Ce que vous devez savoir sur l'utilisation des téléphones personnels par les agents de sécurité

Q: Faut-il rembourser les agents pour l'utilisation de leur téléphone personnel à des fins professionnelles ?

En Californie, la décision Cochran c. Schwan's Home Service (2014) et l'article 2802 du Code du travail ont établi que les employeurs doivent rembourser un pourcentage raisonnable des frais liés à l'utilisation professionnelle de leurs services, même si l'employé dispose d'un forfait illimité. D'autres juridictions ont leurs propres dispositions en matière de remboursement de frais, et la législation a continué d'évoluer depuis 2014 ; il est donc conseillé de vérifier vos obligations spécifiques auprès de votre propre conseiller juridique plutôt que de vous fier à une règle générale.

Trackforce

5 avril 2016 · 11 min de lecture

Agent de sécurité utilisant un téléphone personnel conformément à la politique BYOD

En août 2014, la Cour d'appel du deuxième district de Californie a statué dans l' affaire Cochran contre Schwan's Home Service que les entreprises ayant des employés en Californie doivent rembourser à leurs employés les appels vocaux professionnels effectués sur leurs téléphones cellulaires personnels.

L'article 2802 du Code du travail de la Californie exige que l'employeur rembourse aux employés leurs frais professionnels nécessaires. Que l'employé dispose d'un forfait illimité ou limité, il a droit à un remboursement correspondant à un pourcentage raisonnable de sa facture de téléphone portable.

C'est la Californie qui a mis cette question sur le devant de la scène, mais elle n'est plus la seule juridiction à imposer des obligations de remboursement de frais, et la situation a évolué depuis 2014. Si vous exercez votre activité dans plusieurs États, vérifiez vos obligations État par État auprès de votre propre conseiller juridique en droit du travail plutôt que de supposer qu'une seule règle s'applique partout. Les renseignements contenus dans ce document ne constituent pas un avis juridique.

Points clés à retenir

Le BYOD n'est pas une option gratuite.
Cela déplace les coûts du matériel vers le remboursement, l'administration et les risques juridiques. Moins cher au départ, rarement moins cher à mal gérer.
Les obligations de remboursement varient selon les provinces et sont en constante évolution.
Le cas californien est le plus connu, mais il ne reflète pas la situation dans son ensemble. Consultez votre propre avocat pour chaque province ou territoire dans lequel vous exercez votre activité.
Rédigez la politique avant que le premier officier n'utilise son téléphone personnel.
Ça a sa place dans les documents d'intégration, pas dans une conversation après qu'un problème soit survenu.
Le départ des employés est une étape que personne ne planifie.
Lorsqu'un agent quitte ses fonctions, les données de vos clients se retrouvent sur un appareil qui ne vous appartient pas et que vous ne pouvez pas effacer.
L'utilisation prévisible des données de l'application permet de calculer le remboursement.
Connaître approximativement la consommation de l' application de sécurité par quart de travail permet de transformer une estimation vague en un chiffre justifiable.

Des études sectorielles menées au milieu des années 2010 ont révélé que la majorité des travailleurs américains du secteur de l'information payaient la totalité de leur facture de téléphone mobile, données comprises, pour des téléphones qu'ils utilisaient également à des fins professionnelles. Il convient de replacer ce chiffre dans son contexte historique plutôt que de le considérer comme une donnée actuelle, mais la dynamique sous-jacente demeure inchangée : les appareils personnels subventionnent discrètement une grande partie de l’activité professionnelle.

Étant donné que de nombreuses entreprises de sécurité exigent que leurs agents utilisent leurs propres appareils, il est judicieux d'officialiser votre politique BYOD, et probablement de prévoir un plan de remboursement raisonnable en parallèle.

Si vous exigez que vos employés utilisent leurs appareils personnels pour le travail, cela doit faire partie intégrante de votre processus d'embauche, notamment en incluant les documents et le programme d'intégration. Conserver ces documents dans le dossier de chaque employé dans le système de gestion du personnel vous permettra de retracer les signatures et les dates. Il est également conseillé de consulter le service juridique de l'entreprise afin de vous assurer d'être en règle.

