Pourquoi un logiciel de rapport pour agents de sécurité améliore votre rentabilité

Trackforce

26 juin 2019 · 10 minutes de lecture

Un logiciel de rapport pour les agents de sécurité contribue à améliorer les profits de l'entreprise.

Les entreprises de sécurité savent que, pour rester compétitives, il est essentiel de gérer efficacement leurs opérations et leurs agents de sécurité. Voici quelques raisons pour lesquelles un logiciel complet de signalement des agents de sécurité peut accroître vos profits et contribuer au succès de votre entreprise.

Points clés à retenir

La production de rapports est une fonction de facturation, pas seulement une fonction de conformité.
Les heures non enregistrées correctement sont des heures qui ne sont jamais facturées, et c'est là que se trouve la majeure partie de la marge perdue.
Les modèles suppriment la variable, qui est la personne.
L'erreur humaine est inévitable à grande échelle. Un modèle standardisé permet à un nouvel agent de nuit de rédiger le même rapport qu'un agent ayant dix ans d'expérience.
Un litige auquel vous pouvez répondre par des preuves ne coûte rien.
Sans enregistrements horodatés, un litige de facturation se termine généralement par un avoir, car la bonne volonté est la seule monnaie qui vous reste.
Les données de rapport constituent la source de revenus nouveaux la moins chère dont vous disposez.
L'analyse des incidents récurrents sur différents sites justifie d'élargir la portée de l'enquête en se basant sur les chiffres du client plutôt que sur votre opinion.
Les économies tirent parti du temps de supervision.
La collecte, le déchiffrage et la transcription des rapports représentent un coût qui se répète à chaque quart de travail sur chaque site, et c'est la première chose que la standardisation élimine.

Standardisez vos rapports et processus

Du suivi des rapports quotidiens aux rapports d'amélioration et de développement opérationnel, une production de rapports rigoureuse est essentielle pour toute entreprise de sécurité. C'est grâce à elle que les entreprises justifient leurs activités et leurs dépenses en matière de sécurité, et se conforment à la réglementation afin de respecter les obligations légales et contractuelles.

S'appuyer sur les agents de sécurité et les superviseurs pour tenir un système de rapports précis manuellement représente un risque inutile. L'erreur humaine est inévitable, peu importe la vigilance de chaque agent ou superviseur. Définir le contenu d'un rapport est aussi simple que de créer un modèle réutilisable, ce qui permet d'économiser du temps, de l'argent et de réduire la paperasserie.

L'utilisation de modèles numériques permet d'éviter les erreurs et de normaliser les rapports. Grâce à des instructions claires et un accompagnement étape par étape, chaque agent peut facilement rédiger son rapport. Avec TrackTik, cet accompagnement se fait directement dans l' application mobile de l'agent , pendant sa tournée ; il n'a donc jamais besoin de quitter son poste pour rédiger son rapport. De plus , l'IA de ReportPro transforme les notes de terrain en un document lisible par le client, sans que l'original ne soit perdu.

Qu'est-ce qu'un modèle de rapport standardisé doit contenir ?

Standardiser ne signifie pas rallonger le formulaire. Cela signifie s'assurer que les champs obligatoires demeurent pertinents à long terme.

L'heure saisie au moment de l'enregistrement n'est pas modifiée ultérieurement. L'heure saisie par l'agent est une estimation. Un horodatage est un enregistrement.
L'emplacement est enregistré. Le GPS ou un point de contrôle numérisé relie l'observation à un endroit, ce qui rend la couverture prouvable.
Catégorie obligatoire. Le texte libre seul ne peut être comptabilisé. C'est la catégorie qui permet d'établir un rapport de fréquence ultérieurement.
Joindre les fichiers multimédias pertinents. La photo ou la vidéo doit figurer directement dans le rapport et non dans la galerie d'un téléphone.
Une action entreprise et un résultat. Un incident non résolu constitue un passif plutôt qu'un résultat de service.
Un indicateur d'escalade. Ainsi, les rapports nécessitant une décision humaine apparaissent immédiatement au lieu d'être reportés à la fin du mois.

Offrez à vos clients des services de gardiennage de haute qualité.

Les rapports numériques vous permettent également d'exploiter les données et les statistiques saisies par les responsables de la sécurité de l'information dans chaque rapport, et de les présenter sur un tableau de bord. Vous pouvez :

Obtenez des renseignements sur l'efficacité des rondes de garde
Examiner l'activité quotidienne de garde
Surveillez les incidents fréquemment signalés et examinez les mesures de prévention des risques.
Anticiper les risques liés aux sites nouveaux ou similaires en se basant sur les renseignements précédemment communiqués
Comprenez mieux les besoins de vos clients et offrez des améliorations en matière de sécurité pour obtenir des contrats plus solides.

