Pourquoi votre logiciel de gestion des agents de sécurité a besoin d'un tableau de bord en direct

Trackforce

3 février 2021 · 13 min de lecture

Tableau de bord des opérations de sécurité en temps réel dans le logiciel de gestion des gardes

Dans le secteur de la sécurité physique , les logiciels de gestion des agents de sécurité sont aujourd'hui indispensables, mais tous ne se valent pas. Il est essentiel de s'assurer que chaque aspect du logiciel utilisé répond à vos besoins et à ceux de vos clients.

Mais que devez-vous rechercher ? Quelles parties du logiciel sont importantes ?

Les fonctionnalités standards que les entreprises de sécurité privée recherchent généralement dans leurs logiciels de gestion des agents de sécurité sont les rondes de surveillance , les systèmes de points de contrôle et la cartographie GPS . Toutes ces fonctionnalités sont nécessaires, mais à quoi servent-elles si on ne peut pas suivre ces données en temps réel ?

Lorsque votre logiciel de gestion des agents de sécurité dispose d'un tableau de bord en temps réel, il rassemble toutes ces informations importantes, permettant ainsi à vos responsables de la sécurité, à vos administrateurs et à vos clients de bénéficier d'une transparence et d'une visibilité complètes sur ce qui se passe sur la propriété.

Points clés à retenir

Les circuits touristiques, les points de contrôle et le GPS sont des éléments de départ, pas des solutions.
Ils ne modifient une décision que si quelqu'un peut la voir pendant que le service est encore en cours, ce à quoi sert un tableau de bord en direct.
Un tableau de bord vous permet de défendre votre travail.
Lorsqu'un client affirme qu'une patrouille a été manquée, soit le dossier existe sous une forme que vous pouvez lui montrer, soit la discussion se résume à savoir qui semble le plus sûr de lui.
Les vues standard et configurables résolvent des problèmes différents.
Un système prédéfini de surveillance des incidents répond à la question « qu'est-ce qui nécessite une attention immédiate ? », tandis qu'un tableau de bord de veille stratégique configurable répond à la question « quelle est la tendance sur l'ensemble des sites ? ».
Chaque personne a besoin d'un tableau de bord différent.
Un agent, un superviseur, un gestionnaire des opérations, le client et le propriétaire répondent chacun à une question différente, et un écran partagé ne convient à aucun d'eux.
Les portails clients ne remplacent pas le service, ils le prouvent.
Un client capable de vérifier lui-même son bien cesse de vous auditer, ce qui représente l'essentiel de la confiance en un renouvellement.

Quels sont les tableaux de bord de gestion des agents de sécurité ?

Les tableaux de bord de gestion des agents de sécurité offrent une vue d'ensemble de l'activité, ou de l'inactivité, sur les propriétés sécurisées par votre entreprise.

Dans sa version la plus simple, un outil de surveillance des incidents standard offre une vue intuitive affichant les problèmes par propriété, niveau et responsable dans un tableau clair. Dès la connexion, un responsable ou un administrateur de sécurité peut identifier immédiatement les personnes concernées, la nature du problème, son origine et sa date.

D'un autre côté, un tableau de bord configurable offre un espace de travail visuel composé de widgets à glisser-déposer que les superviseurs et les administrateurs organisent selon leurs besoins. Dans TrackTik , ces deux fonctionnalités sont intégrées à la même plateforme, permettant ainsi aux utilisateurs de conserver l'une sans avoir à choisir.

Les tableaux de bord permettent à une entreprise de sécurité de justifier son bon travail sur place et de se protéger lorsqu'un client l'accuse de malversations ou de négligence.

Tableaux de bord standards, prêts à l'emploi

La taille de votre entreprise et les services de sécurité que vous offrez déterminent généralement le type de logiciel de gestion des agents de sécurité dont elle a besoin. Ces mêmes règles s'appliquent aux tableaux de bord intégrés à ce logiciel.

Les vues prêtes à l'emploi sont idéales pour les petites et moyennes entreprises qui ont besoin d'un moyen simple et direct de suivre les rondes des gardiens et les problèmes par propriété.

