Important contre urgent : comment les meilleurs experts en sécurité font la différence

Important contre urgent : comment les meilleurs experts en sécurité font la différence

Les propriétaires et les directeurs d'exploitation du secteur de la sécurité ont souvent l'impression d'être des pompiers professionnels. Ils passent leurs journées de travail à traquer et à résoudre les problèmes urgents, et lorsqu'il est temps de retourner à la maison, ils réalisent qu'ils n'ont rien fait pour améliorer l'entreprise.

En situation de crise constante, il devient difficile de distinguer le développement de l'entreprise du travail opérationnel . C'est une situation dangereuse, car si on ne consacre pas de temps au développement de l'entreprise, on n'atteindra jamais nos objectifs et on finira par être dépassés par la concurrence.

Dans mon rôle de vice-présidente du succès client chez Silvertrac, j'entends souvent ce genre de plainte de la part des professionnels de la sécurité avec qui je discute. Ils me disent généralement : « Je sais que remplacer le système de rapport serait un grand pas en avant pour mon entreprise, mais je n'ai tout simplement pas le temps de m'en occuper. »

Heureusement, il existe des techniques pour sortir du mode gestion de crise et commencer à atteindre vos objectifs commerciaux. L'une de nos préférées est la matrice de décision d'Eisenhower, un outil que le président Dwight D. Eisenhower aurait utilisé pour déterminer si les dossiers qui lui étaient soumis étaient importants, urgents, les deux, ou ni l'un ni l'autre.

Avant de passer aux exemples, il est important de définir ce que nous entendons par important et urgent.

Les tâches urgentes sont des tâches qui requièrent une attention immédiate, comme un appel téléphonique tôt le matin concernant un incident de sécurité.

Les tâches importantes sont celles qui contribuent à votre vision à long terme et améliorent votre entreprise. La mise en place d'un nouveau logiciel de rapport en est un exemple.

La matrice de décision d'Eisenhower divise les tâches en quatre quadrants, comme illustré dans cet exemple :

Chris Anderson et moi avons passé en revue certaines activités courantes du secteur de la sécurité et les avons organisées en quatre quadrants.

1. Important et urgent

Les tâches importantes et urgentes doivent être accomplies au plus vite. Les ignorer ou les remettre à plus tard peut avoir de graves conséquences pour votre entreprise.

Ça comprend :

• S'assurer que la paie est soumise à temps
• Respecter les échéances fiscales fédérales, provinciales et locales
• Embaucher pour les postes vacants afin d'éviter les pénuries de personnel

2. Important, mais pas urgent

C'est dans cette catégorie qu'on devrait idéalement consacrer la majeure partie de notre temps. Malheureusement, nous négligeons souvent ces tâches au profit de celles jugées plus urgentes, en raison d’un phénomène appelé « biais du moment présent ». En tant qu'êtres humains, on est attirés par les activités aux conséquences immédiates. En surmontant ce biais et en investissant plus de temps dans ce domaine, nous pourrons enfin commencer à atteindre nos objectifs professionnels.

Ces tâches comprennent :

• Rester en contact avec les clients clés pour améliorer les relations
• Rationalisation des processus opérationnels tels que le suivi des candidatures, la planification et les rapports
• Améliorer le marketing et chercher des façons d'accroître les recommandations et les ventes
• Développer et renforcer les relations avec les partenaires de recommandation

3. Urgent, mais pas important

Les tâches de cette catégorie sont de véritables gouffres à temps. Ce sont des activités qui semblent exiger notre attention immédiate, mais qui ne nous aideront en rien à réaliser notre vision à long terme.

Exemples :

• Parler à des employés bavards
• Lire et répondre à des courriels sans importance
• Répondre à des appels auxquels d'autres auraient pu répondre
• Effectuer des tâches qui auraient dû être déléguées à d'autres employés

4. Sans importance ni urgence

Tout ce qui entre dans cette catégorie est considéré comme une perte de temps. Une des choses les plus simples à faire pour rendre votre travail plus efficace est de réduire au maximum ces tâches.

Ça comprend :

• Regarder des vidéos YouTube
• Consulter les médias sociaux
• Lire les nouvelles

En organisant le travail selon ces quatre catégories, les propriétaires et les directeurs d'exploitation peuvent enfin sortir du mode gestion de crise permanent. Même en consacrant seulement 1 % de temps supplémentaire par semaine au quadrant 2, vous commencerez à voir des résultats concrets et à améliorer votre entreprise.