Einsatz von Sicherheitssoftware zur Umsatzsteigerung

Einsatz von Sicherheitssoftware zur Umsatzsteigerung

DPI Security (DePaul Industries) wurde 1971 von der DPI Group in Portland, Oregon, gegründet und nahm 1974 den Betrieb unter dem Namen DPI Security auf. Die DPI Group verfügt über einen Unternehmenszweig, der sich auf die Personalvermittlung spezialisiert hat. Dieser ist darauf ausgerichtet, Menschen mit funktionellen Einschränkungen und anderen Behinderungen Arbeitsmöglichkeiten zu bieten, und betreut eine Vielzahl unterschiedlicher Standorte, darunter Seniorenheime, Baustellen sowie Einkaufszentren und deren Parkplätze.

DPI Security hat es sich zur Aufgabe gemacht, seinen Kunden die besten Sicherheitsdienstleistungen zu bieten und gleichzeitig deren Mitarbeitern dabei zu helfen, eine Anstellung zu finden und beruflich erfolgreich zu sein.

Wir haben uns mit Erika Clark unterhalten, einer Schichtleiterin, die es sich zur Aufgabe gemacht hat, die gesamten Auswirkungen zu erfassen, die Silvertrac bei DPI Security haben könnte. Sie hat uns gezeigt, welch erstaunlichen Unterschied die Einführung der Wachpersonal-Management-Software für den gesamten Betriebsablauf bei DPI bewirkt hat.

Silvertrac gehört nun ebenso wie TrackTik zu Trackforce, und die Erkenntnisse aus der Einführung bei DPI gelten für jedes Sicherheitsunternehmen, das mit seiner Berichterstattung neue Aufträge gewinnen und nicht nur diese dokumentieren möchte.

Die Berichterstattung auf Papier ist überholt

Über vier Jahrzehnte lang führte DPI Security seinen Sicherheitsbetrieb mit papierbasierter Berichterstattung durch. Erika war selbst Sicherheitsbeamtin, bevor DPI begann, eine Software für das Wachpersonalmanagement einzuführen. Sie erinnert sich, dass der Prozess der papierbasierten Berichterstattung im Außendienst langsam und ineffizient war.

„Alles wurde über handschriftliche Berichte abgewickelt – tägliche Tätigkeitsberichte auf Papier, Vorfallberichte auf Papier. Große Ereignisse und Wartungsprobleme wurden alle in den Vorfallberichten erfasst, unterteilt in 15 Ankreuzfelder für jede Vorfallart.“

Von dort aus „müsste der Vorgesetzte vor Ort gehen und den täglichen Tätigkeitsbericht persönlich abholen, oder die Beamten würden den gedruckten DAR per Fax an die Zentrale zurücksenden.“

Dies war nicht das einzige Effizienzproblem, mit dem sich die Vorgesetzten auseinandersetzen mussten. Sie mussten enorm viel Zeit und Energie aufwenden, um die Beamten zur Rechenschaft zu ziehen.

„Während einer Schicht fuhren verschiedene Vorgesetzte ihre Routen ab und schauten so oft wie möglich an den Standorten vorbei. Es gab aber auch Tage, an denen sie einen Standort nicht erreichen konnten. An solchen Tagen mussten die Vorgesetzten auf Tricks zurückgreifen, indem sie beispielsweise zu einem Beamten sagten: ‚Hey, ich war am Standort – was war denn da los mit diesem oder jenem?‘“

Da es keinen einheitlichen Standard für die Rechenschaftspflicht der Beamten gab, musste sich das DPI mit dem begnügen, was zur Verfügung stand. Und das beschränkte sich nicht nur auf die Patrouillenrouten der Vorgesetzten. Erika berichtet: „Die Beamten meldeten sich [bei den Vorgesetzten] jedes Mal, wenn sie einen Einsatzort erreichten, um ihre Ankunft zu bestätigen. Wenn ihre Schicht beendet war, meldeten sie sich ebenfalls ab, sobald sie den Einsatzort verließen.“

DPI Security war sich bewusst, dass das bisherige System nicht ewig funktionieren würde. Glücklicherweise erkannte das Unternehmen den Bedarf an einer Software für das Wachpersonalmanagement.

Eine umfassende Lösung für ein komplexes Problem

Nachdem sich DPI für den Einsatz von Silvertrac entschieden hatte, suchte das Unternehmen einen Mitarbeiter, der sich für die Einrichtung des Systems einsetzte. Niemand kam dafür besser in Frage als Erika, unterstützt von ihren Kollegen aus dem Schichtleitungsteam. Sie erinnert sich, dass das Schichtleitungsteam die Sache ganz eigenständig in die Hand nahm und überlegte, wie sich das System an den jeweiligen Standorten integrieren ließe. Seitdem ist es ihnen gelungen, bestehende Verträge kontinuierlich zu verbessern und neue Verträge mit zusätzlichen Leistungsmerkmalen anzubieten.

