Cómo ganarse la aprobación de los miembros de la junta de la comunidad de propietarios

Cómo ganarse la aprobación de los miembros de la junta de la comunidad de propietarios

Hacer crecer tu empresa de seguridad participando en la licitación de un contrato con una comunidad de propietarios (HOA) puede ser uno de los procesos de contratación más «políticos» a los que te enfrentarás como responsable de seguridad. Cuando entras en estas reuniones, no entras en una sala de juntas, sino en una sala de guerra. Es posible que te encuentres con un grupo que tenga cuentas pendientes con quienes están a favor del contrato y que no vaya a firmarlo porque eso significaría ponerse de acuerdo con sus rivales en la junta.

Las juntas directivas de las comunidades de propietarios pueden ser los clientes potenciales más difíciles de convencer en el sector de la seguridad. Te vamos a ofrecer tres estrategias para presentar tu próxima propuesta y conseguir que el contrato de seguridad con la comunidad de propietarios sea a largo plazo.

Haz los deberes

Lo primero que hay que hacer es revisar los estatutos, condiciones y restricciones (CC&R) de la comunidad de propietarios. Los CC&R son documentos legales que regulan las normas, los valores y el nivel de vida de la comunidad. Estos documentos están diseñados para garantizar un determinado nivel de estética y orden que todos los propietarios activos deben respetar, como por ejemplo:

• Normas de comportamiento para los residentes (no se permiten envases de cristal cerca de la piscina)
• Arquitectura (sin vallas de más de 8 pies de altura)
• Responsabilidades comunes – (baremos de tasas y multas por incumplimiento)

Sin embargo, hay que tener en cuenta que los miembros de la junta de la comunidad de propietarios se dedican a proteger y mejorar los estatutos y la mayoría celebra reuniones mensuales, trimestrales o semestrales para revisarlos.

Si te preparas bien y sabes qué normas son las más importantes para la mayoría de los miembros de la junta, eso te dará una gran ventaja sobre la competencia. Antes de la reunión para presentar tu propuesta, prepárate bien y dedica algo de tiempo a investigar:

• Actas de reuniones anteriores de la comunidad de propietarios. Podrás ver qué temas se han tratado, para que sepas cuáles han sido las prioridades de la junta, qué quejas se han planteado y qué problemas ha habido en el pasado en la comunidad.
• Presupuestos anteriores de la comunidad de propietarios. Esto te permite saber cuánto se ha aprobado destinar a seguridad, para que puedas presentar una oferta con el precio adecuado y no ofrecer un precio inferior al del contrato.

Y haz todo lo posible por hablar con algún vecino que viva allí actualmente. Si ves carteles de «Se vende» o gente paseando a sus perros mientras echas un vistazo a la zona, detente y preséntate educadamente. Es una forma sencilla de obtener información de primera mano sobre el barrio y hacerte una idea de cómo son los vecinos.

Gánate el apoyo de los miembros del consejo de administración

Las comunidades más grandes suelen contar con un miembro de la junta de la comunidad de propietarios (HOA) encargado específicamente de la seguridad y el aparcamiento. Esa persona informa sobre todas estas cuestiones en cada reunión de la junta. Dependiendo de la empresa de seguridad con la que se trabaje, a este miembro se le suele proporcionar algún tipo de informe de incidentes que resume los problemas de la comunidad. Si no se utiliza un sistema automatizado de notificación de incidentes, le resultará difícil recopilar los datos en un formato fácil de entender, lo que podría suponer el fin de su contrato con la HOA.

Pero si utilizas un sistema de informes de seguridad para comunidades de propietarios, podrás presentarte con confianza y proporcionar estadísticas e informes valiosos que les ofrecerán datos útiles que podrán emplear para introducir cambios en la comunidad o en los estatutos y reglamentos. Cuando facilitas el trabajo a los miembros de la junta de seguridad, te ganas su apoyo.

Lo mismo ocurre con los administradores de fincas. Cuando te llamen para preguntarte sobre las rondas de vigilancia, facilítales los datos que les permitan elaborar un buen informe para la junta. Cuando realices tus inspecciones por toda la finca, informa al administrador de cualquier problema que observes. Así le ahorrarás una ronda de inspección.

Mostrar oportunidades de colaboración

Una cosa es ofrecer el precio más bajo o contar con los agentes mejor vestidos. Pero si puedes demostrar un historial de colaboración, te ganarás la aprobación de la junta directiva y estarás en el buen camino para conseguir contratos de seguridad a largo plazo con la comunidad de propietarios.

Demostrar una trayectoria de fiabilidad, no solo por parte de tus guardias, sino de toda tu organización, no hará más que ayudarte a cerrar el trato.

Demuestra que has gestionado otras cuentas de comunidades de propietarios y que comprendes por qué el cumplimiento de sus estatutos y reglamentos es una parte importante de tu servicio. Eso demuestra que gozas de credibilidad en este sector.

Pero también demuestra que eres capaz de trabajar bien con otros proveedores. Para que una empresa de seguridad de comunidades de propietarios tenga éxito, lo primero es ser capaz de colaborar eficazmente con los demás equipos con los que trabajan para mantener todo en orden. Muéstrate dispuesto a informar al equipo de mantenimiento de los aspersores averiados, realiza las inspecciones de iluminación según los calendarios que te soliciten y facilita al equipo de gestión todos los informes específicos que necesiten de forma puntual.

Demostrar que comprendes los matices tanto de los propietarios como de la junta con la que trabajas hará que a otra empresa le resulte muy difícil arrebatarte ese contrato. Haz todo lo posible por conseguir tu primer contrato con una comunidad de propietarios en una propiedad de Nivel A. Los demás negocios vendrán después.