Conseils pour les agents de sécurité : Rédaction de rapports d'incidents (niveau débutant)

Trackforce

20 mai 2022 · 8 min de lecture

Il y a fort à parier que rédiger un rapport d'incident de sécurité ne soit pas votre aspect préféré de votre travail d'agent de sécurité. Pourtant, vous constaterez que 90 % des consignes de sécurité exigent, à un moment ou à un autre, la rédaction d'un rapport d'incident .

Croyez-le ou non, la qualité de votre rapport d'incident influencera grandement l'évaluation de votre rendement par votre employeur. Cet article vous propose quelques conseils et outils pour rédiger un rapport d'incident détaillé et professionnel, en exprimant vos pensées et vos souvenirs.

Points clés à retenir

Couvrez systématiquement les cinq fondamentaux.
Qui, quoi, quand, où et comment. Si un lecteur absent ne peut reconstituer l'événement à partir de votre compte rendu, celui-ci est incomplet.
Rédigez-le de manière à ce qu'il soit lu par des personnes non spécialisées en sécurité.
Ces documents sont lus par les gestionnaires immobiliers, les assureurs, les avocats et les jurés. Le jargon policier rend le rapport plus difficile à utiliser, et non plus professionnel.
Observer et signaler, ne pas enquêter.
Enregistrez seulement ce que vous avez vu ou vécu. Les spéculations sont source de contestation, et c'est à autrui d'en tirer les conclusions.
Les rapports ont une valeur juridique et financière.
Ces documents sont recevables comme preuves, ils ont une incidence sur les demandes d'indemnisation et ils limitent votre responsabilité et celle de votre employeur. Considérez-les comme des preuves du travail accompli, et non comme de simples documents administratifs.
Rassemblez les preuves pendant que vous êtes encore sur les lieux.
Les photos, les enregistrements audio et vidéo horodatés rendent un rapport beaucoup plus difficile à contester. Avec TrackTik, l'agent les enregistre directement dans l'application lors de la rédaction du rapport, au lieu de les envoyer par courriel ultérieurement.

Comment rédiger un bon rapport de sécurité

Vous souvenez-vous de l'école primaire, quand vous appreniez les rudiments de la narration ? Rien ne change vraiment quand vient le temps de rédiger un rapport d'incident. Vous devrez inclure les éléments suivants :

Qui étaient les personnes impliquées ? Avez-vous pu recueillir leurs coordonnées ou une description visuelle ? Assurez-vous de rester courtois et objectif dans vos descriptions.
Le récit : Qu'est-ce qui s'est vraiment passé ? C'est l'occasion de décrire les événements dans l'ordre chronologique. Soyez aussi descriptif que possible, sans inclure d'informations superflues. En cas de doute sur la pertinence d'une information, n'hésitez pas à l'inclure par précaution. Mieux vaut trop d'informations que pas assez.
Quand : Essayez d'indiquer l'heure à laquelle l'incident s'est produit. En cas de doute, indiquez une plage horaire plutôt que de faire une supposition.
Le lieu : Inclure des détails tels que l’adresse, l’emplacement, le paysage et d’autres détails pertinents comme la météo ou les conditions d’éclairage.
Comment l'incident s'est-il produit ? Il peut être difficile d'y répondre, alors n'incluez que les détails dont vous êtes absolument certain.

Restez conversationnel et professionnel.

Certains agents ont tendance à s'enliser dans le jargon policier . Bien que cela puisse paraître plus professionnel, les rapports s'en trouvent rendus plus difficiles à lire. Il est important de se rappeler que ce document peut être consulté par des gestionnaires immobiliers , des superviseurs, des jurés ou des témoins.

Plus votre rapport est facile à comprendre, plus il sera utile. Après tout, l' objectif principal d'un rapport d'incident de sécurité est de communiquer les événements qui se sont produits. Adoptez un style conversationnel pour faciliter la compréhension, tout en vous assurant d'utiliser une grammaire et un vocabulaire corrects. Le gros bon sens est essentiel.

Pourquoi les rapports d'incidents de sécurité sont importants

Les rapports d'incidents de sécurité (RIS) sont essentiels au succès de votre entreprise. Ces rapports permettent aux responsables de la sécurité et aux enquêteurs de prouver ou d'infirmer les faits survenus lors d'un incident, comme des dommages matériels ou des altercations physiques. Ils ont un impact sur :

Preuve légale. Votre rapport d'incident de sécurité est recevable comme preuve devant les tribunaux . Des rapports d'incidents de sécurité précis et complets aident les victimes à prouver ce qui leur est arrivé et soutiennent les forces de l'ordre.
Déclarations de sinistre. Si vous êtes témoin d'un incident, mais ne le signalez pas, votre demande de prise en charge par l'assurance pourrait être refusée. Rédiger vos déclarations en temps réel vous assure non seulement de fournir tous les détails exacts, mais aussi de maximiser vos chances d'être indemnisé par votre assurance.
Protection juridique des agents et des équipes de sécurité. Les rapports d'incidents de sécurité aident à limiter la responsabilité des équipes de sécurité. De plus, ces rapports facilitent la prise de décisions et l'application de nouvelles politiques par les responsables de la sécurité afin d'améliorer la protection et le service offerts à leurs clients.
Votre réputation d'entreprise. Rédiger régulièrement et avec précision des rapports d'incidents est une pratique exemplaire qui témoigne de votre professionnalisme et de votre engagement envers la sécurité, le respect de la loi et l'intégrité de votre organisation. Les prendre au sérieux est un excellent moyen de bâtir et de préserver la réputation de votre entreprise, ce qui facilitera le recrutement et la rétention de vos employés.

