4 pasos para sacar el máximo partido a la tecnología en el ámbito de la seguridad privada

Trackforce

14 de julio de 2020 · 10 minutos de lectura

Persona trabajando en una computadora portátil y un teléfono inteligente, con el título "Cómo sacar el máximo provecho de la tecnología de seguridad privada".

Los proveedores de servicios de seguridad privada modernos han llegado a depender de la tecnología tanto como cualquier otro sector. Tanto si eres consciente de ello como si no, es probable que tu empresa utilice la tecnología a diario. Es posible que utilices teléfonos inteligentes para comunicarte, software de gestión de guardias para los informes de incidentes o incluso que prestes servicios de vigilancia a distancia.

Y hay una razón para ello. La tecnología te ayuda a brindar mejores servicios de seguridad a tus clientes. Herramientas como el software de patrulla móvil son aún mejores porque pueden demostrar la calidad de tu servicio a los clientes.

Pero cualquier tecnología que no se utilice correctamente supone un desperdicio de dinero y puede generar ineficiencia y confusión en su operación. Por eso es tan importante asegurarse de que todo su personal, desde los agentes de seguridad hasta la alta dirección, aproveche al máximo cualquier tecnología.

Estos cuatro pasos son la forma más sencilla de asegurarte de que estás sacando el máximo partido a cualquier tecnología que utilices:

Evalúa tus necesidades tecnológicas
Aprende por ti mismo cómo funciona la tecnología
Explica las ventajas de esta tecnología a tus guardias
Formar a todo el mundo en el uso de la tecnología

Puntos clave

Empieza por el problema, no por el producto.
Defina los problemas fundamentales que necesita resolver antes de evaluar cualquier tecnología.
Los líderes van primero.
Los propietarios y supervisores que aprenden a usar la herramienta marcan la pauta para todos los demás.
Vender los beneficios a los oficiales.
Menos papeleo, instrucciones más claras y pruebas que los protejan consiguen mayor aceptación que las nuevas reglas.
Formación en procedimientos operativos estándar (POE) escritos.
Los procedimientos estandarizados y un plan de implementación sencillo eliminan las conjeturas y las excusas.
Medir la adopción.
La finalización de los recorridos, la puntualidad de los informes y los tiempos de respuesta demuestran si la inversión está dando sus frutos, y TrackTik realiza el seguimiento por usted.

1. Evalúe sus necesidades tecnológicas

Antes de invertir recursos en una nueva tecnología, debes asegurarte de que estás adquiriendo la solución adecuada para tus necesidades desde el primer momento. Si no encuentras la solución adecuada, ¿cómo puedes esperar que tus guardias de seguridad la utilicen de la forma más eficaz?

Para ello, primero debes reflexionar sobre dónde y cómo se utilizará la nueva tecnología en el día a día de tu empresa. Hacerte a ti mismo y a tu equipo directivo las preguntas adecuadas te encaminará en la dirección correcta.

Aquí tienes algunas preguntas generales para empezar:

¿Qué problemas fundamentales estás intentando resolver?
¿Te sientes cómodo con las nuevas tecnologías? ¿Y tus responsables de seguridad?
¿Cómo utilizarán esta tecnología tus agentes de seguridad?
¿Tus agentes se sienten cómodos con la tecnología?

Asocia cada problema con la herramienta correcta.

Una vez que conozcas tus problemas principales, busca tecnología diseñada para solucionarlos. A continuación, te mostramos cómo se relacionan los problemas más comunes con TrackTik:

Problema de raíz	Qué buscar	Solución TrackTik
No puedes probar que hubo patrullas.	Escaneos de puntos de control con marcas de tiempo y GPS	Sistema de rondas de vigilancia
Los informes son lentos, inconsistentes o se reescriben.	Reportajes móviles con asistencia de redacción mediante IA	ReportPro AI
Faltas de cobertura y llamadas de última hora	Programación basada en habilidades y anuncios de turnos abiertos	Gestión de personal
Errores de facturación y facturas impugnadas	Facturas generadas a partir de las horas efectivamente trabajadas.	Contratos y facturación
Respuesta lenta ante alarmas e incidentes.	Despacho del guardia más cercano con seguimiento del tiempo de respuesta	Envío de guardias de seguridad

Problemas operativos comunes y la capacidad de TrackTik que resuelve cada uno de ellos.

Hay muchas decisiones que tomar en función de tus respuestas a estas preguntas. Involucrar a tu equipo de supervisores en este proceso es fundamental para asegurarte de que tomas las decisiones más acertadas.

