So verbessern Sie das Verfassen von Berichten – Ein Leitfaden für Sicherheitsbeauftragte

So verbessern Sie das Verfassen von Berichten – Ein Leitfaden für Sicherheitsbeauftragte

Dienstberichte können einige immer wiederkehrende Fehler enthalten, die Inhaber und Vorgesetzte von Sicherheitsunternehmen maßlos frustrieren. Ob schlampige Handschrift, schlechte Grammatik und Rechtschreibung oder fehlende Informationen – ein schlechter Bericht vermittelt den Kunden den Eindruck, dass es Ihnen an Professionalität mangelt, und kann zu verärgerten Anrufen führen, um Missverständnisse zu klären.

In viel zu vielen Unternehmen beschränken sich die Vorgesetzten darauf, Fehler einfach zu korrigieren und den Sicherheitsmitarbeiter zu einem Verweis vorzuladen, ohne konstruktive Anstrengungen zu unternehmen, um dieses Verhalten in Zukunft zu korrigieren. In diesem Artikel werden wir zahlreiche einfache und kostengünstige Möglichkeiten zur Verbesserung der Berichterstellung durch Sicherheitsmitarbeiter erörtern.

Beispiele für Qualitätsberichte anzeigen

Sicherheitsunternehmen fragen sich oft, wie sie die Berichterstellung ihres Teams verbessern können. Es ist wichtig, nicht nur darauf hinzuweisen, was die Mitarbeiter falsch machen, sondern ihnen auch zu zeigen, was sie richtig machen können. Manchmal bedeutet das, Geduld mit Mitarbeitern zu haben, denen es schwerfällt, qualitativ hochwertige Vorfallberichte oder Tätigkeitsberichteverfassen.

Nehmen Sie zunächst selbst Korrekturen vor und gehen Sie den Bearbeitungsprozess durch, um den Beamten zu zeigen, was verbessert werden muss. Geben Sie ihnen nach einigen Durchgängen die Möglichkeit, ihre Fehler selbst zu korrigieren, um zu sehen, ob sie dies eigenständig bewältigen können. Mit genügend Wiederholungen und Zeit, die darauf verwendet wird, die richtige Art und Weise des Verfassens eines Berichts zu erlernen, sollten sie in der Lage sein, diesen Prozess selbstständig zu bewältigen.

Wenn ein Mitarbeiter – sei es aus Faulheit oder einfach aus Unfähigkeit, dazuzulernen – immer wieder Fehler macht, ist es an der Zeit, über eine Kündigung nachzudenken. Man sollte jedoch nicht immer erwarten, dass er alles auf Anhieb perfekt macht.

Denken Sie daran: Ihre Berichte spiegeln direkt die Qualität Ihrer Dienstleistung gegenüber Ihren Kunden wider.

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Erkläre das „Warum“

Vor kurzem hat die Wohnanlage, in der ich wohne, die Sicherheitssoftware von Silvertrac angeschafft, und ich habe dabei geholfen, die Sicherheitskräfte in der Nutzung des Systems zu schulen. Ich habe ihnen den gesamten Ablauf eines Vorfalls erklärt, von der ersten Anfrage eines Bewohners oder Kunden über die Begutachtung und die Klärung mit dem Kunden bis hin zum täglichen Tätigkeitsbericht.

Als ich die Teile des Prozesses erläuterte, an denen die Beamten selbst nicht beteiligt waren, sah ich, wie ihnen die Augen aufgingen, als ihnen die Bedeutung ihres eigenen Handelns bewusst wurde. Die Erkenntnis, dass die Meldungen direkt an die Bewohner und Hausverwalter weitergeleitet werden, die dann darauf reagieren können, unterstrich, wie wichtig es ist, die Meldungen klar und umfassend zu formulieren.

Niemand macht gerne etwas ohne Grund. Wenn Sicherheitskräfte Berichte als nutzlosen Papierkram betrachten, werden sie sich nicht die Mühe machen, sie sorgfältig zu erstellen. Indem Sie das „Warum“ erklären, helfen Sie Ihren Sicherheitskräften, die Bestandteile eines guten Berichts besser zu verstehen, motivieren sie zu besserer Arbeit und geben ihnen das Gefühl, ein geschätztes Mitglied des Unternehmens zu sein.

