Einsatz von Sicherheitssoftware zur Umsatzsteigerung

Einsatz von Sicherheitssoftware zur Umsatzsteigerung

DPI Security (DePaul Industries) wurde 1971 von der DPI Group in Portland, Oregon, gegründet und nahm 1974 den Betrieb unter dem Namen DPI Security auf. Die DPI Group verfügt über einen Unternehmenszweig, der sich auf die Personalvermittlung spezialisiert hat. Dieser ist darauf ausgerichtet, Menschen mit funktionellen Einschränkungen und anderen Behinderungen Arbeitsmöglichkeiten zu bieten, und betreut eine Vielzahl unterschiedlicher Standorte, darunter Seniorenheime, Baustellen sowie Einkaufszentren und deren Parkplätze.

DPI Security hat es sich zur Aufgabe gemacht, seinen Kunden die besten Sicherheitsdienstleistungen zu bieten und gleichzeitig deren Mitarbeitern dabei zu helfen, eine Anstellung zu finden und beruflich erfolgreich zu sein.

Wir haben uns mit Erika Clark unterhalten, einer Schichtleiterin, die es sich zur Aufgabe gemacht hat, die gesamten Auswirkungen zu erfassen, die Silvertrac bei DPI Security haben könnte. Sie hat uns verdeutlicht, welch erstaunlichen Unterschied die Einführung der Wachpersonal-Management-Software für den gesamten Betrieb von DPI bedeutet hat.

Die Berichterstattung auf Papier ist überholt

Über vier Jahrzehnte lang führte DPI Security seinen Sicherheitsbetrieb mit papierbasierter Berichterstattung durch. Erika war selbst Sicherheitsbeamtin, bevor DPI begann, eine Software für das Wachpersonalmanagement einzuführen. Sie erinnert sich, dass der Prozess der papierbasierten Berichterstattung im Außendienst langsam und ineffizient war.

„Alles wurde über handschriftliche Berichte abgewickelt – tägliche Tätigkeitsberichte auf Papier, Vorfallberichte auf Papier. Große Ereignisse und Wartungsprobleme wurden alle in den Vorfallberichten erfasst, unterteilt in 15 Ankreuzfelder für jede Vorfallart.“

Von dort aus „müsste der Vorgesetzte vor Ort gehen und den täglichen Tätigkeitsbericht persönlich abholen, oder die Beamten würden den gedruckten DAR per Fax an die Zentrale zurücksenden.“

Dies war nicht das einzige Effizienzproblem, mit dem sich die Vorgesetzten auseinandersetzen mussten. Sie mussten enorm viel Zeit und Energie aufwenden, um die Beamten zur Rechenschaft zu ziehen.

„Während einer Schicht fuhren verschiedene Vorgesetzte ihre Routen ab und schauten so oft wie möglich an den Standorten vorbei. Es gab aber auch Tage, an denen sie einen Standort nicht erreichen konnten. An solchen Tagen mussten die Vorgesetzten auf Tricks zurückgreifen, indem sie beispielsweise zu einem Beamten sagten: ‚Hey, ich war am Standort – was war denn da los mit diesem oder jenem?‘“

Da es keinen einheitlichen Standard für die Rechenschaftspflicht der Beamten gab, musste sich das DPI mit dem begnügen, was zur Verfügung stand. Und das beschränkte sich nicht nur auf die Patrouillenrouten der Vorgesetzten. Erika berichtet: „Die Beamten meldeten sich [bei den Vorgesetzten] jedes Mal, wenn sie einen Einsatzort erreichten, um ihre Ankunft zu bestätigen. Wenn ihre Schicht beendet war, meldeten sie sich ebenfalls ab, sobald sie den Einsatzort verließen.“

DPI Security war sich bewusst, dass das bisherige System nicht ewig funktionieren würde. Glücklicherweise erkannte das Unternehmen den Bedarf an einer Software für das Wachpersonalmanagement.

Eine umfassende Lösung für ein komplexes Problem

Nachdem sich DPI für den Einsatz von Silvertrac entschieden hatte, suchte das Unternehmen einen Mitarbeiter, der sich für die Einrichtung des Systems einsetzte. Niemand kam dafür besser in Frage als Erika, unterstützt von ihren Kollegen aus dem Schichtleitungsteam. Sie erinnert sich, dass das Schichtleitungsteam die Sache ganz eigenständig in die Hand nahm und überlegte, wie sich das System an den jeweiligen Standorten integrieren ließe. Seitdem ist es ihnen gelungen, bestehende Verträge kontinuierlich zu verbessern und neue Verträge mit zusätzlichen Leistungsmerkmalen anzubieten.