Alors que la décision californienne portait essentiellement sur le remboursement des minutes d'appel téléphonique, des litiges ultérieurs dans ce domaine se sont étendus à d'autres dépenses technologiques telles que les forfaits de données, l'Internet à domicile, les logiciels et les services de partage de fichiers.

Éléments à prendre en compte lors de la formalisation d'un plan BYOD

Quels appareils seront couverts par cette police d'assurance (téléphone cellulaire, ordinateur portable, tablette, etc.) ?
Quels types de contrats de service vos employés ont-ils actuellement ?
Quels risques un plan BYOD présenterait-il pour votre entreprise ?
Comment les appareils personnels seront-ils sécurisés ?
Comment le remboursement raisonnable sera-t-il calculé ?

Lawrence Borgens, de Delta Protective Services , alors client de Silvertrac, a respecté la réglementation californienne en intégrant les remboursements de frais de téléphone cellulaire à l'allocation d'entretien uniforme, ce qui les a exonérés d'impôt. Il est conseillé de vérifier ce traitement auprès de votre comptable, car le traitement fiscal dépend de la structure de l'allocation.

Ce qui a rendu le système viable, c'est sa prévisibilité. Le logiciel de gestion des agents de sécurité utilisant une quantité de données connue et modeste par poste, il pouvait prévoir la consommation de l'application et donc planifier le remboursement mensuel. Silvertrac fait maintenant partie de Trackforce, et cette fonctionnalité est maintenant intégrée à TrackTik .

Appareils personnels personnels (BYOD) par rapport aux appareils fournis par l'entreprise

La décision se fonde généralement uniquement sur le coût initial, un point où le BYOD l'emporte systématiquement. Voici une comparaison plus détaillée, car plusieurs autres options entraînent des coûts supplémentaires par la suite :

Considération	Les agents utilisent leurs propres téléphones (BYOD)	Vous fournissez des appareils d'entreprise
Coût initial	Proche de zéro, c'est pourquoi la plupart des entreprises commencent ici.	Matériel et forfait par agent, payés avant même que le contrat ne génère des revenus.
Coût permanent	Un remboursement que vous devez calculer, justifier et tenir à jour.	Facturation prévisible par ligne, et vous êtes responsable de l'amortissement.
Adoption	Rapidement. Les agents connaissent déjà l'appareil et le gardent chargé.	Plus lent. Un deuxième appareil peut être oublié, laissé dans une voiture ou non chargé.
Contrôler	Limité. Vous ne pouvez pas effacer, verrouiller ou normaliser un appareil qui ne vous appartient pas.	Complet. Vous définissez la version du système d'exploitation, les applications et la politique de verrouillage.
Données et confidentialité	C'est compliqué. Les données de l'entreprise sont stockées sur un appareil personnel, aux côtés de données personnelles.	Une séparation nette, ce qui est primordial si un incident fait l'objet d'un procès.
Départ	La situation délicate. Un agent repart avec vos données sur son téléphone.	L'appareil est retourné, l'accès prend fin le jour même.
Risque juridique	Les obligations de remboursement varient selon les provinces et évoluent avec le temps.	Largement évité, car l'agent n'en assume aucun coût personnel

Il n'existe pas de solution universelle. Les petites entreprises et celles en forte croissance privilégient souvent le BYOD (Bring Your Own Device) parce que l'alternative est trop onéreuse. Les entreprises exposées aux litiges, celles qui connaissent un taux de roulement élevé du personnel ou celles dont les clients s'interrogent sur la gestion des données finissent généralement par adopter les appareils professionnels. Plusieurs d'entre elles optent finalement pour une solution hybride : téléphones personnels pour les tâches courantes, appareils fournis pour les sites sensibles et les véhicules de patrouille .

