BYOD) pour effectuer leurs rondes.

Grâce au suivi numérique des points de contrôle, les responsables peuvent désormais suivre à distance, depuis un emplacement central, la progression des rondes des agents de sécurité via une carte accessible depuis un navigateur. Si un agent passe à côté d'un point de contrôle, cet enregistrement numérique signale instantanément à ses supérieurs de qui il s'agit et quel point de contrôle a été manqué, afin que les responsables puissent en déterminer la cause avant même que le client ne s'en aperçoive.

Organisation des consignes de service des agents de sécurité

Les tâches quotidiennes d’un agent de sécurité peuvent aller de la simple ronde dans un seul bâtiment à la gestion complexe de plusieurs rondes sur différents sites. Dans l’ensemble, les tâches qu’un agent de sécurité doit accomplir varient et dépendent fortement des exigences du contrat et des attentes de votre client. Cependant, pour répondre à ces attentes, les agents de sécurité doivent être en mesure d’exercer leurs fonctions facilement – et efficacement – pendant leur service.

La numérisation des consignes de poste des agents de sécurité pour garantir le bon déroulement des opérations n’est pas une idée nouvelle. Le choix de conserver les anciennes méthodes de transmission des consignes peut s’avérer coûteux et augmente le risque de malentendus. Lorsque les consignes de poste des agents de sécurité sont accessibles sur leurs appareils mobiles, cela permet une expérience de ronde fluide, au cours de laquelle les agents sont guidés dans leurs tâches quotidiennes.

Il en va de même pour le journal de bord traditionnel.

Des obstacles tels que l'inaccessibilité, les inscriptions tardives, les informations manquantes ou une écriture illisible peuvent faire en sorte que les inscriptions dans le registre constituent une source d'informations imprécise et peu fiable. En confiant toutes les informations à vos agents de sécurité, vous éliminez ce problème d'inaccessibilité et vous vous assurez, dans la quasi-totalité des cas, que votre équipe soit sur la même longueur d'onde.

Personnalisation des rapports sur les incidents et les activités des agents de sécurité

Un bon professionnel de la sécurité sait que la gestion des attentes des clients ainsi que le maintien d'une bonne réputation sont essentiels à l'activité. Les relations sont primordiales. Pour éviter de futurs incidents, il existe plusieurs domaines dans lesquels un agent de sécurité doit exceller – et où les professionnels de la sécurité doivent se montrer à la hauteur pour apporter leur aide.

L'un d'entre eux est la qualité des rapports des agents de sécurité.

Il incombe à votre agent de sécurité de recueillir des preuves et de rédiger un rapport solide pouvant être transmis aux autorités à titre de preuve. Le fait de ne pas s'acquitter de cette responsabilité simplement parce qu'il ne disposait pas des connaissances nécessaires pour le faire est une faute dont l'ensemble de l'équipe, y compris vous-même, doit assumer la responsabilité.

Si un agent venait à oublier vos procédures opérationnelles standard (SOP) concernant les règles de bonne conduite à adopter lors d'un incident, à qui la responsabilité de cet incident reviendrait-elle ?

Une mesure aussi simple qu’une vidéo de formation de 3 minutes destinée à rappeler à vos agents de sécurité vos procédures opérationnelles standard (SOP) en matière de rapports n’est possible qu’avec les rapports numériques. Joindre une vidéo de formation de 3 minutes aux ressources mises à la disposition des agents de sécurité ou à un ordre de service leur garantirait un accès à tout moment, en même temps que toute autre information relative à leur service.

Grâce à un accès direct via une application dédiée aux rondes de sécurité, votre agent est immédiatement guidé pour savoir comment remplir correctement un rapport d'incident en seulement 3 minutes. Finis les incidents fâcheux.

Il en va de même pour les rapports spécialisés.

Si votre contrat stipule que vous devez établir un rapport spécifique, vous n'avez d'autre choix que de le faire correctement.

Grâce aux rapports personnalisables, l'époque où l'on croisait les doigts en espérant que les agents de sécurité suivent bien les consignes est désormais révolue. Désormais, vous pouvez vous assurer que seules les questions et réponses requises sont disponibles comme prévu, de sorte que les réponses ne dépendent plus du bon vouloir de votre équipe de sécurité.

De plus, l'un des principaux avantages des rapports personnalisables réside dans les modèles enregistrables et l'outil de création de rapports par glisser-déposer. Chaque champ permet à vos responsables de créer pratiquement n'importe quel type de rapport, quel que soit le secteur d'activité, et ce, en un clin d'œil.

Guider vos agents de sécurité étape par étape n'a jamais été aussi simple

La gestion des tâches de vos agents de sécurité ne se résume pas à cocher une liste de choses à faire. Partout, les équipes de sécurité utilisent la technologie pour guider leurs agents tout au long de chaque ronde, à chaque point de contrôle, pour chaque rapport, chaque vidéo de formation… et j’en passe.

Le guidage étape par étape des tâches n'est qu'un aperçu de tout ce qu'une application complète de gestion des rondes de sécurité peut offrir. Seule une telle application permet de gérer les informations relatives aux services des agents de sécurité, de consulter les consignes de poste et de générer des rapports personnalisés sur les incidents et les activités. Pour en savoir plus sur l'application, cliquez sur le bouton ci-dessous. Vous pouvez également demander une démonstration pour la découvrir en action.

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