«Importante» frente a «urgente»: cómo distinguen ambos conceptos los principales expertos en seguridad

Trackforce

November 24, 2017 · 8 min read

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Los propietarios y los directores de operaciones del sector de la seguridad suelen sentirse como bomberos profesionales. Se pasan toda la jornada laboral resolviendo problemas urgentes y, cuando llega la hora de irse a casa, se dan cuenta de que no han hecho nada para mejorar el negocio.

Cuando estamos en modo «apagar incendios», resulta difícil distinguir entre trabajar en el negocio y trabajar para el negocio. Es una situación peligrosa, porque si no dedicamos tiempo a trabajar en el negocio, nunca alcanzaremos nuestros objetivos y, al final, nos quedaremos atrás respecto a la competencia.

En mi trabajo como vicepresidente de Éxito del Cliente en Silvertrac, estoy acostumbrado a escuchar este tipo de quejas por parte de los profesionales de la seguridad con los que hablo. Suelen decir cosas como: «Sé que cambiar el sistema de generación de informes supondrá un gran avance para mi empresa, pero es que no encuentro tiempo en el día para llevarlo a cabo».

Afortunadamente, existen técnicas que puedes utilizar para salir del modo «apagar incendios» y empezar a alcanzar tus objetivos empresariales. Una de nuestras favoritas es la matriz de decisión de Eisenhower, un marco que, según se dice, utilizó el presidente Dwight D. Eisenhower para determinar si los asuntos que llegaban a su mesa eran importantes, urgentes, ambas cosas o ninguna de las dos.

Puntos clave

Firefighting keeps you working in the business, not on it.
Owners who spend every day on urgent problems never get to the work that grows the company.
Urgent and important are not the same thing.
Urgent tasks demand attention now. Important tasks move your long-term goals forward.
The Eisenhower Matrix sorts work into four quadrants.
Do it now, schedule it, delegate it or eliminate it.
Quadrant 2 is where growth happens.
Client relationships, better processes and marketing are important but rarely urgent, so they get pushed aside.
Technology shrinks the urgent pile.
TrackTik automates reporting, scheduling, payroll prep and client updates, giving leaders time back for quadrant 2.

Important vs. Urgent: What Is the Difference?

Antes de pasar a los ejemplos, es importante definir qué entendemos por «importante» y «urgente».

Las tareas urgentes son aquellas que requieren atención inmediata, como una llamada telefónica a primera hora de la mañana sobre un incidente de seguridad.

Las tareas importantes son aquellas que contribuyen a tu visión a largo plazo y mejoran tu negocio. Un ejemplo es la implantación de un nuevo programa de generación de informes.

La matriz de decisión de Eisenhower clasifica las tareas en cuatro cuadrantes, tal y como se ilustra en este ejemplo:

Prioridad	Urgent	Not urgent
Important	1. Do it now. Payroll deadlines, tax filings, filling vacant posts	2. Schedule it. Client relationships, better processes, marketing, networking
Not important	3. Delegate it. Calls others could take, routine emails, tasks someone else should own	4. Eliminate it. Social media, videos and news during work time

The Four Quadrants for Security Companies

Chris Anderson y yo hemos analizado algunas actividades habituales del sector de la seguridad y las hemos clasificado en estos cuatro cuadrantes.

1. Importante y urgente

Las tareas que son a la vez importantes y urgentes deben realizarse lo antes posible. Ignorarlas o posponerlas puede acarrear graves consecuencias para tu empresa.

Entre ellos se incluyen:

Asegurarse de que las nóminas se presenten a tiempo
Cumplimiento de los plazos fiscales federales, estatales y locales
Contratación para cubrir puestos vacantes con el fin de evitar la falta de personal

2. Importante, pero no urgente

Esta categoría es donde, en teoría, deberíamos dedicar la mayor parte de nuestro tiempo. Por desgracia, a menudo dejamos de lado estas tareas en favor de otras más urgentes, debido a lo que se conoce como «sesgo del presente». Como seres humanos, nos atraen las actividades que tienen consecuencias inmediatas. Si superamos el sesgo del presente y dedicamos más tiempo a este cuadrante, podremos empezar por fin a alcanzar nuestros objetivos empresariales.

Entre estas tareas se incluyen:

Mantener el contacto con los clientes clave para mejorar las relaciones
Optimización de los procesos operativos, como el seguimiento de solicitudes, la programación y la elaboración de informes
Mejorar el marketing y buscar formas de aumentar las recomendaciones y las ventas
Establecer contactos para fomentar y fortalecer las relaciones con los socios que nos remiten clientes

3. Urgente, pero no importante

Las tareas de esta categoría son un desperdicio de tiempo. Se trata de actividades que parecen requerir nuestra atención inmediata, pero que no contribuyen en absoluto a que alcancemos nuestra visión a largo plazo.

