Ihr Front-Office ist mittlerweile digitalisiert. Ihr Back-Office arbeitet jedoch immer noch mit Tabellenkalkulationen.

Wenn Sie über die GSX-Messe schlendern, werden Sie sehen, wie weit sich der Außendienst entwickelt hat: Überwachung des Personaleinsatzes, Überprüfung von Patrouillen, GPS-Anwesenheitserfassung, kundenorientierte Dashboards. Sicherheitsunternehmen haben ein Jahrzehnt damit verbracht, den Außendienst digital zu vernetzen.

Betritt man jedoch die Backoffices der meisten dieser Firmen, bietet sich ein ganz anderes Bild. Schichten werden per SMS und Telefonanruf besetzt. Die bestätigten Arbeitsstunden werden von Hand in die Abrechnung übertragen. Die Gehaltsabrechnung wird anhand von Tabellenkalkulationen abgeglichen. Rechnungen werden Zeile für Zeile auf der Grundlage genehmigter Stundenzettel erstellt.

Diese Lücke zwischen den Möglichkeiten des Fachbereichs und der tatsächlichen Arbeitsweise im Büro ist das Thema unserer Podiumsdiskussion auf der GSX 2026: „Das KI-gestützte Backoffice für Sicherheitsunternehmen“. Hier erfahren Sie, welche Überlegungen dahinter stehen und was wir in Atlanta präsentieren werden.

Fünf Bereiche, in denen Sicherheitsunternehmen Zeit, Gewinnspanne und Wettbewerbsvorteile einbüßen

Die meisten Ineffizienzen im Backoffice eines Sicherheitsunternehmens lassen sich auf fünf immer wiederkehrende Problembereiche zurückführen:

1. Fragmentierung der Dienstplanung. Entscheidungen zur Dienstbesetzung werden manuell getroffen, auf der Grundlage unvollständiger Informationen, unter Zeitdruck und meist gerade dann, wenn eine Schicht kurz davor steht, unbesetzt zu bleiben.
2. Komplexität der Lohnabrechnung. Mehrstufige Vergütungssätze, Überstundenregelungen und gesetzliche Vorschriften werden Schicht für Schicht und Standort für Standort manuell bearbeitet.
3. Abrechnungsabgleich. Arbeitsstunden, die bereits vor Ort überprüft wurden, werden erneut in ein separates Abrechnungssystem eingegeben, wodurch Fehler in Daten entstehen, die ursprünglich korrekt waren.
4. Fehlende Echtzeit-Transparenz. Führungskräfte treffen Entscheidungen auf der Grundlage von Zahlen von gestern oder gar ohne Zahlen, da die operativen und die finanziellen Daten an unterschiedlichen Orten gespeichert sind.
5. Trennung zwischen Front- und Back-End. Die Aktivitäten vor Ort und die Verwaltungsabläufe laufen in getrennten Systemen ab, ohne dass eine automatische Übergabe zwischen ihnen stattfindet, sodass jede Übergabe manuell erfolgen muss.

Für sich genommen ist jedes dieser Probleme ein bekanntes Ärgernis. Zusammen sind sie der Grund dafür, dass das Backoffice eine Kostenstelle geblieben ist, während der Kundenkontakt zu einem Verkaufsargument wurde.

Was ändert sich, wenn KI mit den Daten arbeitet, die Sie bereits haben?

Bei KI geht es hier nicht darum, neue Daten zu generieren. Es geht vielmehr darum, die Betriebsdaten, die Sicherheitsunternehmen bereits erheben – wie Schichtpläne, Anwesenheitsdaten, Abrechnungszyklen, Qualifikationen der Wachleute und Kundenanforderungen –, sinnvoll zu nutzen.

Diese Veränderung zeigt sich am deutlichsten an den Erfahrungen von AGS Pro bei der Entwicklung von KI-Agenten auf Basis von TrackTik, die Gründer und CEO Lee Andrews kürzlich in einer Fallstudie erläutert hat. AGS hatte nicht vor, Planer und Disponenten zu ersetzen. Das Ziel war enger gefasst: ihnen die sich wiederholenden Entscheidungen abzunehmen, damit sie ihre Zeit für die Aufgaben nutzen konnten, die tatsächlich menschliches Eingreifen erforderten.

Der erste von AGS entwickelte Agent kümmert sich um die Nachbesetzung von Schichten, wenn ein Mitarbeiter sich krank meldet oder nicht erscheint. Bevor er in den Live-Betrieb ging, ließ das Team ihn zwei Wochen lang im Testmodus laufen und prüfte ihn anhand eines einfachen Maßstabs: Würde der Agent dieselben Entscheidungen treffen wie ein erfahrener Dienstplaner? Anfangs stimmte er nur in 30 bis 50 Prozent der Fälle mit den Entscheidungen des Teams überein. Anstatt ihn zu verwerfen, überarbeitete AGS die Logik hinter dem Agenten – wie er Fähigkeiten, Entfernung, Kosten und das Risiko von Überstunden gewichtete –, bis er eine Trefferquote von 90 Prozent erreichte. Dies wurde zur Schwelle, die jeder Agent erreichen musste, bevor er in den Live-Betrieb ging.

