Reduzieren Sie die Kosten für nicht abrechnungsfähige Überstunden durch ein intelligenteres Personalmanagement im Sicherheitsbereich 

Reduzieren Sie die Kosten für nicht abrechnungsfähige Überstunden durch ein intelligenteres Personalmanagement im Sicherheitsbereich 

In über 85 % der Kundenverträge ist die Vergütung von Überstunden nicht vorgesehen, und alle von Sicherheitskräften geleisteten Überstunden gelten als nicht abrechnungsfähig. Dies stellt für Sicherheitsunternehmen, die diese Lücke schließen müssen, eine Herausforderung dar, bietet aber auch hervorragende Möglichkeiten, weitere Einsparpotenziale zu erschließen.

Die branchenführende Plattform von Trackforce für das Personalmanagement im Sicherheitsbereich, TrackTik, hilft dabei, nicht abrechnungsfähige Überstunden zu reduzieren, ohne dabei Abstriche bei der Servicequalität zu machen. Erfahren Sie mehr über nicht abrechnungsfähige Überstunden, wie eine Plattform wie TrackTik dabei helfen kann und welche Maßnahmen Sie ergreifen können, um die damit verbundenen Kosten zu senken.

Was sind nicht abrechnungsfähige Überstunden?

In der Sicherheitsbranche zählen zu den nicht abrechenbaren Stunden die Zeit, die für Verwaltungsaufgaben und Schulungen aufgewendet wird, sowie Überstunden, die nicht von den Kunden erstattet werden.

• Verwaltung – Dazu gehören verschiedene Tätigkeiten wie die manuelle Erstellung von Dienstplänen, die Lohn- und Gehaltsabrechnung, interne Besprechungen und routinemäßige Verwaltungsaufgaben.

• Schulungen – Die Zeit, die für Schulungen aufgewendet wird, die nicht vom Kunden in Auftrag gegeben oder erstattet werden, fällt unter die Kategorie „nicht abrechnungsfähig“ – selbst wenn die Schulung notwendig ist.

• Übermäßige Überstunden – Als übermäßig gelten Überstunden, wenn ein Sicherheitsmitarbeiter mehr als seine reguläre Arbeitszeit arbeitet und die Überstundenvergütung nicht an den Kunden weitergegeben werden kann.

Leider zehren diese nicht abrechnungsfähigen Stunden still und leise an der Rentabilität eines Unternehmens. Eine unstrukturierte Zeitplanung, unerwartete Abwesenheiten sowie manuelle Tätigkeiten können das Problem zusätzlich verschärfen.

Warum sind nicht abrechnungsfähige Stunden für Sicherheitsunternehmen ein Problem?

Unkontrollierte Überstunden wirken sich negativ auf die Arbeitsmoral und Produktivität des Sicherheitspersonals aus und führen zu einer höheren Fluktuation. Sicherheitskräfte müssen wachsam sein und ihre volle Leistungsfähigkeit abrufen können – und dieses Maß an Wachsamkeit lässt sich nicht aufrechterhalten, wenn die Mitarbeiter überlastet sind. Dabei geht es nicht nur um den persönlichen Aspekt, sondern auch um finanzielle Einbußen. Das „Security Magazine“ schätzt , dass allein ein Mangel an Transparenz bei der Dienstplanung, der zu Überstunden führt, den Gewinn um 12 % schmälern kann .

Was lässt sich dagegen tun? Unternehmen können herausfinden, warum diese Überstundenkosten entstehen, und Wege finden, sie zu vermeiden.

Wie Plattformen für das Personalmanagement im Sicherheitsbereich nicht abrechnungsfähige Stunden reduzieren können

Plattformen für das Personalmanagement im Sicherheitsbereich können Unternehmen dabei helfen, Überstundenkosten zu senken, da sie eine Reihe von Tools bieten, die zusammenwirken, um Ihre Geschäftsabläufe zu optimieren.

Überlegen Sie, wie diese Funktionen Ihnen helfen könnten:

Automatisierte Dienstplanerstellung: Durch die Automatisierung der Schichtzuweisung erstellen diese Plattformen Dienstpläne, die den Bedarf an Überstunden reduzieren und dabei die Verfügbarkeit der Mitarbeiter, ihre Qualifikationen sowie die Anforderungen am jeweiligen Standort berücksichtigen.

Echtzeit-Überwachung: Die Möglichkeit, Sicherheitskräfte in Echtzeit zu überwachen, liefert präzise Daten für die Lohnabrechnung und hilft Ihnen dabei, die arbeitsrechtlichen Vorschriften einzuhalten.

Analysen und Berichterstellung: Indem Sie Trends bei Überstunden erkennen, können Sie datengestützte Entscheidungen treffen, die Ihre Dienstplanung und Ressourcenzuweisung verbessern.

