« Important » ou « urgent » : comment les meilleurs experts en sécurité font la différence

« Important » ou « urgent » : comment les meilleurs experts en sécurité font la différence

Les propriétaires et les responsables d'exploitation du secteur de la sécurité ont souvent l'impression d'être des pompiers professionnels. Ils passent toute leur journée de travail à courir après les problèmes urgents pour les résoudre, et lorsqu'il est l'heure de rentrer chez eux, ils se rendent compte qu'ils n'ont rien fait pour améliorer leur entreprise.

Lorsque nous sommes en mode « gestion de crise », il devient difficile de faire la distinction entre « travailler sur l'entreprise » et « travailler au sein de l'entreprise ». C'est une situation dangereuse, car si nous ne réservons pas de temps pour travailler sur l'entreprise, nous n'atteindrons jamais nos objectifs et nous finirons par prendre du retard sur la concurrence.

Dans le cadre de mes fonctions de vice-président chargé de la réussite client chez Silvertrac, j’ai l’habitude d’entendre ce genre de remarques de la part des professionnels de la sécurité avec lesquels je m’entretiens. Ils me disent souvent : « Je sais que le remplacement du système de reporting constituera une avancée majeure pour mon entreprise, mais je n’arrive tout simplement pas à trouver le temps nécessaire pour mener ce projet à bien. »

Heureusement, il existe des techniques qui vous permettent de sortir de ce mode « pompier » et de commencer à atteindre vos objectifs professionnels. L’une de nos préférées est la matrice de décision d’Eisenhower, un cadre qui aurait été utilisé par le président Dwight D. Eisenhower pour déterminer si les dossiers qui arrivaient sur son bureau étaient importants, urgents, les deux à la fois, ou ni l’un ni l’autre.

Avant de passer aux exemples, il est important de définir ce que nous entendons par « important » et « urgent ».

Les tâches urgentes sont celles qui nécessitent une attention immédiate, comme un appel téléphonique tôt le matin concernant un incident de sécurité.

Les tâches importantes sont celles qui contribuent à votre vision à long terme et qui améliorent votre activité. La mise en place d'un nouveau logiciel de reporting en est un exemple.

La matrice de décision d'Eisenhower classe les tâches en quatre quadrants, comme l'illustre cet exemple :

Chris Anderson et moi-même avons passé en revue certaines activités courantes du secteur de la sécurité et les avons classées dans ces quatre quadrants.

1. Important et urgent

Les tâches à la fois importantes et urgentes doivent être effectuées dès que possible. Les négliger ou les remettre à plus tard peut avoir de graves conséquences pour votre entreprise.

Il s'agit notamment de :

• Veiller à ce que les déclarations de paie soient transmises dans les délais
• Respecter les échéances fiscales fédérales, régionales et locales
• Recruter pour pourvoir les postes vacants afin d'éviter un manque de personnel

2. Important, mais pas urgent

C'est dans cette catégorie que nous devrions, en théorie, consacrer la majeure partie de notre temps. Malheureusement, nous avons souvent tendance à négliger ces tâches au profit de celles qui sont plus urgentes, en raison d'un phénomène appelé « biais du présent ». En tant qu'êtres humains, nous sommes attirés par les activités qui ont des conséquences immédiates. En surmontant ce biais du présent et en consacrant davantage de temps à ce quadrant, nous pourrons enfin commencer à atteindre nos objectifs professionnels.

Ces tâches comprennent :

• Rester en contact avec les clients clés afin de renforcer les relations
• Rationalisation des processus opérationnels tels que le suivi des demandes, la planification et l'établissement de rapports
• Améliorer le marketing et rechercher des moyens d'augmenter le nombre de recommandations et les ventes
• Réseautage visant à nouer et à renforcer les relations avec les partenaires de référence

3. Urgent, mais pas important

Les tâches de cette catégorie sont de véritables « gouffres à temps ». Il s'agit d'activités qui semblent exiger notre attention immédiate, mais qui ne contribuent en rien à la réalisation de notre vision à long terme.

En voici quelques exemples :

• Comment gérer les employés bavards
• Lire et répondre à des e-mails sans importance
• Répondre à des appels auxquels d'autres auraient pu répondre
• Effectuer des tâches qui auraient dû être déléguées à d'autres collaborateurs

4. Ni important, ni urgent

Tout ce qui relève de cette catégorie est considéré comme une perte de temps. L'une des mesures les plus simples que vous puissiez prendre pour gagner en efficacité au travail consiste à réduire autant que possible ces tâches.

Il s'agit notamment de :

• Regarder des vidéos sur YouTube
• Consulter les réseaux sociaux
• Lire les actualités

En classant les tâches dans ces quatre catégories, les dirigeants et les responsables opérationnels peuvent enfin sortir du mode « extinction d’incendie ». Même si vous ne consacrez que 1 % de temps supplémentaire par semaine au quadrant 2, vous commencerez à faire bouger les choses et à améliorer votre entreprise.