„Abgedeckt“ ist nicht gleich „konform“: Was Sicherheitsfirmen bei der Terminplanung falsch machen

„Abgedeckt“ ist nicht gleich „konform“: Was Sicherheitsfirmen bei der Terminplanung falsch machen

Das Problem sind nicht die Postbestellungen, sondern die nicht miteinander vernetzten Systeme.

Den meisten Sicherheitsabläufen liegt eine bestimmte Annahme zugrunde: Wenn eine Schicht besetzt ist, ist sie auch ordnungsgemäß besetzt. „Besetzt“ und „vorschriftsmäßig“ sind jedoch zwei verschiedene Dinge. In der Lücke zwischen diesen beiden Begriffen sammeln sich still und leise – Schicht für Schicht – Lohnverbindlichkeiten, Verstöße gegen Zertifizierungsvorschriften und Risiken im Zusammenhang mit der Mitarbeitgeberhaftung an, bis dies nicht mehr der Fall ist.

Jüngste Durchsetzungsmaßnahmen verdeutlichen dies. Im April 2023 verpflichtete das US-Arbeitsministerium ein kalifornisches Sicherheitsunternehmen, 54 Sicherheitskräfte insgesamt 78.000 US-Dollar zu zahlen, nachdem festgestellt worden war, dass das Unternehmen ihnen unrechtmäßig Überstundenzuschläge vorenthalten und versucht hatte, die Arbeitsstunden zu verschleiern, indem es sie als Schulungen, Prämien und Kostenerstattungen verbuchte. Eine weitere Maßnahme des Arbeitsministeriums in jenem Jahr richtete sich gegen ein Sicherheitsunternehmen aus Chicago, das Sicherheitskräfte fälschlicherweise als selbstständige Auftragnehmer eingestuft hatte, was zu Nachzahlungen von Löhnen und Schadensersatz in Höhe von über 450.000 US-Dollar führte.

Diese Fälle sehen nach Problemen bei der Lohnabrechnung aus. Das sind sie aber nicht. Sie haben ihren Ursprung in den Arbeitsabläufen der Dienstplanerstellung.

Die Qualifikationsfalle: Einsatz, bevor sie qualifiziert waren

In vielen Rechtsordnungen ist der Einsatz von nicht zertifizierten Mitarbeitern in bestimmten Sicherheitsaufgaben gesetzlich verboten. In Washington, D.C. ist vorgeschrieben, dass Sicherheitskräfte, die in Bürogebäuden tätig sind, einen Lohn erhalten, der auf der vom US-Arbeitsminister gemäß dem „Service Contract Act“ festgelegten Einstufung „Guard 1“ basiert – ein Satz, der ausdrücklich an den Status als zertifizierte Sicherheitskraft geknüpft ist. Ab Juli 2024 beträgt dieser Satz mindestens 19,39 US-Dollar pro Stunde zuzüglich 4,98 US-Dollar an Nebenleistungen.

Hier liegt die Falle: Ein Wachmitarbeiter, der vor Erhalt der erforderlichen Zertifizierung eingesetzt wurde, hat möglicherweise rückwirkend keinen Anspruch auf den geschützten Lohnsatz, während das Unternehmen gleichzeitig gegen das Einsatzgesetz verstoßen haben könnte. Das ist ein doppeltes Risiko, und es handelt sich nicht um eine Fehlentscheidung eines Vorgesetzten. Es ist ein Einsatzplanungssystem ohne Sicherheitsvorkehrungen.

Wenn die Funktion zur Überwachung der Berechtigungsnachweise von Trackforce aktiv ist, wird verhindert, dass nicht berechtigte Wachkräfte bereits vor der Erstellung des Dienstplans auf geschützte Posten eingeteilt werden. Ablaufbenachrichtigungen weisen proaktiv auf Verlängerungsfristen hin. Das System setzt die Regel durch, sodass Ihr Dienstplaner sich nicht um 23 Uhr daran erinnern muss, wenn er versucht, eine kurzfristige Lücke zu füllen.

Die „Titel-Falle“: Wie man die Rolle nennt, spielt keine Rolle. Entscheidend ist, was die Person tut.

Gerichte und Arbeitsaufsichtsbehörden legen zunehmend den Fokus auf die tatsächlich ausgeübten Tätigkeiten und nicht auf die im Vertrag oder auf der Gehaltsabrechnung angegebene Berufsbezeichnung. Ein „Lobby-Botschafter“ oder „Standortaufseher“, der Streife geht, den Zugang kontrolliert, auf Alarme reagiert und unbefugte Personen entfernt, gilt nach den meisten gesetzlichen Definitionen als Sicherheitsmitarbeiter, unabhängig davon, was im Kundenvertrag steht.

Hierbei handelt es sich um ein Klassifizierungsrisiko, das sich im Laufe der Zeit über Hunderte von Stellen hinweg verstärkt. Und es ist schwer, sich im Nachhinein dagegen zu wehren, wenn die einzige Dokumentation der Aufgabenbereiche eine vage formulierte Stellenbeschreibung ist, die darauf ausgelegt ist, gesetzliche Schwellenwerte zu umgehen.

Wenn in Trackforce Schichten anhand definierter Stellenvorlagen mit dokumentierten Aufgabenbereichen erstellt werden, erstellt das Unternehmen eine nachprüfbare Aufzeichnung darüber, was jede Rolle tatsächlich umfasst. Diese Dokumentation ist Ihre erste Verteidigungslinie bei jeglichen Streitigkeiten bezüglich der Einstufung und sorgt dafür, dass die Gespräche bereits bei Vertragsabschluss stattfinden und nicht erst im Rahmen der Beweisaufnahme.

