Creación de una cultura de comunicación en materia de seguridad física

Creación de una cultura de comunicación en materia de seguridad física

Cuando pensamos en las comunicaciones, sobre todo entre los agentes de seguridad física, a menudo nos dan una respuesta genérica; quizá algo del tipo: «Las comunicaciones son fundamentales para vuestras operaciones». ¿Te suena?

Sin embargo, no se dan detalles sobre el tipo de comunicación necesaria ni sobre cómo aplicarla de forma eficaz en tu equipo.

En este blog, ofreceremos una breve visión general sobre cómo las empresas de seguridad física pueden establecer una cultura de comunicación eficaz que incorpore métodos de comunicación tanto de arriba abajo como de abajo arriba, con el fin de lograr una auténtica conexión entre los empleados y la empresa.

Tipo de comunicación más adecuado para el enfoque descendente (del empleador al empleado)

Dado que la realidad del teletrabajo se ha consolidado en 2021, las empresas de seguridad física están tomando conciencia de que es necesario reformar sus prácticas de comunicación.

Esto implica redefinir la forma en que las empresas se comunican con sus trabajadores y les forman para nuevas tareas y asignaciones en las instalaciones. También implica redefinir la forma en que las empresas de seguridad física eligen contratar e incorporar a su personal.

La comunicación en el trabajo se parece mucho a la comunicación a la que los empleados están acostumbrados cuando trabajan sobre el terreno. En el ámbito de la seguridad física, suele consistir en órdenes de los agentes en sus puestos, asignaciones de tareas en un libro de registro digital e instrucciones para elaborar informes específicos sobre cada emplazamiento.

Las órdenes de servicio y otras tareas se siguen realizando con bastante frecuencia mediante métodos basados en el papel. Los cuadernos, las hojas de asistencia e incluso los informes en papel han creado, lamentablemente, una brecha en las operaciones cotidianas entre los agentes y sus supervisores.

Una encuesta realizada por nuestros amigos de theEMPLOYEEapp ha revelado que solo el 9 % de las empresas utiliza el móvil y las aplicaciones móviles como canal para comunicarse con sus empleados, a pesar de que se trata de una solución tecnológica muy sencilla que casi todos poseen o utilizan a diario.

De los aproximadamente 2.700 millones de trabajadores que no disponen de puesto fijo en Estados Unidos, 1,1 millones son agentes de seguridad. La tecnología móvil y las aplicaciones no solo son esenciales para la supervivencia de una empresa en esta nueva normalidad, sino que constituyen la herramienta principal que las empresas de seguridad física pueden implementar con bastante facilidad. A menudo, de forma gratuita.

¿Cómo puede la seguridad física mejorar la comunicación de arriba abajo?

Los métodos de comunicación de arriba abajo varían según la empresa, pero la mayoría de las que implementan tecnología móvil o aplicaciones móviles utilizan a diario lo siguiente:

Push-to-Talk (PTT)
En lo que respecta a la tecnología PTT, el uso de un smartphone para la comunicación verbal directa es una de las formas en que las empresas de seguridad han garantizado la rendición de cuentas. Otra forma consiste en que los supervisores controlen los canales de los guardias para observar su comportamiento y reforzar las normas de la empresa de seguridad mientras se encuentran en las instalaciones.

Formación mediante vídeos o tareas en línea
Los módulos de formación digital permiten a las empresas de seguridad física garantizar que sus agentes rindan cuentas y puedan evitar el riesgo de incumplimiento de la normativa estatal y de los acuerdos de servicio con los clientes. La formación digital puede variar, pero asociarse con una solución que ofrezca contenidos multimedia, como la subida de archivos PDF, formación en vídeo y otros, mejorará la experiencia de comunicación entre el empleador y el empleado, especialmente si el vídeo contiene información esencial de la empresa, como la destinada a la incorporación de nuevos empleados.

Comunicación general sobre la incorporación de nuevos empleados por parte de RR. HH. y de toda la empresa
Dependiendo de los procesos de incorporación de tu empresa, la incorporación al puesto de seguridad física varía en función de cómo se haya adaptado la empresa a la nueva normalidad. Factores como el aumento de las entrevistas telefónicas, el uso de bolsas de empleo en línea y las entrevistas por vídeo a través de Zoom se están convirtiendo en los procesos de selección habituales que utilizan muchos responsables de contratación.

