Wichtig vs. dringend: Wie führende Sicherheitsexperten den Unterschied erkennen

Wichtig vs. dringend: Wie führende Sicherheitsexperten den Unterschied erkennen

Inhaber und Betriebsleiter in der Sicherheitsbranche fühlen sich oft wie Berufsfeuerwehrleute. Sie verbringen ihren gesamten Arbeitstag damit, dringende Probleme aufzuspüren und zu beheben, und wenn es Zeit ist, nach Hause zu gehen, stellen sie fest, dass sie nichts getan haben, um das Unternehmen voranzubringen.

Wenn wir ständig damit beschäftigt sind, Probleme zu löschen, fällt es uns schwer, zwischen der Arbeit am Unternehmen und der Arbeit im Unternehmen zu unterscheiden. Das ist eine gefährliche Situation, denn wenn wir uns keine Zeit nehmen, um am Unternehmen zu arbeiten, werden wir unsere Ziele nie erreichen und schließlich hinter die Konkurrenz zurückfallen.

In meiner Funktion als Vice President of Customer Success bei Silvertrac bin ich es gewohnt, solche Beschwerden von den Sicherheitsexperten zu hören, mit denen ich spreche. Sie sagen dann Dinge wie: „Ich weiß, dass die Umstellung des Berichtssystems einen großen Fortschritt für mein Unternehmen bedeuten würde, aber ich finde einfach keine Zeit, dies in die Tat umzusetzen.“

Glücklicherweise gibt es Methoden, mit denen Sie aus dem „Feuerwehrmodus“ herauskommen und beginnen können, Ihre Geschäftsziele zu erreichen. Eine unserer Lieblingsmethoden ist die Eisenhower-Entscheidungsmatrix, ein Rahmenkonzept, das angeblich von Präsident Dwight D. Eisenhower verwendet wurde, um zu entscheiden, ob die Angelegenheiten, die auf seinem Schreibtisch landeten, wichtig, dringend, beides oder keines von beiden waren.

Bevor wir uns den Beispielen zuwenden, ist es wichtig zu klären, was wir unter „wichtig“ und „dringend“ verstehen.

Dringende Aufgaben sind Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, wie beispielsweise ein Anruf am frühen Morgen wegen eines Sicherheitsvorfalls.

Wichtige Aufgaben sind solche, die zu Ihrer langfristigen Vision beitragen und Ihr Unternehmen verbessern. Ein Beispiel hierfür ist die Einführung einer neuen Berichtssoftware.

Die Eisenhower-Entscheidungsmatrix unterteilt Aufgaben in vier Quadranten, wie in diesem Beispiel dargestellt:

Chris Anderson und ich haben einige gängige Aktivitäten der Sicherheitsbranche unter die Lupe genommen und sie in diese vier Quadranten eingeteilt.

1. Wichtig & Dringend

Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringend sind, müssen so schnell wie möglich erledigt werden. Werden diese Aufgaben ignoriert oder aufgeschoben, kann dies schwerwiegende Folgen für Ihr Unternehmen haben.

Dazu gehören:

• Sicherstellen, dass die Gehaltsabrechnung fristgerecht eingereicht wird
• Einhaltung der Steuertfristen auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene
• Besetzung offener Stellen, um Personalmangel zu vermeiden

2. Wichtig, aber nicht dringend

In dieser Kategorie würden wir im Idealfall den Großteil unserer Zeit verbringen. Leider vernachlässigen wir diese Aufgaben oft zugunsten dringenderer, was auf einen sogenannten „Gegenwarts-Bias“ zurückzuführen ist. Als Menschen fühlen wir uns zu Aktivitäten hingezogen, die unmittelbare Auswirkungen haben. Indem wir den Gegenwarts-Bias überwinden und mehr Zeit in diesen Quadranten investieren, können wir endlich damit beginnen, unsere Geschäftsziele zu erreichen.

Zu diesen Aufgaben gehören:

• Mit wichtigen Kunden in Kontakt bleiben, um die Beziehungen zu verbessern
• Optimierung von Betriebsprozessen wie der Antragsverfolgung, der Terminplanung und der Berichterstellung
• Das Marketing verbessern und nach Möglichkeiten suchen, um Weiterempfehlungen und den Umsatz zu steigern
• Netzwerken, um Beziehungen zu Empfehlungspartnern aufzubauen und zu festigen

3. Dringend, aber nicht wichtig

Aufgaben dieser Kategorie sind Zeitfresser. Es handelt sich um Tätigkeiten, die scheinbar unsere sofortige Aufmerksamkeit erfordern, aber in keiner Weise dazu beitragen, unsere langfristige Vision zu verwirklichen.

Beispiele hierfür sind:

• Gespräche mit gesprächigen Mitarbeitern
• Unwichtige E-Mails lesen und beantworten
• Anrufe entgegennehmen, die andere hätten entgegennehmen können
• Aufgaben erledigen, die eigentlich an andere Mitarbeiter hätten delegiert werden sollen

4. Nicht wichtig und nicht dringend

Alles, was in diese Kategorie fällt, gilt als Zeitverschwendung. Eine der einfachsten Maßnahmen, mit denen Sie Ihre Arbeit effizienter gestalten können, besteht darin, diese Aufgaben so weit wie möglich zu reduzieren.

Dazu gehören:

• YouTube-Videos anschauen
• Social Media überprüfen
• Die Nachrichten lesen

Durch die Einteilung der Arbeit in diese vier Kategorien können Inhaber und Betriebsleiter endlich aus dem „Feuerwehreinsatz-Modus“ ausbrechen. Selbst wenn Sie jede Woche nur 1 % mehr Zeit in Quadrant 2 verbringen, werden Sie erste Fortschritte erzielen und Ihr Unternehmen verbessern.