Warum Ihre Verwaltungssoftware für Sicherheitskräfte ein Live-Dashboard benötigt

Trackforce

3. Februar 2021 · 13 Minuten Lesezeit

Dashboard für den Echtzeit-Sicherheitsbetrieb in der Wachdienst-Management-Software

Software für das Sicherheitspersonalmanagement ist in der Branche der physischen Sicherheit heutzutage unverzichtbar, doch nicht jede Lösung ist gleich. Es ist von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass jeder Aspekt der von Ihrem Unternehmen eingesetzten Software für das Sicherheitspersonalmanagement Ihren Anforderungen und denen Ihrer Kunden gerecht wird.

Aber worauf sollten Sie achten? Welche Aspekte der Software sind wichtig?

Zu den Standardfunktionen, auf die private Sicherheitsunternehmen bei ihrer Software für das Wachpersonalmanagement in der Regel Wert legen, gehören Wachrunden, Kontrollpunktsysteme für Patrouillen und GPS-Kartierung. All diese Funktionen sind zwar notwendig, aber was nützen sie, wenn man diese Daten nicht in Echtzeit nachverfolgen kann?

Wenn Ihre Software für das Wachpersonalmanagement über ein Live-Dashboard verfügt, werden all diese wichtigen Informationen an einem Ort gebündelt, sodass Ihre Sicherheitsleiter, Administratoren und Kunden vollständige Transparenz und einen umfassenden Überblick darüber haben, was auf dem Gelände vor sich geht.

Die wichtigsten Erkenntnisse

Touren, Kontrollpunkte und GPS-Daten sind Eingaben, keine Antworten.
Sie beeinflussen eine Entscheidung nur dann, wenn jemand sie sehen kann, während die Schicht noch läuft – und genau dafür ist ein Live-Dashboard da.
Ein Dashboard dient dazu, die geleistete Arbeit zu belegen.
Wenn ein Kunde behauptet, eine Streife sei versäumt worden, gibt es entweder einen Nachweis in einer Form, die man ihm vorlegen kann, oder es läuft darauf hinaus, wer überzeugender klingt.
Standardansichten und konfigurierbare Ansichten lösen unterschiedliche Probleme.
Ein voreingestellter Vorfallmonitor beantwortet die Frage „Was erfordert derzeit Aufmerksamkeit?“, während ein konfigurierbares Business-Intelligence-Dashboard die Frage „Wie sieht das Muster standortübergreifend aus?“ beantwortet.
Unterschiedliche Personen benötigen unterschiedliche Dashboards.
Ein Mitarbeiter, ein Vorgesetzter, ein Betriebsleiter, der Kunde und der Eigentümer beantworten jeweils unterschiedliche Fragen, und ein gemeinsamer Bildschirm wird keinem von ihnen gerecht.
Kundenportale ersetzen den Service nicht, sondern untermauern ihn.
Ein Kunde, der seine Immobilie selbst überprüfen kann, hört auf, Sie zu kontrollieren – und genau darin liegt der größte Teil des Vertrauens bei Vertragsverlängerungen.

Was sind Dashboards für das Sicherheitspersonal-Management?

Dashboards für das Sicherheitspersonalmanagement bieten einen Überblick aus der Vogelperspektive über die Aktivitäten – oder die Inaktivität – auf den Grundstücken, die Ihr Unternehmen bewacht.

Am einfacheren Ende des Spektrums bietet ein Standard-Vorfallmonitor eine übersichtliche Ansicht, in der Probleme nach Eigenschaft, Schweregrad und Verantwortlichem in einer einfachen Tabelle dargestellt werden. Nach der Anmeldung kann ein Sicherheitsbeauftragter oder Administrator sofort erkennen, wer, was, wo und wann ein Problem oder ein Vorfall aufgetreten ist.

Auf der anderen Seite ist ein konfigurierbares Dashboard ein visueller Arbeitsbereich, der aus Widgets per Drag-and-Drop aufgebaut ist, die Vorgesetzte und Administratoren entsprechend ihren jeweiligen Anwendungsfällen anordnen können. In TrackTik sind beide Funktionen auf derselben Plattform vereint, sodass ein Betrieb sich nicht für das eine entscheiden und auf das andere verzichten muss.

Mithilfe von Dashboards kann ein Sicherheitsunternehmen seine gute Arbeit vor Ort belegen und sich schützen, wenn ein Kunde ihm Fehlverhalten oder Nachlässigkeit vorwirft.

