Comment réduire les absences des employés : 9 stratégies efficaces

Comment réduire les absences des employés : 9 stratégies efficaces

Les problèmes d'assiduité du personnel sont un fléau pour le secteur de la sécurité physique depuis des années. Si vos agents sont régulièrement en retard ou s'absentent, cela peut avoir des répercussions sur vos résultats financiers ainsi que sur le moral de l'ensemble de l'équipe.

Même s’il n’est pas raisonnable d’exiger une assiduité parfaite, les absences répétées et les retards chroniques doivent être traités sans délai.

Nous allons vous expliquer comment réduire les absences des employés grâce à 9 stratégies qui ont fait leurs preuves

1. Recrutez les bonnes personnes
2. Conservez des registres détaillés
3. Traiter les problèmes sans tarder
4. Récompenser les bonnes performances
5. Que les agents de sécurité rattrapent les gardes manqués
6. Donnez le bon exemple
7. Définir les règles de base
8. Acheminer les appels via un responsable
9. Suivi

1. Recruter les bonnes personnes

Le meilleur moyen de réduire les absences des salariés est de recruter d'emblée les bonnes personnes. Pour ce faire :

• Prenez le temps nécessaire pour recruter (mais pas trop non plus ! Si vous attendez trop longtemps, vous risquez de passer à côté d'excellents candidats sur ce marché du travail très concurrentiel).
• Effectuer des vérifications d’antécédents
• Vérifier les références des employés et les contacter

En faisant preuve d'initiative et en consacrant du temps à la recherche des bonnes personnes, on parvient à constituer une équipe fiable.

2 Tenir des registres détaillés

Il est essentiel de tenir un registre détaillé des performances des salariés. Et dans la plupart des États, c'est une obligation. Sans documentation, il peut être difficile d'identifier ces problèmes et d'y remédier.

Tirez parti d'un logiciel de gestion du personnel de sécurité pour faciliter la planification des horaires, permettre à votre équipe de communiquer les changements de service et, bien sûr, suivre les éventuels problèmes d'assiduité.

Passez à l'action : réservez chaque semaine un moment pour mettre à jour les registres de présence. À long terme, cela vous fera gagner du temps et vous évitera bien des tracas.

3. Traiter les problèmes sans tarder

Évitez de prendre du retard et de ne pas respecter les délais lorsqu’un membre de l’équipe s’absente. Si vous remarquez qu’un employé s’absente régulièrement pour cause de maladie ou d’urgence pendant les périodes les plus chargées, il se peut qu’il abuse du système.

Ne tirez toutefois pas de conclusions hâtives. Veillez à aborder ouvertement leurs problèmes d’assiduité. Il se peut qu’ils rencontrent des difficultés et qu’ils aient besoin d’un soutien supplémentaire.

Il vaut toujours mieux régler rapidement les problèmes d'assiduité. Même si un salarié est très compétent dans ses autres fonctions mais a la mauvaise habitude d'arriver systématiquement en retard au travail, il s'agit d'un problème qui doit être résolu.

Si vous donnez l'impression de tolérer les retards d'un employé, cela peut créer des problèmes de cohésion au sein de votre équipe, en plus de faire perdre de l'argent à votre entreprise.

Passez à l'action : élaborez une politique claire à l'intention des salariés concernant les retards et les absences sans préavis. C'est absolument indispensable pour que chacun sache ce qu'on attend de lui et quelles seront les conséquences en cas de non-respect des règles.

4. Reconnaître les bonnes performances

La reconnaissance est un moyen efficace de motiver vos agents de sécurité et de renforcer leur moral. Pour ce faire, vous pouvez notamment récompenser les bonnes performances par une rémunération, ce qui incitera les employés à respecter les règles.

Passez à l'action : vous pourriez envisager d'encourager vos employés à être assidus et ponctuels en leur offrant une récompense. Qu'il s'agisse d'une plaque, d'un congé payé ou d'une carte-cadeau, veillez simplement à ce qu'ils comprennent pourquoi ils la reçoivent.

Nous avons également constaté qu'un peu de compétition peut s'avérer très efficace. Vous pouvez proposer une récompense collective pour la ponctualité ou une présence parfaite pendant un certain nombre de jours. Veillez simplement à ne pas pénaliser les employés qui s'absentent pour des raisons légitimes, car cela peut également susciter du ressentiment et entraîner un taux de rotation du personnel.

5 : Que les agents de sécurité rattrapent les gardes manqués

Si certains de vos agents signalent systématiquement des incidents, vous devrez prendre des mesures disciplinaires.

Une stratégie qui s’est avérée efficace pour remédier aux absences non justifiées au travail consiste à offrir aux employés la possibilité de rattraper les services manqués. Vous constaterez que bon nombre de vos agents sont tout à fait disposés à rattraper les services manqués afin de compenser une éventuelle perte de salaire.

