Conseils pour les agents de sécurité : les bases de la rédaction d'un rapport d'incident

Conseils pour les agents de sécurité : les bases de la rédaction d'un rapport d'incident

Il y a fort à parier que la rédaction d'un rapport d'incident de sécurité ne soit pas la partie de votre travail d'agent de sécurité que vous préférez. Mais vous constaterez que 90 % des consignes de poste d'agent de sécurité vous obligeront tôt ou tard à rédiger un rapport d'incident.

Croyez-le ou non, la qualité de votre rapport d'incident aura une influence majeure sur la manière dont votre employeur évaluera vos performances. Dans cet article, j'espère vous donner quelques conseils et outils de rédaction afin de vous aider à consigner vos réflexions et vos souvenirs dans un rapport d'incident détaillé et professionnel.

Comment rédiger un bon rapport de sécurité

Vous vous souvenez de vos années d'école primaire, lorsque vous avez appris les bases de la narration ? La rédaction d'un rapport d'incident ne diffère pas beaucoup de cela. Vous devrez y inclure les éléments suivants :

• Les personnes concernées : Qui étaient les personnes impliquées ? Avez-vous pu recueillir leurs coordonnées ou obtenir une description physique de ces personnes ? Veillez à rester courtois et objectif lorsque vous décrivez d'autres personnes.
• Le « Quoi » : Que s'est-il réellement passé ? C'est l'occasion pour vous d'exposer la chronologie des événements. Efforcez-vous d'être aussi précis que possible sans pour autant inclure d'informations superflues. Si vous n'êtes pas sûr de la pertinence d'une information, n'hésitez pas à l'inclure par mesure de précaution. Mieux vaut en dire trop que pas assez.
• La date et l'heure : faites de votre mieux pour préciser l'heure à laquelle l'incident s'est produit. Si vous n'en êtes pas sûr, indiquez une fourchette horaire plutôt que de faire une estimation.
• Le lieu : précisez des détails tels que l'adresse, l'emplacement, le paysage et d'autres informations pertinentes comme la météo ou les conditions d'éclairage.
• Le « comment » : Comment l'incident s'est-il produit ? Il peut être difficile de répondre à cette question ; ne mentionnez donc que les détails dont vous êtes certain qu'ils se sont produits.

Adoptez un ton à la fois convivial et professionnel

Certains agents ont tendance à se perdre dans le jargonpolicier. Même si cela peut sembler plus professionnel, cela rend les rapports plus difficiles à lire. N’oubliez pas que ce document peut être lu par des gestionnaires immobiliers, des supérieurs hiérarchiques, des jurés ou des témoins.

Plus votre rapport sera facile à comprendre, plus il sera pertinent. Après tout, l'objectif d'un rapport d'incident de sécurité est de rendre compte des événements qui se sont produits. Adoptez un style suffisamment informel pour faciliter la compréhension, tout en veillant à respecter les règles de grammaire et à utiliser un vocabulaire approprié. Le bon sens est une bonne règle à suivre.

Pourquoi les rapports d'incidents de sécurité sont-ils importants ?

Les rapports d'incidents de sécurité (SIR) revêtent une importance capitale pour la réussite de votre entreprise. Ces rapports permettent aux responsables de la sécurité et aux enquêteurs d'étayer ou d'infirmer ce qui s'est réellement passé lors d'un incident, qu'il s'agisse de dégâts matériels ou d'altercations physiques. Ils ont une incidence sur :

• Preuve juridique. Votre rapport d'incident de sécurité est recevable comme preuve devant un tribunal. Des rapports d'incident de sécurité (SIR) précis et exhaustifs aident les victimes à prouver ce qui leur est arrivé devant un tribunal et contribuent à soutenir les forces de l'ordre.
• Déclarations de sinistre. Si vous avez connaissance d'un incident mais que vous ne le signalez pas, votre couverture d'assurance pourrait vous être refusée. Remplir vos déclarations en temps réel vous permet non seulement de vous assurer que tous les détails sont exacts, mais peut également vous aider à garantir que vous serez couvert par votre assurance.
• Protection juridique des agents et des équipes de sécurité. Les rapports d'incidents de sécurité contribuent à limiter la responsabilité des équipes de sécurité. De plus, ces rapports permettent aux responsables de la sécurité de prendre plus facilement des décisions stratégiques et d'apporter des modifications visant à améliorer la protection et le service offerts à leurs clients.
• La réputation de votre entreprise. Remplir régulièrement et avec précision les rapports d'incident constitue une bonne pratique qui témoigne de votre professionnalisme et de votre engagement en faveur de la sécurité, du respect de la loi et de l'intégrité de votre organisation. Prendre ces rapports au sérieux est un excellent moyen de bâtir et de préserver la réputation de votre entreprise, ce qui vous aidera à recruter et à fidéliser vos collaborateurs.

Informations à inclure dans un rapport d'incident de sécurité

Observer et rendre compte

Cela relève des principes fondamentaux de la formation des agents de sécurité, mais veillez à ne mentionner que les faits lorsque vous rédigez votre rapport d'incident.

Votre rôle consiste à observer et à signaler l'incident tel que vous l'avez vu ou vécu. Les autorités compétentes se chargeront de l'enquête si nécessaire.

Ajoutez des photos, des fichiers audio et des vidéos dès que possible

Une image vaut mille mots, n’est-ce pas ? Si vous avez la possibilité de photographier l’incident, cela vous aidera vraiment à enrichir vos rapports d’incident de détails supplémentaires. Veillez à joindre les fichiers photo lorsque vous rédigez et transmettez votre rapport à votre supérieur. Il peut également être utile que ces fichiers comportent un horodatage afin d’en garantir la crédibilité.

Utiliser un logiciel de signalement des incidents de sécurité

Disposer d'un excellent logiciel de gestion des incidents pour faciliter la collecte d'informations essentielles peut considérablement améliorer la qualité de vos rapports.

Passer du stylo et du papier à un outil numérique vous permet de :

• Suivre numériquement les incidents et activités critiques
• Simplifiez les rapports des agents de sécurité grâce à des champs de réponse clairs et à des modèles d'incident
• Produire des rapports crédibles et capables de résister à une procédure judiciaire

Ces rapports revêtant une importance capitale pour vos clients, les victimes et les forces de l'ordre, il est essentiel d'aider vos agents de sécurité à les remplir correctement. Des outils tels que Silvertrac ou Trackforce Valiant offrent à vos agents :

• Instructions détaillées pour créer un rapport d'incident
• Accès facile à tous les rapports requis pour chaque circuit
• Accès aux outils d'automatisation de la création de rapports

Une technologie adaptée permet également d'automatiser le processus de rapport. Grâce à Trackforce Valiant, les agents peuvent :

• Créer des rapports réguliers depuis le terrain et en temps réel
• Configurer des notifications personnalisées par SMS ou par e-mail
• Signaler facilement les problèmes

Si votre entreprise utilise actuellement des rapports d'incident rédigés à la main, sur papier, discutez avec votre responsable de la possibilité d'adopter un outil plus efficace, tel que Silvertrac.