Die Gefahren, wenn Sicherheitsberichte unter der Tür des Kunden hindurchgeschoben werden

Die Gefahren, wenn Sicherheitsberichte unter der Tür des Kunden hindurchgeschoben werden

Das Unter-die-Tür-Schieben von Sicherheitsberichten ist in der Sicherheitsbranche eine äußerst verbreitete Praxis. Der Ablauf sieht in etwa so aus: Der Sicherheitsmitarbeiter verfasst den Bericht vor Ort, möglicherweise auf selbstdurchschreibendem Papier in zweifacher Ausfertigung, damit sowohl der Kunde als auch der Vorgesetzte eine Kopie erhalten; anschließend wird die Kopie dem Kunden ausgehändigt, noch bevor der Vorgesetzte sie überhaupt zu Gesicht bekommt. Ich habe dies in Unternehmen mit bis zu 500 Sicherheitsmitarbeitern beobachtet.

#1 Gefahr beim Unter-die-Tür-Schieben von Sicherheitsberichten: Geringe Rechenschaftspflicht

Die erste Gefahr, wenn Sicherheitskräfte ihre Berichte direkt an den Kunden weiterleiten, ist eine mangelnde Rechenschaftspflicht. Wir alle kennen die unprofessionellen Berichte, die dabei entstehen. Man erhält Berichte mit …

• Schlechte Handschrift
• Fehlerhafte Grammatik
• Zeiten gerundet
• Falsche Schreibweise

Manchmal können diese Berichte …

• So schlecht geschrieben, dass man sie nicht verstehen kann
• Auf einem beliebigen Blatt Papier, das gerade zur Hand ist, statt auf Formularen des Unternehmens

Diese Gefahr hat viel damit zu tun, warum wir die erste Echtzeit-Berichterstattung auf dem Markt eingeführt haben. Wenn Berichte nicht während der Schicht des Beamten verfasst werden, kommt es zu Ungenauigkeiten. Im schlimmsten Fall spart sich der Beamte Zeit, indem er Berichte bereits vor Dienstantritt verfasst.

#2 Gefahr: Berichte von geringer Qualität werden unter der Tür hindurchgeschoben

Kunden erkennen vielleicht, dass die Berichte noch recht unausgereift sind, und akzeptieren dies, da sie wissen, dass es zu Verzögerungen kommt, wenn sie darauf warten, dass Ihre Vorgesetzten die Berichte prüfen. Ihre Vorgesetzten sollten Berichte ohnehin nicht überarbeiten – das vermittelt in jedem Fall einen falschen Eindruck.

Wenn die Kunden die Berichte jedoch immer vor Ihnen einsehen, liegt die Verantwortung für die Qualitätssicherung der Mitarbeiterleistung somit bei den Kunden und nicht bei Ihren Führungskräften.

Die meisten von ihnen arbeiten immer noch mit Papier. Aber die meisten davon sind Inhaber. Und sie haben keinen Spielraum für Wachstum. Sie werden ein sehr kleines Sicherheitsunternehmen haben.

#3 Gefahr: Eigentümer übersehen die Daten in Berichten, die unter der Tür hindurchgeschoben wurden

Hier liegt die dritte Gefahr. Wenn Berichte unter der Tür des Kunden hindurchgeschoben werden, entgehen Ihnen alle Daten, die diese Berichte möglicherweise enthalten. Vielleicht erhalten Sie einige Informationen aus dem Mund zu Mund oder von einem Vorgesetzten, der sich an diesem Standort wirklich gut auskennt. Aber Sie können nicht nachverfolgen, wie oft eine bestimmte Art von Vorfall an diesem Standort aufgetreten ist, und Sie sind nicht einmal in der Lage, dem Kunden eine Zusammenfassung Ihrer Produktivität zu liefern, um so den Wert Ihres Betriebs zu belegen.

In dem handschriftlichen Bericht heißt es: „Wir sind nur hier, um das Nötigste zu erledigen.“ Dem Kunden wird dadurch nicht vermittelt, dass Sie sein Partner sind, der nach Möglichkeiten sucht, das Sicherheitsprogramm zu verbessern oder einen größeren Mehrwert für seinen Gesamtbetrieb zu schaffen. Sie erfassen keine Daten; Sie agieren lediglich als Dienstleister.

In diesem Moment sollten Sie also besser den niedrigsten Preis bieten. Denn es wird jemand durch die Tür kommen, der eine gute Berichterstattung und Rechenschaftspflicht bietet und einen echten Beitrag zum Geschäft leistet … und dann verlieren Sie den Auftrag.

Das Unternehmen, das Papier verwendet, unterhält in der Regel gute Beziehungen zur bestehenden Betriebsleitung vor Ort. Doch dann ereignet sich ein schwerwiegender Vorfall, die Unternehmensleitung fordert die Berichte an und gerät völlig aus der Fassung, weil keine Informationen vorliegen. Wo speichern Sie Ihre Berichte überhaupt? In Kartons in einem Lagerraum? Oder scannt der Kunde sie ein und schickt sie Ihnen per E-Mail?

Ein Tool wie Silvertrac kann Ihnen dabei helfen, die hier angesprochenen Gefahren zu beseitigen und zu vermeiden. Werfen Sie einen Blick auf einige unserer Kundenberichte, um zu erfahren, wie unsere Kunden den Umstellungsprozess erlebt haben.