Damals wusste Erika noch nicht, dass Silvertrac ein kostenloses Erstgespräch anbot, um den Einstieg in die Nutzung der Software zu erleichtern. Dennoch gab es in ihrem gesamten Team nur wenige Probleme, und sie stellten schnell fest, dass die Teams für Kundenerfolg und technischen Support bei Silvertrac bei Problemen jeder Art stets zur Verfügung standen – rund um die Uhr und völlig kostenlos.

DPI setzt Silvertrac zwar noch nicht an allen Standorten ein, erkennt jedoch zunehmend die Vorteile einer möglichst raschen flächendeckenden Einführung. Das Schichtleitungsteam nutzt die automatisierten Berichtstools in vollem Umfang, um DPI die vollständige Kontrolle über den Betriebsablauf zu ermöglichen.

„Ich habe automatische Berichte eingerichtet, die mir per E-Mail zugeschickt werden, sowie Benachrichtigungen für bestimmte Vorfälle. Jeden Morgen checke ich als Erstes meine E-Mails. Ich sehe mir die täglichen Aktivitätsberichte an, um zu erfahren, wie viele Vorfälle gemeldet wurden, und kläre die Angelegenheiten bei Bedarf mit den Beamten ab. Wir bemühen uns wirklich darum, die Beamten dazu zu bewegen, Silvertrac zu nutzen, um den Papierkram vollständig abzuschaffen.“

Bessere Sicherheitsberichte sorgen für zufriedenere Mitarbeiter und Kunden

Erika erwähnte, dass viele Mitarbeiter dem Einsatz einer Software für das Wachpersonalmanagement skeptisch gegenüberstanden. Die Mitarbeiter hatten das Gefühl, man vertraue ihnen nicht, dass sie ihre Arbeit ordnungsgemäß erledigen, und dass die Vorgesetzten sich wie der „Big Brother“ verhalten würden. Die Schichtleiter versicherten ihnen: „Wenn ihr eure Arbeit macht, ist Silvertrac lediglich ein Mittel, um zu zeigen, dass ihr wisst, was zu tun ist, und dass ihr es auch tatsächlich tut.“

Dies hat sich sehr positiv auf den gesamten Betrieb ausgewirkt.

„Mit Silvertrac können Kunden eine engere Bindung [zu den Beamten] aufbauen, indem sie die eingehenden Berichte einsehen. Sie können sehen, wie gut [diese] ihre Arbeit machen. Sie haben gesagt: ‚Ich mag diesen Beamten John da draußen wirklich sehr.‘ Wenn sie einen zusätzlichen Tag oder einen besonderen Einsatz benötigen, rufen sie an und fragen: ‚Können wir John hierher schicken?‘“

Die guten Nachrichten beschränken sich nicht nur darauf, dass einzelne Mitarbeiter gelobt werden. Erika erwähnte außerdem, dass Silvertrac es DPI ermöglicht, den Kunden auf einfache Weise zu veranschaulichen, mit welchen Problemen sich die Mitarbeiter regelmäßig auseinandersetzen. Dadurch konnten die Kunden den Wert des Sicherheitsteams, für das sie bezahlten, voll und ganz erkennen.

Einige Standorte haben davon besonders profitiert – insbesondere Einkaufszentren und andere Einzelhandelsstandorte –, an denen in der Regel häufig wiederkehrende Probleme auftreten.

„Dank der Transparenz gegenüber den Kunden konnten wir eine Erhöhung der Vergütungssätze für die Standorte selbst erreichen und den Mitarbeitern, die an diesen Standorten tätig sind, aufgrund ihrer harten Arbeit eine höhere Vergütung anbieten. Wir sehen das, und die Kunden sehen es auch. Das ist eine Möglichkeit, [den Mitarbeitern] zu sagen: ‚Danke, dass ihr eure Arbeit macht.‘“

Fazit

Was sollten Sie aus all dem mitnehmen? DPI Security konnte durch die Einführung einer Software für das Wachpersonalmanagement drei beeindruckende Erfolge erzielen.

Erstens konnten sie Zeit und Geld sparen, indem sie die Kontrollrunden der Vorgesetzten verkürzt und die Berichterstattung in Papierform abgeschafft haben.

Zweitens bedeutet eine bessere Berichterstattung, dass es einfacher ist, die für die Verbesserung des Gesamtbetriebs erforderliche Rechenschaftspflicht der Führungskräfte durchzusetzen.

Drittens führt eine bessere Kommunikation mit den Kunden durch nachweisbaren ROI zu besseren Kundenbeziehungen, profitableren Verträgen und mehr Chancen für leistungsstarke Führungskräfte.

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