Conseils pour les agents de sécurité : les bases de la rédaction d'un rapport d'incident

Trackforce

20 mai 2022 · 8 min de lecture

Il y a fort à parier que la rédaction d’un rapport d’incident de sécurité ne soit pas la partie de votre travail d’agent de sécurité que vous préférez. Mais vous constaterez que 90 % des consignes de poste d’agent de sécurité vous obligeront tôt ou tard à rédiger un rapport d’incident.

Croyez-le ou non, la qualité de votre rapport d'incident aura une influence majeure sur la manière dont votre employeur évaluera vos performances. Dans cet article, j'espère vous donner quelques conseils et outils de rédaction afin de vous aider à consigner vos réflexions et vos souvenirs dans un rapport d'incident détaillé et professionnel.

Points clés à retenir

Respectez systématiquement les cinq éléments fondamentaux.
Qui, quoi, quand, où et comment. Si un lecteur qui n'était pas présent ne parvient pas à reconstituer les faits à partir de votre article, celui-ci est incomplet.
Rédigez-le de manière à ce qu’il soit compréhensible par des personnes qui ne sont pas spécialistes de la sécurité.
Les gestionnaires immobiliers, les assureurs, les avocats et les jurés lisent ces rapports. Le jargon policier rend un rapport plus difficile à utiliser, et non plus professionnel.
Observez et rédigez un rapport, ne menez pas d'enquête.
Ne consignez que ce que vous avez vu ou vécu. Ce sont les conjectures qui remettent en cause la validité d'un rapport, et c'est à d'autres qu'il revient d'en tirer des conclusions.
Les rapports ont une valeur juridique et financière.
Ils sont recevables comme éléments de preuve, ont une incidence sur les demandes d'indemnisation et limitent votre responsabilité ainsi que celle de votre employeur. Considérez-les comme le fruit de votre travail, et non comme de simples formalités administratives.
Joignez les éléments de preuve pendant que vous êtes encore sur les lieux.
Les photos, enregistrements audio et vidéos horodatés rendent un procès-verbal bien plus difficile à contester. Avec TrackTik, un agent les enregistre directement dans l’application dans le cadre du procès-verbal, plutôt que d’envoyer les fichiers par e-mail par la suite.

Comment rédiger un bon rapport de sécurité

Vous vous souvenez de vos années d'école primaire, lorsque vous avez appris les bases de la narration ? La rédaction d'un rapport d'incident ne diffère pas beaucoup de cela. Vous devrez y inclure les éléments suivants :

Les personnes concernées : Qui étaient les personnes impliquées ? Avez-vous pu recueillir leurs coordonnées ou obtenir une description physique de ces personnes ? Veillez à rester courtois et objectif lorsque vous décrivez d'autres personnes.
Le « Quoi » : Que s'est-il réellement passé ? C'est l'occasion pour vous d'exposer la chronologie des événements. Efforcez-vous d'être aussi précis que possible sans pour autant inclure d'informations superflues. Si vous n'êtes pas sûr de la pertinence d'une information, n'hésitez pas à l'inclure par mesure de précaution. Mieux vaut en dire trop que pas assez.
La date et l'heure : faites de votre mieux pour préciser l'heure à laquelle l'incident s'est produit. Si vous n'en êtes pas sûr, indiquez une fourchette horaire plutôt que de faire une estimation.
Le lieu : précisez des détails tels que l'adresse, l'emplacement, le paysage et d'autres informations pertinentes comme la météo ou les conditions d'éclairage.
Le « comment » : Comment l'incident s'est-il produit ? Il peut être difficile de répondre à cette question ; ne mentionnez donc que les détails dont vous êtes certain qu'ils se sont produits.

Adoptez un ton à la fois convivial et professionnel

Certains agents ont tendance à se perdre dans le jargonpolicier. Même si cela peut sembler plus professionnel, cela rend les rapports plus difficiles à lire. N’oubliez pas que ce document peut être lu par des gestionnaires immobiliers, des supérieurs hiérarchiques, des jurés ou des témoins.

Plus votre rapport sera facile à comprendre, plus il sera pertinent. Après tout, l'objectif d'un rapport d'incident de sécurité est de rendre compte des événements qui se sont produits. Adoptez un style suffisamment informel pour faciliter la compréhension, tout en veillant à respecter les règles de grammaire et à utiliser un vocabulaire approprié. Le bon sens est une bonne règle à suivre.

Pourquoi les rapports d'incidents de sécurité sont-ils importants ?

Les rapports d'incidents de sécurité (SIR) revêtent une importance capitale pour la réussite de votre entreprise. Ces rapports permettent aux responsables de la sécurité et aux enquêteurs d'établir ou d'infirmer ce qui s'est réellement passé lors d'un incident, qu'il s'agisse de dégâts matériels ou d'altercations physiques. Ils ont une incidence sur :

Preuve judiciaire. Votre rapport d'incident de sécurité est recevable comme preuve devant un tribunal. Des rapports d'incident de sécurité (SIR) précis et exhaustifs aident les victimes à prouver ce qui leur est arrivé devant un tribunal et contribuent à soutenir le travail des forces de l'ordre.
Déclarations de sinistre. Si vous avez connaissance d'un incident mais que vous ne le signalez pas, votre couverture d'assurance pourrait vous être refusée. Remplir vos déclarations en temps réel vous permet non seulement de vous assurer que tous les détails sont exacts, mais peut également vous aider à garantir que vous serez couvert par votre assurance.
Protection juridique des agents et des équipes de sécurité. Les rapports d'incident de sécurité contribuent à limiter la responsabilité des équipes de sécurité. De plus, ces rapports permettent aux responsables de la sécurité de prendre plus facilement des décisions stratégiques et d'apporter des modifications visant à améliorer la protection et le service offerts à leurs clients.
La réputation de votre entreprise. Remplir régulièrement et avec précision les rapports d'incident constitue une bonne pratique qui témoigne de votre professionnalisme et de votre engagement en faveur de la sécurité, du respect de la loi et de l'intégrité de votre organisation. Prendre ces rapports au sérieux est un excellent moyen de bâtir et de préserver la réputation de votre entreprise, ce qui vous aidera à recruter et à fidéliser vos collaborateurs.