Ce qu'une politique BYOD doit vraiment couvrir

Une simple clause dans le manuel n'est pas une politique. Voici les clauses qui comptent en cas de problème :

Quels appareils et quelles applications ? Veuillez les nommer. L'expression « utilisation professionnelle » est trop vague pour permettre des contrôles ou des remboursements.
Le mode et le montant du remboursement. Une allocation mensuelle forfaitaire est plus facile à gérer qu'un pourcentage des factures et plus facile à justifier car elle est uniforme pour tous les agents.
Exigences minimales : un système d’exploitation compatible et un appareil photo fonctionnel, car un agent dont le téléphone ne permet pas d’exécuter l’application ou de prendre une photo exploitable ne peut pas remplir sa mission.
Exigences relatives au verrouillage de l'écran et au code d'accès. La présence de données client sur un téléphone déverrouillé constitue le principal risque pratique dans un contexte BYOD (Apportez votre propre appareil).
Que deviennent les données lorsqu'elles quittent l'application ? Déterminez dès maintenant si vous pouvez révoquer l'accès à distance et vérifiez que la suppression de cet accès entraîne également la suppression des données client mises en cache.
Ce que vous pouvez et ne pouvez pas voir. Précisez clairement que le suivi de localisation s'applique uniquement aux heures de service et à l'application. Sinon, les agents imaginent le pire, et c'est cette supposition qui freine l'adoption.
Qui assume les frais de réparation ? Un téléphone brisé pendant le service est un sujet qu’il vaut mieux aborder par écrit à l’avance plutôt que sur le moment.

Déploiement du BYOD sans litige

Faites examiner votre politique avant de la mettre en œuvre. Consultez un avocat spécialisé en droit du travail dans chaque province ou territoire où vous exercez vos activités, et pas seulement dans votre province ou territoire d'origine. C'est une étape que les entreprises négligent souvent, et pourtant, c'est celle qui leur coûte le plus cher.
Commencez par mesurer la consommation réelle de données sur quelques téléphones. Testez l'application sur les appareils de trois ou quatre agents pendant un mois. Vous disposerez ainsi d'une donnée précise pour calculer l'indemnité, au lieu d'une estimation.
Mettez l'accent sur ce que les agents reçoivent, pas sur ce dont vous avez besoin. Un appareil de moins à transporter et à recharger, et un téléphone qu'ils savent déjà utiliser. Les fonctionnalités de sécurité de l'application sont un argument plus convaincant que celles liées à la conformité.
Intégrez-le au processus d'accueil et renouvelez les contrats du personnel actuel. L'embauche de nouveaux employés est simple. Le risque réside dans l'utilisation informelle des téléphones personnels par les agents depuis des années, sans aucune trace enregistrée.
Réviser l'allocation annuellement. Une allocation fixée une seule fois et jamais réexaminée est la façon dont un remboursement raisonnable peut devenir insidieusement déraisonnable.

Les avantages et les inconvénients

Bien sûr, de nombreux avantages et inconvénients doivent être pris en compte pour élaborer un plan BYOD formalisé et adapté à votre entreprise. La première question à se poser est de savoir si un régime BYOD est pertinent pour votre entreprise et ses employés.

L'avantage, c'est que les employés peuvent utiliser leurs propres appareils, ce qui signifie qu'ils savent s'en servir et qu'ils en prendront probablement davantage soin. C'est aussi un objet de moins à recharger et à penser à apporter au travail.

Même avec un système de remboursement, le BYOD offre des avantages financiers réels aux employeurs, bien que les risques liés à la sécurité et aux données doivent être gérés et non ignorés. Pour une vision plus globale, il existe de bonnes pratiques BYOD en matière de sécurité physique , et si vous optez pour la fourniture de matériel, il est judicieux de privilégier les téléphones intelligents robustes conçus pour une utilisation sur le terrain .

Quel que soit le chemin emprunté, l'appareil n'a d'importance que par son application. L'objectif premier de cette application est de permettre aux agents de rédiger des rapports d'incident en patrouille, de contrôler les points de passage et d'assurer la protection des travailleurs isolés.