Una vez que sepas que has encontrado la tecnología adecuada, debes asegurarte de que puedas integrarla fácilmente en tu empresa. Podrías plantearte nombrar a un supervisor o responsable que se encargue de liderar este proceso y que participe activamente en el uso diario de la tecnología.

2. Aprende por ti mismo a manejar la tecnología

Un cambio eficaz comienza por el liderazgo y se va extendiendo hacia abajo. Una vez que hayas decidido implantar una tecnología en tu empresa, deberías aprender por ti mismo los fundamentos de su funcionamiento.

Asegurarte de que tanto tú como el resto de tu equipo directivo tengáis unos conocimientos básicos sobre el funcionamiento de las distintas tecnologías será de gran ayuda. Esto demuestra a los agentes que estás dispuesto a aprender junto a ellos y les ofrece un modelo a seguir.

Si no sabes por dónde empezar a formarte sobre una tecnología concreta, acude a tus supervisores e incluso a los vigilantes de tu organización. Demostrar que estás dispuesto a aprender de los empleados de cualquier nivel de la empresa puede contribuir a crear una dinámica de equipo más sólida.

También puedes contactar directamente con la empresa que creó la tecnología. Deberían tener recursos para ayudarte a aprender , especialmente en temas como el software de seguridad.

Si no encuentras lo que necesitas o buscas más información, puedes buscar blogs y foros en Internet. Si tienes alguna duda sobre una tecnología popular, lo más probable es que encuentres a alguien que ya la haya planteado.

3. Explica las ventajas de la tecnología a tus guardias

La resistencia al cambio, en cualquier situación, es perfectamente normal. A mucha gente no le gusta el cambio en el ámbito laboral porque tiene una forma de hacer las cosas que le gusta y no quiere perderla.

En el ámbito de la seguridad privada, la resistencia a la tecnología puede ser aún mayor si los guardias la perciben como una norma o un procedimiento más que seguir. Si bien la tecnología suele mejorar la rendición de cuentas , también ofrece beneficios para los guardias.

Si conoces la tecnología de primera mano, te resultará más fácil explicarles las ventajas de utilizarla correctamente.

Es una situación en la que todos salen ganando. Tus agentes verán que velas por sus intereses y que la tecnología por la que pagas se utilizará de forma adecuada.

Beneficios para compartir con sus oficiales

Menos papeleo. Los informes, las visitas guiadas y el control horario se realizan en un solo dispositivo, en lugar de utilizar portapapeles y cuadernos de bitácora.
Pruebas que los protegen. Los escaneos y los informes de los puntos de control, con fecha y hora, muestran exactamente lo que hizo un agente si un cliente alguna vez lo cuestiona.
Instrucciones más claras. Enviar los pedidos por teléfono reduce las dudas sobre lo que espera cada sitio web.
Redacción de informes más rápida. La asistencia de la IA ayuda a los agentes a convertir notas rápidas en informes claros y profesionales.
Mayor seguridad. Las funciones y alertas para trabajadores solitarios facilitan la obtención de ayuda cuando algo sale mal.

De todos modos, es de esperar que haya algunos reticentes. Aquí te explicamos cómo lidiar con un agente de seguridad que se resiste al cambio .

4. Formar a todo el mundo en el uso de la tecnología

Este paso te servirá tanto si una tecnología es totalmente nueva para tu sistema de seguridad como si lleva años utilizándose.

Primero, debes identificar los procedimientos operativos estándar (POE) para el uso de la tecnología. Si ya la utilizas, pregunta a tus guardias y supervisores cómo la usan actualmente. Si es una tecnología nueva, puedes pedirles a los supervisores su opinión sobre cómo les gustaría que se utilizara.

Establecer procedimientos operativos estándar (POE) le proporcionará directrices para garantizar que todos estén debidamente capacitados y eliminará cualquier excusa sobre el desconocimiento de cómo utilizarlo correctamente.

Una vez establecidos los procedimientos operativos estándar (POE) para el uso de la tecnología, es necesario crear un programa de capacitación para garantizar su correcta aplicación. Este programa puede ser muy sencillo o extremadamente complejo, según las necesidades.

Hay muchas formas de crear programas de formación. Si se te da bien, elabora la formación tú mismo o en colaboración con los supervisores. Si no, puedes buscar módulos de formación ya existentes o pedir ayuda a la empresa tecnológica.

Sea cual sea la opción que elijas, asegúrate de recurrir a tus supervisores. Serán ellos quienes supervisen el uso diario y, por eso, pueden ayudarte a garantizar que la formación sea lo más eficaz posible.