Dans un système de surveillance standard des rapports d'incidents , un utilisateur se connecte et voit immédiatement :

Numéro d'émission
Nom de la propriété
Problème signalé
Date de création
Créé par
Affecté à

L'utilisateur peut ensuite cliquer sur un problème pour l'explorer plus en détail et obtenir des renseignements complémentaires. Cette fonctionnalité est utile pour les problèmes plus graves, comme le vol ou le vandalisme, qui nécessitent un échange direct entre un superviseur et le client. L'écran affiche aussi clairement les points de contrôle manqués, ce qui permet d'intervenir.

Ce niveau de clarté, combiné aux alertes automatisées en cas de contrôle manqué ou d'absence d'un agent de sécurité, contribue à maintenir le fonctionnement proactif auquel votre entreprise de sécurité aspire. Un superviseur peut ainsi régler les problèmes avant même que le client ne s'en aperçoive et envoyer du personnel sur place via le système de répartition des agents, plutôt que de constater le problème le lendemain matin.

À partir de cette même interface, les utilisateurs peuvent généralement accéder aux autres outils dont ils ont besoin, notamment les rapports, la gestion des utilisateurs, la gestion du système et la gestion immobilière.

Les tableaux de bord standards sont parfaits pour les petites et moyennes entreprises qui veulent une vue unique et facile à mettre en œuvre de l'ensemble de leurs opérations.

Tableaux de bord configurables

Comme mentionné précédemment, les solutions configurables sont dotées d'un tableau de bord personnalisable permettant de visualiser les données spécifiques que votre opération souhaite suivre. Il peut s'agir, par exemple, de l'activité des agents de sécurité, de l'activité sur le site ou des analyses de rapports.

Ces tableaux de bord permettent d'afficher les données de multiples façons, notamment sous forme de graphiques à barres, de diagrammes circulaires et de cartes. Associés à une vue d'activité en temps réel, ils aident les entreprises de sécurité les plus importantes et les plus complexes à maîtriser une charge administrative potentiellement chaotique. TrackTik Business Intelligence est conçu précisément à cet effet : un outil de création de tableaux de bord intuitif, sans aucune programmation, couvrant l'activité des agents de sécurité, les incidents et les indicateurs de conformité, avec des rapports exportables et partageables sous forme de liens ou de PDF.

Grâce aux tableaux de bord configurables, les utilisateurs bénéficient généralement aussi de modèles de rapports configurables, ce qui renforce la transparence et l'analyse. Les équipes de supervision et d'administration peuvent ainsi gérer les opérations quotidiennes tout en assurant le suivi de la santé opérationnelle à long terme. Pour une équipe de sécurité d'entreprise , ces mêmes données peuvent être reproduites dans les outils de BI déjà utilisés par les analystes, au lieu d'être cloisonnées.

Ce niveau de transparence aide à maintenir la satisfaction de la clientèle et soutient la planification de la croissance à long terme.

Qui consulte le tableau de bord et de quoi a-t-il besoin ?

L'erreur la plus courante concernant les tableaux de bord est de n'en créer qu'un seul et même, et de le diffuser à tous. Cinq publics différents consultent alors les mêmes données opérationnelles, chacun cherchant à répondre à une question différente.

Qui cherche	La question à laquelle ils veulent une réponse	Ce que le tableau de bord devrait afficher
Agent de service	Qu'est-ce que je suis censé faire ensuite, et est-ce que j'ai bien compris ?	Le circuit assigné, le prochain point de contrôle et la confirmation que le scan a atterri
Superviseur de chantier	Est-ce que quelque chose ne va pas en ce moment ?	Points de contrôle manqués, incidents en cours, absences injustifiées et positions des agents en direct
Responsable des opérations	Quels sites ont besoin de moi cette semaine ?	Taux d'achèvement et de remplissage des tournées par site, volume d'incidents par type, tendance des heures supplémentaires
Le client	Ma propriété est-elle vraiment assurée ?	Visites complètes sur leur site, incidents et conséquences, et un résumé hebdomadaire qu'ils peuvent consulter eux-mêmes
Cadre dirigeant ou propriétaire	Quels contrats sont sains ?	Couverture et marge par contrat, exposition au risque de non-conformité et tendance à long terme

Remarquez le faible chevauchement entre les lignes du haut et du bas. L'agent a besoin de connaître la prochaine action, le propriétaire d'avoir une vue d'ensemble sur plusieurs mois, et créer une vue unique qui tente de répondre aux besoins des deux aboutit généralement à une vue inutilisée. La vue de l'agent est accessible via l' application de ronde , et non sur un écran mural.

