Warum die Einführung von Sicherheitssoftware scheitert: So vermeiden Sie die 5 häufigsten Fallstricke

Warum die Einführung von Sicherheitssoftware scheitert: So vermeiden Sie die 5 häufigsten Fallstricke

Das kennen Sie sicher: Ein Anbieter verspricht ein Software-Upgrade, das alle Ihre Probleme lösen wird. Sie investieren Geld und Zeit, nur um sechs Monate später festzustellen, dass Sie ein fehlerhaftes System haben, das niemand nutzen will.

Wenn Ihnen diese Situation bekannt vorkommt, sind Sie in guter Gesellschaft. Tatsächlich weist die Softwarebranche laut Zipdos„Essential SoftwareProject Failure Statistics“ eine hohe Ausfallrate bei Projekten auf. Dem Bericht zufolge werden 31,1 % der Softwareprojekte vor ihrer Fertigstellung abgebrochen, und 52,7 % überschreiten ihr ursprüngliches Budget um 189 %. Für Führungskräfte aus Wirtschaft und IT ist es besorgniserregend, dass 75 % davon ausgehen, dass ihre Softwareprojekte scheitern werden. Nur 16,2 % der Projekte werden termingerecht und innerhalb des Budgets abgeschlossen.

Was können Sie also tun, um die üblichen Fallstricke zu umgehen? Wir haben die Antworten. Hier sind die fünf fatalen Fehler bei der Aktualisierung von Sicherheitssoftware und wie Sie diese vermeiden können.

Schwerwiegender Fehler Nr. 1: Der Albtraum der Integration

Bei der Präsentation eines neuen Systems stehen oft dessen eigenständige Funktionen im Vordergrund. Es ist jedoch keine gute Lösung, wenn es nicht mit Ihren bestehenden Systemen wie der Lohnabrechnung und der Buchhaltung kommunizieren kann. Zudem können die versteckten Kosten einer mangelhaften API-Integration erhebliche Probleme verursachen.

Szenario: Die Gehaltsabrechnung für 6 Monate

Was passiert, wenn Ihr Team nicht pünktlich bezahlt wird, weil sich Ihre neue Terminplanungs- und Zeiterfassungssoftware nicht mit Ihrem Lohnabrechnungsdienstleister synchronisieren lässt? Komplexe Überstundenberechnungen werden plötzlich zu einem manuellen Chaos. Andererseits kann die Überschneidung alter und neuer Systeme auch zu Katastrophen durch Doppelzahlungen führen, was für alle Beteiligten frustrierend ist. Wenn die Zeiterfassungsdaten nicht in Ihre Abrechnungssysteme übertragen werden können, verzögert sich die Rechnungsstellung an Ihre Kunden, und Ihr Cashflow wird beeinträchtigt.

So vermeiden Sie Probleme bei der Software-Integration

Schauen Sie bei Anbietervorführungen über das ansprechende Dashboard hinaus.

• Verlangen Sie Nachweise: Lassen Sie sich die Integrationen live vorführen oder bitten Sie um Referenzen von Kunden, die ähnliche Lohnabrechnungssysteme wie Sie nutzen.

• Stellen Sie Fragen: Wie sieht das Standardverfahren für die Integration von Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Rechnungsstellung aus? Handelt es sich um eine vorgefertigte Verbindung oder um eine maßgeschneiderte Lösung, die zusätzliche Konfiguration und Zeit erfordert?

• Achten Sie auf Warnsignale: Seien Sie auf der Hut vor vagen Antworten oder Versprechungen zukünftiger Integrationen. Ein echter Partner ist mit bereits erfolgreichen Integrationen sofort einsatzbereit.

Schwerwiegender Fehler Nr. 2: Die Kommunikationskrise mit den Kunden

Eine fehlerhafte Softwareumstellung kann die Kundenbeziehungen beeinträchtigen. Wenn sich ein neues Portal oder System nicht in die Sicherheitsinfrastruktur des Kunden – wie beispielsweise Kameras oder Besuchermanagementsysteme – integrieren lässt, wirkt Ihr Unternehmen unzuverlässig.

Szenario: Die Verbindung zum Kundenportal wird unterbrochen

Ihre Kunden sind es gewohnt, sich in ein Portal einzuloggen, um Vorfallberichte, Leistungsdaten des Sicherheitspersonals und monatliche Zusammenfassungen einzusehen. Plötzlich ist dieses Portal nicht mehr verfügbar. Dies zwingt Ihre Kunden dazu, sich in ein neues System einzuarbeiten, das sie gar nicht wollten, und kann ihnen das Gefühl geben, die Kontrolle verloren zu haben.

So vermeiden Sie Kommunikationsprobleme

• Entscheiden Sie sich für konfigurierbare Kundenportale: Suchen Sie nach Systemen, mit denen Sie individuell festlegen können, was jeder Kunde sieht, und stellen Sie ihm relevante Daten bereit, ohne ihn mit Informationen zu überfrachten. Ihre Kunden sollten nicht erst irrelevante Berichte durchforsten müssen, um das zu finden, was sie brauchen.

