Conseils pour les agents de sécurité : Rédaction de rapports d'incidents (niveau débutant)

Conseils pour les agents de sécurité : Rédaction de rapports d'incidents (niveau débutant)

Il y a fort à parier que rédiger un rapport d'incident de sécurité ne soit pas votre aspect préféré de votre travail d'agent de sécurité. Pourtant, vous constaterez que 90 % des consignes de sécurité exigent, à un moment ou à un autre, la rédaction d'un rapport d'incident.

Croyez-le ou non, la qualité de votre rapport d'incident influencera grandement l'évaluation de votre rendement par votre employeur. Cet article vous propose quelques conseils et outils pour rédiger un rapport d'incident détaillé et professionnel, en exprimant vos pensées et vos souvenirs.

Comment rédiger un bon rapport de sécurité

Vous souvenez-vous de l'école primaire, quand vous appreniez les rudiments de la narration ? Rien ne change vraiment quand vient le temps de rédiger un rapport d'incident. Vous devrez inclure les éléments suivants :

• Qui étaient les personnes impliquées ? Avez-vous pu recueillir leurs coordonnées ou une description visuelle ? Assurez-vous de rester courtois et objectif dans vos descriptions.
• Le récit : Qu'est-ce qui s'est vraiment passé ? C'est l'occasion de décrire les événements dans l'ordre chronologique. Soyez aussi descriptif que possible, sans inclure d'informations superflues. En cas de doute sur la pertinence d'une information, n'hésitez pas à l'inclure par précaution. Mieux vaut trop d'informations que pas assez.
• Quand : Essayez d'indiquer l'heure à laquelle l'incident s'est produit. En cas de doute, indiquez une plage horaire plutôt que de faire une supposition.
• Le lieu : Inclure des détails tels que l’adresse, l’emplacement, le paysage et d’autres détails pertinents comme la météo ou les conditions d’éclairage.
• Comment l'incident s'est-il produit ? Il peut être difficile d'y répondre, alors n'incluez que les détails dont vous êtes absolument certain.

Restez conversationnel et professionnel.

Certains agents ont tendance à s'enliser dans le jargon policier . Bien que cela puisse paraître plus professionnel, les rapports s'en trouvent rendus plus difficiles à lire. Il est important de se rappeler que ce document peut être consulté par des gestionnaires immobiliers, des superviseurs, des jurés ou des témoins.

Plus votre rapport est facile à comprendre, plus il sera utile. Après tout, l' objectif principal d'un rapport d'incident de sécurité est de communiquer les événements qui se sont produits. Adoptez un style conversationnel pour faciliter la compréhension, tout en vous assurant d'utiliser une grammaire et un vocabulaire corrects. Le gros bon sens est essentiel.

Pourquoi les rapports d'incidents de sécurité sont importants

Les rapports d'incidents de sécurité (RIS) sont essentiels au succès de votre entreprise. Ces rapports permettent aux responsables de la sécurité et aux enquêteurs de prouver ou d'infirmer les faits survenus lors d'un incident, comme des dommages matériels ou des altercations physiques. Ils ont un impact sur :

• Preuve légale. Votre rapport d'incident de sécurité est recevable comme preuve devant les tribunaux. Des rapports d'incidents de sécurité précis et complets aident les victimes à prouver ce qui leur est arrivé et contribuent au travail des forces de l'ordre.
• Déclarations de sinistre. Si vous êtes témoin d'un incident, mais ne le signalez pas, votre demande de prise en charge par l'assurance pourrait être refusée. Rédiger vos déclarations en temps réel vous assure non seulement de fournir tous les détails exacts, mais aussi de maximiser vos chances d'être indemnisé par votre assurance.
• Protection juridique des agents et des équipes de sécurité. Les rapports d'incidents de sécurité aident à limiter la responsabilité des équipes de sécurité. De plus, ces rapports facilitent la prise de décisions et l'application de nouvelles politiques par les responsables de la sécurité afin d'améliorer la protection et le service offerts à leurs clients.
• Votre réputation d'entreprise. Rédiger régulièrement et avec précision des rapports d'incidents est une pratique exemplaire qui témoigne de votre professionnalisme et de votre engagement envers la sécurité, le respect de la loi et l'intégrité de votre organisation. Les prendre au sérieux est un excellent moyen de bâtir et de préserver la réputation de votre entreprise, ce qui facilitera le recrutement et la rétention de vos employés.

Informations à inclure dans un rapport d'incident de sécurité

Observer et signaler

Cela remonte aux bases de la formation des agents de sécurité, mais assurez-vous, lorsque vous rédigez votre rapport d'incident, de n'inclure que les faits.

Votre rôle est d'observer et de rapporter l'incident tel que vous l'avez vu ou vécu. Les autorités compétentes s'occuperont de l'enquête le cas échéant.

Inclure des photos, de l'audio et des vidéos chaque fois que possible.

Une image vaut mille mots, n'est-ce pas ? Si vous avez la possibilité de filmer l'incident, ça va enrichir considérablement vos rapports. Assurez-vous de joindre les photos à votre rapport lorsque vous le rédigez et le soumettez à votre supérieur. Il est également conseillé d'horodater ces photos afin d'assurer leur crédibilité.

Utilisez un logiciel de signalement des incidents de sécurité

Avoir un excellent logiciel de signalement d'incidents pour faciliter la collecte d'informations critiques peut considérablement améliorer la qualité de vos rapports.

Passer du stylo et du papier à un outil numérique vous permet de :

• Suivi numérique des incidents et activités critiques
• Simplifiez les rapports de sécurité grâce à des champs de réponse clairs et des modèles d'incidents.
• Produire des rapports crédibles et capables de résister à un litige.

Ces rapports étant essentiels pour vos clients, les victimes et les forces de l'ordre, il est primordial d'aider vos agents à les rédiger correctement. Des outils comme Silvertrac ou Trackforce Valiant leur fournissent :

• Instructions étape par étape pour la création d'un rapport d'incident
• Accès facile à tous les rapports requis pour chaque visite
• Accès aux outils d'automatisation des rapports

La technologie appropriée contribue également à automatiser le processus de rédaction des rapports. Avec Trackforce Valiant, les agents peuvent :

• Créez des rapports réguliers sur le terrain et en temps réel
• Configurer des notifications personnalisées par SMS/courriel
• Escalader facilement les problèmes

Si votre entreprise utilise actuellement des rapports d'incidents écrits sur papier, discutez avec votre superviseur de la possibilité d'utiliser un outil plus efficace comme Silvertrac.