C'est sur ce dernier point que le reporting cesse d'être un coût opérationnel et devient un atout commercial. L'informatique décisionnelle regroupe ces mêmes rapports pour dégager les tendances sur lesquelles le client peut s'appuyer. Un client qui a accès à sa propre vision du service cesse de vous demander de prouver qu'il a été fourni. C'est également ainsi que les décisions de la direction de la sécurité sont fondées sur des preuves et non sur la dernière plainte déposée.

Là où la qualité des rapports se transforme en marge

« Une meilleure information financière améliore les profits » : cette affirmation est facile à accepter, mais tout aussi facile à ignorer, car le lien est rarement explicité. Il est important de préciser où l’argent circule réellement, car la plupart des flux financiers ne correspondent pas aux attentes des entreprises.

Là où l'argent circule vraiment	Sur un rapport manuel ou papier	Avec des rapports numériques normalisés
heures facturables	Les heures sont reconstituées de mémoire ou à partir d'une feuille de temps, il arrive donc que certaines heures travaillées ne soient jamais facturées.	Les heures vérifiées sont reportées directement sur la facture, assurant ainsi la concordance entre les heures travaillées et les heures facturées.
Factures contestées	En cas de litige, votre parole s'oppose à celle du client, et le règlement habituel prend la forme d'un avoir.	Des visites et des rapports horodatés permettent de résoudre le problème en quelques minutes, grâce à des preuves concrètes plutôt qu'à la bonne volonté.
heures de supervision	Collecte, décodage et transcription des rapports à chaque quart de travail, sur tous les sites	Les rapports arrivent complets et structurés, ce qui permet de consacrer le temps de supervision aux opérations sur le terrain plutôt qu'à la paperasserie.
Au fil du temps	Découvert à la fin du mois, une fois le travail déjà fait, et souvent non facturable.	Visible pendant la semaine en cours, il est donc possible de la prévenir plutôt que de la subir.
fidélisation de la clientèle	Le client vous vérifie, car il n'a aucun moyen de vérifier par lui-même.	Le client vérifie son propre site, cesse de vous auditer et le renouvellement n'est plus une négociation.
nouvelles recettes	Vous proposez des améliorations intuitivement et on vous demande de les justifier.	Les modèles d'incidents observés sur différents sites justifient un élargissement de la portée d'analyse aux données propres du client.

Seulement deux de ces lignes correspondent à des économies de coûts. Les quatre autres représentent des revenus déjà acquis mais non perçus, ou des revenus qu'il n'était pas justifié de demander. C'est pourquoi le reporting est généralement plus rentable que la plupart des projets d'amélioration de l'efficacité, et pourquoi le coût caché des heures supplémentaires non facturables est souvent le premier indicateur à mesurer.

Maintenez votre budget de fonctionnement.

L'optimisation de vos services est essentielle. Grâce au système de signalement des incidents de sécurité TrackTik , vous améliorerez la précision et l'efficacité de vos rapports en abandonnant les tâches manuelles, ce qui vous permettra de réduire vos coûts de main-d'œuvre et les heures supplémentaires potentielles.

La protection budgétaire ne se limite pas à la main-d'œuvre. Lorsque les heures vérifiées sont automatiquement reportées dans les contrats et la facturation sans ressaisie, les heures travaillées et facturées correspondent. En reliant ces mêmes données au système de gestion , la paie et la facturation sont prélevées sur une seule source, évitant ainsi deux rapprochements nécessaires. Pour une analyse plus approfondie, il est recommandé de consulter notre article sur l' optimisation des marges grâce à la sécurité des contrats .