Standard-Dashboards, die sofort einsatzbereit sind

Die Größe Ihres Unternehmens und die von Ihnen angebotenen Sicherheitsdienstleistungen bestimmen in der Regel, welche Art von Software zur Verwaltung von Sicherheitspersonal für Ihren Betrieb erforderlich ist. Das Gleiche gilt für die Dashboards innerhalb dieser Software.

Die vordefinierten Ansichten eignen sich hervorragend für kleine bis mittelgroße Betriebe, die eine einfache und übersichtliche Möglichkeit benötigen, Wachrundgänge und Vorfälle nach Objekt zu verfolgen.

In einem Standard-Monitor zur Meldung von Vorfällen meldet sich ein Benutzer an und sieht sofort Folgendes:

Problem-ID
Name der Immobilie
Gemeldetes Problem
Erstellungsdatum
Erstellt von
Zugewiesen an

Der Benutzer kann dann auf einen Vorfall klicken, um weitere Details aufzurufen und zusätzliche Informationen einzuholen. Dies ist besonders bei schwerwiegenderen Vorfällen wie Diebstahl oder Vandalismus hilfreich, bei denen ein Vorgesetzter direkt mit einem Kunden sprechen muss. Der Monitor zeigt zudem deutlich an, wenn ein Kontrollpunkt übersehen wurde, sodass entsprechende Maßnahmen ergriffen werden können.

Diese Transparenz, kombiniert mit automatischen Benachrichtigungen, wenn ein Kontrollpunkt nicht abgedeckt wird oder ein Wachmitarbeiter nicht erscheint, trägt dazu bei, den proaktiven Betrieb aufrechtzuerhalten, den Ihr Sicherheitsunternehmen anstrebt. Ein Vorgesetzter kann sich um Probleme kümmern, bevor der Kunde davon Kenntnis erhält, und über die Wachdienst-Disposition jemanden zum Einsatzort schicken, anstatt die Lücke erst am nächsten Morgen zu entdecken.

Von derselben Ansicht aus können Nutzer in der Regel auf die anderen benötigten Tools zugreifen, darunter Berichte, Benutzerverwaltung, Systemverwaltung und Immobilienverwaltung.

Standard-Dashboards eignen sich gut für kleine bis mittelgroße Betriebe, die eine einfach zu implementierende, zentrale Übersicht über den gesamten Betrieb an einem Ort wünschen.

Konfigurierbare Dashboards

Wie oben bereits erwähnt, verfügen konfigurierbare Lösungen über ein anpassbares Dashboard, über das Sie genau die Datenpunkte anzeigen können, die für Ihren Betrieb relevant sind. Dazu können beispielsweise die Aktivitäten des Sicherheitspersonals, die Aktivitäten auf dem Gelände oder Auswertungen aus dem Berichtswesen gehören.

Diese Dashboards können Daten auf vielfältige Weise darstellen, darunter Balkendiagramme, Kreisdiagramme und Karten. In Kombination mit einer Echtzeit-Aktivitätsansicht hilft dies größeren und komplexeren Sicherheitsunternehmen dabei, den Überblick über einen potenziell chaotischen Verwaltungsaufwand zu behalten. TrackTik Business Intelligence wurde genau für diesen Zweck entwickelt: ein Dashboard-Generator per Drag-and-Drop, der keinerlei Programmierkenntnisse erfordert und die Aktivitäten des Sicherheitspersonals, Vorfälle sowie Compliance-Kennzahlen abdeckt – mit Berichten, die als Links oder PDF-Dateien exportiert und geteilt werden können.

Mit konfigurierbaren Dashboards erhalten Benutzer in der Regel auch konfigurierbare Berichtsvorlagen, was für zusätzliche Transparenz und Analysemöglichkeiten sorgt. So behalten Vorgesetzte und Administrationsteams den Überblick über das Tagesgeschäft und können gleichzeitig den langfristigen Zustand des Betriebs überwachen. Für ein Sicherheitsteam in einem Unternehmen können dieselben Daten in die BI-Tools übertragen werden, die die Analysten bereits nutzen, anstatt in einem Silo zu verbleiben.

Dieses Maß an Transparenz trägt zur Aufrechterhaltung der Kundenzufriedenheit bei und unterstützt die langfristige Wachstumsplanung.

Wer sieht sich das Dashboard an und was braucht diese Person?

