Les tâches sur place de TrackTik, en détail : transformer le travail entre les visites en preuves

Vos gardes feront probablement plus que ce que prévoit le contrat.

Un gestionnaire de site signale un véhicule suspect et demande à quelqu'un de le surveiller. La vérification des extincteurs est prévue, mais personne d'autre ne se porte volontaire. La neige est déversée durant la nuit et un gardien dégage un passage avant l'arrivée de l'équipe du matin. Rien de tout ça n'est prévu dans le planning. Pourtant, tout est fait – et puis, plus rien. Aucun horodatage, aucune trace écrite, aucune ligne de facturation au renouvellement. Juste une équipe qui a fait preuve d'un dévouement exceptionnel et une entreprise qui a pris en charge les frais sans être créditée.

C'est précisément cette lacune que Site Tasks a été conçu pour combler.

Le logiciel de ronde de sécurité remplit parfaitement sa fonction : il confirme qu'une patrouille a eu lieu, que les points de contrôle ont été atteints et que le parcours a été terminé. Mais une ronde est binaire : elle a commencé, elle s'est terminée. Ce modèle ne permet pas de gérer une tâche qui s'étend sur trois jours, une tâche créée à la dernière minute à 14 h, ni une tâche qui doit être liée à un équipement spécifique. Le logiciel de ronde de sécurité indique ce qui s'est passé pendant la patrouille. Le module « Tâches du site » enregistre tout le reste.

Nous avons récemment animé un webinaire en direct pour présenter en détail le fonctionnement de notre solution : la démo, les principes sous-jacents, les fonctionnalités déjà déployées et les perspectives d'avenir. Cet article vous offre une analyse plus approfondie. Si vous préférez voir la solution en action, l' enregistrement à la demande est également disponible. Voici le contenu principal.

Qu'est-ce que Site Tasks fait réellement ?

Partons du constat quotidien. Une tâche peut être planifiée à l'avance ou improvisée lorsqu'un client appelle à 14 h. Son statut est clairement indiqué tout au long de son exécution : en attente, commencée, terminée ou, en cas de retard, manquée. Donc, rien ne reste en suspens.

L'important, c'est la diversité des tâches. Le même système permet de gérer l'accompagnement d'un étudiant par un agent de sécurité jusqu'à sa voiture, le contrôle de conformité aux normes Clery Act des bornes d'appel d'urgence sur un campus, une inspection de conformité de plusieurs jours sur un site de production, et une visite dans un établissement de santé nécessitant des mises à jour régulières tout au long du service. Vous définissez les types de tâches, rédigez les descriptions et assignez les tâches à chaque poste, afin que chaque agent comprenne précisément ce qui est attendu de lui.

Quelques éléments qui le rendent utilisable sur le terrain et pas seulement sur papier :

• Il s'intègre à votre système existant. Les tâches sont liées à vos tournées et aux corvées, et peuvent être associées à des ressources spécifiques . Vous ne reconstruisez donc pas votre organisation, vous y ajoutez simplement une nouvelle structure. Le résultat : une vue claire du calendrier des tâches planifiées, définies à la semaine, aux deux semaines ou au mois.
• Elle est conçue pour le téléphone. Un agent de sécurité peut s'attribuer une tâche et la commencer plus tard, rédiger un rapport avec des champs personnalisés, y apposer sa signature et ajouter des commentaires, le tout depuis l'application. En cas d'urgence, il peut remettre à plus tard la tâche et y revenir ultérieurement.
• Le système boucle la boucle en temps réel. Dès qu'une tâche est terminée, les superviseurs sont informés. Toutes ces informations sont ensuite compilées dans un rapport unique, consultable pour n'importe quelle période, que vous pouvez remettre à un client : chaque activité y est consignée.

Les trois choses que chaque tâche comporte

Lorsque nous avons pris du recul et nous sommes demandé ce qui faisait que ça fonctionnait, il en est ressorti trois choses :

• Responsabilisation. Chaque tâche a un gestionnaire et un statut. Un superviseur peut voir en temps réel ce qui est fait, ce qui est en cours et ce qui a été oublié ; plus besoin de relancer les gens.
• Visibilité. Une vue d'ensemble claire et unique des activités planifiées et non planifiées sur tous les sites. Plus de mises à jour verbales qui disparaissent à la fin du service.
• Documentation. C'est un aspect que les équipes sous-estiment souvent jusqu'à la période de renouvellement des contrats ; ou, c'est la seule chose qui compte vraiment. Des enregistrements horodatés et vérifiables qui détaillent précisément les actions entreprises, par qui et à quelle date. Ainsi, lors des négociations contractuelles, vous aurez les preuves à l'appui .