• Planen Sie die Strategie für die Kundenumstellung: Besprechen Sie mit den Anbietern, wie diese Ihre Kunden bei der Softwareumstellung unterstützen werden. Eine gute Systemumstellung sollte für Ihre Kunden nahtlos verlaufen, nicht nur für Ihre Backoffice-Abläufe.

• Testen Sie die kundenorientierten Funktionen: Stellen Sie vor der Inbetriebnahme sicher, dass Kundenportale, Berichts-Dashboards und Kommunikationswerkzeuge reibungslos funktionieren und genau die Daten bereitstellen, die Ihre Kunden erwarten.

Schwerwiegender Fehler Nr. 3: Die Zuverlässigkeitsfalle

Jeder Anbieter behauptet, eine hervorragende Verfügbarkeitsrate zu haben. Doch in der Welt der Sicherheit kommt es vor allem darauf an, wie das System unter Druck funktioniert. Ein System, das zwar technisch läuft, bei kritischen Vorfällen aber fast zum Stillstand kommt, könnte genauso gut komplett ausgefallen sein.

Szenario: Systemabsturz beim Schichtwechsel

Das System gibt zwar eine Verfügbarkeit von 99 % an, berücksichtigt dabei jedoch nicht die Spitzenauslastung. Um 7:00 Uhr morgens, wenn über 200 Sicherheitskräfte gleichzeitig versuchen, sich einzuloggen, friert die mobile App ein. Bei einem größeren Vorfall versuchen mehrere Beamte, Berichte und Fotos hochzuladen, doch die App bricht ab, sodass wichtige Informationen verloren gehen. Am Monatsende versuchen Ihre Kunden, ihre eigenen Berichte zu erstellen, doch das Portal stürzt unter der Last ab. Die tatsächlichen Kosten einer Verfügbarkeit von unter 99,99 % – dem Standard, den Trackforce bietet – lassen sich in Datenverlusten und einem Zusammenbruch der Einsatzleitung messen.

So vermeiden Sie kostspielige Ausfälle

• Fragen Sie nach Stresstests: Erkundigen Sie sich nach den Testprotokollen Ihres Anbieters. Wie bewältigt das System Spitzenauslastungen?

• Holen Sie sich Belege aus der Praxis: Bitten Sie um Fallstudien oder Referenzen von Unternehmen ähnlicher Größe und Struktur.

• Verlangen Sie eine Leistungsgarantie: Ein erstklassiger Anbieter verfügt über die erforderliche Infrastruktur und eine nachgewiesene Erfolgsbilanz, um sicherzustellen, dass sein System dann funktioniert, wenn Sie es am dringendsten benötigen – und nicht nur, wenn es gerade passt.

Fataler Fehler Nr. 4: Die Illusion der All-in-One-Lösung

Die Vorstellung einer einzigen Plattform, die alles abdeckt – Terminplanung, Gehaltsabrechnung, Rechnungsstellung, Personalwesen und CRM – ist verlockend. Die Realität sieht jedoch nicht immer so aus. Dieser All-in-One-Ansatz kann zu Problemen führen, bei denen eine überladene und zu komplizierte Benutzeroberfläche selbst einfache Aufgaben erschwert.

Szenario: Die versteckten Kosten eines aufgeblähten Systems

Sie haben eine umfassende Software-Suite erworben, doch deren Kernfunktionen für Terminplanung und Zeiterfassung sind nicht besonders gut. Schlimmer noch: Die integrierten Module für Bereiche wie die Rechnungsstellung lassen sich nicht gut in Ihre Hauptbuchhaltungssoftware einbinden. Nun haben Sie mit versteckten Kosten zu kämpfen: Sie müssen IT-Berater für individuelle Integrationsarbeiten mit 150 bis 300 Dollar pro Stunde bezahlen, Spezialisten für die Datenmigration beauftragen und zwei Systeme parallel betreiben, während Sie versuchen, das Chaos zu beseitigen. Ein ursprünglich auf 30 Tage veranschlagter Implementierungszeitraum dehnt sich auf sechs Monate aus, was sowohl die Kosten als auch den Frust in die Höhe treibt.

So vermeiden Sie eine Anbieterabhängigkeit

• Setzen Sie auf eine „API-first“-Architektur: Entscheiden Sie sich für Systeme, die so konzipiert sind, dass sie sich nahtlos in andere erstklassige Tools wie Ihre Buchhaltungs-, Personal- oder CRM-Software integrieren lassen. So profitieren Sie von spezialisierten Funktionen, ohne dabei auf die Vernetzung verzichten zu müssen, die den reibungslosen Betrieb Ihres Unternehmens gewährleistet.

• Prüfen Sie die Integrationsmöglichkeiten: Bitten Sie die Anbieter bei Vorführungen, Ihnen Live-Integrationen mit Systemen zu zeigen, die Ihren eigenen ähnlich sind. Verlassen Sie sich nicht nur auf deren Aussagen, dass es solche Integrationen gibt – sehen Sie sich diese in der Praxis an.

