Por qué tu software de gestión de guardias de seguridad necesita un panel de control en tiempo real

El software de gestión de guardias de seguridad es una necesidad actual en el sector de la seguridad física, pero no todas las soluciones son iguales. Es fundamental asegurarse de que todos los aspectos del software de gestión de guardias que utiliza su empresa satisfagan sus necesidades y las de sus clientes.

Pero, ¿qué es lo que debes tener en cuenta? ¿Qué aspectos del software son importantes?

Las funciones estándar que las empresas de seguridad privada suelen buscar en su software de gestión de guardias son las rondas de vigilancia, los sistemas de puntos de control de patrulla y la cartografía por GPS. Todas esas funciones son necesarias, pero ¿de qué sirven si no se puede hacer un seguimiento de estos datos en tiempo real?

Cuando tu software de gestión de seguridad cuenta con un panel de control en tiempo real, reúne toda esta información importante, de modo que tus supervisores de seguridad, administradores y clientes dispongan de total transparencia y una visión completa de lo que está sucediendo en el inmueble.

¿Qué son los paneles de control para la gestión de guardias de seguridad?

Los paneles de control para la gestión de guardias de seguridad ofrecen una visión general de la actividad —o de la falta de actividad— en los inmuebles que protege su empresa.

En el extremo más sencillo, un monitor de incidencias estándar es una vista de fácil navegación que muestra los problemas por propiedad, nivel de incidencia y responsable en una tabla sencilla. Al iniciar sesión, un supervisor de seguridad o un administrador puede identificar de inmediato el quién, el qué, el dónde y el cuándo de un problema o una incidencia.

Por otro lado, un panel de control configurable es un espacio de trabajo visual creado a partir de widgets que se pueden arrastrar y soltar, y que los supervisores y administradores organizan en función de sus propias necesidades. En TrackTik, ambos elementos conviven en la misma plataforma, por lo que una empresa no tiene que elegir uno y prescindir del otro.

Los paneles de control son la forma en que una empresa de seguridad justifica su buen trabajo sobre el terreno y se protege cuando un cliente la acusa de irregularidades o negligencia.

Cuadros de mando estándar, listos para usar

El tamaño de tu empresa y los servicios de seguridad que ofreces son, por lo general, los factores que determinan el tipo de software de gestión de personal de seguridad que necesita una empresa. Las mismas reglas se aplican a la hora de analizar los paneles de control de dicho software.

Las vistas predeterminadas son ideales para empresas pequeñas y medianas que necesitan una forma sencilla y directa de realizar un seguimiento de las rondas de vigilancia y de los incidencias por inmueble.

En un sistema estándar de seguimiento de incidencias, el usuario inicia sesión y ve inmediatamente:

• N.º de incidencia
• Nombre del inmueble
• Problema notificado
• Fecha de creación
• Creado por
• Asignado a

A continuación, el usuario puede hacer clic en un incidente para profundizar en él y recabar más información. Esto resulta útil en el caso de incidentes más graves, como robos o actos de vandalismo, sobre los que un supervisor debe hablar directamente con un cliente. La pantalla también muestra claramente cuándo se ha omitido un punto de control, de modo que se puedan tomar las medidas oportunas.

Este nivel de claridad, junto con las alertas automáticas que se activan cuando se omite un punto de control o un guardia no se presenta, ayuda a mantener el funcionamiento proactivo que tu empresa de seguridad se esfuerza por lograr. Un supervisor puede ocuparse de los problemas antes de que el cliente se dé cuenta y enviar a alguien al lugar a través del servicio de distribución de guardias, en lugar de descubrir la falta de personal a la mañana siguiente.

Desde esa misma pantalla, los usuarios suelen poder acceder al resto de herramientas que necesitan, como los informes, la gestión de usuarios, la gestión del sistema y la gestión de propiedades.

Los paneles de control estándar son una buena opción para empresas pequeñas y medianas que buscan una visión global de toda la operación, en un único lugar y fácil de implementar.

Paneles de control configurables

Como se ha mencionado anteriormente, las soluciones configurables incluyen un panel de control personalizable que permite visualizar los datos específicos que su empresa desee consultar. Entre ellos pueden figurar la actividad del personal de seguridad, la actividad de la propiedad o los análisis de informes.

Estos paneles de control pueden mostrar los datos de diversas formas, como gráficos de barras, gráficos circulares y mapas. Al combinarse con una vista de la actividad en tiempo real, esto ayuda a las empresas de seguridad más grandes y complejas a mantener el control sobre una carga administrativa que, de otro modo, podría resultar caótica. TrackTik Business Intelligence se ha diseñado precisamente para esto: un generador de paneles de control de «arrastrar y soltar» que no requiere código, y que abarca la actividad de los guardias, los incidentes y las métricas de cumplimiento, con informes que se pueden exportar y compartir como enlaces o archivos PDF.

Con los paneles configurables, los usuarios suelen disponer también de plantillas de informes configurables, lo que añade otro nivel de transparencia y análisis. Esto permite a los equipos de supervisores y administradores estar al tanto del día a día, al tiempo que realizan un seguimiento del estado a largo plazo de la operación. En el caso de un equipo de seguridad empresarial, esos mismos datos pueden replicarse en las herramientas de inteligencia de negocio (BI) que ya utilizan los analistas, en lugar de quedar aislados en un «silo».

Este nivel de transparencia contribuye a mantener la satisfacción de los clientes y favorece la planificación del crecimiento a largo plazo.

¿Quién consulta el panel de control y qué necesita?