Qu'est-ce qui est disponible sur TrackTik aujourd'hui ?

Quatre fonctionnalités sont actuellement en production :

• Rappels. Programmez des rappels pour les tâches planifiées afin d'éviter les oublis. L'objectif est simple : réduire le taux d'oublis et permettre à l'équipe de rester productive.
• Règles d'exception. Configurez le comportement en cas de tâche manquée, reportée, inachevée ou en retard. Vous pouvez envoyer une notification par texto ou courriel, ou, si vous utilisez Command Center , l'afficher comme un appel à l'action immédiat.
• Passation de relais simplifiée. Imaginez un agent de sécurité débordé par dix tâches, tandis qu'un collègue en a cinq. L'agent surchargé peut lui confier une ou deux tâches via l'application mobile, sans intermédiaire, grâce à une étape d'approbation ou de refus permettant à l'agent destinataire de garder le contrôle. C'est une véritable soupape de sécurité dans des situations critiques, comme une alerte générale à un étage alors qu'une ronde de sécurité est prévue à un autre.
• Tableau de bord analytique. Regroupez les données des tâches du site au niveau du site, de la zone ou de la région et commencez à identifier les tendances, y compris les plus inquiétantes, comme une publication particulière pour laquelle les tâches restent sans cesse inachevées.

Où se cachent réellement les revenus

Voici l'élément qui transforme Site Tasks d'un outil opérationnel en un véritable outil commercial.

Chaque tâche hors de son champ de compétences à laquelle répond un agent de sécurité — déneiger, effectuer une vérification supplémentaire, un simple « pouvez-vous aussi… » — est consignée dans un document horodaté, et non plus considérée comme un service rendu de manière imperceptible. À la fin de la journée, on dispose ainsi d'un compte rendu détaillé du travail à valeur ajoutée qui, de toute façon, n'a jamais été invisible.

Ensuite, l'analyse révèle des aspects plus intéressants. Grâce à Data Lab , vous pouvez visualiser les tendances par utilisateur et par lieu et identifier les tâches ponctuelles récurrentes. Cette répétition est un indicateur avancé : une demande que votre équipe traite régulièrement gratuitement représente souvent une nouvelle prestation à tarifer. Nous vous recommandons de définir une tâche ponctuelle, de l'intégrer à vos rapports et d'en suivre le volume, car expliquer précisément le travail supplémentaire que nous avons accompli pour vous est l'un des arguments les plus efficaces que vous puissiez avoir avec un client.

Questions posées lors du webinaire

Et après ?

Voici quelques points qui nous emballent vraiment :

• Tâches récurrentes et attribution automatique. Vous pouvez déjà programmer une tâche pour qu'elle se répète chaque semaine, toutes les deux semaines ou chaque mois. En revanche, nous ne la préattribuons pas à une personne en particulier : l'identifiant de connexion d'un agent de sécurité l'identifie, et c'est donc le lancement de la tâche qui l'attribue à la personne effectivement de service. L'attribution automatique est à l'étude, et nous voulons connaître vos cas d'utilisation.
• Délais flexibles. « Dans les 5 jours », « dans les 10 jours » — la flexibilité des délais est une priorité, surtout pour les sites soumis à de fortes contraintes de conformité comme les sites de production.
• Planification tenant compte des jours fériés. Bientôt, vous pourrez programmer des tâches de site en fonction des jours fériés, des veilles de jours fériés et des jours spéciaux propres à votre région : configurez-les une seule fois, ajoutez un rappel pour les ajuster et vous n’aurez plus besoin de les suivre manuellement.
• Des flux de travail automatisés, avec l'humain au centre. Personne n'apprécie de devoir réassigner quarante tâches un lundi matin. Nous développons un prototype d'assistant IA capable d'analyser les données de vos tâches et d'agir en conséquence : exécuter les tâches manquées, planifier les suivantes, gérer les tâches répétitives et fastidieuses, tout en laissant à l'utilisateur le contrôle des décisions importantes.