Was Sie über Sicherheitskräfte wissen sollten, die ihre eigenen Handys benutzen

Im August 2014 entschied das Berufungsgericht des zweiten Bezirks von Kalifornien in der Rechtssache „Cochran gegen Schwan’s Home Service“, dass Unternehmen mit Beschäftigten in Kalifornien ihren Mitarbeitern die Kosten für dienstliche Telefonate über deren private Mobiltelefone erstatten müssen.

Gemäß § 2802 des kalifornischen Arbeitsgesetzbuchs ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitnehmern notwendige geschäftliche Ausgaben zu erstatten. Unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer über unbegrenzte oder begrenzte Gesprächsminuten verfügt, steht ihm ein angemessener Prozentsatz seiner Mobilfunkrechnung zu.

Der Fall aus Kalifornien hat dieses Thema in den Fokus der Öffentlichkeit gerückt, doch Kalifornien ist längst nicht mehr der einzige Rechtsraum, in dem Verpflichtungen zur Kostenerstattung bestehen, und die Rechtslage hat sich seit 2014 weiter entwickelt. Wenn Sie über Staatsgrenzen hinweg tätig sind, sollten Sie Ihre Verpflichtungen von Bundesstaat zu Bundesstaat mit Ihrem eigenen Arbeitsrechtsberater abklären, anstatt davon auszugehen, dass überall dieselbe Regelung gilt. Die hier gemachten Angaben stellen keine Rechtsberatung dar.

Branchenumfragen aus der Mitte der 2010er Jahre ergaben, dass ein Großteil der US-amerikanischen Büroangestellten die gesamte Mobilfunkrechnung – einschließlich der Datengebühren – für Handys selbst bezahlte, die sie auch für berufliche Zwecke nutzten. Betrachten Sie dies eher als historischen Kontext denn als aktuelle Zahl, doch die zugrunde liegende Dynamik hat sich nicht geändert: Private Geräte subventionieren stillschweigend einen Großteil der geschäftlichen Aktivitäten.

Da viele Sicherheitsunternehmen von ihren Mitarbeitern verlangen, ihre eigenen Geräte zu nutzen, ist es ratsam, Ihre BYOD-Richtlinie festzuschreiben und wahrscheinlich auch einen angemessenen Erstattungsplan dafür zu erstellen.

Wenn Sie von Ihren Mitarbeitern verlangen, ihre eigenen Geräte für die Arbeit zu nutzen, sollte dies ein fester Bestandteil Ihres Einstellungsprozesses sein, einschließlich der Einarbeitungsunterlagen und des Einarbeitungsprogramms. Indem Sie diese Unterlagen in der Personalverwaltung der Personalakte beifügen, können Sie nachweisen, was jede Person wann unterzeichnet hat. Sie sollten sich außerdem mit dem Unternehmensjuristen beraten, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen Aspekte abgedeckt sind.

Während sich das kalifornische Urteil ausschließlich auf die Erstattung von Mobilfunkgebühren konzentrierte, haben sich spätere Rechtsstreitigkeiten in diesem Bereich auf andere Technologieausgaben wie Datentarife, Internetanschlüsse für zu Hause, Software und Filesharing-Dienste ausgeweitet.

Was bei der Ausarbeitung eines BYOD-Konzepts zu beachten ist

• Welche Geräte sind in der Police enthalten (Handy, Laptop, Tablet usw.)?
• Welche Art von Tarifen haben Ihre Mitarbeiter derzeit?
• Welche Risiken würde ein BYOD-Konzept für Ihr Unternehmen mit sich bringen?
• Wie werden private Geräte gesichert?
• Wie wird die angemessene Erstattung berechnet?

Lawrence Borgens von Delta Protective Services, damals Kunde von Silvertrac, erfüllte die kalifornischen Vorschriften, indem er die Erstattungen für Mobiltelefonkosten in die einheitliche Wartungszulage einbezog, wodurch diese steuerfrei blieben. Es empfiehlt sich, diese Behandlung mit Ihrem eigenen Steuerberater abzustimmen, da die steuerliche Behandlung davon abhängt, wie die Zulage ausgestaltet ist.

Was das Ganze praktikabel machte, war die Vorhersehbarkeit. Da die Software zur Verwaltung von Sicherheitspersonal pro Schicht eine bekannte, überschaubare Datenmenge verbraucht, konnte er den Datenverbrauch der App abschätzen und somit die monatliche Erstattung planen. Silvertrac ist mittlerweile Teil von Trackforce, und diese Funktion ist heute in TrackTik integriert.

BYOD im Vergleich zu vom Unternehmen bereitgestellten Geräten

Die Entscheidung wird in der Regel allein anhand der Anschaffungskosten getroffen – und genau in dieser Spalte hat BYOD immer die Nase vorn. Hier ist der umfassendere Vergleich, da einige der anderen Zeilen später echte Kosten verursachen:

Es gibt keine allgemeingültige richtige Antwort. Kleinere und schnell wachsende Unternehmen setzen in der Regel zunächst auf BYOD, da die Alternative unerschwinglich ist. Unternehmen, die mit Rechtsstreitigkeiten konfrontiert sind, eine hohe Fluktuation aufweisen oder deren Kunden Fragen zum Umgang mit Daten stellen, wechseln in der Regel irgendwann zu firmeneigenen Geräten. Viele entscheiden sich letztendlich für ein Hybridmodell: private Smartphones für Routinebeiträge, firmeneigene Geräte für sensible Standorte und mobile Streifenfahrzeuge.