Der häufigste Fehler bei Dashboards besteht darin, einen einzigen Bildschirm zu erstellen und alle darauf zu verweisen. Fünf verschiedene Zielgruppen betrachten dieselben Betriebsdaten, und jede beantwortet dabei eine andere Frage:

Wer sucht?	Die Frage, auf die sie eine Antwort brauchen	Was das Dashboard anzeigen sollte
Diensthabender Beamter	Was soll ich als Nächstes tun, und ist es angekommen?	Die zugewiesene Tour, der nächste Kontrollpunkt und die Bestätigung, dass der Scan angekommen ist
Bauleiter	Gibt es gerade irgendwelche Probleme?	Versäumte Kontrollpunkte, offene Vorfälle, Nichterscheinen und Besetzung von Dienstposten
Betriebsleiter	Welche Standorte brauchen mich diese Woche?	Abschlussquote der Touren und Auslastungsrate nach Standort, Vorfallvolumen nach Art, Entwicklung der Überstunden
Der Kunde	Ist mein Eigentum tatsächlich versichert?	Abgeschlossene Rundgänge auf ihrer Website, Vorfälle mit den jeweiligen Ergebnissen sowie eine wöchentliche Zusammenfassung, die sie selbst aufrufen können
Führungskraft oder Eigentümer	Welche Verträge sind solide?	Deckung und Marge nach Vertrag, Compliance-Risiko und Entwicklung über die Laufzeit

Beachten Sie, wie gering die Überschneidungen zwischen der oberen und der unteren Zeile sind. Der Wachmann benötigt die nächste Maßnahme, der Eigentümer benötigt einen Trend über mehrere Monate hinweg, und der Versuch, eine einzige Ansicht zu erstellen, die beiden Anforderungen gerecht wird, führt in der Regel dazu, dass niemand diese Ansicht nutzt. Die Ansicht des Wachmanns befindet sich in der Wachrundgang-App, nicht auf einem Wandmonitor.

Kennzahlen, die es wert sind, in einem Live-Dashboard angezeigt zu werden

Ein Live-Dashboard hat seinen Platz verdient, wenn jede Kachel eine Entscheidung beeinflusst. Diese sechs Kacheln spielen bei einem Sicherheitsdienst die wichtigste Rolle:

Abschlussquote der Touren nach Standort. Der beste Indikator dafür, ob die von Ihnen verkaufte Dienstleistung auch tatsächlich erbracht wird.
Übersprungene Kontrollpunkte mit Angabe der Gründe. Eine bloße Auflistung lädt zu Vorwürfen ein. Eine Auflistung mit Begründungen führt zu einer Lösung, sei es nun ein defekter NFC-Tag oder eine Tour, für die mehr Zeit eingeplant wurde, als die Schicht zulässt.
Zeit zwischen der Meldung des Vorfalls und dessen Bestätigung. Diese Zahl nennen Ihnen die Kunden, daher sollte sie für Sie nie eine Überraschung sein.
Schichtbesetzungsquote und offene Schichten. Das Risiko einer unbesetzten Schicht ist bereits Stunden im Voraus erkennbar, sofern jemand darauf achtet.
Einsatzvolumen nach Art und Ort. Muster lassen sich nur in der Gesamtheit erkennen. Dass sich die Einsatzdaten von drei Monaten auf ein Treppenhaus konzentrieren, ist ein behebbares Problem und kein Personalproblem.
Überstunden gegenüber Plan. Das früheste verlässliche Anzeichen dafür, dass ein Auftrag von der von Ihnen angebotenen Marge abweicht.

Dashboards und Berichte sind nicht dasselbe

Diese Begriffe werden oft synonym verwendet, erfüllen jedoch unterschiedliche Funktionen. Ein Dashboard dient der Gegenwart: Es gibt Aufschluss darüber, was gerade geschieht und was in der nächsten Stunde Aufmerksamkeit erfordert. Ein Bericht dient der Vergangenheit: Er gibt Aufschluss darüber, was über einen bestimmten Zeitraum geschehen ist und ob sich der Trend in die richtige Richtung entwickelt.

