6 Vorteile von Security Workforce Management Software

Schöpfen Sie das Potenzial von Daten, Analysen und Automatisierung mit Software für die Verwaltung von Sicherheitsmitarbeitern aus. Gewinnen Sie unschätzbare Einblicke und gewährleisten Sie Produktivität und Verantwortlichkeit in Ihrem gesamten Sicherheitsbetrieb.

Der Einblick in Ihre Sicherheitsabläufe ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Vor der Einführung von Software für die Verwaltung von Sicherheitspersonal hatten Sie möglicherweise keinen vollständigen Überblick über die Aktivitäten des Wachpersonals oder die Erfüllungsraten der Kontrollpunkte. Sicherlich verfügten Sie auch nicht über die Analysemöglichkeiten, die sich aus der Erfassung dieser Aktivitätsdaten ergeben, um die Produktivität zu bewerten oder verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln. Die Erkenntnisse, die Sie mit einer Plattform zur Verwaltung des Sicherheitspersonals gewinnen, können Ihr Unternehmen in vielerlei Hinsicht verändern und Ihren Kunden, Ihren Sicherheitsteams und Ihrem Gewinn zugute kommen.

Die TrackTik-Software für das Management von Sicherheitsmitarbeitern ist weiterhin führend in Bezug auf Innovation und die Effizienz, die sie für Ihr Unternehmen freisetzt. Lassen Sie uns sechs transformative Vorteile der TrackTik-Plattform und die Funktionen, die sie möglich machen, untersuchen.

Die sechs Vorteile, die in diesem Artikel behandelt werden:

• Echtzeitinformationen für fortschrittliche Sicherheitsanalysen
• Reibungslose Kommunikation über ein Kundenportal
• Mehr Sicherheit für das Sicherheitspersonal
• Erweiterte Funktionen für Sicherheitspersonal
• Optimierte Verwaltungsaufgaben
• Unternehmenswachstum und Optimierung

1. Echtzeitdaten für fortschrittliche Sicherheitsanalysen

Ein umfassender Überblick über Ihre Sicherheitsabläufe beinhaltet sowohl die Live-Überwachung als auch die Erfassung von Vorfällen in Echtzeit. TrackTik bietet diese Echtzeit-Einblicke in die Leistung des Sicherheitspersonals und die Effizienz der Arbeitsabläufe und zeigt, wie Sicherheitsvorfälle gelöst werden. Durch den Zugriff auf Echtzeitinformationen können Sie sofort Maßnahmen ergreifen, um erkannte Probleme zu beheben und weitere potenzielle Sicherheitsbedrohungen zu verhindern.

Meldung von Vorfällen unterwegs

Mit TrackTik können Sie mithilfe von Echtzeit-Ereignismeldungen geschäftskritische Informationen von Ihren Sicherheitsteams vor Ort erfassen. Die schnelle und präzise Weitergabe dieser Informationen führt zu einer schnelleren Reaktion, was in potenziell risikobehafteten Situationen von entscheidender Bedeutung sein kann. Zeigen Sie Informationen über mehrere Standorte hinweg nach Schweregrad und Vorfallstyp an, um sich einen Überblick über Ihren täglichen Betrieb zu verschaffen. Die Erfassung von Informationen in der TrackTik-Softwareanwendung und die Dokumentation von Vorfällen auf diese Weise ermöglichen eine standardisierte Methode zur Nachverfolgung von Daten und versetzen Sie in die Lage, die Bedeutung dieser Analysen für Ihr Unternehmen genauer zu untersuchen.

Eingehende Analyse von Vorfällen

Durch die digitale Speicherung dieser Daten in TrackTik haben Sie sicheren Zugriff darauf, um sie später einzusehen oder eingehende Analysen von Sicherheitsvorfällen an Ihren Standorten sowie der täglichen Betriebsabläufe durchzuführen. Dies unterstützt Sie bei der Entwicklung von Präventionsstrategien für ähnliche Vorfälle in der Zukunft und trägt dazu bei, ein detailliertes Bild der potenziellen Bedrohungslage zu erstellen. Sie können die Budgetverteilung problemlos gestalten, da Sie wissen, wo Ressourcen eingesetzt werden sollten, und Analyseberichte zu KPIs erstellen, um die Leistung des Sicherheitspersonals zu bewerten. Diese Berichte lassen sich dann problemlos an Ihre Kunden weitergeben, um den Mehrwert Ihrer Sicherheitsmaßnahmen für deren Unternehmen zu belegen.