Observer et rendre compte

Cela relève des principes fondamentaux de la formation des agents de sécurité, mais veillez à ne mentionner que les faits lorsque vous rédigez votre rapport d'incident.

Votre rôle consiste à observer et à signaler l'incident tel que vous l'avez vu ou vécu. Les autorités compétentes se chargeront de l'enquête si nécessaire.

Ajoutez des photos, des fichiers audio et des vidéos dès que possible

Une image vaut mille mots, n’est-ce pas ? Si vous avez la possibilité de photographier l’incident, cela vous aidera vraiment à enrichir vos rapports d’incident de détails supplémentaires. Veillez à joindre les fichiers photo lorsque vous rédigez et transmettez votre rapport à votre supérieur. Il peut également être utile que ces fichiers comportent un horodatage afin d’en garantir la crédibilité.

Utiliser un logiciel de signalement des incidents de sécurité

Disposer d'un excellent logiciel de gestion des incidents pour faciliter la collecte d'informations essentielles peut considérablement améliorer la qualité de vos rapports.

Passer du stylo et du papier à un outil numérique vous permet de :

Suivre numériquement les incidents et activités critiques
Simplifiez les rapports des agents de sécurité grâce à des champs de réponse clairs et à des modèles d'incident
Produire des rapports crédibles et capables de résister à une procédure judiciaire

Ces rapports revêtant une importance capitale pour vos clients, les victimes et les forces de l'ordre, il est essentiel d'aider vos agents de sécurité à les rédiger correctement. Des outils tels que TrackTik offrent à vos agents :

Instructions détaillées pour créer un rapport d'incident
Accès facile à tous les rapports requis pour chaque circuit
Accès aux outils d'automatisation de la création de rapports

Une technologie adaptée permet également d'automatiser le processus de création de rapports. Grâce à TrackTik, les agents peuvent :

Créer des rapports réguliers depuis le terrain et en temps réel
Configurer des notifications personnalisées par SMS ou par e-mail
Signaler facilement les problèmes

Si votre entreprise utilise actuellement des rapports d'incident rédigés à la main, sur papier, discutez avec votre supérieur de la possibilité d'adopter un outil plus efficace, tel que TrackTik.

Questions fréquemment posées

Au minimum cinq éléments : les personnes impliquées, le déroulement des événements par ordre chronologique, la date à laquelle cela s'est produit, le lieu où cela s'est passé (en précisant les conditions telles que l'éclairage et la météo), et comment cela s'est passé d'après ce que vous avez directement observé. Ajoutez toutes les photos, enregistrements audio ou vidéos que vous avez pu réaliser. Tout élément dont vous n'êtes pas certain doit être consigné comme « incertain » plutôt que d'être omis ou supposé.

Rédigez-le le jour même, en phrases simples et complètes, tant que les détails sont encore frais dans votre mémoire. Précisez les heures plutôt que de donner des périodes vagues, décrivez les personnes de manière objective et faites la distinction entre ce que vous avez observé et ce qu’on vous a rapporté. Évitez le jargon policier, car le lecteur sera plus probablement un gestionnaire immobilier, un assureur ou un juré qu’un autre agent. Les modèles structurés du système de signalement d’incidents TrackTik garantissent cette cohérence au sein de toute l’équipe.

Un rapport d'activité quotidien couvre l'intégralité d'un service et revêt un caractère routinier. Un rapport d'incident rend compte en détail d'un événement précis et donne généralement lieu à une notification, à une remontée hiérarchique et à une durée de conservation plus longue. Les exceptions sont signalées dans le rapport d'activité quotidien, mais le compte rendu complet doit figurer dans un rapport d'incident dédié, de sorte que les deux documents restent distincts tout en étant liés.

Oui. Les rapports d'incident sont recevables comme éléments de preuve ; c'est pourquoi la précision et l'objectivité priment sur la qualité stylistique. Les rapports rédigés en temps réel et accompagnés de pièces jointes horodatées sont nettement plus difficiles à contester qu'un récit reconstitué de mémoire plusieurs jours plus tard.

Avant la fin du service, et de préférence dans les minutes qui suivent la stabilisation de la situation. Les détails s'estompent rapidement et les rapports tardifs soulèvent des questions quant à leur fiabilité. La saisie mobile via l'application destinée aux agents élimine cette excuse habituelle, car le rapport est rédigé sur place plutôt que derrière un bureau plusieurs heures plus tard.

Oui, car la plupart des problèmes de qualité sont d’ordre structurel plutôt que liés à la motivation. Les champs obligatoires, les modèles d’incident, les demandes de photos obligatoires et l’horodatage automatique éliminent les écarts entre les agents. ReportPro AI va encore plus loin en aidant les agents à transformer des notes de terrain brutes en un récit clair et complet, tandis que l’intelligence d’affaires met ensuite en évidence les tendances communes à tous les sites. Vous pouvez réserver une démonstration de TrackTik pour découvrir le flux de travail de création de rapports de bout en bout.