Comment obtenir l'approbation des membres du conseil d'administration de l'association de copropriétaires

Comment obtenir l'approbation des membres du conseil d'administration de l'association de copropriétaires

Développer son entreprise de sécurité en soumissionnant pour un contrat de syndic de copropriété peut s'avérer être l'un des processus d'achat les plus politiques auxquels un responsable de la sécurité sera confronté. Ces réunions ressemblent davantage à une salle de crise qu'à une salle de conseil. Il arrive fréquemment qu'un groupe ait des griefs à formuler contre les partisans du contrat et refuse de le signer, car cela reviendrait à se ranger du côté de ses rivaux au sein du conseil.

Les conseils d'administration des associations de copropriétaires sont souvent les clients les plus difficiles à convaincre dans le secteur de la sécurité. Nous allons vous présenter trois stratégies pour optimiser votre prochaine proposition et conclure un contrat de sécurité durable avec votre association.

Faites vos devoirs

La première chose à faire est de consulter le règlement de copropriété (CC&R). Ce document juridique définit les règles, les valeurs et le mode de vie de la communauté. Il vise à garantir un certain niveau d'harmonie et d'ordre auquel tous les copropriétaires doivent se conformer, notamment :

• Comportement des résidents (pas de récipients en verre autour de la piscine)
• Architecture (pas de clôtures de plus de 2,4 mètres de hauteur)
• Responsabilités communes – (barèmes de frais et amendes en cas de non-respect)

Il convient toutefois de rappeler que les membres du conseil d'administration de l'association de copropriétaires sont déterminés à protéger et à améliorer le règlement de copropriété et que la plupart tiennent des réunions mensuelles, trimestrielles ou bisannuelles pour le réviser.

Si vous vous renseignez bien et connaissez les règles les plus importantes pour la majorité des membres du conseil d'administration, vous aurez une longueur d'avance considérable sur la concurrence. Avant votre réunion de présentation de propositions, prenez le temps de vous documenter et de faire des recherches.

• Procès-verbaux des réunions précédentes de l'association de copropriétaires. Vous pouvez consulter les sujets abordés, ce qui vous permet de connaître les priorités du conseil d'administration, les plaintes soulevées et les problèmes rencontrés par le passé au sein de la communauté.
• Budgets antérieurs de l'association des copropriétaires. Cela vous indique le montant permis pour la sécurité, vous permettant ainsi d'offrir un prix adéquat et d'éviter de sous-évaluer votre contrat.

N'hésitez pas à jaser avec un habitant. Si vous voyez des pancartes « À vendre » ou des personnes promenant leur chien, arrêtez-vous et présentez-vous poliment. C'est un moyen simple d'obtenir des renseignements directs sur le quartier et de prendre le pouls des résidents.

Gagner des alliés au conseil d'administration

Dans les grandes copropriétés, un membre du conseil d'administration est généralement désigné responsable de la sécurité et du stationnement. Cette personne fait rapport de ces problèmes à chaque réunion du conseil. Selon la société de sécurité en place, ce membre reçoit généralement un rapport d'incident résumant les problèmes survenus dans la copropriété. En l'absence d'un système automatisé de signalement des incidents, il lui sera difficile de compiler les données de manière exploitable, ce qui pourrait entraîner la rupture de son contrat avec la copropriété.

Mais si vous utilisez un système de rapports de sécurité pour votre association de copropriétaires, vous pouvez présenter en toute confiance des statistiques et des rapports pertinents qui leur fourniront des données exploitables pour apporter des modifications à la copropriété ou au règlement de copropriété. En facilitant le travail des membres du conseil de sécurité, vous vous assurez leur soutien.

Il en va de même pour les gestionnaires immobiliers. Lorsqu'ils vous contactent au sujet de vos rondes de sécurité, partagez-leur les données nécessaires à la rédaction d'un rapport pertinent pour le conseil d'administration. Lors de vos inspections des lieux, signalez au gestionnaire tout problème constaté. Ainsi, il n'aura pas à faire une visite supplémentaire.

Démontrer les possibilités de partenariat

Offrir le prix le plus bas ou embaucher les agents les mieux habillés, c'est ben beau. Mais si vous pouvez démontrer votre capacité à nouer des partenariats fructueux, vous obtiendrez l'approbation du conseil d'administration et vous serez sur la bonne voie pour décrocher des contrats de sécurité à long terme avec les associations de copropriétaires.

Démontrer la fiabilité éprouvée non seulement de vos gardes, mais de l'ensemble de votre organisation, ne fera que faciliter la conclusion de l'accord.

Démontrez que vous avez déjà géré des comptes d'associations de copropriétaires et que vous comprenez l'importance de la gestion de leurs règlements de copropriété. Ça va prouver votre crédibilité dans ce secteur.

Mais démontrez aussi votre capacité à collaborer efficacement avec d'autres prestataires. La réussite d'une entreprise de sécurité pour copropriétés repose avant tout sur une bonne collaboration avec les équipes chargées du bon fonctionnement des installations. Soyez prêt à signaler les dysfonctionnements des gicleurs à leur équipe d'entretien, à effectuer les inspections d'éclairage selon leur horaire et à fournir à l'équipe de gestion tous les rapports nécessaires dans les meilleurs délais.

Démontrer votre compréhension des particularités des copropriétaires et du conseil d'administration avec lequel vous travaillez rendra très difficile pour une autre entreprise de vous ravir ce contrat. Faites de votre mieux pour obtenir votre premier contrat de gestion de copropriété dans un immeuble de catégorie A. Les autres contrats suivront.