2. Reibungslose Kommunikation über ein Kundenportal

Es ist entscheidend, Ihre Kunden über die Leistung Ihrer Sicherheitsteams auf dem Laufenden zu halten, um eine dauerhafte, vertrauensvolle Geschäftsbeziehung aufzubauen. Eine Software für das Personalmanagement im Sicherheitsbereich kann dabei als Kommunikationszentrale dienen. Ihre Kunden müssen den Wert der von Ihnen erbrachten Sicherheitsdienstleistungen verstehen und über alle operativen Entwicklungen hinsichtlich der Sicherheit ihrer Räumlichkeiten auf dem Laufenden gehalten werden. TrackTik bietet zahlreiche individuell anpassbare Kommunikationsmöglichkeiten, um wichtige Informationen und Betriebsdaten mit Ihren Kunden zu teilen.

Kundenportal für ein beruhigendes Gefühl

Schaffen Sie mit TrackTik Transparenz, indem Sie ein kundenorientiertes Portal einrichten, über das Ihre Kunden zu ihrer eigenen Zeit und mit ihrem eigenen privaten Login auf die benötigten Informationen zugreifen können. Passen Sie Dashboards für die Verfolgung von Leistungsmetriken, Vorfallanalysen, Kontrollpunkt-Scans und -Rundgängen, Terminplanung, Anwesenheit und mehr an. Ein Kundenportal ermöglicht eine nahtlose, proaktive Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Kunden und trägt dazu bei, dass Service-Level-Vereinbarungen konsequent eingehalten werden. Diese Art von verbesserter Kundenerfahrung trägt zur Kundenzufriedenheit bei und ist ein wichtiger Beitrag zur Sicherung von Folgeaufträgen.

3. Sorgen Sie mit zusätzlichen Schutzmaßnahmen für die Sicherheit des Sicherheitspersonals

Eine Lösung für das Management des Sicherheitspersonals bietet neben der gleichzeitigen Verfolgung der Leistung des Sicherheitspersonals und der Überwachung der Aktivitäten vor Ort auch den zusätzlichen Vorteil, dass sie dem Sicherheitspersonal im Außendienst eine zusätzliche Sicherheitsebene bietet. Wenn es zu gefährlichen oder riskanten Situationen kommt, können Sie sich darauf verlassen, dass die Technologie dazu beitragen kann, die Sicherheit des Sicherheitspersonals zu erhöhen. TrackTik bietet eine Reihe von Tools, um die Sicherheit des Sicherheitspersonals durch Echtzeit-Überwachungsfunktionen zu erhöhen.

Wachrundgang und GPS-Ortung

Erhalten Sie einen kontinuierlichen Live-Datenstrom von Ihren Sicherheitskräften vor Ort und nutzen Sie Kommunikationsmittel wie Pinnwände oder Dienstanweisungen für Status-Updates, um sicherzustellen, dass Ihre Teams in Sicherheit sind. TrackTik bietet eine Live-GPS-Ortung der Standorte der Sicherheitskräfte vor Ort und ermöglicht so schnellere Reaktionszeiten im Falle eines Vorfalls.

Schutz von Alleinarbeitern

Vorbei sind die Zeiten manueller Meldeprozeduren und Missverständnisse, die alleinstehende Mitarbeiter im Außendienst gefährdeten. TrackTik mindert die Bedenken hinsichtlich alleinstehender Mitarbeiter, indem es Funktionen zur Wachrundgangüberwachung integriert, um deren Standorte und Bewegungen proaktiv zu überwachen. Jetzt verfügen alleinstehende Mitarbeiter über verbesserte Kommunikationskanäle, um sich zu melden, sowie über Tools, um im Notfall Hilfe zu rufen. Als Arbeitgeber können Sie außerdem Warnmeldungen an Mitarbeiter senden, falls diese nicht mehr reagieren.

