Si controlas los datos, controlas el resultado: la historia de seguridad de un fabricante mundial de automóviles

Si controlas los datos, controlas el resultado: la historia de seguridad de un fabricante mundial de automóviles

Sector: Fabricación de automóviles. Región: América. Plataforma: Trackforce | TrackTik . Perfil: Empresa fabricante incluida en la lista «Fortune Global», con más de 14 000 empleados repartidos en más de 55 centros en toda América.

El reto: gestionar un programa de seguridad sin ser el propietario de los datos

Cuando un nuevo director de seguridad se incorporó a la división de las Américas de un fabricante mundial de automóviles, no solo heredó un programa de seguridad, sino también sus problemas. El equipo era reducido, el programa estaba poco desarrollado y la supervisión operativa se había gestionado durante mucho tiempo de forma remota desde una sede central en el extranjero, con una rendición de cuentas regional mínima. A lo largo de 12 años, este equipo se fue consolidando hasta convertirse en cuatro equipos regionales repartidos por toda la región de las Américas. Sin embargo, al principio, los obstáculos eran más fundamentales que la falta de personal.

El programa de seguridad dependía por completo de proveedores externos de servicios de vigilancia y, lo que es más importante, lo mismo ocurría con todos sus datos. Todos los informes de incidentes, registros de patrullas, horarios de los guardias y registros operativos se almacenaban en los sistemas del proveedor de servicios. La empresa no era propietaria de nada de ello.

Esto generó cuatro dificultades que se sumaron unas a otras y que hicieron que ejercer un liderazgo eficaz en materia de seguridad resultara prácticamente imposible:

1. Ausencia de titularidad sobre los datos. Si se modificara el contrato del servicio de seguridad, años de datos sobre la seguridad de la institución podrían desaparecer de la noche a la mañana, sin que existiera ninguna protección contractual que lo impidiera.
2. No existía un sistema de notificación estandarizado. En las más de 55 sedes, no había coherencia; cada centro se basaba en sus propios procesos, a menudo con hojas de registro, sin una taxonomía uniforme. Un guardia de seguridad podía registrar un incidente como «hurto», mientras que otro lo registraba como «atraco». Una colisión de vehículos se registraba como «destrucción de propiedad» en un centro y como «accidente de tráfico» en otro. Sin una clasificación coherente, era imposible realizar un análisis de tendencias.
3. No se podía realizar un análisis a gran escala. Sin un repositorio de datos centralizado, no había forma de identificar patrones entre las distintas sedes, realizar un seguimiento de las tendencias de los incidentes a lo largo del tiempo ni utilizar los datos de seguridad para orientar la estrategia o justificar la inversión.
4. La calidad de los informes era prácticamente inaceptable. Los informes de incidentes escritos a mano solían contener errores ortográficos, presentaban un formato inconsistente y no eran adecuados para ningún público externo. «Era imposible que pudiera mostrar estos informes a los directivos o presentarlos ante un tribunal», recordaba el director de seguridad.

El resultado fue una función de seguridad reactiva, aislada y invisible para el resto de la empresa. «No disponía de los datos necesarios para ser un director de seguridad eficaz y un socio empresarial valioso».

El punto de inflexión: una nueva licitación que lo cambió todo

La situación llegó a un punto crítico durante un ciclo de contratación rutinario. Cuando se abrió un nuevo concurso para el contrato de servicios de seguridad, el director de seguridad se dio cuenta de que corría el riesgo de perder el acceso a TrackTik, una plataforma que había sido implantada por la empresa de seguridad titular, si se seleccionaba a un nuevo proveedor que no la utilizara.

En lugar de aceptar ese riesgo, tomó una medida decisiva. Negoció una licencia corporativa directa con TrackTik, independiente de la empresa de seguridad, e incluyó un requisito innegociable en el nuevo alcance de los servicios de seguridad: cualquier proveedor seleccionado debía utilizar la plataforma TrackTik.

La solución: una plataforma propia de la empresa y totalmente personalizada

Una vez garantizada la propiedad directa, el equipo de seguridad llevó a cabo una implantación por fases, configurando TrackTik no solo como una herramienta de generación de informes, sino como un componente fundamental de un programa de seguridad empresarial en plena maduración.

• Integración de sistemas: El sistema de gestión de incidencias existente del fabricante, una plataforma heredada desarrollada internamente y con un soporte técnico limitado, se integró con TrackTik para que cada informe se introdujera automáticamente en el sistema corporativo. La eliminación de la doble introducción de datos agilizó las operaciones y garantizó que se respetara el horario de los guardias.

• Personalización específica para el sector manufacturero: las categorías de incidencias se adaptaron a las realidades de un entorno de fabricación. La falta de un componente en la línea de producción requería una clasificación diferente a la de un objeto personal sustraído. Estas distinciones se integraron directamente en los menús desplegables de la plataforma, sentando así las bases para un análisis significativo y fundamentado.

• Los agentes de despliegue móvil fueron equipados con iPads y teléfonos inteligentes y recibieron formación para utilizar la interfaz móvil de TrackTik. La transformación fue inmediata: los informes escritos a mano y apenas legibles dieron paso a registros estandarizados, acompañados de fotografías y con un formato profesional, que podían compartirse con cualquier departamento, equipo jurídico o auditor externo.