Die Ergebnisse gingen über die reine Terminplanung hinaus. Ein AGS-Prüfer wies im Rahmen eines neuen Vertrags darauf hin, dass die Konfiguration des Kontos in TrackTik mit der unterzeichneten Vereinbarung selbst abgeglichen werden müsse. Dabei wurde eine Position mit vertraglich vereinbarten abrechnungsfähigen Überstunden entdeckt, die über mehrere Wochen hinweg nicht in Rechnung gestellt worden war, sowie ein Kostenvoranschlag, bei dem eine Unterfakturierung von rund 3.000 Dollar drohte, da ein ganzer Arbeitstag nicht erfasst worden war. In einem anderen Fall stellte ein Mitarbeiter des Sicherheitsrats bei der Überprüfung der Einsatzdaten eines Objekts über einen Zeitraum von drei Monaten fest, dass 36 Prozent der nächtlichen Einsätze zu einem einzigen Treppenhaus führten, in dem Personen rauchten. Die Lösung bestand in einer einzigen Kamera.

Nichts davon funktioniert ohne ein zuverlässiges Basissystem. Wie Lee es formulierte: TrackTik übernimmt bereits die deterministischen Aufgaben, die Regeln, die Warnmeldungen und die Besetzung offener Schichten, sodass AGS nur dort Agenten entwickelt hat, wo menschliches Urteilsvermögen einen Mehrwert bietet, den eine feste Regel nicht leisten kann. Das ist das Modell, auf dem unsere GSX-Sitzung basiert: KI, die bereits genaue Betriebsdaten auswertet und darauf reagiert, anstatt KI, die auf einem Chaos aufbaut.

Von der Kostenstelle zum Wettbewerbsvorteil

So betrachtet ist das Backoffice nicht mehr nur ein Ort, an dem Berichte nachträglich erstellt und Entscheidungen auf der Grundlage veralteter Daten getroffen werden. Es wird zu einer Quelle für operative Echtzeit-Einblicke, vorausschauende Planung und proaktive Risikoerkennung – eine Grundlage, die es einem Unternehmen ermöglicht, Preise festzulegen, zu skalieren und sich nicht nur über die Mitarbeiterzahl im Wettbewerb zu behaupten.

Genau hier liegt auch der Kern der Personalpolitik. Eine auf die Qualifikationen abgestimmte Dienstplanung sorgt dafür, dass Sicherheitskräfte Einsätze übernehmen, für die sie tatsächlich qualifiziert sind. Automatisierte Schichtvorschläge und -bestätigungen ersetzen Anrufe in letzter Minute. Eine korrekte und pünktliche Bezahlung beseitigt eine der häufigsten Ursachen für die Fluktuation bei Sicherheitskräften. Nichts davon wirkt wie spektakuläre KI. All das entscheidet jedoch darüber, ob eine Sicherheitskraft im Unternehmen bleibt.

Erleben Sie es live auf der GSX 2026

Wir verlegen diese Diskussion auf die Messe.

GSX 2026 (Global Security Exchange) Georgia World Congress Center, 285 Andrew Young International Blvd NW, Atlanta, GA Stand Nr. 3305 | Tagungsraum B218, oberhalb der Ausstellungshalle

Öffnungszeiten der Ausstellung:

1. 14. September: 9:30 Uhr – 17:00 Uhr
2. 15. September: 9:30 Uhr – 17:00 Uhr
3. 16. September: 9:30 Uhr – 14:00 Uhr

Die physische Sicherheit befindet sich an einem Wendepunkt. Der Arbeitsmarkt wird immer angespannter, Kunden erwarten mehr Transparenz, und die Kluft zwischen Early Adopters und Late Adopters vergrößert sich rasch. An unserem Stand zeigen wir zum ersten Mal live den kompletten Workflow vom Außendienst bis zum Backoffice: Patrouillenüberprüfung, Meldung von Vorfällen, Gehaltsabrechnung, Rechnungserstellung – alles auf einer einzigen Plattform. Außerdem erfahren Sie, wie Unternehmen wie Lear Corp, Paladin und Airbus Trackforce nutzen, um ihre Sicherheitsdaten über Hunderte von Standorten hinweg zu verwalten, und wie ein agentenbasiertes Backoffice tatsächlich aussieht, wenn Lücken in der Dienstplanung sich von selbst schließen und Abrechnungsstreitigkeiten verschwinden, bevor sie überhaupt entstehen.

Wir sehen uns in Atlanta.