• Wahren Sie die Datenportabilität: Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Daten in Standardformaten exportieren können, falls Sie einmal den Anbieter wechseln müssen. Ihre Geschäftsdaten sollten niemals von proprietären Systemen als Geiseln gehalten werden.

Fataler Fehler Nr. 5: Die Illusion der Unterstützung

Viele Anbieter versprechen eine umfassende Betreuung, doch manchmal endet diese Unterstützung in dem Moment, in dem die Implementierung abgeschlossen ist. Wenn Sie wegen eines Problems anrufen, erhalten Sie lediglich eine Ticketnummer und eine Bearbeitungsfrist von 48 Stunden. Das ist nicht die Partnerschaft, die Sie sich vorgestellt haben.

Szenario: Aufgabe nach der Implementierung

Sie haben die Software in Betrieb genommen, doch nun treten kleinere Probleme auf. Eine Berichtsfunktion funktioniert nicht, oder die mobile App eines Sicherheitsmitarbeiters stürzt ständig ab. Sie wenden sich an den Support, doch der Mitarbeiter am anderen Ende der Leitung versteht nicht, was Sie als Sicherheitsdienst benötigen. Er versteht nicht, wie dringend eine Unstimmigkeit bei der Gehaltsabrechnung oder die Meldung eines Vorfalls ist. Sie müssen das Problem auf eigene Faust lösen … und haben das Gefühl, dass der Anbieter sich bereits dem nächsten Verkauf zugewandt hat.

So vermeiden Sie, dass Teilnehmer nicht zum Training erscheinen

• Suchen Sie nach branchenspezifischem Fachwissen: Halten Sie Ausschau nach Anbietern, deren Support-Teams sich mit Sicherheitsabläufen auskennen – mit den Komplexitäten der Schichtplanung, den Compliance-Anforderungen und der kritischen Bedeutung der Meldung von Vorfällen. Ein allgemeiner Software-Support reicht für spezielle Sicherheitsanforderungen nicht aus.

• Fordern Sie umfassende Schulungsprogramme ein: Zu einer echten Partnerschaft gehören ein Implementierungsteam, fortlaufende Schulungen und Unterstützung nach der Einführung. Erkundigen Sie sich nach der Schulungsmethodik des Anbieters und danach, wie sichergestellt wird, dass Ihr gesamtes Team die erforderlichen Kenntnisse erlangt.

• Legen Sie klare Erwartungen an den Support fest: Erkundigen Sie sich nach den Reaktionszeiten bei dringenden Problemen wie Fehlern bei der Gehaltsabrechnung oder Systemausfällen während der Spitzenzeiten. Lassen Sie sich diese Zusagen schriftlich geben, bevor Sie Verträge unterzeichnen.

So setzt Trackforce die Implementierung von Sicherheitssoftware richtig um

Um diese schwerwiegenden Fehler zu vermeiden, sollten Sie einen Partner suchen, dem Ihr Erfolg genauso am Herzen liegt wie Ihnen selbst. So musste beispielsweise Condor Security seine Systeme modernisieren und wandte sich an Trackforce.

Die Umstellung auf TrackTik von Trackforce wurde sorgfältig geplant: Das TrackTik-Schulungsteam arbeitete eng mit der Geschäftsleitung von Condor Security zusammen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, und führte umfassende Schulungen durch, um eine schnelle Inbetriebnahme zu ermöglichen.

Jedes Condor-Teammitglied wurde geschult, um den Umgang mit dem neuen System zu erlernen, und die Sicherheitskräfte waren schnell einsatzbereit. Die Datenübertragung verlief reibungslos dank sorgfältiger Vorbereitung und einer schrittweisen Einführung, die eine schrittweise Implementierung ermöglichte, um Tests und Anpassungen durchzuführen und Störungen auf ein Minimum zu beschränken.

„Die Entscheidung für TrackTik fiel aufgrund unseres Bedarfs an einer robusten und skalierbaren Lösung, die mit unserem wachsenden Geschäftsbetrieb mitwachsen kann“, sagte Benjamin Tabesh, Gründer und CEO von Condor Security. „Wir haben zahlreiche andere Plattformen für die Ortung von Sicherheitskräften und mobile Patrouillen getestet, doch keine davon konnte mit der Effektivität von TrackTik bei der Optimierung unseres Sicherheitspersonalmanagements mithalten.“

So sieht die Implementierungsphilosophie von Trackforce in der Praxis aus. Es handelt sich um einen Prozess, der auf Zusammenarbeit, Fachkompetenz und einem Engagement basiert, das weit über den ersten Verkauf hinausgeht. Mit einem engagierten Projektmanager, einem speziell auf Sie zugeschnittenen Implementierungsplan und einem bewährten Verfahren für die Datenmigration und Schulungen sorgt Trackforce dafür, dass Ihr Übergang kein Sprung ins Ungewisse ist – sondern ein selbstbewusster Schritt nach vorn.

Entscheiden Sie sich für einen Partner, der weiß, wie es richtig geht. Fordern Sie noch heute eine Trackforce-Demo an und erleben Sie den Unterschied.

Häufig gestellte Fragen