« Important » ou « urgent » : comment les meilleurs experts en sécurité font la différence

Les propriétaires et les responsables d'exploitation du secteur de la sécurité ont souvent l'impression d'être des pompiers professionnels. Ils passent toute leur journée de travail à courir après les problèmes urgents pour les résoudre, et lorsqu'il est l'heure de rentrer chez eux, ils se rendent compte qu'ils n'ont rien fait pour améliorer leur entreprise.

Lorsque nous sommes en mode « gestion de crise », il devient difficile de faire la distinction entre « travailler sur l'entreprise » et « travailler au sein de l'entreprise ». C'est une situation dangereuse, car si nous ne réservons pas de temps pour travailler sur l'entreprise, nous n'atteindrons jamais nos objectifs et nous finirons par prendre du retard sur la concurrence.

Dans le cadre de mes fonctions de vice-président chargé de la réussite client chez Silvertrac, j’ai l’habitude d’entendre ce genre de remarques de la part des professionnels de la sécurité avec lesquels je m’entretiens. Ils me disent souvent : « Je sais que le remplacement du système de reporting constituera une avancée majeure pour mon entreprise, mais je n’arrive tout simplement pas à trouver le temps nécessaire pour mener ce projet à bien. »

Heureusement, il existe des techniques qui vous permettent de sortir de ce mode « pompier » et de commencer à atteindre vos objectifs professionnels. L’une de nos préférées est la matrice de décision d’Eisenhower, un cadre qui aurait été utilisé par le président Dwight D. Eisenhower pour déterminer si les dossiers qui arrivaient sur son bureau étaient importants, urgents, les deux à la fois, ou ni l’un ni l’autre.

Important vs. Urgent: What Is the Difference?

Avant de passer aux exemples, il est important de définir ce que nous entendons par « important » et « urgent ».

Les tâches urgentes sont celles qui nécessitent une attention immédiate, comme un appel téléphonique tôt le matin concernant un incident de sécurité.

Les tâches importantes sont celles qui contribuent à votre vision à long terme et qui améliorent votre activité. La mise en place d'un nouveau logiciel de reporting en est un exemple.

La matrice de décision d'Eisenhower classe les tâches en quatre quadrants, comme l'illustre cet exemple :

Priorité	Urgent	Not urgent
Important	1. Do it now. Payroll deadlines, tax filings, filling vacant posts	2. Schedule it. Client relationships, better processes, marketing, networking
Not important	3. Delegate it. Calls others could take, routine emails, tasks someone else should own	4. Eliminate it. Social media, videos and news during work time

The Four Quadrants for Security Companies

Chris Anderson et moi-même avons passé en revue certaines activités courantes du secteur de la sécurité et les avons classées dans ces quatre quadrants.

1. Important et urgent

Les tâches à la fois importantes et urgentes doivent être effectuées dès que possible. Les négliger ou les remettre à plus tard peut avoir de graves conséquences pour votre entreprise.

Il s'agit notamment de :

• Veiller à ce que les déclarations de paie soient transmises dans les délais
• Respecter les échéances fiscales fédérales, régionales et locales
• Recruter pour pourvoir les postes vacants afin d'éviter un manque de personnel

2. Important, mais pas urgent

C'est dans cette catégorie que nous devrions, en théorie, consacrer la majeure partie de notre temps. Malheureusement, nous avons souvent tendance à négliger ces tâches au profit de celles qui sont plus urgentes, en raison d'un phénomène appelé « biais du présent ». En tant qu'êtres humains, nous sommes attirés par les activités qui ont des conséquences immédiates. En surmontant ce biais du présent et en consacrant davantage de temps à ce quadrant, nous pourrons enfin commencer à atteindre nos objectifs professionnels.

Ces tâches comprennent :

• Rester en contact avec les clients clés afin de renforcer les relations
• Rationalisation des processus opérationnels tels que le suivi des demandes, la planification et l'établissement de rapports
• Améliorer le marketing et rechercher des moyens d'augmenter le nombre de recommandations et les ventes
• Réseautage visant à nouer et à renforcer les relations avec les partenaires de référence

3. Urgent, mais pas important

Les tâches de cette catégorie sont de véritables « gouffres à temps ». Il s'agit d'activités qui semblent exiger notre attention immédiate, mais qui ne contribuent en rien à la réalisation de notre vision à long terme.

En voici quelques exemples :

• Comment gérer les employés bavards
• Lire et répondre à des e-mails sans importance
• Répondre à des appels auxquels d'autres auraient pu répondre
• Effectuer des tâches qui auraient dû être déléguées à d'autres collaborateurs

4. Ni important, ni urgent

Tout ce qui relève de cette catégorie est considéré comme une perte de temps. L'une des mesures les plus simples que vous puissiez prendre pour gagner en efficacité au travail consiste à réduire autant que possible ces tâches.

Il s'agit notamment de :

• Regarder des vidéos sur YouTube
• Consulter les réseaux sociaux
• Lire les actualités

En classant les tâches dans ces quatre catégories, les dirigeants et les responsables opérationnels peuvent enfin sortir du mode « extinction d’incendie ». Même si vous ne consacrez que 1 % de temps supplémentaire par semaine au quadrant 2, vous commencerez à faire bouger les choses et à améliorer votre entreprise.

How Technology Moves Work Out of Firefighting Mode

Many of the urgent tasks that eat a security leader’s day are urgent only because they are manual. Here is how security firms take them off their plate with TrackTik:

Urgent task	Why it keeps landing on you	How to take it off your plate
Chasing reports from officers	Paper reports arrive late or incomplete	Real-time incident reporting from the field
Preparing payroll and billing	Heures recalculées à partir des feuilles de présence	Hours flow to contracts and invoicing and payroll automatically
Covering open shifts	Calls and texts to find a replacement	Shift broadcasts and qualified matching in people management
Answering “what happened last night?”	Clients and supervisors have no other way to know	Client portal access through security operations
Routing calls and alarms	Everything escalates to the owner	Defined workflows in security guard dispatch

A Weekly Routine That Protects Quadrant 2 Time

1. Sort your week on Monday. Spend 20 minutes placing every open task into one of the four quadrants.
2. Block quadrant 2 time. Put at least one two-hour block on your calendar and treat it like a client meeting.
3. Set escalation rules. Decide which issues truly need you, and route everything else to supervisors or dispatch.
4. Batch the small stuff. Handle email and routine calls at set times instead of all day.
5. Review your numbers on Friday. Use TrackTik business intelligence dashboards to spot problems before they turn into emergencies.
6. Pick one improvement project per quarter. Finish it before starting the next.

Quadrant 2 Projects That Pay Off

Not sure where to spend that protected time? These projects consistently move security companies forward:

• Replace your reporting system. The example from the top of this article. Start with why you have to go paperless with your daily activity report.
• Build a client retention program. Regular check-ins and reporting keep accounts longer. See improving customer retention.
• Sharpen your proposals. Learn how to win contracts without being the lowest bid.
• Reduce officer turnover. Fewer vacancies means fewer quadrant 1 emergencies. Try these strategies to retain your security officers.
• Automate the back office. TrackTik business administration connects scheduling, billing and payroll so they stop being weekly fire drills.

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