Ce que vous devez savoir sur l'utilisation des téléphones personnels par les agents de sécurité

Ce que vous devez savoir sur l'utilisation des téléphones personnels par les agents de sécurité

En août 2014, la Cour d'appel du deuxième district de Californie a statué que les entreprises ayant des employés en Californie devaient rembourser à leurs employés les frais des appels vocaux professionnels effectués sur leurs téléphones cellulaires personnels.

L'article 2802 du Code du travail exige que l'employeur rembourse les employés ; que l'employé ait des minutes illimitées ou des minutes limitées, l'employé a droit à un pourcentage raisonnable de sa facture de téléphone portable.

Selon les enquêtes de Forrester, 54 % des travailleurs de l'information aux États-Unis paient l'intégralité de leur facture de téléphone mobile (forfaits de données inclus) pour les téléphones qu'ils utilisent à des fins professionnelles.

Actuellement, la Californie est le seul État à avoir de telles lois, mais comme de nombreuses entreprises exigent que leurs employés et leurs agents de sécurité utilisent leurs propres appareils, il est judicieux de formaliser votre politique BYOD et, éventuellement, un plan de remboursement raisonnable.

Si vous exigez que vos employés utilisent leurs appareils personnels pour le travail, cela doit faire partie intégrante de votre processus d'embauche, y compris les documents et le programme d'intégration. Il est également conseillé de consulter le service juridique de l'entreprise afin de vous assurer que toutes les dispositions légales sont respectées.

Bien que la décision californienne se soit strictement concentrée sur le remboursement des minutes d'appels de téléphone cellulaire, il n'est pas improbable que de futurs cas puissent inclure d'autres dépenses technologiques telles que les forfaits de données, l'Internet à domicile, les logiciels et les services de partage de fichiers.  

Éléments à prendre en compte lors de la formalisation d'un plan BYOD :

• Quels appareils seront couverts par cette police d'assurance (téléphone cellulaire, ordinateur portable, tablette, etc.) ?
• Quels types de contrats de service vos employés ont-ils actuellement ?
• Quels risques un plan BYOD présenterait-il pour votre entreprise ?
• Comment les appareils personnels seront-ils sécurisés ?
• Comment le remboursement raisonnable sera-t-il calculé ?

Lawrence Borgens, client actuel de Silvertrac et employé de Delta Protective Services, a pu se conformer à la législation californienne en intégrant les remboursements de frais de téléphone portable à l'allocation d'entretien uniforme. De cette manière, ces remboursements sont exempts d'impôt.

Le logiciel de gestion des agents de sécurité de Silvertrac permettait aux employés de Lawrence d'utiliser leurs propres appareils pour leur travail, et il pouvait ainsi prévoir la quantité de données nécessaires à l'application et donc anticiper les coûts de remboursement mensuels.

Les avantages et les inconvénients

Bien sûr, de nombreux avantages et inconvénients doivent être pris en compte pour élaborer un plan BYOD formalisé et adapté à votre entreprise. La première question à se poser est de savoir si un régime BYOD est pertinent pour votre entreprise et ses employés.

L'avantage, c'est que les employés peuvent utiliser leurs propres appareils, ce qui signifie qu'ils savent s'en servir et qu'ils en prendront probablement davantage soin. C'est aussi un article de moins à recharger et à apporter au travail.

Même avec le plan de remboursement, le BYOD présente toujours d'importants avantages financiers pour les employeurs, malgré les risques de sécurité à prendre en compte.

Vous hésitez encore concernant le modèle BYOD ? N'hésitez pas à contacter un représentant Silvertrac pour calculer dès aujourd'hui les avantages financiers de cette solution pour votre entreprise. Nous avons créé un outil de calcul efficace pour vous aider à comparer les coûts des deux options. Vous pouvez nous écrire à [email protected] ou nous appeler au 888-505-8722, poste 8.