6 Donnez le bon exemple

Il est essentiel de montrer l'exemple. Si les responsables et les superviseurs sont régulièrement en retard, cela donne le ton à l'ensemble de l'entreprise. Cela fait comprendre aux employés qu'il est acceptable d'être en retard.

Lorsque les responsables font preuve de ponctualité et n'abusent pas des arrêts de travail, les employés remarquent leur éthique professionnelle et s'efforcent de suivre leur exemple.

Passez à l'action : collaborez avec vos responsables et vos superviseurs pour vous assurer qu'ils connaissent bien la politique relative aux retards et aux « absences non justifiées ». Comme ils doivent montrer l'exemple, ils doivent bien connaître les règles et les respecter.

7. Définir les règles de base

Lorsqu’un membre de l’équipe ne respecte plus suffisamment ses horaires, il est important de lui expliquer en quoi le non-respect de ces horaires affecte l’ensemble de l’équipe. Les gens acceptent toujours mieux le changement lorsqu’ils en comprennent l’importance. Il est possible que vos agents de sécurité ne se rendent pas compte de l’impact que leurs absences non signalées ont sur les autres. Que d’autres doivent redoubler d’efforts pour prendre le relais.

Ainsi, le simple fait de présenter la situation dans son ensemble à vos collaborateurs peut permettre de régler le problème avant qu'il ne s'aggrave, évitant ainsi de devoir recourir à des mesures disciplinaires supplémentaires.

Passez à l'action : n'attendez pas que des problèmes liés à la présence des agents de sécurité surviennent pour établir les règles de base. Veillez à ce que les politiques relatives aux horaires et à la présence des agents de sécurité fassent partie intégrante de l'intégration et de la formation continue.

8 : Faire passer toutes les annulations d'appels par un responsable

C'est incroyable de voir à quel point cela fonctionne bien. Il est beaucoup plus facile pour les employés de s'absenter au pied levé lorsqu'ils appellent la réceptionniste ou laissent un message à un collègue ou sur la messagerie vocale.

Agissez : imposez comme règle que les employés doivent appeler leur responsable s’ils ne peuvent pas se présenter au travail. Si l’employé a une véritable urgence ou une raison valable justifiant son absence (par exemple, une maladie ou une obligation de juré), il n’aura probablement aucun mal à appeler son responsable pour l’en informer. En revanche, s’il cherche à s’absenter sans justification, le fait de devoir appeler et mentir à son responsable peut suffire à réduire le nombre d’absences non justifiées.

9 Suivi

Quelles que soient les raisons pour lesquelles un salarié s'absente du travail, veillez à prendre des nouvelles. Cela permet à la fois de montrer à vos collaborateurs que vous vous souciez d'eux et de leur faire savoir que vous êtes au courant de leurs absences.

Si un salarié s'est absenté pour un motif valable, comme une maladie, prenez de ses nouvelles et demandez-lui comment il se sent afin de déterminer s'il est en mesure de reprendre le travail ou s'il a besoin de plus de temps. N'essayez pas de le forcer à revenir au travail s'il a besoin de plus de temps. Exprimez plutôt votre sollicitude et proposez-lui de lui attribuer des horaires supplémentaires lorsqu'il ira mieux, s'il souhaite compenser une partie de son manque à gagner.

En assurant le suivi des absences autorisées, vous contribuez à instaurer une culture d'entreprise plus positive. Vous montrez ainsi que vous vous souciez de vos collaborateurs et de leur bien-être.

Et si vous assurez systématiquement un suivi après chaque absence, les employés y réfléchiront à deux fois avant d'abuser du système.

Il existe de nombreuses mesures que vous pouvez prendre pour améliorer l'assiduité des agents de sécurité

Ce sont les aléas de la vie. Les embouteillages et la maladie sont inévitables. Ce qui est inacceptable, c’est qu’un salarié semble ne jamais parvenir à arriver à l’heure au travail ou s’absente régulièrement. Si tel est le cas, ce salarié ne respecte ni votre temps ni celui de son équipe.

Vous pouvez éviter que cela ne se produise en tenant une comptabilité rigoureuse, en traitant de manière proactive les problèmes qui surviennent et en mettant en œuvre une maintenance préventive.

La responsabilité et la fiabilité sont deux aspects essentiels à la réussite d'une entreprise de sécurité. Si vous ne montrez pas l'exemple et n'ancrez pas le sens de la ponctualité et une culture du respect dans la formation de vos collaborateurs, cela peut avoir des répercussions importantes sur le moral du personnel. Si rien n'est fait, cela peut, à terme, entraîner un taux de rotation élevé, ce qui représente un coût considérable pour votre entreprise.

N'attendez pas pour passer à l'action ! Grâce à toute une gamme de rapports automatisés, vous et vos supérieurs hiérarchiques pouvez rester informés en permanence des problèmes urgents, des collaborateurs dont les performances laissent à désirer, et bien plus encore.