So gewinnen Sie die Zustimmung der Mitglieder des HOA-Vorstands

So gewinnen Sie die Zustimmung der Mitglieder des HOA-Vorstands

Der Ausbau Ihres Sicherheitsunternehmens durch die Teilnahme an einer Ausschreibung für einen Vertrag mit einer Wohnungseigentümergemeinschaft (HOA) kann einer der politischsten Beschaffungsprozesse sein, die Sie als Sicherheitsmanager durchlaufen werden. Wenn Sie an diesen Sitzungen teilnehmen, betreten Sie keinen Sitzungssaal, sondern einen „Kriegsraum“. Es kann vorkommen, dass eine Gruppe ein Hühnchen mit den Befürwortern des Vertrags zu rupfen hat und den Vertrag nicht unterzeichnen wird, da dies bedeuten würde, sich mit ihren Rivalen im Vorstand einig zu sein.

Vorstände von Wohnungseigentümergemeinschaften gehören in der Sicherheitsbranche zu den schwierigsten potenziellen Kunden. Wir stellen Ihnen drei taktische Ansätze vor, mit denen Sie Ihr nächstes Angebot optimal positionieren und den Sicherheitsvertrag mit der Wohnungseigentümergemeinschaft langfristig sichern können.

Mach deine Hausaufgaben

Als Erstes sollten Sie die Vereinbarungen, Bedingungen und Auflagen (CC&R) der Eigentümergemeinschaft prüfen. Die CC&R sind rechtliche Dokumente, die die Regeln, Werte und Lebensstandards der Gemeinschaft regeln. Die Dokumente sollen ein gewisses Maß an Ästhetik und Ordnung gewährleisten, an das sich alle aktiven Hausbesitzer halten müssen, wie zum Beispiel:

• Verhaltensregeln für die Bewohner (keine Glasbehälter im Bereich des Pools)
• Architektur (keine Zäune, die höher als 8 Fuß sind)
• Allgemeine Pflichten – (Gebührenordnungen und Bußgelder bei Nichteinhaltung)

Man sollte jedoch bedenken, dass sich die Vorstandsmitglieder der HOA für den Schutz und die Verbesserung der CC&Rs einsetzen und die meisten von ihnen monatliche, vierteljährliche oder halbjährliche Sitzungen abhalten, um diese zu überprüfen.

Wenn Sie sich gründlich vorbereiten und wissen, welche Regeln für die Mehrheit der Vorstandsmitglieder am wichtigsten sind, haben Sie gegenüber der Konkurrenz einen großen Vorsprung. Nehmen Sie sich vor der Besprechung Ihres Vorschlags Zeit, um sich gründlich vorzubereiten und zu recherchieren:

• Protokolle früherer HOA-Sitzungen. Hier können Sie nachlesen, welche Themen besprochen wurden, sodass Sie erfahren, welche Schwerpunkte der Vorstand gesetzt hat, welche Beschwerden vorgebracht wurden und welche Probleme es in der Vergangenheit in der Wohnanlage gab.
• Frühere Hausverwaltungshaushalte. Daraus können Sie ersehen, wie viel für Sicherheitsmaßnahmen bewilligt wurde, sodass Sie ein Angebot in der richtigen Größenordnung abgeben und Ihren Auftrag nicht unterbieten.

Und versuchen Sie nach Möglichkeit, mit einem derzeitigen Anwohner ins Gespräch zu kommen. Wenn Sie beim Rundgang durch die Gegend „Zu verkaufen“-Schilder sehen oder Menschen, die mit ihren Hunden spazieren gehen, halten Sie kurz an und stellen Sie sich höflich vor. Das ist eine einfache Möglichkeit, direkte Informationen über die Nachbarschaft zu erhalten und ein Gefühl für die Stimmung unter den Anwohnern zu bekommen.