Indicateurs à afficher sur un tableau de bord en direct

Un tableau de bord interactif prend tout son sens lorsque chaque élément influence une décision. Ces six éléments sont cruciaux dans une opération de sécurité :

Taux d'achèvement des visites par site. Le meilleur indicateur pour savoir si le service vendu est bien le service rendu.
Points de contrôle manqués, avec justifications. Un simple décompte invite à blâmer. Un décompte justifié permet de trouver une solution, qu'il s'agisse d'une étiquette NFC défectueuse ou d'une visite conçue pour durer plus longtemps que ne le permet le poste.
Délai entre le signalement de l'incident et sa confirmation. C'est le délai que vos clients vous communiquent généralement ; vous ne devriez donc jamais être surpris.
Taux de remplissage des postes et des postes vacants. Le risque de non-couverture est visible plusieurs heures avant qu'un poste ne devienne vacant, si quelqu'un y prête attention.
Volume d'incidents par type et par lieu. Les tendances n'apparaissent que dans les données agrégées. Trois mois de données d'intervention concentrées dans une seule cage d'escalier constituent un problème résoluble, et non un problème de personnel.
Heures supplémentaires non prévues. Premier signe fiable qu'un contrat s'éloigne de la marge que vous avez proposée.

Les tableaux de bord et les rapports ne sont pas la même chose.

Ces termes sont souvent utilisés indifféremment, mais ils ont des fonctions différentes. Un tableau de bord est un outil d'analyse du présent : il indique la situation actuelle et les points nécessitant une attention particulière dans l'heure qui suit. Un rapport, quant à lui, est un outil d'analyse du passé : il retrace les événements survenus au cours d'une période donnée et indique si la tendance est favorable.

Les opérations qui confondent les deux aboutissent à un tableau de bord que personne ne consulte, car il regorge de totaux cumulés mensuels qui restent inchangés pendant un quart de travail, et de rapports mensuels qui arrivent trop tard pour être exploités. Conservez des vignettes dynamiques pour les éléments sur lesquels un superviseur peut encore agir aujourd'hui, et intégrez le reste dans les rapports planifiés. ReportPro AI facilite la rédaction des rapports en créant des récits d'incidents à partir des observations des agents, ce qui est généralement la principale cause des retards dans la production de rapports pendant les mois chargés.

Portails clients

Bien sûr, il est important que les superviseurs et les administrateurs d'une opération aient accès à toutes les informations que les tableaux de bord peuvent fournir, mais qu'en est-il des clients ?

Les solutions qui offrent aux clients un accès à leurs propres portails permettent une plus grande transparence et ajoutent de la valeur aux services que votre entreprise offre déjà.

En plus des rapports automatisés des clients, les clients peuvent se connecter eux-mêmes pour consulter l'activité sur leur propriété sans passer par vous. Cela permet à tous de gagner du temps et de l'énergie en simplifiant l'accès à toutes ces informations. Lorsque les alarmes, la vidéo et la répartition des interventions doivent également être centralisées, le centre de commande les regroupe dans un seul espace de travail en temps réel, au lieu d'une série d'écrans disparates.

Les portails clients ne remplacent pas un excellent service à la clientèle, mais ils le complètent. Grâce à cette transparence et à ce service, les clients restent satisfaits, sont plus enclins à renouveler leur contrat et sont plus susceptibles de vous recommander à d'autres clients potentiels.

Déployer des tableaux de bord sans surcharger votre équipe

Commencez par une question par rôle. Demandez à chaque superviseur quelle est la principale information qu'il consulte actuellement en ouvrant trois écrans, et commencez par créer cette section.
Limitez la première version à six vignettes. Un tableau de bord que les gens consultent vaut mieux qu'un tableau de bord complet qu'ils ignorent. Vous pourrez toujours en ajouter.
Associez une action à chaque tuile. Si personne ne peut dire ce qu'il ferait différemment lorsqu'un chiffre devient rouge, cette tuile est décorative.
Testez l'interface client sur un compte client unique. Laissez ce client utiliser le portail pendant un mois et demandez-lui ce qu'il a ignoré avant de le déployer à l'ensemble de votre portefeuille.
Examinez le tableau de bord chaque trimestre. Supprimez les vignettes sur lesquelles personne n'a cliqué depuis trois mois, ainsi que tout autre rapport inutilisé.

