Reduce los costes de las horas extras no facturables gracias a una gestión más inteligente del personal de seguridad 

Reduce los costes de las horas extras no facturables gracias a una gestión más inteligente del personal de seguridad 

Más del 85 % de los contratos con los clientes no permiten el pago de horas extras, y las horas extras que realizan los guardias de seguridad no se consideran facturables. Esto supone un reto para las empresas de seguridad, que tienen que cubrir ese déficit, pero también es una excelente oportunidad para encontrar nuevas formas de ahorrar.

TrackTik, la plataforma líder del sector para la gestión del personal de seguridad de Trackforce, ayuda a reducir las horas extras no facturables sin mermar la calidad del servicio. Veamos más detalles sobre las horas extras no facturables, cómo puede ayudar una plataforma como TrackTik y qué medidas puedes tomar para reducir los costes asociados.

¿Qué son las horas extras no facturables?

En el sector de la seguridad, las horas no facturables incluyen el tiempo dedicado a tareas administrativas, a la formación y a las horas extras que los clientes no reembolsan.

• Administrativo: esto incluye una serie de actividades, entre las que se cuentan la elaboración manual de horarios, la gestión de nóminas, las reuniones internas y los trámites rutinarios.

• Formación: el tiempo dedicado a sesiones de formación que no hayan sido solicitadas por el cliente ni sean objeto de reembolso se considera no facturable, incluso cuando dicha formación sea necesaria.

• Horas extras excesivas: se consideran excesivas cuando un agente de seguridad trabaja más horas de las habituales y el coste de las horas extras no puede repercutirse al cliente.

Por desgracia, estas horas no facturables merman silenciosamente la rentabilidad de una empresa. Una planificación desorganizada, las ausencias inesperadas del trabajo y las tareas manuales pueden agravar aún más el problema.

¿Por qué las horas no facturables suponen un problema para las empresas de seguridad?

Las horas extras sin controlar afectan negativamente a la moral y la productividad de los guardias, y provocan una mayor rotación de personal. Los guardias deben estar alerta y rendir al máximo, y ese nivel de atención no se puede mantener si el personal está sobrecargado de trabajo. No solo hay que tener en cuenta el aspecto personal, sino también las pérdidas económicas. La revista «Security Magazine» estima que la mera falta de visibilidad en la planificación de turnos, que provoca horas extras, puede reducir los beneficios en un 12 %.

¿Qué se puede hacer? Las empresas pueden averiguar a qué se deben estos costes por horas extras y buscar formas de evitarlos.

Cómo las plataformas de gestión del personal de seguridad pueden reducir las horas no facturables

Las plataformas de gestión del personal de seguridad pueden ayudar a las empresas a reducir los costes derivados de las horas extras, ya que ofrecen un conjunto de herramientas que, al combinarse, mejoran la forma de llevar a cabo la actividad empresarial.

Piensa en cómo podrían ayudarte estas funciones:

Planificación automatizada: Al automatizar la asignación de turnos, estas plataformas elaboran horarios que reducen la necesidad de horas extras, teniendo en cuenta la disponibilidad de los agentes, sus cualificaciones y los requisitos de cada centro.

Seguimiento en tiempo real: La posibilidad de supervisar a los guardias en tiempo real proporciona datos precisos para la gestión de nóminas y te ayuda a cumplir con la normativa laboral.

Análisis e informes: Al identificar las tendencias en las horas extras, podrás tomar decisiones basadas en datos que mejoren la planificación de horarios y la asignación de recursos.

Gracias a una planificación y supervisión más eficientes, se reducen las horas no facturables y se consigue un ahorro de costes. Además, esto significa que también puedes responder a las necesidades de los clientes sin suponer una carga adicional para tu equipo de seguridad actual. Como resultado, se reducen los costes y se aprovechan mejor los recursos de tu empresa.

Veamos los pasos que puedes seguir para empezar.

Medidas prácticas para reducir las horas extras no facturables

1. Deja que la tecnología trabaje para ti

Piensa en todo el tiempo que dedica tu equipo a elaborar horarios y corregir errores en las nóminas. Las plataformas que incorporan Trackforce están diseñadas para encargarse de ello por ti. Gracias a la automatización, puedes eliminar tareas repetitivas, como el trabajo manual. De este modo, no solo tu equipo administrativo podrá trabajar más rápido, sino que también podrás reducir los errores humanos que dan lugar a horas extra no facturadas.

2. Elaborar mejores horarios

Deja que los datos guíen tus decisiones, para que no tengas que hacer horas extras de última hora. Muchas plataformas cuentan con herramientas de planificación predictiva que pueden prever posibles ausencias o solicitudes de última hora. Esto te permite planificar mejor, sin tener que improvisar ni pagar por una cobertura no facturable.

3. Forma a tu equipo en la gestión del tiempo

Ofrecer a los responsables y supervisores la formación adecuada puede ayudarles a tomar decisiones más acertadas que eviten horas extras innecesarias. También es una excelente idea ofrecer formación continua sobre cómo sacar el máximo partido al software de gestión del personal de seguridad. Cuanto más familiarizado esté tu equipo con la tecnología, mejor sabrá aprovechar sus funciones.

4. Supervisar y revisar las cifras

Empieza por fijarte unos objetivos claros en cuanto a tus horas facturables y tus costes de mano de obra. A continuación, utiliza las herramientas de análisis para comprobar cómo vas. Revisar estas cifras con regularidad te permitirá identificar exactamente dónde estás perdiendo dinero y dónde puedes hacer ajustes para obtener mejores resultados.

5. Habla abiertamente con tus clientes

Una comunicación clara puede evitar problemas. Asegúrate de que los contratos con tus clientes especifiquen exactamente qué conceptos son facturables, ya que esto reduce la posibilidad de que surjan desacuerdos. También puedes dar a los clientes acceso a un portal en el que puedan ver actualizaciones en tiempo real. Este nivel de transparencia no solo demuestra que eres de confianza, sino que también pone de manifiesto el valor de tus servicios.

Del 5 % al 1 %: cómo SFM Security redujo drásticamente los costes de horas extras

SFM Security presta servicio a 60 clientes en el sur de Florida y lleva en activo desde 1992. SFM Security utilizaba un programa en el que las horas trabajadas se registraban por separado de la nómina, lo que provocaba problemas con las horas extras no facturables. Por ello, decidieron recurrir a TrackTik.

Las funciones de planificación de TrackTik ayudaron a SFM a reducir costes, ya que permitieron automatizar el control del tiempo y mejorar las prácticas de planificación. De hecho, SFM mantuvo las horas extras no facturables en un 1 %, una cifra muy inferior al estándar del sector, que es del 5 %.

Lee el caso práctico >

Próximos pasos

Comprender y gestionar las horas no facturables es una buena estrategia para cualquier empresa de seguridad. Las plataformas de gestión del personal de seguridad ofrecen las herramientas necesarias para mejorar las prácticas de planificación de turnos, reducir los errores administrativos y disminuir los costes por horas extras. Al invertir en tecnología, puedes mejorar el entorno laboral de tu equipo de seguridad y, al mismo tiempo, aumentar tus márgenes de beneficio.

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