Damals wusste Erika noch nicht, dass Silvertrac ein kostenloses Erstgespräch anbot, um den Einstieg in die Nutzung der Software zu erleichtern. Dennoch hatte ihr gesamtes Team nur wenige Probleme und stellte schnell fest, dass die Teams für Kundenerfolg und technischen Support bei Silvertrac bei Problemen jeder Art rund um die Uhr und völlig kostenlos zur Verfügung standen.

DPI setzt Silvertrac zwar noch nicht an allen Standorten ein, erkennt jedoch zunehmend die Vorteile einer möglichst raschen flächendeckenden Einführung. Das Schichtleitungsteam nutzt die automatisierten Berichtstools in vollem Umfang, um DPI die vollständige Kontrolle über den Betriebsablauf zu ermöglichen.

„Ich habe automatische Berichte eingerichtet, die mir per E-Mail zugeschickt werden, sowie Benachrichtigungen für bestimmte Vorfälle. Jeden Morgen checke ich als Erstes meine E-Mails. Ich sehe mir die täglichen Aktivitätsberichte an, um zu erfahren, wie viele Vorfälle gemeldet wurden, und kläre die Angelegenheiten bei Bedarf mit den Beamten ab. Wir bemühen uns wirklich darum, die Beamten dazu zu bewegen, Silvertrac zu nutzen, um den Papierkram vollständig abzuschaffen.“

Bessere Sicherheitsberichte sorgen für zufriedenere Mitarbeiter und Kunden

Erika erwähnte, dass viele Mitarbeiter dem Einsatz einer Software für das Wachpersonalmanagement skeptisch gegenüberstanden. Die Mitarbeiter hatten das Gefühl, man vertraue ihnen nicht, dass sie ihre Arbeit ordnungsgemäß erledigen, und dass die Vorgesetzten sich wie der „Big Brother“ verhalten würden. Die Schichtleiter versicherten ihnen: „Wenn ihr eure Arbeit macht, ist Silvertrac lediglich ein Mittel, um zu zeigen, dass ihr wisst, was zu tun ist, und dass ihr es auch tatsächlich tut.“

Dies hat sich sehr positiv auf den gesamten Betrieb ausgewirkt.

„Mit Silvertrac können sich die Kunden [den Beamten] näher verbunden fühlen, indem sie die eingehenden Berichte sehen. Sie können sehen, wie gut [diese] ihre Arbeit machen. Sie haben gesagt: ‚Ich mag diesen Beamten John da draußen wirklich sehr.‘ Wenn sie einen zusätzlichen Tag oder eine Sonderbesetzung benötigen, rufen sie an und fragen: ‚Können wir John hierher holen?‘“

Die guten Nachrichten beschränken sich nicht nur darauf, dass einzelne Mitarbeiter gelobt werden. Erika erwähnte außerdem, dass Silvertrac es DPI ermöglicht, den Kunden auf einfache Weise zu veranschaulichen, mit welchen Problemen sich die Mitarbeiter regelmäßig auseinandersetzen. Dadurch konnten die Kunden den Wert des Sicherheitsteams, für das sie bezahlten, voll und ganz erkennen.

Einige Standorte haben davon besonders profitiert, insbesondere Einkaufszentren und andere Einzelhandelsstandorte, an denen in der Regel häufig Probleme auftreten.

„Dank der Transparenz gegenüber den Kunden konnten wir eine Erhöhung der Vergütungssätze für die Standorte selbst erreichen und den Mitarbeitern, die an diesen Standorten tätig sind, aufgrund ihrer harten Arbeit eine höhere Vergütung anbieten. Wir sehen das, und die Kunden sehen es auch. Das ist eine Möglichkeit, [den Mitarbeitern] zu sagen: ‚Danke, dass ihr eure Arbeit macht.‘“

Fazit: Drei Ergebnisse der Digitalisierung

Was sollten Sie aus all dem mitnehmen? DPI Security konnte durch die Einführung einer Software für das Wachpersonalmanagement drei beeindruckende Erfolge erzielen.

1. Sie sparten Zeit und Geld, indem sie die Kontrollrouten der Vorgesetzten verkürzten und die Berichterstattung in Papierform abschafften.
2. Sie haben die Rechenschaftspflicht verbessert, da eine bessere Berichterstattung es erleichtert, Führungskräfte an den Standards zu messen, die den Gesamtbetrieb verbessern.
3. Sie konnten ihre Aufträge ausbauen. Eine bessere Kommunikation mit den Kunden durch nachweisbaren ROI führt zu besseren Kundenbeziehungen, profitableren Aufträgen und mehr Chancen für leistungsstarke Führungskräfte.

So verwandeln Sie Felddaten in Verkaufsargumente

Die Erhöhung der Vergütungssätze bei DPI war nicht das Ergebnis einer besseren Verkaufspräsentation, sondern beruhte auf Fakten. Jeder Bericht, den ein Mitarbeiter erstellt, ist ein Datenpunkt, den ein Kunde oder Interessenten einsehen kann, und die Sicherheitsfirmen, die am schnellsten wachsen, sind diejenigen, die diese Fakten gezielt aufbereiten.

