Comment obtenir l'accord des membres du conseil d'administration de l'association des copropriétaires

Comment obtenir l'accord des membres du conseil d'administration de l'association des copropriétaires

Développer votre entreprise de sécurité en soumissionnant pour un contrat auprès d’une association de copropriétaires (HOA) peut s’avérer l’un des processus d’achat les plus « politiques » auxquels vous serez confronté en tant que responsable de la sécurité. Lorsque vous participez à ces réunions, vous n’entrez pas dans une salle de réunion, mais dans une « salle de guerre ». Vous pouvez constater qu’un groupe en veut aux personnes favorables au contrat et qu’il refuse de le signer, car cela reviendrait à se ranger du côté de ses rivaux au sein du conseil d’administration.

Les conseils d'administration des associations de copropriétaires peuvent constituer les prospects les plus difficiles à convaincre dans le secteur de la sécurité. Nous allons vous présenter trois approches tactiques pour bien positionner votre prochaine proposition et ainsi garantir la pérennité de ce contrat de sécurité avec l'association de copropriétaires.

Faites vos devoirs

La première chose à faire est de prendre connaissance des clauses, conditions et restrictions (CC&R) de l’association des copropriétaires. Les CC&R sont des documents juridiques qui régissent les règles, les valeurs et les normes de vie de la communauté. Ces documents ont pour but de garantir un certain niveau d’esthétique et d’ordre auquel tous les copropriétaires actifs doivent se conformer, notamment :

• Règles de conduite des résidents (pas de récipients en verre autour de la piscine)
• Architecture (aucune clôture ne doit dépasser 8 pieds de hauteur)
• Obligations communes – (barèmes tarifaires et amendes en cas de non-respect)

Il faut toutefois garder à l'esprit que les membres du conseil d'administration de l'association des copropriétaires (HOA) ont pour mission de protéger et d'améliorer le règlement intérieur (CC&R) et que la plupart d'entre eux organisent des réunions mensuelles, trimestrielles ou semestrielles pour en examiner le contenu.

Si vous vous préparez bien et que vous savez quelles sont les règles les plus importantes aux yeux de la majorité des membres du conseil d'administration, cela vous donnera une longueur d'avance considérable sur vos concurrents. Avant la réunion au cours de laquelle vous présenterez votre proposition, préparez-vous et prenez le temps de faire quelques recherches :

• Comptes rendus des précédentes réunions de l'association des copropriétaires. Vous pouvez ainsi découvrir les sujets qui ont été abordés, ce qui vous permettra de connaître les priorités du conseil d'administration, les réclamations formulées et les problèmes rencontrés par le passé au sein de la copropriété.
• Budgets antérieurs de l'association des copropriétaires. Cela vous permettra de savoir quel montant a été approuvé pour la sécurité, afin que vous proposiez un prix adapté et que vous ne sous-évaluiez pas votre offre.

Et faites de votre mieux pour discuter avec un habitant du quartier. Si vous voyez des panneaux « À vendre » ou des gens qui promènent leur chien pendant que vous visitez les lieux, arrêtez-vous et présentez-vous poliment. C’est un moyen simple d’obtenir des informations de première main sur le quartier et de prendre le pouls des habitants.

Gagner le soutien des membres du conseil d'administration

Dans les grandes copropriétés, un membre du conseil d’administration est généralement chargé spécifiquement de la sûreté, de la sécurité et du stationnement. Cette personne rend compte de toutes ces questions lors de chaque réunion du conseil. En fonction de la société de sécurité en place, ce membre reçoit généralement un rapport d’incidents qui résume les problèmes rencontrés au sein de la copropriété. Si la copropriété n’utilise pas de système automatisé de signalement des incidents, il lui sera difficile de compiler les données sous une forme synthétique, ce qui pourrait entraîner la résiliation de son contrat avec l’association des copropriétaires.

Mais si vous utilisez un système de rapports de sécurité destiné aux associations de copropriétaires, vous pouvez vous présenter en toute confiance et fournir des statistiques ainsi que des rapports pertinents qui leur apporteront des données exploitables, qu’ils pourront utiliser pour apporter des changements au sein de la copropriété ou dans le règlement intérieur. En facilitant le travail des membres du comité de sécurité, vous vous assurez leur soutien.

Il en va de même pour les gestionnaires immobiliers. Lorsqu’ils vous appellent pour vous poser une question concernant vos rondes de surveillance, communiquez-leur les informations qui leur permettront de rédiger un rapport complet à l’intention du conseil d’administration. Lorsque vous effectuez vos inspections sur l’ensemble de la propriété, signalez à la gestionnaire tout problème que vous constatez. Cela lui évitera d’avoir à effectuer elle-même cette visite des lieux.

Présenter les possibilités de partenariat

C'est une chose de proposer le prix le plus bas ou de faire appel à des agents en tenue impeccable. Mais si vous pouvez mettre en avant votre expérience en matière de partenariat, vous obtiendrez l'approbation du conseil d'administration et serez en bonne voie pour décrocher des contrats de sécurité à long terme auprès des associations de copropriétaires.

Mettre en avant la fiabilité dont font preuve non seulement vos agents de sécurité, mais aussi l'ensemble de votre organisation, ne fera que vous aider à conclure l'affaire.

Montrez que vous avez déjà géré d'autres comptes pour des associations de copropriétaires et expliquez pourquoi le respect de leurs règlements (CC&R) constitue un aspect essentiel de votre prestation de services. Cela démontre votre crédibilité dans ce secteur.

Mais montrez également que vous êtes capable de bien collaborer avec les autres prestataires. Pour qu’une entreprise de sécurité spécialisée dans les copropriétés connaisse le succès, elle doit avant tout être capable de bien collaborer avec les autres équipes auxquelles elle fait appel pour assurer le bon fonctionnement des lieux. Soyez disposé à signaler les arroseurs défectueux à leur équipe d’entretien, à effectuer les inspections d’éclairage selon les calendriers qu’ils vous indiquent et à fournir à l’équipe de gestion tous les rapports spécifiques dont elle a besoin, dans les délais impartis.

En montrant que vous comprenez les subtilités des copropriétaires et du conseil d'administration avec lesquels vous travaillez, vous rendrez la tâche très difficile à une autre entreprise qui voudrait vous ravir ce contrat. Faites de votre mieux pour décrocher votre premier contrat avec une association de copropriétaires dans un immeuble de niveau A. Les autres contrats suivront.