Un plan de implementación sencillo

Empiece con un proyecto piloto. Elija uno o dos centros con supervisores comprometidos y un problema claro que resolver.
Primero, capaciten a los supervisores. Ellos responderán a la mayoría de las preguntas que tengan los oficiales una vez que el sistema esté operativo.
La capacitación debe ser práctica. Los agentes deben realizar escaneos, informes y controles reales, en lugar de simplemente observar una demostración.
Lanza el servicio con soporte técnico cercano. Planifica reuniones de seguimiento adicionales con tu supervisor durante la primera semana.
Revisa los datos después de 30 días. Utiliza las cifras de adopción para ver qué funciona y dónde se necesita ayuda.

No tienes que hacerlo solo. Trackforce Professional Services te proporciona un responsable de incorporación y apoyo en la formación, con un lanzamiento típico en 6 a 8 semanas.

Cómo saber si tu tecnología funciona

La adopción es la verdadera medida del éxito. Realice un seguimiento de algunos indicadores antes y después del lanzamiento:

Finalización del recorrido. ¿Se terminaron las patrullas a tiempo y cuántos puntos de control se omitieron?
Informes puntuales y de calidad. ¿Con qué rapidez se notifican los incidentes y con qué frecuencia los supervisores los revisan?
Tiempos de respuesta. ¿Cuánto tarda en llegar un agente a una alarma o incidente?
Horas extras y cobertura. ¿Están disminuyendo las horas extras no planificadas y los turnos libres?
Precisión en la facturación. ¿Son cada vez menos frecuentes las disputas y correcciones de facturas?

TrackTik Business Intelligence presenta estas cifras en paneles de control en tiempo real e informes que se pueden compartir, para que pueda ver la adopción de un vistazo y compartir los resultados con los clientes.

Reseña

Cuando se utiliza correctamente, la tecnología puede marcar una gran diferencia en tu operación de seguridad privada. Estos cuatro pasos pueden ayudarte a asegurarte de que no estás malgastando tiempo ni dinero por un uso inadecuado de la tecnología. Aquí los tienes de nuevo:

Evalúa tus necesidades tecnológicas
Aprende por ti mismo cómo funciona la tecnología
Explica las ventajas de esta tecnología a tus guardias
Formar a todo el mundo en el uso de la tecnología

Para obtener más ayuda y sacar el máximo partido a TrackTik, explore los cursos y certificaciones gratuitos de la Trackforce Academy o reserve una demostración de TrackTik para ver la plataforma en acción.

Preguntas frecuentes

Empiece por los problemas fundamentales que necesita resolver, como patrullas no probadas, informes lentos, deficiencias en la cobertura o errores de facturación. Luego, involucre a sus supervisores en la evaluación de cómo los agentes utilizarán cada opción. Una plataforma integrada como TrackTik abarca las operaciones de campo y la administración en un solo sistema, evitando así la necesidad de combinar herramientas separadas.

Primero, familiarícese con la herramienta y luego explique las ventajas para los agentes: menos papeleo, instrucciones más claras, informes más rápidos y pruebas que los protegen. La aplicación TrackTik para rondas de vigilancia guía a los agentes paso a paso en cada tarea, lo que facilita la transición para el personal con menos conocimientos tecnológicos.

Depende del tamaño de su operación y de la cantidad de módulos que implemente. Con Trackforce Professional Services , el lanzamiento de TrackTik suele tardar entre 6 y 8 semanas, con el apoyo de un responsable de incorporación dedicado.

Primero, defina los procedimientos operativos estándar, capacite a los supervisores antes que a los oficiales, realice sesiones prácticas y haga un seguimiento después de la puesta en marcha. La Academia Trackforce ofrece cursos TrackTik a su propio ritmo con acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana y certificaciones, para que los nuevos empleados puedan aprender a su propio ritmo.

Compare las cifras clave antes y después de la implementación: finalización de recorridos, puntos de control omitidos, puntualidad de los informes, tiempos de respuesta, horas extras y disputas de facturas. TrackTik Business Intelligence realiza un seguimiento de estos datos en paneles en tiempo real e informes compartibles.

La mayoría de las empresas necesitan herramientas para el seguimiento de rondas de vigilancia, informes de incidentes móviles, programación, despacho, facturación y nómina. Los mejores resultados se obtienen cuando estas herramientas comparten los mismos datos en lugar de estar en sistemas separados. El sistema de informes de incidentes de TrackTik es un punto de partida común, y puede solicitar una demostración de TrackTik para ver la plataforma completa.