¿Qué es la inteligencia empresarial? + Formas en que las empresas de seguridad utilizan la tecnología para mejorarla

La inteligencia empresarial (BI) utiliza los datos y la información recopilados mediante la tecnología para ofrecer conocimientos prácticos, útiles y significativos para tus operaciones.

A la hora de plantearse cómo la inteligencia empresarial puede mejorar sus operaciones, hay dos elementos clave que las empresas de seguridad física pueden utilizar para sacar partido a la tecnología: los datos en tiempo real y un panel de control centralizado.

Datos en tiempo real desde la primera línea

En lo que respecta a la seguridad física, los datos y análisis recopilados que conforman la inteligencia empresarial incluyen información histórica y en tiempo real, como los informes de incidentes, la actividad de los guardias, los datos de los turnos y la programación, por citar algunos componentes.

La salud de una empresa de seguridad depende en gran medida de la información que recibe de sus guardias en primera línea. Como indicador clave del estado general de una empresa de seguridad, los datos recopilados en tiempo real establecen las cifras de referencia para cualquier información útil que determine la inteligencia empresarial.

En la práctica, las señales en tiempo real a las que hay que prestar atención son:

• Puntos de control de seguridad superados o no superados
• Informes diarios de actividades e informes de incidentes presentados por los guardias sobre el terreno
• ¿Qué guardias están de descanso y cuáles están de servicio?
• Ubicaciones actuales de los guardias remotos y móviles en una o varias instalaciones
• Datos sobre la programación de guardias y los turnos en tiempo real

Para que los datos en tiempo real proporcionen información útil y mejoren la inteligencia empresarial de una empresa de seguridad, los datos deben analizarse y recopilarse en una única vista, es decir, un panel de control.

Un panel de control centralizado para la visualización de datos

Al utilizar un panel de control centralizado, los supervisores pueden realizar un seguimiento de los incidentes en las instalaciones, los controles de seguridad no superados y las alertas de emergencia, y pueden contribuir en tres aspectos fundamentales: los horarios de los vigilantes, la formación y las horas extras.

Eliminar los conflictos de horarios

Llevar un registro manual de la asistencia de los guardias de seguridad es ineficaz y puede dar lugar a errores. El seguimiento del horario y la asistencia de los empleados permite eliminar de forma eficaz los conflictos de horarios e identificar a aquellos empleados que puedan tener dificultades en este ámbito, con el fin de aplicar las medidas correctoras necesarias. En la gestión de guardias, el horario y el registro de asistencia son un mismo elemento, lo que elimina la necesidad de realizar un proceso de conciliación.

Unificar la formación de los empleados

Llevar un control de quién ha completado y quién no ha completado los cursos de formación no debería ser una tarea difícil una vez que los datos se recopilan en tiempo real. Con un panel de control centralizado, los supervisores pueden ver fácilmente quién ha completado y quién no ha completado los cursos de formación, lo que facilita enormemente el cumplimiento normativo o el respeto de las condiciones contractuales. Los registros de certificación y formación figuran junto a la lista de personal en la gestión de personal, por lo que un certificado caducado impide la asignación de un turno en lugar de salir a la luz durante una auditoría.

Gestionar las horas extras con datos sobre el tiempo y la mano de obra

Los supervisores pueden llevar un control del tiempo de los empleados, lo que elimina los costes innecesarios asociados a la recopilación y el análisis de datos. En lugar de imprimir informes en papel o en hojas de cálculo, los supervisores y los responsables pueden basarse en información actual e histórica para resolver problemas de seguridad y gestionar las tareas administrativas, como la facturación. El módulo de administración es donde esos datos de asistencia se convierten en nóminas y en facturas justificadas.

Cuatro preguntas que debería responder la inteligencia empresarial

La forma más rápida de saber si un panel de control aporta información útil es preguntarse qué decisión ha influido este mes. Si la respuesta es «ninguna», significa que los datos se están mostrando, pero no se están utilizando. Estas cuatro preguntas constituyen un punto de partida razonable para una operación de seguridad.