Choisir le tableau de bord qui convient à votre entreprise

Un logiciel de gestion des agents de sécurité avec des tableaux de bord transparents est un élément majeur d'une opération simplifiée et bien organisée, et de la satisfaction du client.

Que vous soyez une PME spécialisée en sécurité à la recherche d'une vue standard ou une entreprise plus importante nécessitant une solution configurable, le test pratique reste le même : un superviseur peut-il l'utiliser pendant son service ? Un client peut-il y accéder sans vous contacter ? Si la réponse est oui aux deux questions, le tableau de bord remplit parfaitement sa fonction. Vous pouvez réserver une démonstration de TrackTik et découvrir les vues standard et configurable appliquées à des sites similaires au vôtre.

Foire aux questions

Il s'agit d'une vue unique et en temps réel de l'activité sur les propriétés sous votre responsabilité : points de contrôle effectués et manqués, incidents en cours, positions des agents, équipes présentes et absentes. Au lieu de consulter séparément un rapport de ronde, un horaire et un registre d'incidents, un superviseur visualise l'état des opérations sur un seul écran. Dans TrackTik, cette vue est mise à jour automatiquement par les données de terrain fournies par la direction des agents de sécurité ; elle reflète donc les actions concrètes des agents et non les plans initiaux.

C'est parce que la plupart des problèmes de surveillance ne peuvent être résolus que pendant le service. Un point de contrôle manqué à 1 h peut être rattrapé à 1 h 15, mais est irrémédiablement perdu lors du rapport du matin. Un poste non surveillé peut être pourvu si quelqu'un repère l'espace vacant. L'historique des rapports indique la fréquence des incidents ; un tableau de bord en temps réel évite que ce problème ne devienne une discussion avec le client.

Un tableau de bord standard est fourni avec une mise en page prédéfinie, généralement un suivi des incidents et des points de contrôle, et permet de répondre aux besoins immédiats. Un tableau de bord configurable vous permet de personnaliser l'affichage et d'identifier les tendances sur différents sites et mois. TrackTik offre les deux, avec des vues opérationnelles prédéfinies et un outil de création par glisser-déposer pour l'intelligence d'affaires, sans aucune ligne de code. Donc, choisir une plateforme ne signifie pas renoncer à l'une au détriment de l'autre.

Oui, à une exception près : fournissez-leur une vue adaptée à leur question, et non une copie de votre interface d’exploitation. Un client veut savoir si sa propriété était assurée et ce qui s'est passé quand elle ne l'était pas. Les visites complètes sur place, les incidents et leurs conséquences, ainsi qu’un sommaire hebdomadaire, répondent à cette question. Un client qui peut vérifier par lui-même cesse de vous demander des preuves, ce qui est essentiel pour un renouvellement en toute confiance.

Six indicateurs couvrent la plupart des opérations : taux d’achèvement des tournées par site, points de contrôle manqués avec leurs raisons, délai entre le signalement et la prise en compte d’un incident, taux de remplissage des équipes et postes vacants, volume d’incidents par type et lieu, et heures supplémentaires par rapport au planning. Pour chaque indicateur, il faut vérifier si une personne est capable d’indiquer ce qu’elle ferait différemment lorsqu’il passe en rouge. Sinon, il est préférable de le consigner dans un rapport mensuel plutôt que de l’afficher en temps réel.

Avec TrackTik, oui. L'intelligence d'affaires comprend des connecteurs pour les outils de BI que les analystes utilisent déjà, comme Power BI et Tableau, ainsi qu'une réplication flexible des données dans votre propre entrepôt de données et des rapports partageables et téléchargeables en format PDF en un clic. C'est particulièrement important pour les grandes structures où les données de sécurité doivent être intégrées aux autres données d'affaires plutôt que de rester cloisonnées dans un système distinct. Les connexions système plus étendues sont traitées dans la section « Intégrations » .

TrackTik transforme les opinions en preuves tangibles. Les analyses de points de contrôle horodatées et géolocalisées, ainsi que les rapports d'incidents structurés, indiquent précisément ce qui s'est passé et quand. Le client peut généralement consulter ces informations lui-même, sans attendre votre version. Partagez également les exceptions : une entreprise qui identifie et corrige ses propres erreurs inspire confiance pour le reste des informations. Vous pouvez réserver une démonstration de TrackTik pour voir à quoi ressemble cette traçabilité sur un site réel.