Important contre urgent : comment les meilleurs experts en sécurité font la différence

Trackforce

November 24, 2017 · 8 min read

Image en vedette pour « Important vs Urgent : Comment les meilleurs experts en sécurité font la différence »

Les propriétaires et les directeurs d'exploitation du secteur de la sécurité ont souvent l'impression d'être des pompiers professionnels. Ils passent leurs journées de travail à traquer et à résoudre les problèmes urgents, et lorsqu'il est temps de retourner à la maison, ils réalisent qu'ils n'ont rien fait pour améliorer l'entreprise.

En situation de crise constante, il devient difficile de distinguer le développement de l'entreprise du travail opérationnel . C'est une situation dangereuse, car si on ne consacre pas de temps au développement de l'entreprise, on n'atteindra jamais nos objectifs et on finira par être dépassés par la concurrence.

Dans mon rôle de vice-présidente du succès client chez Silvertrac, j'entends souvent ce genre de plainte de la part des professionnels de la sécurité avec qui je discute. Ils me disent généralement : « Je sais que remplacer le système de rapport serait un grand pas en avant pour mon entreprise, mais je n'ai tout simplement pas le temps de m'en occuper. »

Heureusement, il existe des techniques pour sortir du mode gestion de crise et commencer à atteindre vos objectifs commerciaux. L'une de nos préférées est la matrice de décision d'Eisenhower, un outil que le président Dwight D. Eisenhower aurait utilisé pour déterminer si les dossiers qui lui étaient soumis étaient importants, urgents, les deux, ou ni l'un ni l'autre.

Points clés à retenir

Firefighting keeps you working in the business, not on it.
Owners who spend every day on urgent problems never get to the work that grows the company.
Urgent and important are not the same thing.
Urgent tasks demand attention now. Important tasks move your long-term goals forward.
The Eisenhower Matrix sorts work into four quadrants.
Do it now, schedule it, delegate it or eliminate it.
Quadrant 2 is where growth happens.
Client relationships, better processes and marketing are important but rarely urgent, so they get pushed aside.
Technology shrinks the urgent pile.
TrackTik automates reporting, scheduling, payroll prep and client updates, giving leaders time back for quadrant 2.

Important vs. Urgent: What Is the Difference?

Avant de passer aux exemples, il est important de définir ce que nous entendons par important et urgent.

Les tâches urgentes sont des tâches qui requièrent une attention immédiate, comme un appel téléphonique tôt le matin concernant un incident de sécurité.

Les tâches importantes sont celles qui contribuent à votre vision à long terme et améliorent votre entreprise. La mise en place d'un nouveau logiciel de rapport en est un exemple.

La matrice de décision d'Eisenhower divise les tâches en quatre quadrants, comme illustré dans cet exemple :

Priorité	Urgent	Not urgent
Important	1. Do it now. Payroll deadlines, tax filings, filling vacant posts	2. Schedule it. Client relationships, better processes, marketing, networking
Not important	3. Delegate it. Calls others could take, routine emails, tasks someone else should own	4. Eliminate it. Social media, videos and news during work time

The Four Quadrants for Security Companies

Chris Anderson et moi avons passé en revue certaines activités courantes du secteur de la sécurité et les avons organisées en quatre quadrants.

1. Important et urgent

Les tâches importantes et urgentes doivent être accomplies au plus vite. Les ignorer ou les remettre à plus tard peut avoir de graves conséquences pour votre entreprise.

Ça comprend :

S'assurer que la paie est soumise à temps
Respecter les échéances fiscales fédérales, provinciales et locales
Embaucher pour les postes vacants afin d'éviter les pénuries de personnel

2. Important, mais pas urgent

C'est dans cette catégorie qu'on devrait idéalement consacrer la majeure partie de notre temps. Malheureusement, nous négligeons souvent ces tâches au profit de celles jugées plus urgentes, en raison d’un phénomène appelé « biais du moment présent ». En tant qu'êtres humains, on est attirés par les activités aux conséquences immédiates. En surmontant ce biais et en investissant plus de temps dans ce domaine, nous pourrons enfin commencer à atteindre nos objectifs professionnels.

Ces tâches comprennent :

Rester en contact avec les clients clés pour améliorer les relations
Rationalisation des processus opérationnels tels que le suivi des candidatures, la planification et les rapports
Améliorer le marketing et chercher des façons d'accroître les recommandations et les ventes
Développer et renforcer les relations avec les partenaires de recommandation

3. Urgent, mais pas important

Les tâches de cette catégorie sont de véritables gouffres à temps. Ce sont des activités qui semblent exiger notre attention immédiate, mais qui ne nous aideront en rien à réaliser notre vision à long terme.