Durch eine effizientere Planung und Überwachung entstehen weniger nicht abrechnungsfähige Stunden – und damit Kosteneinsparungen. Außerdem können Sie so auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden eingehen, ohne Ihr bestehendes Sicherheitsteam zusätzlich zu belasten. Das Ergebnis sind geringere Kosten und eine bessere Nutzung Ihrer Unternehmensressourcen.

Schauen wir uns einmal an, welche Schritte Sie unternehmen können, um loszulegen.

Praktische Maßnahmen zur Reduzierung nicht abrechnungsfähiger Überstunden

1. Lassen Sie die Technik für sich arbeiten

Denken Sie einmal daran, wie viel Zeit Ihr Team damit verbringt, Dienstpläne zu erstellen und Fehler bei der Gehaltsabrechnung zu beheben. Plattformen mit Trackforce sind darauf ausgelegt, diese Aufgaben für Sie zu übernehmen. Durch Automatisierung können Sie dazu beitragen, sich wiederholende Aufgaben wie manuelle Arbeiten zu vermeiden. So kann Ihr Verwaltungsteam nicht nur schneller arbeiten, sondern Sie können auch menschliche Fehler reduzieren, die zu zusätzlichen, nicht in Rechnung gestellten Stunden führen.

2. Bessere Zeitpläne erstellen

Lassen Sie sich bei Ihren Entscheidungen von Daten leiten, damit Sie nicht in letzter Minute Überstunden machen müssen. Viele Plattformen verfügen über Tools zur vorausschauenden Einsatzplanung, die potenzielle Nichterscheinen oder kurzfristige Anfragen prognostizieren können. So können Sie besser planen – ohne in Zeitnot zu geraten und für nicht abrechenbare Vertretungen aufkommen zu müssen.

3. Schulen Sie Ihr Team im Zeitmanagement

Durch die richtige Schulung von Führungskräften und Vorgesetzten können diese fundiertere Entscheidungen treffen, die unnötige Überstunden vermeiden. Außerdem ist es eine gute Idee, fortlaufende Schulungen anzubieten, in denen vermittelt wird, wie man das Potenzial der Personalmanagement-Software für den Sicherheitsbereich optimal ausschöpft. Je besser Ihr Team mit der Technologie vertraut ist, desto besser wird es deren Funktionen nutzen.

4. Zahlen überwachen und überprüfen

Legen Sie zunächst klare Ziele für Ihre abrechnungsfähigen Stunden und Personalkosten fest. Nutzen Sie anschließend die Analysetools, um zu überprüfen, wie Sie im Vergleich zu diesen Zielen abschneiden. Wenn Sie diese Zahlen regelmäßig überprüfen, erkennen Sie genau, wo Ihnen Geld verloren geht – und wo Sie Anpassungen vornehmen können, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

5. Sprechen Sie offen mit Ihren Kunden

Eine klare Kommunikation kann Probleme vermeiden. Stellen Sie sicher, dass in Ihren Kundenverträgen genau festgelegt ist, welche Leistungen abrechnungsfähig sind, da dies das Risiko von Meinungsverschiedenheiten verringert. Sie können Ihren Kunden auch Zugang zu einem Portal gewähren, über das sie Aktualisierungen in Echtzeit einsehen können. Diese Transparenz zeigt nicht nur, dass Sie vertrauenswürdig sind, sondern unterstreicht auch den Wert Ihrer Dienstleistungen.

Von 5 % auf 1 %: Wie SFM Security die Überstundenkosten drastisch senkte

SFM Security betreut 60 Kundenstandorte in Südflorida und ist seit 1992 im Geschäft. SFM Security nutzte zuvor eine Software, bei der die geleisteten Arbeitsstunden von der Lohnabrechnung getrennt waren, was zu Problemen mit nicht abrechnungsfähigen Überstunden führte. Daher entschied man sich für TrackTik.

Dank der Planungsfunktionen von TrackTik konnte SFM Kosten einsparen, da das Unternehmen die Zeiterfassung automatisieren und die Planungsabläufe optimieren konnte. Tatsächlich gelang es SFM, den Anteil nicht abrechenbarer Überstunden auf 1 % zu senken – deutlich unter dem Branchenstandard von 5 %.

Lesen Sie die Fallstudie >

Nächste Schritte

Das Verständnis und die Verwaltung nicht abrechenbarer Arbeitsstunden sind für jedes Sicherheitsunternehmen sinnvoll. Plattformen für das Personalmanagement im Sicherheitsbereich bieten die notwendigen Werkzeuge, um die Einsatzplanung zu optimieren, Verwaltungsfehler zu vermeiden und Überstundenkosten zu senken. Durch Investitionen in Technologie können Sie das Arbeitsumfeld für Ihr Sicherheitsteam verbessern und gleichzeitig Ihre Gewinnmargen steigern.

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Häufig gestellte Fragen