Gestion des tâches numériques et vos gardes

Gestion des tâches numériques et vos gardes

Une gestion efficace des agents de sécurité est plus simple qu'il n'y paraît. À première vue, la lourdeur des consignes peut sembler décourageante. Et, comme le savent de nombreux professionnels de la sécurité (dont certains ont eux-mêmes été agents de sécurité), la manière dont les agents exécutent leurs consignes a considérablement évolué. Au revoir le papier et le crayon !

À quoi ressemble une gestion efficace des tâches ? Pour qu’elle soit efficace, les responsables de la sécurité ont besoin de visibilité sur trois éléments :

• Les affectations des gardes
• État de la commande
• Personnalisation des rapports

Le suivi et la supervision d'une équipe de sécurité nécessitent une visibilité complète sur tous les rapports déposés, ainsi que sur les points de contrôle en suspens ou incomplets. Nous verrons comment garantir une expérience de ronde de sécurité optimale, sans difficultés techniques inutiles.

Suivi des renseignements sur les quarts de travail des gardes

Vos agents de sécurité sont constamment sur le terrain, qu'il s'agisse de patrouilles de nuit ou de la sécurité à l'accueil d'un complexe. Dans tous les cas, la tenue d'un registre des patrouilles et des changements d'équipe est grandement facilitée par une communication fluide.

Cela inclut les balayages numériques aux points de contrôle.

L'époque où les contrôles de sécurité nécessitaient un lecteur spécialisé est révolue. Désormais, un simple téléphone intelligent suffit pour valider un point de contrôle. Les appareils ont connu une évolution technologique telle que les équipes de sécurité réalisent d'importantes économies en achetant un ensemble d'appareils Android bon marché, voire en autorisant les agents à utiliser leurs propres appareils (BYOD) pour leurs rondes.

Grâce au suivi numérique des points de contrôle, les superviseurs peuvent désormais consulter la progression des rondes de sécurité à distance, depuis une plateforme centralisée accessible via une carte interactive. Si un agent manque un point de contrôle, l'enregistrement numérique alerte instantanément la hiérarchie, identifiant l'agent et le point manqué, afin que les superviseurs puissent enquêter sur les raisons de cet oubli avant même que le client ne s'en aperçoive.

Organisation des ordres de poste de garde de sécurité

Les tâches quotidiennes d'un agent de sécurité peuvent être aussi simples que la ronde d'un seul bâtiment ou aussi complexes que la gestion de plusieurs rondes sur différents sites. En fin de compte, les tâches qu'un agent de sécurité doit accomplir varient et dépendent fortement des exigences du contrat et des attentes du client. Toutefois, pour répondre à ces attentes, les agents de sécurité doivent pouvoir effectuer leurs tâches facilement et efficacement pendant leur service.

La numérisation des consignes de poste des agents de sécurité pour améliorer l'ordre n'est pas une idée nouvelle. Le maintien des anciennes méthodes de transmission des instructions peut s'avérer coûteux et augmente le risque de malentendus. L'accès aux directives de poste sur les appareils mobiles des agents leur offre une expérience de ronde fluide et les guide dans leurs tâches quotidiennes.

Il en va de même pour le vieux registre de bord.

Des obstacles tels que l'inaccessibilité, les entrées tardives, les informations manquantes ou une écriture illisible peuvent rendre les registres inexacts et peu fiables. Confier l'accès à toutes les informations à vos gardes élimine les problèmes d'accessibilité et garantit presque toujours que votre équipe partage la même vision.

Personnalisation des rapports d'incidents et d'activités des gardes

Un bon professionnel de la sécurité sait que gérer les attentes des clients et préserver une bonne réputation sont essentiels à son activité. Les relations sont primordiales. Pour éviter tout incident futur, un agent de sécurité doit exceller dans certains domaines et les professionnels de la sécurité doivent se montrer à la hauteur pour intervenir.

L'une d'elles est un bon rapport de sécurité.

Il incombe à votre agent de sécurité de recueillir des preuves et de rédiger un rapport complet pouvant être transmis aux autorités à titre de preuve. Le fait de ne pas s'acquitter de cette responsabilité, faute de connaissances suffisantes, est une faute partagée par toute l'équipe, vous y compris.

Si un agent de sécurité oublie par hasard les procédures opérationnelles standard relatives aux bonnes pratiques de signalement lors d'un incident, qui est responsable de cet incident ?

Un tutoriel vidéo simple de 3 minutes, permettant de rappeler aux agents de sécurité les procédures de signalement, n'est possible qu'avec les rapports numériques. L'intégration de cette vidéo aux ressources des agents ou à leurs consignes de poste leur garantit un accès permanent, ainsi qu'à toutes les autres informations relatives à leur service.

Grâce à un accès direct via une application de ronde , votre agent de sécurité est immédiatement guidé pour rédiger correctement un rapport d'incident en seulement 3 minutes. Plus d'incidents.

Il en va de même pour les rapports spécialisés.

Si votre contrat stipule que vous devez produire un rapport spécialisé, vous n'avez d'autre choix que de le faire correctement.

Grâce aux rapports personnalisables, fini le temps où l'on croisait les doigts en espérant que les agents de sécurité suivaient les instructions. Maintenant, vous pouvez vous assurer que seules les questions et réponses nécessaires sont disponibles comme prévu, évitant ainsi que les réponses ne soient laissées au hasard par votre équipe de sécurité.

De plus, le principal avantage des rapports personnalisables réside dans les modèles enregistrables et l'interface de création de rapports par glisser-déposer. Chaque champ permet à vos gestionnaires de recréer instantanément à peu près n'importe quel type de rapport, quel que soit le secteur d'activité.

Les instructions étape par étape pour vos gardes n'ont jamais été aussi simples.

Gérer les tâches de vos agents de sécurité ne se limite pas à cocher une liste de choses à faire. Les équipes de sécurité utilisent la technologie pour guider leurs agents à chaque ronde, point de contrôle, rapport, vidéo de formation, etc.

Le guidage étape par étape n'est que le point de départ des fonctionnalités offertes par une application complète de gestion des rondes de sécurité. La gestion des informations relatives aux horaires des agents de sécurité, la consultation des consignes de poste et la production de rapports d'incidents et d'activités personnalisés sont possibles uniquement grâce à une telle application. Pour en savoir plus, cliquez sur le bouton ci-dessous. Vous pouvez aussi demander une démonstration pour découvrir l'application en action.

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