Exemples :

Parler à des employés bavards
Lire et répondre à des courriels sans importance
Répondre à des appels auxquels d'autres auraient pu répondre
Effectuer des tâches qui auraient dû être déléguées à d'autres employés

4. Sans importance ni urgence

Tout ce qui entre dans cette catégorie est considéré comme une perte de temps. Une des choses les plus simples à faire pour rendre votre travail plus efficace est de réduire au maximum ces tâches.

Ça comprend :

Regarder des vidéos YouTube
Consulter les médias sociaux
Lire les nouvelles

En organisant le travail selon ces quatre catégories, les propriétaires et les directeurs d'exploitation peuvent enfin sortir du mode gestion de crise permanent. Même en consacrant seulement 1 % de temps supplémentaire par semaine au quadrant 2, vous commencerez à voir des résultats concrets et à améliorer votre entreprise.

How Technology Moves Work Out of Firefighting Mode

Many of the urgent tasks that eat a security leader’s day are urgent only because they are manual. Here is how security firms take them off their plate with TrackTik:

Urgent task	Why it keeps landing on you	How to take it off your plate
Chasing reports from officers	Paper reports arrive late or incomplete	Real-time incident reporting from the field
Preparing payroll and billing	Heures ressaisies à partir des feuilles de temps	Hours flow to contracts and invoicing and payroll automatically
Covering open shifts	Calls and texts to find a replacement	Shift broadcasts and qualified matching in people management
Answering “what happened last night?”	Clients and supervisors have no other way to know	Client portal access through security operations
Routing calls and alarms	Everything escalates to the owner	Defined workflows in security guard dispatch

A Weekly Routine That Protects Quadrant 2 Time

Sort your week on Monday. Spend 20 minutes placing every open task into one of the four quadrants.
Block quadrant 2 time. Put at least one two-hour block on your calendar and treat it like a client meeting.
Set escalation rules. Decide which issues truly need you, and route everything else to supervisors or dispatch.
Batch the small stuff. Handle email and routine calls at set times instead of all day.
Review your numbers on Friday. Use TrackTik business intelligence dashboards to spot problems before they turn into emergencies.
Pick one improvement project per quarter. Finish it before starting the next.

Quadrant 2 Projects That Pay Off

Not sure where to spend that protected time? These projects consistently move security companies forward:

Replace your reporting system. The example from the top of this article. Start with why you have to go paperless with your daily activity report.
Build a client retention program. Regular check-ins and reporting keep accounts longer. See improving customer retention.
Sharpen your proposals. Learn how to win contracts without being the lowest bid.
Reduce officer turnover. Fewer vacancies means fewer quadrant 1 emergencies. Try these strategies to retain your security officers.
Automate the back office. TrackTik business administration connects scheduling, billing and payroll so they stop being weekly fire drills.

Ready to buy back some of your week? Book a TrackTik demo.

Foire aux questions

Urgent tasks demand immediate attention, such as a 2 a.m. call about an incident. Important tasks contribute to long-term goals, such as improving client relationships or replacing an outdated reporting system. Many urgent tasks are not important, and many important tasks never feel urgent.

It is a simple framework that sorts tasks into four quadrants: important and urgent (do it now), important but not urgent (schedule it), urgent but not important (delegate it) and neither (eliminate it). It is named after President Dwight D. Eisenhower, who is said to have used it to manage his priorities.

Sort your work with the Eisenhower Matrix, block time each week for important but not urgent work, set escalation rules so only true emergencies reach you and automate the manual tasks that keep becoming urgent. TrackTik automates reporting, scheduling and billing workflows that often consume an owner’s day.

Routine calls, standard client questions, shift coverage, report collection and administrative follow-up can usually be delegated to supervisors, dispatchers or automated workflows. Keep your time for decisions only you can make, such as key client relationships and growth plans.

Staying in touch with key clients, streamlining scheduling and reporting, improving marketing, building referral partnerships, reducing officer turnover and upgrading technology. These are the projects that grow the business, which is why they deserve protected time every week.

Most urgent work comes from information arriving late or by phone. Real-time incident reporting, automated scheduling, connected billing and client portal access answer questions before they turn into calls, so managers spend less time reacting.

TrackTik brings tours, reporting, scheduling, billing and analytics into one platform, so routine work runs without constant attention. Dashboards in TrackTik business intelligence surface issues early, and owners get time back for clients and growth. Book a TrackTik demo to see it in action.