Observer et signaler

Cela remonte aux bases de la formation des agents de sécurité , mais assurez-vous, lorsque vous rédigez votre rapport d'incident, de n'inclure que les faits.

Votre rôle est d'observer et de rapporter l'incident tel que vous l'avez vu ou vécu. Les autorités compétentes s'occuperont de l'enquête le cas échéant.

Inclure des photos, de l'audio et des vidéos chaque fois que possible.

Une image vaut mille mots, n'est-ce pas ? Si vous avez la possibilité de filmer l'incident, ça va enrichir considérablement vos rapports. Assurez-vous de joindre les photos à votre rapport lorsque vous le rédigez et le soumettez à votre supérieur. Il est également conseillé d'horodater ces photos afin d'assurer leur crédibilité.

Utilisez un logiciel de signalement des incidents de sécurité

Avoir un excellent logiciel de signalement d'incidents pour faciliter la collecte d'informations critiques peut considérablement améliorer la qualité de vos rapports.

Passer du stylo et du papier à un outil numérique vous permet de :

Suivi numérique des incidents et activités critiques
Simplifiez les rapports de sécurité grâce à des champs de réponse clairs et des modèles d'incidents.
Produire des rapports crédibles et capables de résister à un litige.

Ces rapports étant essentiels pour vos clients, les victimes et les forces de l'ordre, il est primordial d'aider vos agents à les rédiger correctement. Des outils comme TrackTik leur fournissent :

Instructions étape par étape pour la création d'un rapport d'incident
Accès facile à tous les rapports requis pour chaque visite
Accès aux outils d'automatisation des rapports

La technologie appropriée contribue également à automatiser le processus de rédaction des rapports. Avec TrackTik, les agents peuvent :

Créez des rapports réguliers sur le terrain et en temps réel
Configurer des notifications personnalisées par SMS/courriel
Escalader facilement les problèmes

Si votre entreprise utilise actuellement des rapports d'incidents écrits sur papier, discutez avec votre superviseur de la possibilité d'utiliser un outil plus efficace comme TrackTik .

Foire aux questions

Cinq éléments minimum : les personnes impliquées, le déroulement chronologique des faits, la date et le lieu (y compris les conditions météorologiques et d’éclairage), et les circonstances exactes (d’après vos observations directes). Ajoutez les photos, les enregistrements audio ou vidéo que vous avez pu réaliser. En cas de doute, précisez-le clairement ; ne le mentionnez pas par omission ou supposition.

Rédigez le rapport le jour même, en phrases claires et complètes, tant que les détails sont encore frais dans votre mémoire. Utilisez des dates précises plutôt que des périodes vagues, décrivez les personnes objectivement et distinguez vos observations des témoignages recueillis. Évitez le jargon policier, car le lecteur sera probablement un gestionnaire immobilier, un assureur ou un juré plutôt qu'un agent des forces de l'ordre. Les modèles structurés de rapports d'incident TrackTik assurent cette cohérence au sein de toute l'équipe.

Un rapport d'activité quotidien couvre l'ensemble d'un quart de travail et est par nature routinier. Un rapport d'incident documente un événement en détail et déclenche généralement une notification, une remontée d'information et une conservation plus longue. Les exceptions sont notées dans le rapport d'activité quotidien, mais le compte rendu complet doit figurer dans un rapport d'incident dédié ; ainsi, les deux documents demeurent distincts tout en demeurant liés.

Oui. Les rapports d'incidents sont recevables comme preuves, c'est pourquoi l'exactitude et l'objectivité l'emportent sur la forme. Les rapports rédigés en temps réel, avec des pièces jointes horodatées, sont considérablement plus difficiles à contester qu'un récit reconstitué de mémoire plusieurs jours plus tard.

Avant la fin du service, idéalement quelques minutes après la stabilisation de la situation. Les détails se dégradent rapidement et les rapports tardifs soulèvent des questions quant à leur fiabilité. Le dépôt mobile via l' application pour agents élimine cet argument habituel, car le rapport est rédigé sur place et non à un bureau des heures plus tard.

Oui, car la plupart des problèmes de qualité sont d'ordre structurel plutôt que motivationnel. Les champs obligatoires, les modèles d'incidents, les demandes de photos obligatoires et l'horodatage automatique permettent d'uniformiser les pratiques entre les agents. ReportPro AI va plus loin en aidant les agents à transformer leurs notes de terrain en un récit clair et complet, et en faisant ensuite émerger des tendances sur différents sites grâce à l'analyse décisionnelle . Vous pouvez réserver une démonstration de TrackTik pour découvrir tout le processus de reporting.