Betriebe, die diese beiden Aspekte verwechseln, haben am Ende ein Dashboard, das niemand mehr beachtet, da es voller „Monats-bis-heute“-Summen ist, die sich während einer Schicht nie ändern, sowie Monatsberichte, die zu spät eintreffen, um noch darauf reagieren zu können. Behalten Sie Live-Kacheln für Dinge bei, auf die ein Vorgesetzter noch heute Einfluss nehmen kann, und verlagern Sie den Rest in die planmäßige Berichterstattung. ReportPro AI hilft auf der Berichtsebene, indem es Berichte zu Vorfällen anhand der tatsächlich von den Beamten protokollierten Einträge erstellt – denn genau daran scheitert die Berichterstattung in einem arbeitsreichen Monat meist.

Kundenportale

Natürlich ist es wichtig, dass die Vorgesetzten und Administratoren eines Betriebs Zugriff auf alle Informationen haben, die Dashboards liefern können, aber wie sieht es mit den Kunden aus?

Lösungen, die Kunden den Zugriff auf ihre eigenen Portale ermöglichen, sorgen für mehr Transparenz und stellen einen Mehrwert für die Dienstleistungen dar, die Ihr Unternehmen bereits anbietet.

Zusätzlich zur automatisierten Kundenberichterstattung können sich Kunden selbst einloggen, um zu sehen, was auf ihrem Grundstück vor sich geht, ohne sich an Sie wenden zu müssen. Durch die optimierte Bereitstellung all dieser Informationen sparen alle Beteiligten Zeit und Energie. Da auch Alarme, Videoüberwachung und Einsatzleitung an einem Ort gebündelt werden müssen, fasst das Command Center diese Funktionen in einem einzigen Echtzeit-Arbeitsbereich zusammen, anstatt sie auf einer Reihe voneinander getrennter Bildschirme anzuzeigen.

Kundenportale sind zwar kein Ersatz für einen hervorragenden Kundenservice, aber sie ergänzen ihn. Dank dieser Transparenz und diesem Service bleiben die Kunden zufrieden, sind eher bereit, ihren Vertrag zu verlängern, und empfehlen Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit an andere potenzielle Kunden weiter.

Dashboards einführen, ohne Ihr Team zu überfordern

Beginnen Sie mit einer Frage pro Rolle. Fragen Sie jeden Vorgesetzten, welche Information er derzeit auf drei Bildschirmen gleichzeitig nachschlägt, und erstellen Sie diese Kachel als Erstes.
Beschränken Sie die erste Version auf sechs Kacheln. Ein Dashboard, das die Nutzer tatsächlich lesen, ist besser als ein vollständiges, das sie ignorieren. Sie können jederzeit weitere hinzufügen.
Weise jeder Kachel eine Aktion zu. Wenn niemand sagen kann, was er anders machen würde, wenn eine Zahl rot wird, ist diese Kachel reine Dekoration.
Testen Sie die Kundenansicht zunächst an einem ausgewählten Kunden. Lassen Sie einen Kunden das Portal einen Monat lang nutzen und Ihnen mitteilen, was er übersehen hat, bevor Sie es auf den gesamten Kundenstamm ausweiten.
Überprüfen Sie das Dashboard selbst vierteljährlich. Kacheln, auf die seit drei Monaten niemand mehr geklickt hat, sollten entfernt werden – genau wie jeder andere ungenutzte Bericht.

Die Wahl des richtigen Dashboards für Ihren Betrieb

Eine Software zur Verwaltung von Sicherheitspersonal mit übersichtlichen Dashboards ist ein wesentlicher Bestandteil eines reibungslosen, gut organisierten Betriebs und trägt zur Kundenzufriedenheit bei.

Ganz gleich, ob Sie ein kleines bis mittelgroßes Sicherheitsunternehmen sind, das eine Standardansicht sucht, oder ein größeres Unternehmen, das eine konfigurierbare Lösung benötigt – der Praxistest ist derselbe: Kann ein Vorgesetzter während der Schicht darauf reagieren, und kann ein Kunde die Ansicht öffnen, ohne Sie anrufen zu müssen? Wenn die Antwort auf beide Fragen „Ja“ lautet, erfüllt das Dashboard seinen Zweck. Sie können eine TrackTik-Demo buchen und sich sowohl die Standardansicht als auch die konfigurierbare Ansicht anhand von Standorten wie Ihren eigenen ansehen.

Häufig gestellte Fragen

Es handelt sich um eine zentrale Live-Übersicht über die Vorgänge an allen von Ihnen betreuten Standorten: abgeschlossene und versäumte Kontrollpunkte, offene Vorfälle, Standorte der Sicherheitskräfte sowie besetzte und unbesetzte Schichten. Anstatt einen Rundgangbericht, einen Dienstplan und ein Vorfallprotokoll separat öffnen zu müssen, kann ein Vorgesetzter den Betriebsstatus auf einem einzigen Bildschirm einsehen. In TrackTik wird diese Ansicht automatisch mit den Einsatzdaten aus dem Sicherheitskräfte-Management gespeist, sodass sie widerspiegelt, was die Sicherheitskräfte tatsächlich getan haben, und nicht, was geplant war.