Die „Joint-Employer“-Falle: Eine direkte Warnung für Unternehmenskunden

Wenn Ihre Organisation die Vertragsicherheit verwaltet, richtet sich dieser Abschnitt an Sie.

Die „Joint-Employer“-Regelung der NLRB aus dem Jahr 2023 hat die Schwelle für die Einstufung eines Auftraggebers als Arbeitgeber drastisch gesenkt, wie „The Harvard Crimson“ berichtete, und es folgten entsprechende Durchsetzungsmaßnahmen. In einem vielbeachteten Fall aus dem Jahr 2023 behauptete die NLRB, die Harvard-Universität sei Mitarbeitgeber dieser Sicherheitskräfte – eine Feststellung, die nach Ansicht von Arbeitsrechtsexperten die Art und Weise, wie die Universität ihre Beziehungen zu Auftragnehmern gestaltet, erheblich verändern könnte. Der Kernpunkt: Harvard legte die Anforderungen an die Dienstpläne fest, bestimmte Verhaltensrichtlinien und fungierte als Hauptansprechpartner für die Vertragserfüllung.

Vielen Unternehmenskunden ist nicht bewusst, dass ihre üblichen Praktiken im Lieferantenmanagement – darunter detaillierte Auftragsvergabe, direkter Kontakt zum Vorgesetzten und regelmäßige Leistungsbeurteilungen – vor Gericht als gemeinsame Arbeitgeberschaft ausgelegt werden können. Nach den erweiterten Rahmenbedingungen der NLRB kann ein Unternehmen bereits dann als gemeinsamer Arbeitgeber gelten, wenn es lediglich die Befugnis hat, eine Beschäftigungsbedingung zu kontrollieren, und nicht erst, wenn es diese Kontrolle aktiv ausübt. WTW

Die Lösung von Trackforce für Unternehmenskunden ist klar und einfach: Transparenz hinsichtlich der Einhaltung von Vorschriften ohne operative Kontrolle. Ein Facility-Manager kann in Echtzeit überprüfen, ob jeder Posten von einem aktuell zertifizierten Wachmann besetzt ist, ohne dabei Einfluss darauf zu nehmen, wie diese Wachleute ihre Aufgaben erfüllen. Das ist der entscheidende rechtliche Unterschied. Sie kaufen Sicherheit, keine Aufsicht.

Compliance beginnt mit präzisen Terminplanungsabläufen

Die meisten Einsatzplanungs-Tools sind darauf ausgelegt, ein Personalabdeckungsproblem zu lösen: Die Schicht besetzen, die Lücke schließen, weitermachen. In regulierten Branchen wie der Sicherheitsbranche ist dieser Ansatz jedoch ein Nachteil.

Es ist ebenso wichtig, wer die Schicht besetzt, wie die Tatsache, dass sie überhaupt besetzt wird. Im Arbeitsplanungsprozess wird entweder die Einhaltung von Vorschriften integriert oder außer Acht gelassen – ohne dass dies sichtbar wird, wenn sie außer Acht gelassen wird.

Der Trackforce-Workflow-Kreislauf schließt diese Lücke systematisch: Ablauf der Berechtigungsnachweise wird erkannt, der Mitarbeiter wird markiert, von nicht zulässigen Stellen ausgeschlossen, der Vorgesetzte wird benachrichtigt, ein Ersatz wird aus dem Pool qualifizierter Mitarbeiter rekrutiert und die Schicht wird unter Einhaltung der Compliance-Vorgaben besetzt. Die Integrität der Lohnabrechnung ergibt sich daraus ganz von selbst. Wenn die richtige Person die richtige Position bekleidet und über einen zeitgestempelten Nachweis der Berechtigungsnachweise verfügt, lassen sich Streitigkeiten über den Lohnsatz anhand einer lückenlosen Dokumentationskette nachvollziehen.

Die Trendlinie entwickelt sich nicht in eine positive Richtung.

In den verschiedenen US-Bundesstaaten werden die Gesetze zum Lohnschutz für Sicherheitskräfte zunehmend ausgeweitet. Sammelklagen bedeuten, dass ein einziger systemischer Fehler bei der Dienstplanerstellung Auswirkungen auf Tausende von Schichten und Dutzende von Klägern haben kann. Die Anwälte der Kläger verfügen über immer fundiertere Kenntnisse darüber, wie Dienstplanungssysteme funktionieren und welche Informationen dabei nicht dokumentiert werden.

Die am besten aufgestellten Unternehmen sind nicht diejenigen mit besseren Richtlinien. Die meisten Unternehmen verfügen über die richtigen Richtlinien. Die Lücke besteht zwischen Richtlinie und Umsetzung, und diese Lücke liegt im Arbeitsablauf der Dienstplanung. Eine Richtlinie, die besagt, dass „nur zertifizierte Sicherheitskräfte eingesetzt werden dürfen“, nützt nichts, wenn Ihr Dienstplanungssystem keine Möglichkeit bietet, diese umzusetzen.

Die Frage, die Ihr Terminplanungssystem beantworten sollte

Bei der Frage der Compliance im Sicherheitsbetrieb geht es nicht darum, ob Ihr Unternehmen über eine Zertifizierungsrichtlinie verfügt. Es geht vielmehr darum, ob Ihr Dienstplanungssystem diese Richtlinie kennt und entsprechend handelt, bevor eine Schicht zugewiesen wird – und nicht erst, nachdem ein Verstoß bekannt geworden ist.

Das ist der Unterschied zwischen einem Compliance-Programm und einer Compliance-Bilanz.

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Häufig gestellte Fragen