La pregunta	De dónde viene la respuesta
¿Qué sitios web están quedando discretamente por debajo del nivel estándar?	Las tasas de finalización de los puntos de control muestran una tendencia a lo largo de los meses, no el total de esta semana
¿Qué contratos suponen más gastos de gestión de lo que generan?	Horas programadas frente a horas reales, más distribución de las horas extras por centro
¿De dónde procede realmente el volumen de negocio?	La tasa de abandono agrupada por responsable y centro, en lugar de a nivel de toda la empresa
¿Qué incidentes son recurrentes y cuáles aislados?	Tipos de incidentes y patrones de ubicación a lo largo de todo el historial

Fíjate en que ninguna de estas preguntas puede responderse solo a partir de una vista en directo. Los datos en tiempo real te indican lo que está ocurriendo en este preciso instante, lo cual es fundamental para dar una respuesta. Estas cuatro preguntas requieren un historial, que es la mitad de la inteligencia empresarial a la que la mayoría de las operaciones de seguridad nunca llegan, ya que los datos están dispersos en sistemas que nunca se diseñaron para comunicarse entre sí.

Asegurarse de que su equipo esté capacitado para actuar en función de la inteligencia empresarial

Que la información operativa se visualice en un panel de control en tiempo real es solo la mitad del camino. Tu equipo debe saber cómo interpretar los datos para poder tomar medidas significativas que den lugar a una inteligencia empresarial más sólida.

Cómo preparar a tu equipo para realizar mejores análisis

Además de las habilidades operativas básicas que los supervisores ya ponen en práctica a diario, el uso de datos en tiempo real permite obtener información de forma inmediata. Esta información inmediata no solo agiliza procesos como la elaboración de informes, los cambios de turno de los guardias y las alertas de incidentes, sino que también genera un registro digital de los sucesos que permite realizar un seguimiento histórico.

Al optimizar los procesos, los supervisores pueden delegar tareas que antes les llevaban mucho tiempo, como la búsqueda y verificación de datos, y centrarse en revisar la información que se ha recopilado para ellos. Esto requeriría un cambio en la forma en que los supervisores analizan los datos, y conviene mencionar abiertamente ese cambio en lugar de dar por sentado que se produce por sí solo. Un supervisor que ha pasado años buscando información no se siente automáticamente cómodo cuando se le entrega ya preparada.

Con solo unos clics, los supervisores pueden acceder a las estadísticas de estado de la obra sobre:

• Incidentes actuales e históricos
• Informes abiertos y cerrados
• Datos de turnos en un intervalo de tiempo por centro o por guardia
• Puntos de control superados a tiempo o no superados
• Datos de ubicación actuales y anteriores de los guardias remotos
• Condición de trabajador aislado

Cómo convertir un informe en una decisión

La mayoría de los equipos de seguridad ya reciben más información de la que utilizan. La práctica que permite convertirla en inteligencia empresarial es sencilla y repetible, y funciona mejor como una rutina semanal que como un proyecto trimestral.

1. Empieza por las excepciones. Analiza los puntos de control no superados, los registros de entrada tardíos y las sedes que presentan un número inusualmente bajo de informes. Los totales ocultan los problemas; las excepciones los sacan a la luz.
2. Pregúntate si se trata de una tendencia o de un hecho aislado. Una patrulla que no se ha realizado es un hecho aislado. El mismo puesto que queda sin cubrir todos los domingos por la noche es un problema de dotación de personal o de supervisión, aunque se presente de otra forma.
3. Indica qué decisión implica esa cifra. Cambiar de responsable, ajustar un horario, renegociar una tarifa, volver a formar a un equipo. Si no se toma ninguna decisión al respecto, no merece la pena comunicar esa métrica.
4. Anota qué has cambiado y cuándo. Sin esta información, el próximo trimestre no podrás saber si la intervención ha funcionado o si el problema simplemente se ha desplazado.
5. Comparte con el cliente el dato relevante. La cobertura y las tendencias de los incidentes son precisamente lo que un cliente quiere saber en el momento de la renovación, y mostrárselas por iniciativa propia tiene mucho más peso que presentárselas bajo presión.