• Documentación de cumplimiento del programa CTPAT. Como fabricante que importa componentes desde el extranjero a una zona de libre comercio, la empresa se enfrentaba a los rigurosos requisitos de auditoría del programa CTPAT de la Aduana de EE. UU. Se configuró TrackTik para documentar las inspecciones de 13 puntos en la puerta de entrada de camiones, incluyendo fotografías, marcas de tiempo y verificación de precintos, lo que proporcionó a los auditores una prueba inmediata y fehaciente del cumplimiento y redujo drásticamente el tiempo de preparación de la auditoría.

• Permisos para trabajos en caliente: La plataforma se amplió para dar soporte al proceso de concesión de permisos para trabajos en caliente del servicio de bomberos interno, documentando las actividades de soldadura, esmerilado y otras actividades con riesgo de chispas en la planta de producción, con el fin de permitir un seguimiento coherente del cumplimiento de las normas de seguridad.

Los resultados: la seguridad se convierte en una función empresarial de confianza

El paso de los datos en poder de los proveedores a la información de propiedad de la empresa lo cambió todo, no solo para el equipo de seguridad, sino también para la empresa.

1. Impacto interdepartamental: Los datos de seguridad recopilados en TrackTik se transmitían directamente a los departamentos de logística, seguridad, instalaciones, medio ambiente y recursos humanos, cuando el incidente guardaba relación directa con el departamento en cuestión. El departamento de seguridad pasó a ser un proveedor de datos para la empresa, y no solo un equipo de respuesta reactivo.

• Las mejoras logísticas generan importantes ahorros anuales:Los datos de la puerta de salida revelaron que el equipo de seguridad obligaba a numerosos camiones a dar la vuelta cada semana debido a discrepancias en los albaranes en la puerta de salida. Al presentar esto como una tendencia cuantificable, en lugar de una queja puntual, los datos trasladaron la responsabilidad al equipo de logística e impulsaron mejoras en los procesos que ahorraron a la empresa una cantidad significativa de tiempo y dinero cada mes.

• Justificación de la seguridad armada respaldada por datos: con 14 000 empleados en un único campus, el director de seguridad consideró que era esencial contar con seguridad armada las 24 horas del día. En lugar de basarse únicamente en su instinto, elaboró un argumento fundamentado en datos utilizando la información de TrackTik, en la que se registraban las armas recuperadas en el campus, los incidentes de agresión, los despidos de alto riesgo y las tendencias de violencia en el lugar de trabajo a lo largo del tiempo. El resultado fue la aprobación por parte de la dirección de un aumento del presupuesto anual para poner en marcha equipos de respuesta de seguridad armada. Esos mismos datos siguieron demostrando el retorno de la inversión al hacer un seguimiento del efecto disuasorio en los años posteriores.

• Estrategia presupuestaria basada en datos que redujo los costes:con un contrato de servicios de la Guardia Nacional por valor de varios millones de dólares, los datos de TrackTik se convirtieron en la base para la planificación presupuestaria anual. La plataforma permitió al director de seguridad (CSO) justificar nuevas inversiones en aquellos casos en los que los datos mostraban un riesgo creciente, y optimizar recursos en aquellos casos en los que el historial de incidentes no indicaba ninguna actividad que justificara una presencia física. «Dejamos de hacer conjeturas y empezamos a utilizar datos reales. TrackTik nos proporcionó las pruebas necesarias para defender cada dólar que gastábamos y justificar cada puesto que eliminábamos», señaló el director de seguridad.

• Responsabilidad en la planificación y detección de las «horas ciegas»: El módulo de gestión de personal puso de manifiesto una deficiencia habitual en la prestación del servicio: cuando un guardia se daba de baja por enfermedad, los supervisores cubrían ellos mismos el puesto, lo que aparentemente cerraba la «hora ciega», pero dejaba sin cobertura su propia zona de supervisión. La empresa estableció sanciones contractuales por horas extras y «horas ciegas», lo que mejoró la responsabilidad y garantizó que la empresa recibiera la cobertura por la que pagaba.

• Preparación para las auditorías de cumplimiento: el tiempo de preparación para las auditorías del CTPAT, de la OSHA y las auditorías internas se redujo considerablemente. Se pudo acceder de forma inmediata a la documentación y las puntuaciones de las auditorías mejoraron de forma constante año tras año a medida que el programa iba madurando.

Conclusión estratégica: haz tuya tu plataforma

La lección que se desprende de los 12 años de trayectoria de esta organización de la sociedad civil es clara y aplicable a otros contextos.

«Ser dueño de los datos y tener acceso total a ellos me convirtió en un director de seguridad (CSO) más eficaz. Tras haber implementado TrackTik durante un tiempo, este nos ofrece una perspectiva que utilizamos para impulsar mejoras en las políticas y los procesos, lo que tiene un impacto positivo en el negocio. No quería que la seguridad fuera esa partida presupuestaria imprescindible que simplemente le cuesta dinero a la empresa. Siempre quise poder explicar cómo la seguridad aporta valor añadido al negocio».

Cuando cambian los contratos de los guardias de seguridad —algo que ocurre inevitablemente—, las empresas que dependen exclusivamente de la plataforma de su proveedor de servicios corren el riesgo de perder de la noche a la mañana años de datos de seguridad institucional. La mejor opción es negociar una licencia corporativa directa, incluir el requisito de la plataforma en el alcance de cada contrato de servicios de seguridad y utilizar los datos de los que dispone la propia empresa para tomar decisiones más acertadas en todos los ámbitos de la seguridad y las operaciones.

La plataforma que llegó a través de una empresa de seguridad se convirtió en una de las herramientas estratégicas más poderosas del arsenal del director de seguridad corporativa, porque la empresa la hizo suya.