Panikknopf für Notfälle

Eine wichtige Sicherheitsmaßnahme sowohl für Einzelkämpfer als auch für Sicherheitsteams ist die Möglichkeit, in Notfällen oder Notsituationen sofort Hilfe anzufordern. TrackTik hat für solche Fälle eine Paniktaste implementiert, die manuell über die mobile App aktiviert werden kann. Gefahrenwarnungen sind auch verfügbar, wenn das Sicherheitspersonal eine riskante oder gefährliche Aufgabe in Angriff nimmt. Bei Aktivierung des Gefahrenalarms wird ein Sicherheitstimer gestartet, der bei Bedarf nahtlos in einen Panikalarm übergehen kann, oder sie können den Timer deaktivieren, sobald sie keinem Risiko mehr ausgesetzt sind.

4. Sicherheitspersonal mit erweiterten Funktionen ausstatten

Sicherheitskräfte haben eine Vielzahl von Aufgaben, wenn es darum geht, Menschen, Orte und Eigentum vor potenziellen Bedrohungen zu schützen. Die Abschreckung krimineller Handlungen, die Überwachung von Zugängen, die Meldung verdächtigen Verhaltens und die Reaktion auf Notfallsituationen erfordern von Sicherheitskräften ständige Wachsamkeit. Dies erschwert die Dokumentation dieser Aufgaben, insbesondere wenn die bestehenden Prozesse nicht einfach zu befolgen oder in irgendeiner Weise automatisiert sind. TrackTik steigert die Produktivität von Sicherheitskräften, indem es die Arbeitsabläufe für Teams im Außendienst optimiert und eine Reihe von Tools bereitstellt, mit denen Sicherheitskräfte ihre täglichen Aktivitäten nachweisbar dokumentieren können.

Checkpoint-Runden vereinfachen

Stellen Sie sicher, dass das Sicherheitspersonal verschiedene Standorte auf dem Gelände gründlich überprüft, indem Sie benutzerdefinierte Aktivitätsanfragen für den jeweiligen Kontrollpunkt einrichten. TrackTik unterstützt Kontrollpunkte mit NFC, Barcode, QR-Code, Aztec, GPS und manueller Anmeldung und ermöglicht es Ihnen, an jedem Kontrollpunkt einen Vorfall zu protokollieren, eine Meldung anzuzeigen, ein Meldeformular zu öffnen, Fragen zu Ausnahmen zu stellen oder einen Vorfallalarm auszulösen. Dies sorgt für ein höheres Maß an Verantwortlichkeit bei den Sicherheitskräften und optimiert gleichzeitig den Prozess für Ihr Team, um zu überprüfen, ob die Kontrollrundgänge abgeschlossen wurden.

Bestellungen ausliefern

Statten Sie Ihr Sicherheitspersonal an vorderster Front in Echtzeit mit allen standortspezifischen Verfahren und Dokumenten aus. Mit TrackTik können Sie festlegen und darlegen, wie in besonderen Situationen vorzugehen ist, und gleichzeitig mithilfe digitaler Dienstanweisungen sicherstellen, dass Ihr Sicherheitsteam die erforderlichen Informationen erhalten hat. So können sich die Sicherheitskräfte darauf verlassen, dass sie genau wissen, was an einem Kontrollpunkt oder bei einem Rundgang über das Gelände von ihnen erwartet wird.

Sofortige Benachrichtigungen in Verbindung mit Geofencing auf der Website

Es ist wichtig, wirksame Wachrundgangsprotokolle einzurichten, die auf den Standort und die Bereiche innerhalb dieses Standorts abgestimmt sind, die Ihre Sicherheitsteams sichern sollen. TrackTik bietet eine Geofencing-Funktion, mit der Sie erlaubte und gesperrte Zonen an Ihren Standorten einrichten und spezielle Protokolle für bestimmte Standorte festlegen können.

Geofencing ist mit dem Live-GPS-Tracking der Geräte Ihres Sicherheitspersonals verknüpft, um eine Übersichtskarte mit der Möglichkeit zu erstellen, SMS- und E-Mail-Benachrichtigungen einzurichten, die den Einsatz Ihres Wachpersonals vor Ort zeigen. Diese automatischen Benachrichtigungen liefern Sofortwarnungen über das Betreten und Verlassen von Sicherheitsbereichen und können Erinnerungen in Verbindung mit bestimmten geografisch abgegrenzten Bereichen versenden. Da die Software auf die Verwaltung von Ausnahmen ausgelegt ist, können Sie eine Überlastung mit Warnmeldungen vermeiden und erhalten nur die für Sie wichtigen Benachrichtigungen.