Verbündete unter den Vorstandsmitgliedern gewinnen

In größeren Wohnanlagen gibt es in der Regel ein Vorstandsmitglied der Eigentümergemeinschaft, das speziell für Sicherheit und Parkangelegenheiten zuständig ist. Diese Person berichtet bei jeder Vorstandssitzung über all diese Themen. Je nach dem derzeit beauftragten Sicherheitsdienst erhält dieses Vorstandsmitglied in der Regel eine Art Vorfallbericht, in dem die Probleme in der Wohnanlage zusammengefasst sind. Wenn kein automatisiertes Vorfallmeldesystem zum Einsatz kommt, wird es für das Vorstandsmitglied schwierig sein, die Daten in ein übersichtliches Format zusammenzufassen, was das Ende seines Vertrags mit der Eigentümergemeinschaft bedeuten könnte.

Wenn Sie jedoch ein Sicherheitsberichtssystem für Wohnungseigentümergemeinschaften nutzen, können Sie selbstbewusst auftreten und Statistiken sowie wertvolle Berichte vorlegen, die den Mitgliedern umsetzbare Daten liefern, anhand derer sie Änderungen in der Wohnanlage oder in den Gemeinschaftsregeln vornehmen können. Wenn Sie den Mitgliedern des Sicherheitsausschusses die Arbeit erleichtern, haben Sie ihre Unterstützung sicher.

Das Gleiche gilt für Hausverwalter. Wenn sie Sie wegen einer Frage zu Ihren Wachrundgängen anrufen, stellen Sie ihnen die Daten zur Verfügung, mit denen sie dem Vorstand einen aussagekräftigen Bericht vorlegen können. Wenn Sie Ihre Begehungen auf dem gesamten Grundstück durchführen, weisen Sie den Hausverwalter auf alle Probleme hin, die Ihnen auffallen. Das ist eine Begehung, die sie sich dann sparen kann.

Partnerschaftsmöglichkeiten aufzeigen

Es ist eine Sache, den niedrigsten Preis anzubieten oder die am besten gekleideten Mitarbeiter einzusetzen. Wenn Sie jedoch nachweislich partnerschaftlich arbeiten, werden Sie die Zustimmung des Vorstands gewinnen und sind auf dem besten Weg zu langfristigen Sicherheitsverträgen mit der Wohnungseigentümergemeinschaft.

Wenn Sie nicht nur die Zuverlässigkeit Ihrer Sicherheitskräfte, sondern Ihrer gesamten Organisation unter Beweis stellen, wird dies nur dazu beitragen, den Vertrag unter Dach und Fach zu bringen.

Weisen Sie nach, dass Sie bereits andere Konten für Wohnungseigentümergemeinschaften geführt haben, und verdeutlichen Sie, warum die Einhaltung der Gemeinschaftsordnung ein wichtiger Bestandteil Ihrer Dienstleistung ist. Das unterstreicht Ihre Glaubwürdigkeit in dieser Branche.

Zeigen Sie aber auch, dass Sie gut mit anderen Dienstleistern zusammenarbeiten können. Der Erfolg eines Sicherheitsunternehmens für Wohnungseigentümergemeinschaften beginnt damit, dass es gut mit anderen Teams zusammenarbeitet, die für die Aufrechterhaltung der Ordnung zuständig sind. Seien Sie bereit, defekte Sprinkleranlagen an das Wartungsteam zu melden, die Beleuchtungsinspektionen gemäß den von ihnen vorgegebenen Zeitplänen durchzuführen und dem Managementteam alle erforderlichen detaillierten Berichte rechtzeitig zur Verfügung zu stellen.

Wenn Sie zeigen, dass Sie die Feinheiten der Hausbesitzer und des Vorstands, mit dem Sie zusammenarbeiten, verstehen, wird es für ein anderes Unternehmen sehr schwer sein, Ihnen diesen Auftrag wegzunehmen. Geben Sie Ihr Bestes, um Ihren ersten HOA-Auftrag in einer Immobilie der Stufe A zu erhalten. Die weiteren Aufträge werden dann von selbst folgen.