Die Datenbeauftragten erfassen bereits	Was dies beweist	Wo man es verwenden kann
Checkpoint- und Tour-Scans	Die Patrouillen fanden planmäßig an den richtigen Orten statt	Verlängerungen und neue Angebote
Vorfallberichte mit Fotos	Die Website birgt ein echtes, wiederkehrendes Risiko	Begründung für zusätzliche Arbeitsstunden oder Einsatzzeiten
Tägliche Tätigkeitsberichte	Die Beamten bleiben während der gesamten Schicht im Einsatz	Vierteljährliche Geschäftsberichte
Reaktionszeiten	Wie schnell das Team reagiert, wenn etwas passiert	Angebote gegenüber kostengünstigeren Wettbewerbern
Wiederkehrende Themenentwicklungen	Welche Probleme treten immer wieder auf und warum?	Empfehlung zusätzlicher Patrouillen oder Dienste

Überzeugende Belege entstehen vor Ort. Nutzen Sie unsere Checkliste mit den 7 Punkten, die jeder Tagesbericht enthalten sollte, und stellen Sie anschließend sicher, dass diese Berichte die Personen erreichen, die Ihre Verträge unterzeichnen.

Ein fünfstufiger Leitfaden zur Nutzung von Berichten zur Ausweitung von Verträgen

1. Teilen Sie Berichte automatisch. Senden Sie Ihren Kunden regelmäßig Berichte oder gewähren Sie ihnen Zugang zum Portal, damit sie den Fortschritt einsehen können, ohne danach fragen zu müssen. Das ist der schnellste Weg, um das Vertrauen Ihrer Kunden zu gewinnen.
2. Prüfen Sie vor jeder Vertragsverlängerung die aktuellen Trends. Ermitteln Sie die Anzahl der Vorfälle und die Anzahl der abgeschlossenen Patrouillen für die Vertragslaufzeit und bringen Sie diese Zahlen in das Gespräch zur Vertragsverlängerung ein.
3. Verbinden Sie Gehaltserhöhungen mit Belegen. Wenn das Arbeitsaufkommen an einem Standort steigt, legen Sie die Daten vor, die dies belegen – genau wie es DPI an seinen Einzelhandelsstandorten getan hat. Unser Leitfaden zu Sicherheitszulagen und Abrechnungssätzen kann Ihnen dabei helfen, die Höhe festzulegen.
4. Würdigen Sie die Beamten hinter den Zahlen. Das DPI hat die Gehaltserhöhungen an die Beamten weitergegeben, die sie sich verdient haben – damit werden Leistungen belohnt und die Personalbindung gefördert.
5. Nutzen Sie bewährte Ergebnisse für neue Angebote. Berichte von ähnlichen Standorten zeigen potenziellen Kunden, was sie erwarten können, was Ihnen hilft, Aufträge zu gewinnen, ohne das günstigste Angebot abzugeben.

Wie TrackTik Sicherheitsfirmen dabei hilft, mit konkreten Nachweisen zu überzeugen

Die Geschichte von DPI begann mit Silvertrac. Sicherheitsunternehmen, die auch bei größeren oder komplexeren Einsätzen denselben Überblick benötigen, nutzen TrackTik, das Außendienstaktivitäten, Kundenberichte und Abrechnung auf einer einzigen Plattform vereint.

• Umfassende Vorfall- und Aktivitätsberichte. Die Sicherheitskräfte erstellen vor Ort mithilfe der TrackTik-Funktion zur Meldung von Sicherheitsvorfällen medienreiche Berichte unter Verwendung konfigurierbarer Vorlagen.
• Professionelle Berichte in kürzerer Zeit. ReportPro AI wandelt grobe Feldnotizen in professionelle, konformitätsgerechte Berichte um und erstellt in Sekundenschnelle Zusammenfassungen für die Geschäftsleitung.
• Verifizierte Rundgänge. Das TrackTik-Wachrundgangssystem erfasst Kontrollpunkte per QR-Code, NFC-Tag oder Geolokalisierung.
• Transparenz gegenüber den Kunden. Das Kundenportal im Sicherheitsbetrieb von TrackTik bietet Kunden in Echtzeit Zugriff auf Berichte und operative Übersichten.
• Dashboards, auf die Führungskräfte vertrauen. Business-Intelligence-Dashboards und gemeinsam nutzbare Berichte wandeln tägliche Aktivitäten in KPIs um.
• Rechnungsstellung, die mit der Lieferung übereinstimmt. „Contracts and Invoicing“ verknüpft Rechnungen mit den Betriebsdaten, die Ihre Teams erstellen, sodass Sie nachweisen können, dass Sie genau das geliefert haben, was versprochen wurde.

Machen Sie Ihre Berichte zum Umsatztreiber

DPI Security hat bewiesen, dass transparente Berichterstattung mehr bewirkt, als nur den Sicherheitsdienst vor Ort zu gewährleisten. Sie schafft Vertrauen, das sich in höheren Tarifen, größeren Aufträgen und besser bezahlten Sicherheitskräften niederschlägt.

Vereinbaren Sie eine TrackTik-Vorführung, um zu erfahren, wie Ihre Außendienstdaten zu Ihrem stärksten Verkaufsargument werden können.