Denn fast jedes Problem im Wachdienst lässt sich nur beheben, solange die Schicht noch läuft. Ein um 1 Uhr morgens versäumter Kontrollpunkt kann um 1:15 Uhr nachgeholt werden, ist aber bis zum Morgenbericht nicht mehr nachholbar. Eine unbesetzte Wache kann besetzt werden, wenn jemand die Lücke bemerkt. Aus historischen Berichten geht hervor, wie oft etwas schiefgelaufen ist; ein Echtzeit-Dashboard sorgt dafür, dass dies nicht zum Thema eines Kundengesprächs wird.

Ein Standard-Dashboard wird mit einem voreingestellten Layout ausgeliefert – in der Regel einem Monitor für Vorfälle und Kontrollpunkte – und zeigt an, was gerade Ihre Aufmerksamkeit erfordert. Ein konfigurierbares Dashboard ermöglicht es Ihnen, die Ansicht selbst zu gestalten, und gibt Aufschluss darüber, welche Muster sich über Standorte und Monate hinweg abzeichnen. TrackTik deckt beides ab: voreingestellte operative Ansichten sowie einen Drag-and-Drop-Builder im Bereich Business Intelligence, der keinerlei Programmierkenntnisse erfordert. Die Wahl einer Plattform bedeutet also nicht, dass Sie sich für das eine entscheiden und auf das andere verzichten müssen.

Ja, allerdings mit einer Einschränkung: Zeigen Sie ihnen eine speziell auf ihre Frage zugeschnittene Ansicht und nicht einfach eine Kopie Ihres Betriebsbildschirms. Ein Kunde möchte wissen, ob sein Eigentum abgesichert war und was passiert ist, wenn dies nicht der Fall war. Abgeschlossene Rundgänge vor Ort, Vorfälle mit den jeweiligen Ergebnissen und eine wöchentliche Zusammenfassung liefern die Antwort darauf. Ein Kunde, der dies selbst überprüfen kann, fordert Sie nicht mehr auf, es zu beweisen – und genau darin liegt zum Großteil das Vertrauen in eine Vertragsverlängerung.

Sechs Kennzahlen decken die meisten Vorgänge ab: Tourabschlussquote nach Standort, versäumte Kontrollpunkte mit Angabe der Gründe, Zeit zwischen Meldung und Bestätigung eines Vorfalls, Schichtbesetzungsquote und offene Schichten, Vorfallvolumen nach Art und Standort sowie Überstunden im Vergleich zum Plan. Der Test für jede Kachel besteht darin, ob jemand sagen kann, was er anders machen würde, wenn sie rot wird. Wenn nicht, gehört sie eher in einen Monatsbericht als auf einen Live-Bildschirm.

Mit TrackTik, ja. Die Business-Intelligence-Funktionen umfassen Konnektoren für die BI-Tools, die Analysten bereits nutzen, darunter Power BI und Tableau, sowie eine flexible Datenreplikation in Ihr eigenes Data Warehouse und mit einem Klick freigebbare Berichte sowie PDF-Downloads. Das ist vor allem für größere Unternehmen von Bedeutung, bei denen die Sicherheitsdaten neben anderen Geschäftsdaten gespeichert werden müssen, anstatt in einem separaten System eingeschlossen zu bleiben. Umfassendere Systemanbindungen werden unter „Integrationen“ behandelt.

So wird aus einer bloßen Meinungsäußerung ein dokumentierter Sachverhalt. Mit Zeit- und Positionsstempel versehene Checkpoint-Scans und strukturierte Vorfallberichte zeigen, was wann passiert ist, und der Kunde kann dies in der Regel selbst einsehen, anstatt auf Ihre Darstellung warten zu müssen. Teilen Sie auch die Ausnahmen mit: Ein Unternehmen, das seine eigenen Fehler aufdeckt und behebt, genießt auch in Bezug auf den Rest der Dokumentation Vertrauen. Sie können eine TrackTik-Demo buchen, um zu sehen, wie diese Nachweiskette an einem Live-Standort aussieht.