„Wenn man ihnen den Grund dafür erklärt, werden sie sich zunehmend als fester Bestandteil Ihres Unternehmens fühlen“, sagte Johnny in der heutigen Folge.

Berichterstattung des Qualitätsbeauftragten anerkennen

Einer unserer Kunden in Texas führt ein Anreizprogramm für den besten Bericht des Monats durch. Jeder Vorgesetzte schlägt einen Vorfallbericht und einen Tagesbericht vor, und am Ende jedes Monats wählt der Inhaber jeweils einen Bericht jeder Art aus.

Er verschickt eine E-Mail an das gesamte Unternehmen, in der er die besten Berichte (ohne personenbezogene Angaben) vorstellt, und belohnt die Verfasser mit Geschenkgutscheinen im Wert von 50 Dollar. Für nur 100 Dollar im Monat schafft er Anreize für die Mitarbeiter, qualitativ hochwertige Berichte zu verfassen, und erinnert alle regelmäßig daran, wie eine gute Berichterstattung aussieht.

Ich habe ein ähnliches Programm durchgeführt, bei dem ich Beamte für die besten Fotos belohnt habe, die den Berichten beigefügt waren. Die Veränderung war bemerkenswert. Ich erhielt zunehmend Fotos mit professioneller Beleuchtung, hervorragender Bildkomposition und allen notwendigen Informationen, die leicht zu erkennen waren.

Den Beamten die richtigen Werkzeuge an die Hand geben

Schulungen sind wichtig, aber auch sehr zeitaufwendig. Mit einigen einfachen Hilfsmitteln können Sie viel Zeit bei diesen Schulungen einsparen und dafür sorgen, dass sich die Berichte schneller verbessern. So gibt es beispielsweise zahlreiche kostenlose Apps und Websites, die Sie den Beamten zur Verfügung stellen können, die weiterhin Schwierigkeiten mit Rechtschreibung und Grammatik haben. Hier sind einige Beispiele:

1. 7 Apps, mit denen jeder sein Englisch und seine Grammatik verbessern kann
2. 10 Websites, die dir helfen, deine Grammatik zu verbessern

Auch Software zur Meldung von Vorfällen kann äußerst nützlich sein. Wir haben bereits die vielen Vorteile der papierlosen Meldung erläutert, doch Silvertrac bietet noch eine Reihe weiterer Tools, die die Meldung vereinfachen.

Wir hatten kürzlich einen Kunden, der häufig mit Obdachlosen zu tun hatte. Solche Vorfälle können sehr schnell eskalieren, was die Protokollierung unglaublich erschwert. Die Emotionen können das Gedächtnis eines Beamten trüben, es ist schwierig, ein Gespräch mit Schimpfwörtern zu protokollieren, und da oft die Polizei eingeschaltet wird, ist es besonders wichtig, einen genauen Bericht zu erstellen.

Dieser Kunde hatte bisher Körperkameras eingesetzt, die teuer sind und den Sicherheitskräften offensichtlich großes Unbehagen bereiten. Wir haben den Sicherheitskräften gezeigt, wie sie mithilfe von Audiodateien klare und verständliche Berichte erstellen können. Beim ersten Kontakt wählt die Sicherheitskraft den Ort aus und nimmt sich selbst auf, während sie die Details der Situation schildert. Anschließend kann sie ihr Gespräch mit dem Obdachlosen, dem Hausverwalter und jedem Polizeibeamten, der am Ort des Geschehens eintrifft, aufzeichnen.

Die richtigen Tools können dazu beitragen, eine schwierige Situation für einen Mitarbeiter weniger stressig zu gestalten, ihm einen Teil der Verantwortung für die Berichterstattung abzunehmen und den Kunden letztendlich ein klareres Bild von unserer Arbeit und deren Nutzen für sie zu vermitteln. Mit diesen Tools kann eine Management-Software für Sicherheitsunternehmen eine weitere hervorragende Ergänzung, um Ihrem Team zu vermitteln, wie es die Berichterstellung verbessern kann!