Algunos ejemplos son:

Cómo hablar con empleados que no paran de hablar
Leer y responder a correos electrónicos sin importancia
Atender llamadas que otras personas podrían haber atendido
Realizar tareas que deberían haberse delegado a otros empleados

4. No es importante ni urgente

Cualquier cosa que entre en esta categoría se considera una pérdida de tiempo. Una de las cosas más sencillas que puedes hacer para que tu trabajo sea más eficiente es reducir estas tareas al mínimo.

Entre ellos se incluyen:

Ver vídeos en YouTube
Consultar las redes sociales
Leer las noticias

Al organizar el trabajo en estas cuatro categorías, los propietarios y los directores de operaciones podrán por fin dejar atrás el modo de «apagar incendios». Aunque solo dediques un 1 % más de tiempo cada semana al cuadrante 2, empezarás a notar la diferencia y a mejorar tu negocio.

How Technology Moves Work Out of Firefighting Mode

Many of the urgent tasks that eat a security leader’s day are urgent only because they are manual. Here is how security firms take them off their plate with TrackTik:

Urgent task	Why it keeps landing on you	How to take it off your plate
Chasing reports from officers	Paper reports arrive late or incomplete	Real-time incident reporting from the field
Preparing payroll and billing	Horas recalculadas a partir de las hojas de asistencia	Hours flow to contracts and invoicing and payroll automatically
Covering open shifts	Calls and texts to find a replacement	Shift broadcasts and qualified matching in people management
Answering “what happened last night?”	Clients and supervisors have no other way to know	Client portal access through security operations
Routing calls and alarms	Everything escalates to the owner	Defined workflows in security guard dispatch

A Weekly Routine That Protects Quadrant 2 Time

Sort your week on Monday. Spend 20 minutes placing every open task into one of the four quadrants.
Block quadrant 2 time. Put at least one two-hour block on your calendar and treat it like a client meeting.
Set escalation rules. Decide which issues truly need you, and route everything else to supervisors or dispatch.
Batch the small stuff. Handle email and routine calls at set times instead of all day.
Review your numbers on Friday. Use TrackTik business intelligence dashboards to spot problems before they turn into emergencies.
Pick one improvement project per quarter. Finish it before starting the next.

Quadrant 2 Projects That Pay Off

Not sure where to spend that protected time? These projects consistently move security companies forward:

Replace your reporting system. The example from the top of this article. Start with why you have to go paperless with your daily activity report.
Build a client retention program. Regular check-ins and reporting keep accounts longer. See improving customer retention.
Sharpen your proposals. Learn how to win contracts without being the lowest bid.
Reduce officer turnover. Fewer vacancies means fewer quadrant 1 emergencies. Try these strategies to retain your security officers.
Automate the back office. TrackTik business administration connects scheduling, billing and payroll so they stop being weekly fire drills.

Ready to buy back some of your week? Book a TrackTik demo.

Preguntas frecuentes

Urgent tasks demand immediate attention, such as a 2 a.m. call about an incident. Important tasks contribute to long-term goals, such as improving client relationships or replacing an outdated reporting system. Many urgent tasks are not important, and many important tasks never feel urgent.

It is a simple framework that sorts tasks into four quadrants: important and urgent (do it now), important but not urgent (schedule it), urgent but not important (delegate it) and neither (eliminate it). It is named after President Dwight D. Eisenhower, who is said to have used it to manage his priorities.

Sort your work with the Eisenhower Matrix, block time each week for important but not urgent work, set escalation rules so only true emergencies reach you and automate the manual tasks that keep becoming urgent. TrackTik automates reporting, scheduling and billing workflows that often consume an owner’s day.

Routine calls, standard client questions, shift coverage, report collection and administrative follow-up can usually be delegated to supervisors, dispatchers or automated workflows. Keep your time for decisions only you can make, such as key client relationships and growth plans.

Staying in touch with key clients, streamlining scheduling and reporting, improving marketing, building referral partnerships, reducing officer turnover and upgrading technology. These are the projects that grow the business, which is why they deserve protected time every week.

Most urgent work comes from information arriving late or by phone. Real-time incident reporting, automated scheduling, connected billing and client portal access answer questions before they turn into calls, so managers spend less time reacting.

TrackTik brings tours, reporting, scheduling, billing and analytics into one platform, so routine work runs without constant attention. Dashboards in TrackTik business intelligence surface issues early, and owners get time back for clients and growth. Book a TrackTik demo to see it in action.