Was eine BYOD-Richtlinie tatsächlich abdecken muss

Eine einzeilige Klausel im Handbuch ist noch keine Richtlinie. Wenn etwas schiefgeht, sind folgende Klauseln entscheidend:

• Welche Geräte und welche Apps? Nennen Sie sie. Der Begriff „dienstliche Nutzung“ ist zu vage, um ihn durchzusetzen oder eine Kostenerstattung darauf zu stützen.
• Die Art und Höhe der Erstattung. Ein pauschaler monatlicher Zuschuss ist einfacher zu verwalten als eine prozentuale Erstattung der Rechnung und lässt sich leichter rechtfertigen, da er für alle Beamten einheitlich ist.
• Mindestanforderungen an das Gerät. Eine unterstützte Betriebssystemversion und eine funktionierende Kamera, da ein Beamter, dessen Smartphone die App nicht ausführen oder kein brauchbares Foto aufnehmen kann, seine Aufgabe nicht erfüllen kann.
• Anforderungen an die Bildschirmsperre und den Zugangscode. Kundendaten auf einem entsperrten Smartphone stellen das größte praktische Risiko in einer BYOD-Umgebung dar.
• Was passiert mit den Daten, wenn sie das System verlassen? Entscheiden Sie jetzt, ob Sie den Zugriff einer App aus der Ferne widerrufen können, und stellen Sie sicher, dass durch das Entziehen des Zugriffs auch zwischengespeicherte Client-Daten gelöscht werden.
• Was man sehen kann und was nicht. Machen Sie deutlich, dass die Standortverfolgung ausschließlich für die Dienstzeiten und nur innerhalb der App gilt. Andernfalls gehen die Beamten vom Schlimmsten aus, und genau diese Annahme verhindert die Akzeptanz der App.
• Wer kommt für Schäden auf? Wenn während der Schicht ein Handy kaputtgeht, sollte man das besser im Voraus schriftlich klären, anstatt erst in dem Moment darüber zu sprechen.

BYOD-Einführung ohne Streitigkeiten

1. Lassen Sie die Richtlinie vor ihrer Einführung prüfen. Ziehen Sie dazu Arbeitsrechtsanwälte in jedem Bundesstaat hinzu, in dem Sie tätig sind – nicht nur in Ihrem Heimatbundesstaat. Dies ist der Schritt, den viele Unternehmen überspringen – und derjenige, dessen Auslassung am teuersten zu stehen kommt.
2. Messen Sie zunächst den tatsächlichen Datenverbrauch auf einigen wenigen Handys. Lassen Sie die App einen Monat lang auf den Geräten von drei oder vier Beamten laufen. So erhalten Sie eine konkrete Zahl, auf der Sie die Aufwandsentschädigung festlegen können, statt sich auf Schätzungen zu verlassen.
3. Stellen Sie in den Vordergrund, was die Beamten erhalten, und nicht, was Sie benötigen. Ein Gerät weniger, das sie mit sich führen und aufladen müssen, und ein Smartphone, mit dem sie bereits vertraut sind. Die Sicherheitsfunktionen der App sind ein stärkeres Argument als die Compliance-Aspekte.
4. Integrieren Sie dies in die Einarbeitung und lassen Sie bestehende Mitarbeiter die Richtlinien erneut unterzeichnen. Bei neuen Mitarbeitern ist das einfach. Das Risiko liegt bei den Führungskräften, die seit Jahren informell ihre privaten Handys nutzen, ohne dass dies schriftlich festgehalten wurde.
5. Überprüfen Sie die Aufwandsentschädigung jährlich. Eine einmal festgelegte und nie wieder angepasste Aufwandsentschädigung führt dazu, dass aus einer angemessenen Erstattung still und leise eine unangemessene wird.

Die Vor- und Nachteile

Natürlich gibt es viele Vor- und Nachteile, die berücksichtigt werden müssen, um einen formellen BYOD-Plan zu erstellen, der zu Ihrem Unternehmen passt. Zunächst einmal sollten Sie sich überlegen, ob ein BYOD-Plan für Ihr Unternehmen und seine Mitarbeiter überhaupt sinnvoll ist.

Ein Vorteil ist, dass die Mitarbeiter ihre eigenen Geräte nutzen können, was bedeutet, dass sie mit deren Bedienung vertraut sind und wahrscheinlich besser darauf achten werden. Außerdem ist es ein Gerät weniger, das sie aufladen und an den Arbeitsplatz mitbringen müssen.

Selbst mit einem Erstattungsmodell bietet BYOD Arbeitgebern nach wie vor echte finanzielle Vorteile, auch wenn die Sicherheits- und Datenrisiken gehandhabt und nicht ignoriert werden müssen. Aus einer umfassenderen Perspektive betrachtet gibt es bewährte Verfahren für BYOD im Bereich der physischen Sicherheit, und sollten Sie sich stattdessen für die Ausgabe von Hardware entscheiden, lohnt es sich, langlebige Smartphones in Betracht zu ziehen, die speziell für den Einsatz im Außendienst konzipiert sind.

Egal, für welchen Weg Sie sich entscheiden – das Gerät ist nur deshalb von Bedeutung, weil darauf bestimmte Funktionen laufen. Dass Beamte während ihres Einsatzes Vorfallberichte erstellen, Kontrollpunkte scannen und für den Schutz allein arbeitender Mitarbeiter sorgen können – genau das ist der Grund, warum man ihnen überhaupt eine App zur Verfügung stellt.

Sie überlegen noch, ob Sie das BYOD-Modell einführen sollen? Vereinbaren Sie eine TrackTik-Demo, dann zeigen wir Ihnen, welche Anforderungen die App an ein Gerät stellt, und helfen Ihnen dabei, eine fundierte Zahl für die Kostenerstattung in Ihrem eigenen Betrieb zu ermitteln.