Para conocer en detalle el funcionamiento del panel de control que hay detrás de todo esto, el artículo «Cómo utilizar un panel de control de operaciones de seguridad para obtener inteligencia empresarial» ofrece información detallada a nivel de pantalla.

Errores habituales en materia de inteligencia empresarial en las operaciones de seguridad

• Medir la actividad en lugar de los resultados. El número de visitas realizadas es un indicador de insumo. Los incidentes evitados, los tiempos de respuesta y la fidelización de los clientes son lo que la empresa realmente está contratando.
• Crear un panel de control que nadie tiene tiempo de abrir. Los informes que obligan a la persona a buscarlos por sí misma pierden frente a los que se envían de forma periódica.
• Informes por sistema en lugar de por centro. Si la programación, las rondas y los incidentes generan cada uno su propio informe, alguien tiene que conciliar tres visiones diferentes de un mismo centro, y normalmente nadie lo hace.
• Tratar todas las métricas como si tuvieran la misma urgencia. Un panel de control con cuarenta mosaicos no transmite nada. Seis que se traduzcan en decisiones reales transmiten mucho.
• Mantener la información confidencial. Los datos que justifican tu tarifa son aquellos que el cliente nunca ve, a menos que se los muestres.

Dónde encaja TrackTik

La razón por la que la inteligencia empresarial resulta complicada en este sector rara vez se debe a la falta de datos. Se debe a que los datos se encuentran dispersos en distintos lugares. TrackTik, la plataforma de gestión del personal de seguridad de Trackforce, está diseñada de tal forma que la capa de generación de informes se basa en un único registro operativo, en lugar de en cuatro exportaciones.

• La propia capa de informes. La inteligencia empresarial te ofrece vistas de tendencias por centros, clientes e intervalos de tiempo, lo que constituye la mitad de la respuesta a las cuatro preguntas anteriores.
• El panorama operativo en tiempo real. El centro de mando es el panel de control en tiempo real: incidentes abiertos, turnos activos, estado de las salidas y alertas, todo en una sola vista.
• Datos de entrada limpios. La inteligencia hereda la calidad de su fuente, por lo que la recopilación estructurada de datos mediante rondas de inspección y la notificación de incidencias es más importante que la sofisticación del gráfico que se elabora a partir de ellos.
• La parte comercial. Los datos de las operaciones de seguridad se vinculan con la facturación, por lo que las preguntas sobre la rentabilidad de los contratos pueden responderse con certeza, en lugar de tener que basarse en estimaciones.
• Un único registro para toda la operación. La plataforma TrackTik agrupa la programación, las rutas, las incidencias, la gestión de envíos y la facturación, lo que permite disponer de una visión global a nivel de obra.

Lo que realmente importa en un panel de control de inteligencia empresarial no es cuánta información muestra, sino si alguien modificó una decisión a raíz de él el mes pasado.

Aprovechar la inteligencia empresarial para mejorar las operaciones

Llevar tus operaciones más allá de los procesos manuales habituales te permitirá obtener una inteligencia empresarial eficaz y con un gran impacto.

Gracias al aprovechamiento de la información en tiempo real y a la optimización de los procesos que, de otro modo, dificultarían una actuación eficaz, los supervisores pueden aprovechar la tecnología para analizar mejor las estadísticas actuales e históricas facilitadas por sus guardias en primera línea, tales como datos sobre turnos, horarios, informes, incidentes, datos de los puntos de control e incluso datos sobre la ubicación de los guardias.

A la hora de gestionar a los guardias de seguridad de forma remota, y especialmente cuando los recursos son limitados, los supervisores pueden seguir tomando decisiones fundamentadas desde cualquier lugar en el que se encuentren trabajando. Gracias a un panel de control en tiempo real y a unos informes exhaustivos sobre incidentes y actividades, los supervisores obtienen una visibilidad real de los guardias que están de patrulla, lo que permite realizar análisis más sólidos y mejorar la inteligencia empresarial.

Si quieres ver cómo se presenta este informe con datos reales del sitio web, en lugar de con una muestra, puedes solicitar una demostración de TrackTik.