Vous hésitez encore sur le modèle BYOD ? Réservez une démonstration de TrackTik et nous vous expliquerons en détail les besoins de l’application sur un appareil et vous aiderons à estimer de manière réaliste le remboursement de votre propre activité.

Foire aux questions

Dans bien des endroits, oui, mais c'est l'exigence elle-même qui soulève la question du remboursement, et les règles varient selon les juridictions et évoluent avec le temps. Si vous comptez l'exiger, formalisez-le par écrit lors de l'intégration des nouveaux employés plutôt que de le considérer comme une attente informelle, et faites examiner votre politique par un avocat spécialisé en droit du travail pour chaque État où vous exercez votre activité. Cet article constitue un guide général et non un avis juridique.

En Californie, la décision Cochran c. Schwan's Home Service (2014) et l'article 2802 du Code du travail ont établi que les employeurs doivent rembourser un pourcentage raisonnable des frais liés à l'utilisation professionnelle de leurs services, même si l'employé dispose d'un forfait illimité. D'autres juridictions ont leurs propres dispositions en matière de remboursement de frais, et la législation a continué d'évoluer depuis 2014 ; il est donc conseillé de vérifier vos obligations spécifiques auprès de votre propre conseiller juridique plutôt que de vous fier à une règle générale.

Une allocation mensuelle fixe est généralement plus simple à gérer et à justifier qu'un calcul en pourcentage des frais de chaque agent, car elle est uniforme pour l'ensemble du personnel. Il est important de se fier à des données concrètes : testez l'application sur les téléphones de quelques agents pendant un mois, mesurez la consommation réelle de données et ajustez l'allocation en conséquence. Il faut ensuite la réviser annuellement, car une allocation fixée une fois pour toutes peut rapidement devenir déraisonnable.

Quatre problèmes, par ordre de probabilité approximatif : des données client stockées sur un téléphone personnel déverrouillé ; des appareils incompatibles (par exemple, le téléphone d’un agent ne peut pas exécuter l’application ni prendre de photos exploitables) ; l’impossibilité de révoquer l’accès ou d’effacer les données au départ d’un agent ; et la présomption, de la part des agents, que vous pouvez voir plus que ce qui est réellement possible, ce qui freine l’adoption du système. Les premier et troisième problèmes sont déterminants en cas de litige.

C'est une question à laquelle la plupart des politiques BYOD ne répondent pas. Déterminez à l'avance si vous pouvez révoquer l'accès aux applications à distance et si cette révocation efface également les données mises en cache sur l'appareil. Intégrez cette procédure de désactivation clairement définie, avec un responsable désigné, en même temps que la récupération des clés et des uniformes. Sur un appareil fourni par l'entreprise, le problème disparaît en grande partie, ce qui constitue un argument de poids en faveur de la fourniture de matériel sur les sites sensibles.

Moins cher à l'achat, mais pas toujours à long terme. Le BYOD (Apportez votre propre appareil) élimine les coûts liés au matériel et à l'abonnement, mais engendre des frais de remboursement, la gestion administrative des calculs et des justifications, ainsi qu'une exposition juridique variable selon les États. Les appareils professionnels coûtent plus cher à l'achat et offrent un contrôle total sur le système d'exploitation, la politique de verrouillage et la procédure de désactivation. De nombreuses entreprises optent finalement pour une solution hybride : téléphones personnels pour les missions courantes, appareils fournis par l'entreprise pour les sites sensibles et les véhicules de patrouille.

Moins que ce à quoi la plupart des gens s'attendent, car les éléments les plus volumineux sont les photos et les vidéos, et non l'application elle-même. Cette prévisibilité permet de calculer l'indemnité et c'est ainsi que les entreprises ont toujours satisfait aux exigences de remboursement sans avoir à deviner. La meilleure façon de connaître votre propre montant est de le mesurer : utilisez l' application de surveillance sur plusieurs appareils pendant un mois normal, y compris sur un site où le nombre d'incidents signalés est élevé. Vous pouvez réserver une démonstration de TrackTik et nous pourrons discuter ensemble des résultats attendus pour votre type de site.