Comment normaliser les rapports en 30 jours

Jours 1 à 7 : rassemblez les données que vous utilisez réellement. Dressez la liste de tous les formats de rapports utilisés sur vos différents sites. La plupart des entreprises découvrent plus de variantes que prévu, dont plusieurs ne sont pas documentées.
Jours 1 à 7 : sélectionnez les champs obligatoires. Heure, lieu, catégorie, action entreprise, résultat. Évitez d’ajouter des renseignements qu’un superviseur ou un client n’utilisera pas, car chaque champ optionnel allonge le formulaire et diminue le taux de remplissage.
Jours 8 à 14 : créez un modèle et testez-le sur un seul site. Demandez à un agent de le remplir en milieu de service plutôt qu'à un gestionnaire à son bureau. Leur première tentative vous permettra d'identifier les points à clarifier.
Jours 15 à 21 : présentez le résultat au client. Sa réaction sera le véritable indicateur de la pertinence du modèle à ses yeux. Demandez-lui précisément ce qu'il comprend maintenant et qu'il ne comprenait pas auparavant.
Jours 22 à 30 : déploiement par groupe de sites et définition de la fréquence des revues. Les responsables du site pilote doivent informer le groupe suivant et convenir dès maintenant des informations à rapporter mensuellement afin d’éviter tout oubli durant le premier mois, particulièrement chargé.

Planifiez une démo aujourd'hui pour jaser avec un représentant qui pourra répondre à vos questions et vous présenter la solution en la comparant à vos propres sites.

Foire aux questions

Principalement en récupérant les revenus déjà acquis. La vérification des heures travaillées et leur imputation à la facturation garantissent que le temps de travail est correctement comptabilisé, et l'horodatage permet de régler les litiges par des preuves concrètes plutôt que par un avoir. Les économies réalisées sur le temps de supervision sont réelles, mais secondaires. C'est au niveau du lien entre les rapports, les contrats et la facturation que réside la majeure partie des gains mesurables.

Un rapport d'activité quotidien couvre l'intégralité du service : rondes effectuées, points de contrôle scannés, personnes et véhicules enregistrés, et toutes les tâches courantes. Un rapport d'incident, quant à lui, détaille un événement précis, avec les preuves, les mesures prises et le résultat obtenu. Les clients consultent le rapport d'activité quotidien pour comprendre les prestations incluses dans leur paiement et le rapport d'incident lorsqu'un problème survient. Ces deux types de rapports sont intégrés au système de gestion des incidents de sécurité et ne sont pas stockés dans des systèmes distincts.

Rédigez un rapport complet plus rapidement qu'un rapport incomplet. Les champs prédéfinis avec des catégories obligatoires et la possibilité de prendre des photos sont généralement plus efficaces que la rédaction d'un récit complet, et les agents le constatent dès leur premier service. Entrez le rapport pendant votre ronde via l' application mobile de surveillance afin que personne n'ait à quitter son poste, et assurez-vous que le formulaire soit suffisamment court pour être rempli rapidement. Toute résistance est presque toujours le signe que le formulaire numérique a été conçu comme une version plus longue du formulaire papier.

Oui, et c'est généralement la solution la plus rapide. La plupart des litiges ne portent pas sur la malhonnêteté, mais sur des divergences entre les enregistrements des deux parties. Lorsque les visites effectuées et les incidents consignés sont horodatés et géolocalisés, la question peut être vérifiée en quelques minutes au lieu de donner lieu à des négociations. Les entreprises qui partagent les exceptions ainsi que les visites effectuées ont tendance à avoir moins de litiges, car le client fait confiance au reste des informations.

Uniquement si l'original est perdu. Le risque lié à toute assistance par IA est que le compte rendu de l'agent soit remplacé par une version édulcorée et intraçable. ReportPro AI conserve côte à côte le contenu original et amélioré, avec un journal d'audit détaillé. Ainsi, l'amélioration porte sur la lisibilité et la traduction, et non sur les faits eux-mêmes. En cas de litige, le rapport contient toujours les propres mots de l'agent.

Choisissez trois indicateurs avant de commencer et mesurez-les à nouveau après 90 jours : le ratio heures travaillées/heures facturées, la valeur des avoirs accordés suite à des contestations de factures et le temps consacré par les superviseurs à la collecte et à la ressaisie des rapports. Les heures supplémentaires non facturables représentent généralement le montant le plus important et le plus surprenant de ces trois indicateurs. Évitez de mesurer le volume de rapports, car il augmente avec l’adoption du système et ne vous renseigne en rien sur la marge.

Moins de rapports que la plupart des entreprises n'en envoient, et des informations plus ciblées. Un client veut savoir que son site a été couvert, ce qui s'est passé en cas de non-couverture et si la situation s'améliore. Les visites complètes, les incidents et leurs résultats, ainsi qu'un bref résumé mensuel répondent à ces trois questions. Grâce à une analyse décisionnelle configurable, vous pouvez personnaliser les informations pour chaque client au lieu d'envoyer le même document à tous. Vous pouvez aussi réserver une démonstration de TrackTik pour découvrir l'interface client.