Echtzeit-Fortschrittsberichte

Die Einhaltung von Service Level Agreements mit Ihren Kunden kann ohne vollständige Transparenz über den Fortschritt der Patrouillen Ihrer Sicherheitskräfte eine Herausforderung darstellen. Mit der Ansicht „Aktive Patrouillen“ in TrackTik erhalten Sie einen Live-Überblick über Ihren mobilen Einsatzbetrieb und können Ihre Ressourcen entsprechend der aktuellen Situation vor Ort den jeweiligen Einsätzen zuweisen. Sie können Einsätze neu zuweisen, um Sicherheitskräfte zu entsenden, oder einen Einsatzplan anpassen, um auf Änderungen zu reagieren – und dabei gleichzeitig Ihre vertraglichen Verpflichtungen gegenüber Ihren Sicherheitsteams und Kunden einhalten. Die Möglichkeit, den Fortschritt jedes einzelnen Einsatzplans zu verfolgen, verschafft Ihnen tiefe Einblicke in die Leistung und Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und gewährleistet gleichzeitig die Servicequalität.

5. Verwaltungsaufgaben durch Überwachung und Kontrolle optimieren

Sicherheitseinsätze beschränken sich nicht nur auf das Geschehen vor Ort, sondern umfassen auch eine ganze Reihe von Verwaltungsaufgaben, die im Hintergrund ablaufen, um Ihr Unternehmen am Laufen zu halten. Die Verwaltungsteams der Sicherheitsbranche jonglieren oft mit der Planung, Disposition, Lohnabrechnung und Rechnungsstellung an die Kunden. Die manuelle Erledigung dieser Aufgaben stellt eine Herausforderung für die Ressourcen dar und führt zu Fehlern, die sich auf Ihr Endergebnis auswirken. Die Software zur Verwaltung des Sicherheitspersonals automatisiert diese Prozesse, und mit ein paar einfachen Klicks können Sie einen genauen Überblick über Ihre Back-Office-Abläufe behalten.

Reibungslose Einsatzplanung für das Sicherheitspersonal

Die manuelle Erstellung von Dienstplänen für verschiedene Standorte kann Ihr Team wertvolle Zeit kosten und macht es fast unmöglich, mit Anwesenheitsproblemen und Änderungen in letzter Minute Schritt zu halten. Mit dem Schedule Builder von TrackTik können Sie die Schichten Ihres Sicherheitspersonals einfach erstellen, aktualisieren und verwalten und sich an Ausnahmen anpassen, ohne Ihre Kostenvorgaben zu überschreiten. Mit wiederholbaren Vorlagen, die für Ad-hoc-Schichten angepasst werden können, können Sie unzählige administrative Stunden aus der Arbeitswoche entfernen.

Mit TrackTik können Sie auch die Profile und die Verfügbarkeit von Wachpersonal auf einen Blick sehen, um das richtige Personal zur richtigen Zeit zu entsenden, basierend auf den Fähigkeiten, Zertifizierungen und dem Gehaltssatz.

Effektives Überstundenmanagement

Beseitigen Sie Bedenken hinsichtlich nicht abrechnungsfähiger Überstunden mithilfe von vorbeugenden Funktionen, die in Ihrer Lösung für das Personalmanagement im Sicherheitsbereich integriert sind. Stellen Sie sicher, dass bei der Dienstplanung berücksichtigt wird, wann ein Sicherheitsmitarbeiter kurz vor dem Erreichen der Überstundengrenze steht, und vermeiden Sie so Unstimmigkeiten hinsichtlich der geleisteten Arbeitsstunden innerhalb Ihres Teams.

Mit TrackTik können Sie Regeln und Live-Warnungen festlegen, um die Leistung Ihres Sicherheitspersonals zu steigern und das Überstundenmanagement durch gleichmäßig verteilte Schichten zu verbessern.