El error más habitual al crear un cuadro de mando es diseñar una sola pantalla y hacer que todo el mundo la consulte. Hay cinco grupos de usuarios que analizan los mismos datos operativos y cada uno de ellos busca respuesta a una pregunta diferente:

Fíjate en lo poco que se solapan las filas superior e inferior. El agente necesita saber cuál es la siguiente acción, mientras que el propietario necesita ver la tendencia a lo largo de los meses, y crear una única vista que intente satisfacer a ambos suele dar como resultado una que nadie utiliza. La vista del agente se encuentra en la aplicación de rondas de vigilancia, no en un monitor de pared.

Métricas que vale la pena incluir en un panel de control en tiempo real

Un panel de control en tiempo real demuestra su utilidad cuando cada mosaico influye en una decisión. Estos seis son los que tienen mayor peso en una operación de seguridad de vigilancia:

• Índice de finalización de visitas por centro. El mejor indicador para saber si el servicio que has vendido es el mismo que se está prestando.
• Puntos de control omitidos, con las razones correspondientes. Un simple recuento invita a la culpa. Un recuento con razones lleva a una solución, ya sea una etiqueta NFC averiada o un recorrido diseñado para un tiempo superior al que permite el turno.
• Tiempo transcurrido desde que se notificó el incidente hasta que se confirmó su recepción. Esta es la cifra que te dan los clientes, por lo que nunca debería ser una sorpresa para ti.
• Índice de cobertura de turnos y turnos sin cubrir. El riesgo de falta de cobertura se puede detectar horas antes de que se produzca un puesto sin cubrir, si alguien se fija en ello.
• Volumen de incidentes por tipo y ubicación. Las tendencias solo se aprecian de forma agregada. El hecho de que los datos de intervenciones de tres meses se concentren en una sola escalera es un problema que se puede solucionar, no uno relacionado con la dotación de personal.
• Exceso de horas respecto al plan. La primera señal fiable de que un contrato se está desviando del margen que habías presupuestado.

Los paneles de control y los informes no son lo mismo

Estos términos se utilizan indistintamente, pero cumplen funciones diferentes. Un cuadro de mando se centra en el presente: responde a lo que está ocurriendo ahora mismo y a lo que requiere la atención de alguien en la próxima hora. Un informe se centra en el pasado: responde a lo que ha ocurrido durante un periodo determinado y a si la tendencia va por buen camino.

Las operaciones que confunden ambos conceptos acaban teniendo un panel de control que nadie consulta, ya que está repleto de totales «acumulados del mes» que nunca cambian durante un turno, y de informes mensuales que llegan demasiado tarde como para poder actuar en consecuencia. Mantén los mosaicos activos para aquellos aspectos en los que un supervisor aún puede influir hoy mismo, y deja el resto para los informes programados. ReportPro AI ayuda en la elaboración de informes redactando descripciones de incidentes a partir de lo que los agentes han registrado realmente, que suele ser lo que hace que los informes se descuiden en un mes ajetreado.

Portales para clientes

Por supuesto, es importante que los supervisores y administradores de una operación tengan acceso a toda la información que pueden ofrecer los paneles de control, pero ¿qué hay de los clientes?

Las soluciones que permiten a los clientes acceder a sus propios portales aportan una mayor transparencia y añaden valor a los servicios que ya ofrece su empresa.

Además de los informes automáticos para los clientes, estos pueden iniciar sesión por sí mismos para ver lo que ocurre en su propiedad sin tener que pasar por ti. Esto ahorra tiempo y esfuerzo a todos al agilizar el acceso a toda esta información. Cuando es necesario que las alarmas, el vídeo y la gestión de incidencias se encuentren en un mismo lugar, el Centro de Mando los agrupa en un único espacio de trabajo en tiempo real, en lugar de una serie de pantallas inconexas.

Los portales para clientes no sustituyen a un buen servicio de atención al cliente, pero sí lo mejoran. Gracias a esa transparencia y a ese servicio, los clientes quedan satisfechos, se muestran más dispuestos a renovar su contrato y es más probable que te recomienden a otros clientes potenciales.

Implementar paneles de control sin sobrecargar a tu equipo

1. Empieza con una pregunta por puesto. Pregunta a cada supervisor cuál es la única cosa que, en estos momentos, les lleva a abrir tres pantallas para averiguarla, y crea primero ese mosaico.
2. Limita la primera versión a seis casillas. Un panel de control que la gente realmente lea es mejor que uno completo que acaben ignorando. Siempre puedes ir añadiendo cosas.
3. Asigna una acción a cada ficha. Si nadie sabe decir qué haría de otra manera cuando un número se pone en rojo, esa ficha es solo decorativa.
4. Prueba la interfaz de cliente con una cuenta de confianza. Deja que un cliente utilice el portal durante un mes y te comente qué aspectos ha pasado por alto, antes de implantarlo en toda la cartera.
5. Revisa el propio panel de control cada trimestre. Los mosaicos en los que nadie haya hecho clic en los últimos tres meses deberían eliminarse, al igual que cualquier otro informe que no se utilice.

Elegir el panel de control adecuado para tu negocio

El software de gestión de guardias con paneles de control transparentes es un componente fundamental para lograr un funcionamiento ágil y bien organizado, así como para la satisfacción del cliente.

Tanto si eres una empresa de seguridad pequeña o mediana que busca una vista estándar como si se trata de una empresa más grande que necesita algo configurable, la prueba práctica es la misma: ¿puede un supervisor actuar en consecuencia durante el turno y puede un cliente abrirla sin tener que llamarte? Si la respuesta a ambas preguntas es sí, el panel de control está cumpliendo su función. Puedes reservar una demostración de TrackTik y ver cómo funcionan tanto la vista estándar como la configurable en instalaciones similares a las tuyas.