No te pierdas este seminario web de Thinkcurity: «Introducción a la contratación en el sector de la seguridad: consejos para contratar a los mejores profesionales»

Tipo de comunicación más adecuado para el enfoque «de abajo arriba» (del empleado al empleador)

No todas las empresas de seguridad física valoran como oro la opinión de sus propios guardias, pero aquellas que sí lo hacen suelen constatar que las tasas de rotación son menores y que la retención de empleados es mucho mayor.

El equipo de Trackforce suele hablar de cómo el sector de la seguridad física se ha adaptado a la influencia de 2020 en la contratación, la retención y la rotación de personal y qué implica esto para el futuro de la relación entre empleados y empleadores. En nuestro último estudio, nuestro equipo descubrió que el sector de la seguridad física ha modificado su forma de contratar a los agentes y de trabajar para prevenir la rotación de personal.

Este cambio en la contratación coincide con la necesidad que han tenido las empresas de seguridad física de adaptar sus comunicaciones entre empleados y empresa. En general, las formas de comunicación más adecuadas para el enfoque de abajo arriba han sido las siguientes:

• Encuestas generales
• Cuestionarios de opinión de los empleados
• Compromiso de los empleados y fomento del espíritu de comunidad
• Situación de seguridad de los empleados

La clave está en brindar a los empleados la oportunidad de sentirse valorados y de saber que se tiene en cuenta su opinión. Utilizar una solución que busque y fomente directamente el compromiso de los empleados suele ser la mejor opción para retener tanto al talento nuevo como al actual.

¿Cómo puede la seguridad física mejorar la comunicación de abajo arriba?

Por supuesto, la implicación de los empleados es mayor cuando se puede acceder a ella con facilidad. Las fuentes en línea para las empresas de seguridad pueden incluir el correo electrónico tradicional y el intercambio de documentos; sin embargo, es fundamental que los empleados puedan aportar comentarios fácilmente mientras se desplazan o están sobre el terreno.

Las mejores comunicaciones dentro de la aplicación utilizan funciones como las notificaciones push, los mensajes masivos a grupos y cuentan con la capacidad de utilizar la protección para trabajadores aislados.

Las funciones móviles o de aplicaciones móviles aprovechan los dispositivos que la mayoría de los empleados ya poseen o saben utilizar; además, estos dispositivos tienen la ventaja añadida de que el empleado los lleva consigo en todo momento durante sus turnos, lo cual es importante para su seguridad.

Notificaciones push y mensajes masivos a grupos
Las notificaciones push y los mensajes masivos a grupos son algo habitual cuando se trata de una de las mejores (y más conocidas) empresas que se han comunicado con sus empleados. Sin embargo, en lo que respecta a la comunicación de abajo hacia arriba, los mensajes masivos a grupos pueden ser tan sencillos como crear salas de chat para determinados trabajadores en una sede. Estos mensajes de grupo pueden utilizarse para transmitir información de la empresa que no solo es «necesaria», sino también «interesante». También pueden limitarse a chats exclusivos para supervisores o a un canal en el que los trabajadores de la sede puedan comunicarse directamente con su supervisor cuando sea necesario. También se pueden crear canales especiales para comentarios confidenciales, por ejemplo, con un enlace a una encuesta que se pueda realizar de forma anónima. Cuando los empleados ven que los supervisores ya han establecido las expectativas para una comunicación bidireccional, esto demuestra que tu empresa se toma en serio sus opiniones.

Protección para trabajadores aislados
La seguridad en el trabajo está cambiando y, a pesar de que las empresas se esfuerzan por mantener un entorno laboral seguro, los incidentes pueden producirse y, de hecho, se producen. Con un sistema integral de protección para trabajadores aislados, los empleados disponen de una línea directa con el servicio de seguridad que les envía notificaciones inmediatas si un trabajador necesita ayuda. Los dispositivos móviles hacen que la protección para trabajadores aislados sea sencilla y completa; con solo pulsar un botón, tus empleados pueden sentirse seguros y saber que la comunicación no se interrumpe.

Consolidar tu cultura de la comunicación

Al fin y al cabo, mejorar la rotación de personal, establecer una comunicación bidireccional y generar valor en tus comunicaciones son aspectos fundamentales para cualquier empresa.

Los métodos de comunicación de arriba abajo y de abajo arriba requieren una conexión auténtica entre los empleados y la empresa. En última instancia, la creación de una cultura laboral positiva comienza cuando se dedican todos los esfuerzos a una comunicación clara y transparente.

Tanto si tu organización necesita mejorar la comunicación de arriba abajo como de abajo arriba, ten por seguro que existen soluciones que pueden ayudarte a seguir el camino correcto.