«Importante» frente a «urgente»: cómo distinguen ambos conceptos los principales expertos en seguridad

«Importante» frente a «urgente»: cómo distinguen ambos conceptos los principales expertos en seguridad

Los propietarios y los directores de operaciones del sector de la seguridad suelen sentirse como bomberos profesionales. Se pasan toda la jornada laboral resolviendo problemas urgentes y, cuando llega la hora de irse a casa, se dan cuenta de que no han hecho nada para mejorar el negocio.

Cuando estamos en modo «apagar incendios», resulta difícil distinguir entre trabajar en el negocio y trabajar para el negocio. Es una situación peligrosa, porque si no dedicamos tiempo a trabajar en el negocio, nunca alcanzaremos nuestros objetivos y, al final, nos quedaremos atrás respecto a la competencia.

En mi trabajo como vicepresidente de Éxito del Cliente en Silvertrac, estoy acostumbrado a escuchar este tipo de quejas por parte de los profesionales de la seguridad con los que hablo. Suelen decir cosas como: «Sé que cambiar el sistema de generación de informes supondrá un gran avance para mi empresa, pero es que no encuentro tiempo en el día para llevarlo a cabo».

Afortunadamente, existen técnicas que puedes utilizar para salir del modo «apagar incendios» y empezar a alcanzar tus objetivos empresariales. Una de nuestras favoritas es la matriz de decisión de Eisenhower, un marco que, según se dice, utilizó el presidente Dwight D. Eisenhower para determinar si los asuntos que llegaban a su mesa eran importantes, urgentes, ambas cosas o ninguna de las dos.

Antes de pasar a los ejemplos, es importante definir qué entendemos por «importante» y «urgente».

Las tareas urgentes son aquellas que requieren atención inmediata, como una llamada telefónica a primera hora de la mañana sobre un incidente de seguridad.

Las tareas importantes son aquellas que contribuyen a tu visión a largo plazo y mejoran tu negocio. Un ejemplo es la implantación de un nuevo programa de generación de informes.

La matriz de decisión de Eisenhower clasifica las tareas en cuatro cuadrantes, tal y como se ilustra en este ejemplo:

Chris Anderson y yo hemos analizado algunas actividades habituales del sector de la seguridad y las hemos clasificado en estos cuatro cuadrantes.

1. Importante y urgente

Las tareas que son a la vez importantes y urgentes deben realizarse lo antes posible. Ignorarlas o posponerlas puede acarrear graves consecuencias para tu empresa.

Entre ellos se incluyen:

• Asegurarse de que las nóminas se presenten a tiempo
• Cumplimiento de los plazos fiscales federales, estatales y locales
• Contratación para cubrir puestos vacantes con el fin de evitar la falta de personal

2. Importante, pero no urgente

Esta categoría es donde, en teoría, deberíamos dedicar la mayor parte de nuestro tiempo. Por desgracia, a menudo dejamos de lado estas tareas en favor de otras más urgentes, debido a lo que se conoce como «sesgo del presente». Como seres humanos, nos atraen las actividades que tienen consecuencias inmediatas. Si superamos el sesgo del presente y dedicamos más tiempo a este cuadrante, podremos empezar por fin a alcanzar nuestros objetivos empresariales.

Entre estas tareas se incluyen:

• Mantener el contacto con los clientes clave para mejorar las relaciones
• Optimización de los procesos operativos, como el seguimiento de solicitudes, la programación y la elaboración de informes
• Mejorar el marketing y buscar formas de aumentar las recomendaciones y las ventas
• Establecer contactos para fomentar y fortalecer las relaciones con los socios que nos remiten clientes

3. Urgente, pero no importante

Las tareas de esta categoría son un desperdicio de tiempo. Se trata de actividades que parecen requerir nuestra atención inmediata, pero que no contribuyen en absoluto a que alcancemos nuestra visión a largo plazo.

Algunos ejemplos son:

• Cómo hablar con empleados que no paran de hablar
• Leer y responder a correos electrónicos sin importancia
• Atender llamadas que otras personas podrían haber atendido
• Realizar tareas que deberían haberse delegado a otros empleados

4. No es importante ni urgente

Cualquier cosa que entre en esta categoría se considera una pérdida de tiempo. Una de las cosas más sencillas que puedes hacer para que tu trabajo sea más eficiente es reducir estas tareas al mínimo.

Entre ellos se incluyen:

• Ver vídeos en YouTube
• Consultar las redes sociales
• Leer las noticias

Al organizar el trabajo en estas cuatro categorías, los propietarios y los directores de operaciones podrán por fin dejar atrás el modo de «apagar incendios». Aunque solo dediques un 1 % más de tiempo cada semana al cuadrante 2, empezarás a notar la diferencia y a mejorar tu negocio.