Pünktliche und korrekte Rechnungsstellung

Um die Bücher auszugleichen, müssen detaillierte Aufzeichnungen geführt werden. Ohne ein automatisiertes Vertragsmanagement-Tool fällt es dem Verwaltungspersonal schwer, die Rechnungen an die Kunden genau und pünktlich zu stellen. Mit TrackTik haben Sie alle Informationen zu Ihren Verträgen zur Hand und können sie bei der Rechnungsstellung an Ihre Kunden einfach abrufen. Durch die Verknüpfung von Termin- und Anwesenheitsaufzeichnungen wird der Grundstein für eine langfristige und profitable Beziehung zu Ihren Kunden gelegt, die auf Transparenz beruht.

6. Das Wachstum und die Optimierung des Unternehmens vorantreiben

Unternehmen erkennen die Effizienz und die Kosteneinsparungen, die sich durch die Digitalisierung und Rationalisierung ihrer Sicherheitsabläufe mithilfe von Workforce-Management-Software ergeben. Durch die Verringerung der Stunden, die das Wachpersonal mit manuellen Berichten, der doppelten Überprüfung von Papierkram oder dem Durchklicken von separaten Tabellen verbracht hat, können Sicherheitsunternehmen durch eine bessere Ressourcenzuweisung und optimierte Prozesse Wachstumschancen erschließen.

TrackTik hat eine nachweisliche Erfolgsbilanz bei der Umgestaltung von Sicherheitsunternehmen:

• Monjon erfreut seine Kunden mit mehr Transparenz
• Blackbird Security hat Sicherheit im Schichtmanagement erreicht
• Colonial Security Services hat die Tabellenkalkulationen abgeschafft, um menschliche Fehler zu vermeiden

Diese und andere Wachstumsvorteile eröffnen Wege zu Skalierbarkeit, Rentabilität und verbesserter Servicequalität, um durch Workforce-Management-Technologie einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen.

Gesteigerte Mitarbeiterbindung

Wenn Sie Ihren Sicherheitsteams einfachere Methoden zur Erfassung ihrer Produktivität an die Hand geben, führt dies zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und weniger Unstimmigkeiten. Die Optimierung der Planungsabläufe, die klare Festlegung der jeweiligen Zuständigkeiten vor Ort und die Bereitstellung zusätzlicher Sicherheitsmaßnahmen tragen allesamt zu einer positiven Mitarbeitererfahrung bei.

Höhere Kundenzufriedenheit

Ihre Kunden werden zweifellos von den Vorteilen einer Workforce-Management-Lösung profitieren. Genaue Abrechnungen, eine stärkere Konzentration auf die Einhaltung von Service Level Agreements und eine zeitnahe Kommunikation werden das Vertrauen der Kunden stärken. Über ein Kundenportal erhalten sie einen umfassenden Überblick über die erbrachten Sicherheitsdienstleistungen, um ihren eigenen Betrieb zu bewerten und datengestützte Entscheidungen zur Optimierung ihres Geschäfts zu treffen.

Die Vorteile von Software für das Personalmanagement im Sicherheitsbereich nutzen

Ein robustes Sicherheitsmanagementsystem wird die Abläufe in Ihrem Unternehmen verändern und dabei sowohl Effizienz als auch intelligente Lösungen in den Vordergrund rücken. Der Einsatz von Technologien wie TrackTik verbessert die Arbeitserfahrung Ihrer Sicherheitsteams, beseitigt Hindernisse für die Kundenzufriedenheit und hilft Ihnen gleichzeitig dabei, Ihr Unternehmen zu skalieren und letztendlich Ihren Gewinn zu steigern. Um zu erfahren, welche Rollen am meisten davon profitieren und wie viel Zeit TrackTik-Nutzer einsparen, lesen Sie unsere Übersicht über die 6 wichtigsten Vorteile einer Software für das Sicherheitspersonalmanagement.

Gehen Sie die Umgestaltung Ihrer Sicherheitsorganisation proaktiv an und erfahren Sie, wie TrackTik Ihre Abläufe auf ein neues Niveau heben kann. Vereinbaren Sie eine interaktive Demo mit einem unserer Technologieexperten, um TrackTik in Aktion zu erleben.